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Das Beurteilungsgespräch und die neue Beurteilung: Tipps und Beispiele

Hilfe, das Jahr neigt sich dem Ende zu! Das Beurteilungsgespräch ist der ideale Zeitpunkt, um dem Mitarbeiter ein Feedback zu geben und sich auf die Entwicklungspunkte für das kommende Jahr zu konzentrieren. Doch wie lässt sich verhindern, dass dies zu einer „Ermessensentscheidung“ und nicht zu einer Leistungsbewertung wird?

Als Arbeitnehmer können Sie das Beurteilungsgespräch als unfair empfinden, und als Führungskraft haben Sie vielleicht Schwierigkeiten, ein Beurteilungsgespräch zu führen. Vielleicht erleben Sie das Beurteilungsgespräch als „schwer“ oder die Gespräche haben kaum noch Bezug zur Praxis. Es gibt noch vier weitere Situationen, für die wir Ihnen in diesem Blog Tipps geben, wie Sie damit umgehen können. Wir geben Ihnen auch Beispiele für Fragen, die Sie stellen können, damit das Mitarbeitergespräch sein Hauptziel erreicht: den Mitarbeitern ein positives Gefühl bezüglich ihrer Entwicklung zu vermitteln. Als Personalverantwortlicher können Sie für das Unternehmen und seine Mitarbeiter etwas bewirken, indem Sie das Beurteilungsgespräch neu gestalten und den Schwerpunkt auf das Wachstum und die Entwicklung der Mitarbeiter legen.

 

Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Das Beurteilungsgespräch wurde von Walter D. Scott im Jahr 1920 ins Leben gerufen. Das Vorstellungsgespräch ist das dritte und letzte Gespräch im traditionellen HR-Zyklus. In den meisten Fällen finden die Beurteilungsgespräche am Ende des Kalenderjahres statt, weshalb sie auch als„Jahresendgespräche“ bezeichnet werden. Je nach Unternehmen kann es auch vorkommen, dass die Gesprächszyklen beginnen, sobald der Mitarbeiter eintritt. Dann muss das Beurteilungsgespräch nicht immer am Ende des Jahres stattfinden, aber die Bedeutung bleibt dieselbe. So werden die Ziele zu Beginn des Jahres im Planungsgespräch festgelegt, zur Jahresmitte im Leistungsgespräch bewertet und am Ende des Jahres im Beurteilungsgespräch beurteilt.

 

Was ist der Unterschied zwischen dem Leistungs- und dem Beurteilungsgespräch?

Da die Leistungsbeurteilung und das Beurteilungsgespräch sehr ähnlich sein können, werden wir uns ansehen, worin die Ähnlichkeiten bestehen und wie sich das Beurteilungsgespräch vom Leistungsgespräch unterscheidet.

 

Die Leistungsüberprüfung

Dabei handelt es sich um ein zweiseitiges Gespräch zwischen der Führungskraft oder dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter. Das Gespräch kann öfter im Jahr stattfinden, aber normalerweise fällt es einmal im Jahr in den HR-Zyklus. Das Gespräch ist informell, d. h. beide Parteien können Feedback geben. Dabei steht die Meinung des Arbeitnehmers im Mittelpunkt. In der Leistungsbeurteilung wird darüber gesprochen:

  1. Die aktuelle Situation des Arbeitnehmers;
  2. die abgeschlossenen Projekte der Mitarbeiter;
  3. die Leistung des Mitarbeiters;
  4. Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer, Kollegen und Vorgesetzten;
  5. wie man sich weiter entwickeln kann;
  6. Feedback für die Organisation und den Manager.

Dieses Gespräch hat keinen Einfluss auf: die Beschäftigungsbedingungen oder das Gehalt (Erhöhung).

 

Das Bewertungsgespräch

In diesem Gespräch„bewertet“ der Manager oder Vorgesetzte die Leistungen des Mitarbeiters im vergangenen Jahr. Das Beurteilungsgespräch ist formaler Natur und traditionell einseitig. Der Vorgesetzte sendet Informationen aus und der Mitarbeiter erhält sie. In dem Gespräch wird mit dem Arbeitnehmer Folgendes besprochen:

  1. Leistung der Mitarbeiter (Geschäftsergebnisse);
  2. Entwicklung, die der Arbeitnehmer gezeigt hat;
  3. mögliche Vergütung (Gehaltserhöhung);
  4. Bewertung der Arbeitsweise der Mitarbeiter.

Gehaltserhöhung?

In einigen Unternehmen gibt es ein direktes System, das bestimmt, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Gehaltserhöhung hat. Eine Überprüfung kann dann zu einer vorher festgelegten Gehaltserhöhung führen. Andere Organisationen verzichten darauf, nutzen aber die Beurteilung als Grundlage für die Festlegung von Gehaltserhöhungen.

 

Optimales Ziel für beide Anrufe

Oberstes Ziel beider Gespräche sollte sein, dass die Mitarbeiter ihre Entwicklung positiv einschätzen und die Bereiche kennenlernen, in denen sie sich weiterentwickeln können. Sowohl die Leistungs- als auch die Beurteilungsgespräche sollten genügend Klarheit schaffen, um herauszufinden, wie sie am besten zum Erfolg des Unternehmens beitragen können und welche Schritte sie unternehmen müssen, um sich beruflich weiterzuentwickeln – natürlich nur, wenn sie das auch wollen. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass das Beurteilungsgespräch wenig Raum für Wachstum und Entwicklung lässt, da es einseitig bewertet wird. Aus diesem Grund kann das Beurteilungsgespräch vom Arbeitnehmer als „wertend“ empfunden werden.

 

Was sind die Nachteile des traditionellen Beurteilungsgesprächs?

In den letzten Jahren waren die Zeitungen und Nachrichtenseiten regelmäßig mit Texten wie „Schafft das Beurteilungsgespräch ab“ und „Das Leistungsgespräch funktioniert nicht“ gefüllt. Viele Unternehmen hatten auch das Beurteilungsgespräch abgeschafft. Warum? Sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Führungskräfte gab es zahlreiche Nachteile.

 

Das Beurteilungsgespräch mit den Mitarbeitern:
    • Wird als obligatorisch betrachtet;
    • geht es nur um finanzielle Belohnung;
    • als ungerecht empfunden wird. Die Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass die Art und Weise der Umsetzung nicht fair ist und nur ein kleiner Teil davon auf die tatsächliche Leistung zurückgeführt werden kann. Dies geht aus einer Untersuchung von Killian Wawoe hervor (VU, 2017);
    • schenkt den Talenten keine Aufmerksamkeit. Ein Artikel von HR Practice (2018) zeigt, dass nur 15 % der Arbeitnehmer das Gefühl haben, dass das Vorstellungsgespräch ihren Fähigkeiten entspricht;
    • 66 % der Arbeitnehmer geben an, dass der traditionelle Vorstellungsgesprächszyklus ihre Produktivität senkt (CEB, 2015);
    • nicht zu einer höheren Leistung, Motivation und Arbeitszufriedenheit führt;
    • konzentriert sich auf Fehler.

 

Das Beurteilungsgespräch unter Führungskräften:
      • 90 % der Personalleiter geben an, dass es dem Leistungs- und Beurteilungsgespräch an qualitativen Informationen fehlt (CEB, 2015);
      • 95 % der Führungskräfte geben an, dass sie mit dem jährlichen Gesprächszyklus nicht zufrieden sind (CEB, 2015). Der sich schnell verändernde Markt kann es schwierig machen, Jahresziele festzulegen. Indem man die Häufigkeit der Anrufe erhöht, kann man sich leicht Ziele für einen kürzeren Zeitraum setzen und die Ergebnisse schneller erreichen. Dies zeigt sich auch in dem Trend zur agilen* Methodik, mit der viele Unternehmen heute arbeiten. Es ist wichtig, die Organisations- und Mitarbeiterentwicklung zu überwachen, da 85 % der Unternehmen davon ausgehen, dass in den nächsten drei Jahren ein Fachkräftemangel auftreten wird (WEF, 2020);
      • der jährliche Befragungszyklus nimmt durchschnittlich 210 Stunden pro Jahr in Anspruch (CEB, 2015);
      • schafft eine beschädigte Arbeitsbeziehung.

*Agile = wendig und flexibel organisieren. Die Organisation ist sich bewusst, dass sich die Umstände schnell ändern.

Da in vielen Fällen der Arbeitnehmer im Beurteilungsgespräch verbrannt wurde, wurde es auch als „Verurteilungsgespräch“ bezeichnet. Dabei wurden insbesondere Fehler des Arbeitnehmers genannt. Dies hat oft auch mit der Gehaltsobergrenze des Unternehmens zu tun. Die Unternehmen können nicht immer jedem Mitarbeiter ein „gut“ geben, da eine Beurteilung einer Gehaltserhöhung gleichkommt, die nicht immer verfügbar ist. In diesem Fall ist eine Gehaltserhöhung an die Bewertung geknüpft.

14 % geringere Qualität der Gespräche, da die Struktur verschwindet

 

Trend zur Abschaffung

Aufgrund der langen Liste von Nachteilen des Beurteilungsgesprächs haben sich viele Unternehmen dafür entschieden, das Gespräch ganz abzuschaffen. Dies wurde zu einem Trend. Es wurde viel darüber geschrieben, aber einige dieser Unternehmen haben dies inzwischen überdacht. Die vollständige Abschaffung des Beurteilungsgesprächs hatte nämlich folgende Konsequenzen:

      • 14 % geringere Qualität der Gespräche, da die Struktur verschwindet. Viele Manager profitieren von dieser Struktur, da sie oft nur über geringe soziale Kompetenzen verfügen (Gartner, 2018);
      • verschwindet der Bedarf, da weniger oder gar keine Anrufe mehr getätigt werden. Sobald die Verantwortung auf die Mitarbeiter abgewälzt wird, wird der Gesprächszyklus anfällig. Introvertierte Mitarbeiter und Berufsanfänger zeigen höchstwahrscheinlich keine Initiative, um Gespräche zu führen, und das, obwohl die Entwicklung sehr wichtig ist;
      • 10 % geringere Produktivität als Folge von weniger und schlechterer Qualität (Gartner, 2018).

 

Trend zur Erneuerung

Es gab auch Experten, die seinerzeit sagten, dass das Beurteilungsgespräch überarbeitet werden müsse. Anstatt das Gespräch abzuschaffen, sollten Sie es also erneuern. „Die Art und Weise, wie die Beurteilung im Rahmen des Leistungsmanagement-Zyklus erstellt wird, könnte eine gründliche Auffrischung vertragen“, schreibt der Betriebswirt Jacco van den Berg in seinem Buch „The New Appraisal“ (2017).

 

7 Lösungen für häufige Herausforderungen bei der Durchführung eines Beurteilungsgesprächs:

Wie können wir also das Beurteilungsgespräch nutzen, aber auf innovative Art und Weise? Wie können wir den Mitarbeitern genügend Spielraum für ihre Entwicklung geben, so dass es nicht zu einer „Ermessensentscheidung“ wird? Damit eine Gesprächsrunde gut verläuft, ist es gut, sich bereits in der Vorbereitung mit Herausforderungen und Problemen auseinanderzusetzen. Im Folgenden finden Sie praktische Lösungen für die häufigsten Situationen.

 

1. Freuen sich die Mitarbeiter auf das Beurteilungsgespräch?

Ein traditionelles, einseitiges Beurteilungsgespräch kann bei den Mitarbeitern vor dem Gespräch große Ängste auslösen. Dies kann dazu führen, dass das Gespräch von den Mitarbeitern als „schwerfällig“ empfunden wird. Eine Lösung besteht darin, häufiger mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten und ihnen ein kontinuierliches Feedback zu geben. Der Inhalt des Beurteilungsgesprächs ist also keine Überraschung.

Mehr als ein Viertel (27 %) der 1.019 befragten Arbeitnehmer wünschen sich, dass die Beurteilung zu einem kontinuierlichen Prozess wird. Und nur 10 % der Befragten gaben an, dass die Beurteilung bereits als kontinuierlicher Prozess eingerichtet ist (Protime).

Durch die Anpassung des HR-Zyklus können Sie häufiger mit den Mitarbeitern in Kontakt treten und ihnen ein Zwischenfeedback geben. Darüber hinaus können auch die unterstützenden Manager einen wichtigen Beitrag zur Bewertungsmethode leisten. Wir von Learned haben einen umfassenden Fahrplan erstellt, wie man zu diesem modernen HR-Zyklus gelangt. Mit dem Learned-System können Sie die Art von Zyklus organisieren, die zu Ihrer Organisation passt. Möchten Sie mehr erfahren? Laden Sie unseren E-Guide herunter:„Gestalten Sie einen modernen HR-Zyklus in 5 (effektiven) Schritten“.

 

2. Ist das Beurteilungsgespräch von der Praxis getrennt?

Ein häufiger Einwand ist, dass das Beurteilungsgespräch von der Praxis abgekoppelt ist. Dies kann verschiedene Ursachen haben, aber die häufigsten sind:

Sie blickt auf Ziele zurück, die schon seit einiger Zeit überholt sind:

Wenn Sie am Ende des Jahres auf die Ziele zurückblicken, die Sie sich zu Beginn des Jahres gesetzt haben, ist es wahrscheinlich, dass sie nicht mehr relevant sind. Die Lösung: Planen Sie häufigere Gespräche zur Planung und Bewertung von Zielen. Wenn die Ziele beispielsweise vierteljährlich besprochen werden, können sie besser auf die Organisation abgestimmt werden. Die Learned-Plattform hilft Ihnen nicht nur dabei, SMART-Ziele zu setzen, sondern zeigt Ihnen auch den Fortschritt der Ziele in Form von Gesprächen an. Dies erleichtert eine häufige Bewertung.
Es wird eine allgemeine Liste von Fähigkeiten und Kompetenzen bewertet:

Ein Interviewformular mit einer allgemeinen Liste von Fähigkeiten und Kompetenzen für jeden Mitarbeiter kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter in dem erhaltenen Feedback nicht wiedererkennen. Wir empfehlen daher die Verwendung personalisierter Formulare. In Learned passt sich das Gesprächsformular automatisch an die Rolle des Mitarbeiters an. Je nach Rolle werden unterschiedliche Fähigkeiten und Kompetenzen als Bewertungskriterien herangezogen, da jede Rolle unterschiedliche Kompetenzen und Fähigkeiten erfordert. Learned hat die relevanten Fähigkeiten und Kompetenzen für mehr als 4.500 Positionen erfasst.

Die Art und Weise, wie die Bewertung im Rahmen des Leistungsmanagement-Zyklus erstellt wird, könnte eine gründliche Auffrischung vertragen.

 

3. Liegt der Schwerpunkt zu sehr auf der Leistung und nicht auf der Entwicklung?

Bei einem herkömmlichen Beurteilungsgespräch liegt der Schwerpunkt auf der Bewertung der Leistung des Mitarbeiters. Dies ist zwar ein wichtiger Teil und sollte unserer Meinung nach auch weiterhin Teil des Gesprächs sein, aber noch wichtiger ist es, sich mit der Entwicklung der Mitarbeiter zu beschäftigen. Wie kann der Mitarbeiter seine Leistung in Zukunft verbessern?

Mitarbeiter, die gute Leistungen erbringen, wollen sich weiter entwickeln oder vielleicht sogar eine neue Aufgabe übernehmen. Darüber hinaus wird Mitarbeitern, deren Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt, mehr geholfen, wenn ihre Entwicklung berücksichtigt wird. Das liegt daran, dass sie nicht nur auf das eingeht, was nicht gut läuft, sondern auch auf die Entwicklungsmöglichkeiten. Mit der Learned-Plattform ermöglichen wir im Mitarbeitergespräch ein Feedback zu den für die Tätigkeit relevanten Fähigkeiten und Kompetenzen des Mitarbeiters. So zeigt die Skill-Matrix in Learned, wo der Mitarbeiter steht, in welchen Bereichen er noch wachsen kann und was von ihm erwartet wird.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Gespräch mit Fragen zu ergänzen, die sich mehr auf die Zufriedenheit des Mitarbeiters konzentrieren. Daraus lassen sich interessante Erkenntnisse gewinnen. Fragen Sie zum Beispiel zunächst, an wie vielen Tagen in der Woche der Mitarbeiter gerne ins Büro geht. In vielen Fällen ist die Antwort auf diese Frage ein guter Indikator für die Leistung des Mitarbeiters. Ein weiteres interessantes Beispiel ist die Messung des Umfangs, in dem die Mitarbeiter ihre Talente einsetzen können.

„In meinem Job habe ich die Möglichkeit, jeden Tag das zu tun, was ich gut kann“.

Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, jeden Tag das zu tun, was sie am besten können, ist die Wahrscheinlichkeit höherer Kundenbewertungen um 44 %, einer um 50 % niedrigeren Mitarbeiterfluktuation und einer um 38 % höheren Produktivität größer (Gallup).
Learned Umfrage zur Nutzung von HR-Software – (Q3) 2021.

  • 8 von 10 Nutzern fanden es einfacher, Gespräche vorzubereiten und zu führen;
  • 6 von 10 Nutzern tätigen mehr Anrufe;
  • Acht von zehn Nutzern empfinden die Gespräche als wertvoller“.

 

4. Fällt es Managern schwer, ein gutes Gespräch zu führen?

Für Manager kann es schwierig sein, ein gutes Gespräch zu führen. Die Durchführung eines konstruktiven Beurteilungsgesprächs kann eine Herausforderung sein. Zwar können die Mitarbeiter der Personalabteilung die Führungskräfte durch die Teilnahme an Beurteilungsgesprächen unterstützen, doch in der Praxis zeigt sich häufig, dass dies sehr zeitaufwändig ist. Es zahlt sich also aus, Führungskräfte darin zu schulen, gute Gespräche zu führen. Das Üben von Gesprächsfertigkeiten und die Verwendung eines strukturierten Bewertungsbogens mit Hilfsfragen können die Qualität von Gesprächen verbessern. In Learned können diese Formulare von jedem Manager verwendet werden, der als „Coach“ aufgeführt ist. Im Beurteilungsgespräch werden die Fähigkeiten des Mitarbeiters bewertet, um festzustellen, ob der Mitarbeiter den Verhaltensbeispielen des Stellenprofils gerecht wird. Dies gibt der Führungskraft eine Orientierungshilfe für das Beurteilungsgespräch. Sind Sie neugierig auf die am häufigsten gestellten Fragen in einem modernen Assessment-Interview? Laden Sie unsere Beispielfragen unten herunter!

 

5. Empfinden die Mitarbeiter das Gespräch als unfair?

Haben Sie eine Organisation, in der Manager eine große Kontrollspanne* haben? Wenn ja, empfehlen wir, das Gespräch um ein 360°-Feedback zu erweitern. Im Konversationsformular in Learned gibt es die Möglichkeit, Kollegen, externe Kollegen oder Kunden einzuladen, um deren Meinung einzuholen. Dadurch ergibt sich ein umfassenderes Bild der Leistung des Mitarbeiters. Das Sammeln all dieser Meinungen erleichtert den Führungskräften eine fundierte Beurteilung.

Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, dass Manager eine sehr unterschiedliche Auffassung von Bewertung haben. Vereinfacht ausgedrückt: Ein Vorgesetzter gibt eine niedrigere Bewertung ab als sein direkter Kollege, zum Beispiel. Um dies den Arbeitnehmern gegenüber fairer zu gestalten, können die Durchschnittsbewertungen der Führungskräfte in den Plenarsitzungen verglichen werden: Kalibrierung. Mit der kürzlich eingeführten Kalibrierungsfunktion in der Learned-Plattform ist dies nun noch einfacher. Als Personalleiter stellen Sie daher sicher, dass die Beurteilungen kalibriert werden, bevor sie mit dem Mitarbeiter besprochen werden.

*Kontrollbereich = die Anzahl der Mitarbeiter, die einer Führungskraft zugeordnet sind.

 

6. Dauert das Vorstellungsgespräch lange und dauert es lange, bis alle Formulare zurückgeschickt sind?

Die Beurteilungsgespräche können zeitaufwändig sein, aber noch mehr Zeit kann die administrative Vorbereitung und Abwicklung der Gespräche in Anspruch nehmen. Verhindern Sie, dass Manager ihr Engagement verlieren, indem sie Gespräche zu kompliziert gestalten. Digitalisieren Sie die Gesprächsrunden und verarbeiten Sie sie in Learned für einen reibungslosen Ablauf. Dies ermöglicht eine reibungslose Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und spart Ihnen eine Menge Zeit. So können Mitarbeiter und Führungskräfte bereits im Vorfeld Gesprächsformulare digital ausfüllen und Feedback von Kollegen und sogar externen Auftraggebern oder Kunden direkt über die Plattform einholen. Mit dieser digitalen Unterschriftsfunktion bleibt Ihnen als Personalverantwortlicher viel Zeit für strategische Personalfragen und Entwicklungen Ihres Teams. Mit Learned gehört es der Vergangenheit an, andere Manager zu bitten, Formulare auszudrucken, zu unterschreiben und einzuschicken.

 

7. Geht es nur um das Gehalt?

Wie schaffen Sie es, dass sich der Mitarbeiter auf die Besprechung seiner Leistung und Entwicklung konzentriert und nicht auf die drängende Frage „Wie viel Gehalt bekomme ich?“? Viele Unternehmen tun sich schwer mit der Verbindung zwischen dem Beurteilungsgespräch, der abschließenden Beurteilung und deren Auswirkungen auf das Gehalt des Mitarbeiters.

 

Wir raten Organisationen dazu:

Sprechen Sie nicht in einem Gespräch über Beurteilung und Vergütung:
So können Sie beispielsweise eine bestimmte Gehaltsüberprüfung zu Beginn des Kalenderjahres in Learned oder im Monat vor der Vertragsverlängerung des Mitarbeiters separat planen. (Hinweis: Dies ist nicht immer möglich, wenn es sich um einen Tarifvertrag handelt). Dadurch, dass im Beurteilungsgespräch keine Gehaltserhöhung besprochen wird, wird der Weg frei, um die Leistung und Entwicklung des Mitarbeiters zu vertiefen. Es ist effektiver und nachhaltiger, sich im Gespräch stärker auf die Mitarbeiterentwicklung zu konzentrieren.
Binden Sie die Bezahlung nicht nur an die Bewertung des letzten Quartals:
Betrachten Sie das gesamte Jahr und gewichten Sie die Entwicklung des Mitarbeiters. Sie ermöglicht es Unternehmen, Gehaltserhöhungen an das Wachstumspotenzial ihrer Mitarbeiter zu koppeln und nicht nur an deren Leistung. In der Tat ist die Entwicklungskurve zu Beginn der beruflichen Laufbahn eines Mitarbeiters oft steiler als am Ende der Laufbahn. Berücksichtigen Sie außerdem Faktoren wie das Alter und den Arbeitsmarkt.

 

Musterformular für ein erneutes Beurteilungsgespräch

Möchten Sie das Beurteilungsgespräch wiederbeleben? Oder brauchen Sie Anregungen für ein aktualisiertes Gesprächsformular, das sich auf die Entwicklung konzentriert? Wir haben ein Musterformular für ein Beurteilungsgespräch mit den besten Praktiken und Beispielfragen erstellt, das Sie zur Vorbereitung auf das Beurteilungsgespräch verwenden können. Auf diese Weise unterstützen Sie nicht nur die Führungskräfte bei der Qualitätsbeurteilung, sondern auch das Wachstum der Mitarbeiter.

Das Formular enthält:

  • 10+ Beispiele für neuartige Assessment-Interview-Fragen;
  • 6 Hauptgesprächsthemen, die (fast) immer vergessen werden;
  • Bewährte Verfahren zur Bewertung von Zielen, Fähigkeiten und Kompetenzen.