Das beste Performance Management System: so wählen Sie es aus

Performance Management ist der fortlaufende Prozess, mit dem Sie die Leistung von Mitarbeitern bewerten und sie coachen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern. Dazu gehören auch alle Gespräche in Ihrem HR-Zyklus – von 1-zu-1-Check-ins bis hin zu Mitarbeitergesprächen oder Beurteilungsgesprächen.

Ein Performance Management-System hilft Ihnen:

• Klare Ziele zu setzen
• Mitarbeiterleistung zu messen und gezieltes Feedback zu geben
• Fähigkeiten zu entwickeln
• Verhalten anzupassen

Wenn Sie mit Performance Management beginnen möchten, können Sie zwischen 2 Arten von Systemen oder Softwarepaketen wählen.

Wenn Sie mit einem allgemeinen HR-Verwaltungssystem arbeiten, kann es eine Option sein, das Performance & Development-Modul innerhalb Ihres bestehenden Systems zu wählen. Wenn Ihr HR-System das anbietet, natürlich!

Beispiele für allgemeine HR-Systeme sind:

Afas, BambooHR, HiBob, Nmbrs, Officient, Personio, SD Worx und Workday.

Der Vorteil einer integrierten Lösung ist:

• Sie haben das Softwaresystem bereits oder müssen nur ein System anschaffen
• Sie müssen Ihre Personaldaten nicht mit einem separaten Tool integrieren
• Es ist auch einfach für Mitarbeiter und ihre Manager: sie müssen nur 1 System verwenden

Nachteile können sein:

• Ein HRIS ist kein spezialisiertes System für Performance und Development
• Die Optionen sind begrenzt: es könnte wenige bis keine Optionen geben für das Erstellen von Entwicklungszielen, Verfolgen von Zielen, laufendes Feedback geben, Feedback basierend auf Skills und Verhalten oder Datenanalyse
• Insbesondere dieser Mangel an analysierten Daten kann dazu führen, dass Sie ein HR-Verwaltungssystem nicht für die Erstellung eines 9-Grid oder für strategische Personalplanung verwenden können.

Innerhalb der allgemeinen HR-Core- oder HR-Verwaltungssysteme gibt es auch spezielle Software für die Aufzeichnung von Gesprächen und Vereinbarungen mit Mitarbeitern.

Darin halten Sie nicht nur persönliche Daten, den Vertrag und das Gehalt fest, sondern auch:

• Berichte von Mitarbeiter- und Beurteilungsgesprächen
• Gesprächsberichte von anderen 1-zu-1-Gesprächen
• Notizen und Feedback von Vorgesetzten
• Informationen über Beförderungen
• Andere schriftliche Vereinbarungen

Beispiele für Berichterstattungssoftware sind: AFAS oder SD Worx.

Der Vorteil eines solchen Systems ist, dass Sie eine digitale Akte für Mitarbeiter aufbauen.

Die Nachteile dieser Softwaretools:

• Es gibt oft keine integrierten Möglichkeiten, laufendes Feedback festzuhalten
• Sie können keinen kontinuierlichen Dialog zwischen Mitarbeiter und Manager führen
• Wenige bis keine Optionen für das Erstellen von Entwicklungszielen
• Keine Optionen für das Verfolgen von Zielen

Eine komplette Lösung für Performance Management wie Learned ist ein spezialisiertes Tool.

Sie können es separat erwerben oder mit einem HR-Core-System integrieren.

Wie der Name schon sagt, ist der Vorteil dieser spezialisierten Tools, dass sie Ihnen helfen, einen Bewertungszyklus und Performance Management-Prozess einzurichten.

Diese Tools verfügen über zusätzliche Features:

• Eine gute Basis: Sie legen zunächst die Bewertungskriterien fest, wie Skills, Kompetenzen und KPIs, die in einer bestimmten Funktion erforderlich sind
• Sie können einen digitalen Gesprächszyklus erstellen
• Sie starten auf einmal einen Bewertungszyklus
• Automatische Einladungen und Erinnerungen per E-Mail
• Sie verfügen oft über eine Skills-'Bibliothek' oder Kompetenzmatrix
• Sie können KPIs und Entwicklungsziele erstellen und individuelle Ziele mit Teamzielen verknüpfen
• Sie können auch 360-Grad-Feedback anfordern, geben und festhalten
• Sie sammeln HR-Einblicke über die Teamleistung, wie Skills, die Skill Gap und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Nachteile können sein:

• Es ist ein separates Tool, aber Sie können es mit Ihrem HR-Verwaltungssystem integrieren (wie Afas, HiBob, Nmbrs oder Personio)
• Die Kosten für separate Performance Management-Software können etwas höher sein

Aber dafür erhalten Sie Zugang zu speziellen Features und nützlichen Daten für strategische Personalplanung.

🎥 Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis aussieht?

Ingrid von Workspace 365 erzählt Ihnen gerne, wie sie Learned einsetzen!

💡 Auf welche Funktionalitäten sollten Sie bei der Wahl eines Performance Management-Systems achten? Lesen Sie hier weiter 👇

Wenn Sie sich für Software entscheiden, die speziell für Performance Management entwickelt wurde, ist es wichtig, auf eine Reihe von Funktionalitäten zu achten.

Verwenden Sie diese Checkliste für Performance Management-Software! 👇

Können Sie die Software verwenden, um:

• Zuerst konkrete Bewertungskriterien festzulegen? Und klar darzulegen, was in einer Position erwartet wird?
• Ein Funktionsprofil basierend auf Soft Skills, technischen Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und KPIs zu erstellen?
• In einem Funktionsprofil auch Kernwerte aufzunehmen?
• Eine 'Bibliothek' von Fähigkeiten und Kompetenzen oder eine Fähigkeitsmatrix zu erstellen?
• Funktionsprofile mit Funktionsniveaus und Ihrem Positionsklassifizierungssystem zu verknüpfen?

Tipp: Alle diese Funktionen finden Sie im Performance Management System von Learned

• Können Sie einen digitalen Bewertungszyklus oder Gesprächszyklus erstellen?
• Können Sie automatisch mit einem Klick eine Bewertungsrunde starten?
• Können Sie automatisch E-Mails mit Einladungen und Erinnerungen für Bewertungen versenden?
• Können Sie Leistung und Bewertungen mit Vergütung verknüpfen?

Können Sie mit der Software:

• Auch 360-Grad-Feedback von Kollegen anfordern und geben?
• Nicht nur formelle Beurteilungsgespräche führen, sondern auch das ganze Jahr über (z.B. monatlich) 1-zu-1s und Entwicklungsgespräche führen?
• Feedback aus 1-zu-1s und Entwicklungsgesprächen fortlaufend festhalten, in einem kontinuierlichen Dialog?
• Entwicklungsziele erstellen, um Bewertungen nachzuverfolgen?
• Individuelle Ziele mit Team- und Organisationszielen verknüpfen?
• Sichtbar machen, wie Mitarbeiter vertikal oder horizontal wachsen können anhand von Karrierepfaden?

Darüber hinaus: Einer der größten Vorteile spezieller Performance-Management-Software ist, dass sie Ihnen Einblicke in Leistungen, Skill-Level und andere nützliche HR-Daten gibt, die Sie für die strategische Personalplanung nutzen können.

Checkliste für Funktionen:

• Erhalten Sie als HR oder Führungskraft Einblicke in die Leistungen der Teammitglieder?
• Können Sie Leistungen vergleichen und visualisieren, zum Beispiel in einem 9-Grid?
• Können Sie Daten so filtern, wie Sie es möchten? Zum Beispiel nach Team, Abteilung, pro Quartal oder Jahr?
• Gibt es auch eine Option zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit?
• Können Sie Daten einfach für Ihre eigenen Analysen exportieren? Zum Beispiel als Rohdaten nach CSV, Excel, Ihr BI-System, aber auch in Ihr HR-Core-System (dafür können Sie auch auf Integrationen achten)

Tipp 💡 Wenn Sie bereits ein HRIS- oder HR-Core-System verwenden, hat es viele Vorteile, wenn Ihr Performance Management-Tool damit integriert ist. Unsere Software bietet Integrationen mit jeder HRIS-Software

Ebenfalls nicht unwichtig sind Funktionen, die dafür sorgen, dass die Software sicher, einfach und zugänglich in der Nutzung ist.

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software einfach zu bedienen?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist das Einloggen für Benutzer einfach? Das ist mit einer Integration für SSO (Single Sign-On) möglich.
• Zugänglichkeit: Gibt es neben einer Desktop-Version der Software auch eine mobile App für Mitarbeiter?
• Zugänglichkeit: Wenn Sie ein mehrsprachiges Unternehmen sind, ist die Software (auf Desktop und mobil) in mehr Sprachen als Niederländisch und Englisch verfügbar?

Wussten Sie, dass die Software von Learned in Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch und Polnisch verfügbar ist? Und dass Sie Bewertungen in 22 Sprachen versenden können? 🇳🇱🇩🇪🇫🇷🇪🇸 Lesen Sie hier mehr über unsere Sprachen

• Sicherheit: Ist die Software ISO-konform? Welche Daten werden zum Beispiel mit Dritten geteilt? Dies können Sie im Datenverarbeitungsvertrag oder DPA (Data-Processing Agreement) überprüfen.
• Sicherheit: Ist das System mit der europäischen DSGVO oder AVG (Allgemeine Datenschutzverordnung) konform?
• Sicherheit: Wird die Software in der EU gehostet und werden die verarbeiteten Daten innerhalb der EU verarbeitet?

Sicherheit: Wenn die Software KI-Anwendungen nutzt, verfügt das Unternehmen dann über ein AI Impact Assessment?

Sie suchen nach Software, die sicher, benutzerfreundlich und umfassend genug ist.

Aber darüber hinaus ist es ein großer Vorteil, wenn Sie bei der Einführung neuer Software in Ihrer Abteilung oder Organisation begleitet werden. Suchen Sie nach einem Unternehmen, das Customer Success oder Implementierungsservices anbietet.

Auf diese Punkte können Sie bei der Wahl der besten Software achten:

• Wie lange dauert die Implementierung der Software durchschnittlich?
• Wenn es länger als ein paar Wochen dauert, kann Ihre HR-Abteilung Hilfe bei der Implementierung bekommen?
• Bietet das Softwareunternehmen Support, und über welche Kanäle? Nur per E-Mail oder Chat, oder können Sie auch telefonisch Kontakt aufnehmen?
• Bekommen Sie persönliche Begleitung von einem festen Ansprechpartner (z.B. einem Customer Success Manager)?
• Unterstützt das Customer Success Team Ihr HR-Team auch beim internen Change Management in der Organisation?

Zum Beispiel: Wie bringen Sie Führungskräfte, Teammanager und Mitarbeiter dazu, ein neues Softwaresystem anzunehmen? Ein erfahrenes Softwareunternehmen wie Learned begleitet Sie dabei.

Schließlich gibt es sehr praktische Funktionen, die HR und Führungskräften helfen, nicht stundenlang eine Bewertungsrunde vorzubereiten.

Dies sind praktische zusätzliche KI-Features, auf die Sie achten können:

• Gespräche automatisch zu einem Gesprächsprotokoll zusammenfassen
• KI-Coaching-Tipps und Feedback-Tipps, wie man ein gutes (oder schwieriges) Gespräch führt
• Feedback automatisch weiterleiten aus E-Mail, Teams, Slack und 1-zu-1-Gesprächen (damit Sie KI-Bewertungen vorab ausfüllen lassen können, ein sehr praktisches zeitsparendes Feature von Learned!)

Schließlich möchten Sie ein separates Performance Management-Tool mit Ihrem bestehenden HR-Core- oder HR-Verwaltungssystem integrieren können. Achten Sie also auch darauf und fragen Sie im Beschaffungsprozess danach.

Möchten Sie mit der Bestimmung der besten Performance Management-Software für Ihre Organisation beginnen? Öffnen Sie diese Checkliste und teilen Sie sie mit Kollegen 👇

All diese Performance Management-Features machen es Ihnen so einfach wie möglich, einen Bewertungsprozess zu erstellen, der Ihnen viel Zeit spart. Und der fairer ist, als Mitarbeiter nur von 1 direkten Vorgesetzten beurteilen zu lassen.

Möchten Sie mehr über die Einrichtung eines fairen Bewertungsprozesses erfahren? 👉 Lesen Sie weiter: So richten Sie Ihren Performance Management-Zyklus smart und fair ein