Reeds voor de aanvang van de Corona-crisis waren veel bedrijven bezig met het vernieuwen van een traditionele performance management cyclus voor een continue dialoog. Als gevolg van het gedwongen thuiswerken is deze trend versneld. In deze blog behandelen we vier belangrijke uitdagingen van remote performance management. Uiteraard gaan we ook in op de oplossingen die wij samen met onze klanten hebben ontwikkeld.
Werken op afstand versnelt het digitaliseren van performance management
In 2020 is, als gevolg van het versneld werken op afstand, digitale ondersteuning van HR processen gestegen van plaats 7 naar plaats 4 op de lijst van belangrijkste thema’s voor HR professionals in Nederland. Adviesbureau Berenschot onderzocht dat maar liefst 82% van de HR professionals aangeeft door deze crisis grote veranderingen in hun organisaties te verwachten door technologische ontwikkelingen.
Managers moeten een nieuwe leiderschapsstijl ontwikkelen
Eén van de belangrijkste oorzaken waarom bedrijven versneld investeren in remote performance management is dat veel managers voor de corona-crisis een leiderschapsstijl hanteren van “management by walking around”. Hierbij waren managers vaak letterlijk op de werkvloer op kantoor te zien. Dit gaf managers de mogelijkheid om ad hoc te kunnen aansturen op prestaties en gedrag. In de thuiswerk situatie worden managers gevraagd om hun medewerkers op afstand aan te sturen. Hierdoor moeten vanzelfsprekende werkwijzen plotseling worden herzien.
De belangrijkste uitdagingen van remote performance management
Het aanpassen van de managementstijl is voor veel organisaties en managers een heuse uitdaging. Het gaat vaak om ingesleten gewoonten en gedrag. Vier belangrijke uitdagingen van performance management op afstand zijn: het sturen op output, het structureren van communicatie, de focus houden op innovatie en de medewerker betrokkenheid monitoren.
1. Sturen op input
Er moet meer worden gestuurd op resultaten. Het is simpelweg niet meer mogelijk voor managers om op basis van het aantal gewerkte uren de productiviteit van medewerkers te monitoren. Managers zullen dus moeten werken met een methodiek waarmee zij vooraf duidelijke afspraken maken met hun team met betrekking tot de verwachte resultaten. Afhankelijk van de taakvolwassenheid van de medewerker kan enkel de doelstelling worden afgestemd, of kan ook de gewenste uitvoering van het project worden besproken. Door eveneens een duidelijke deadline af te spreken weet de medewerker wanneer welk resultaat wordt verwacht. De manager zal vervolgens de medewerker het vertrouwen moeten geven dit resultaat ook te realiseren.
2. Gestructureerde communicatie
Door niet langer in hetzelfde kantoor werkzaam te zijn vervalt een groot gedeelte van de informele communicatie. “Kan je even meekijken” en “Wat denk je van deze oplossing”, zijn vragen die minder snel gesteld zullen worden. Digitale vergadertools hebben snel hun intrede genomen maar vormen nog altijd een drempel voor informele communicatie. Het is voor managers dus extra belangrijk om vooraf de verwachtingen duidelijk te maken. Daarnaast is het zaak om als manager op gestructureerde wijze met teamleden in gesprek te blijven. Uiteraard over de informele sfeer maar ook over de voortgang bij het realiseren van de gestelde doelen en eventuele roadblocks.
3. Behoud de focus op innovatie
Eén van de grootste uitdagingen van het (volledig) werken op afstand is het gebrek aan de opstart van nieuwe projecten. In de praktijk hebben wij gezien dat (mede veroorzaakt) door de omslag in managementstijl veel teams de volledige focus hadden voor de “ongoing business”. Hierdoor bleven innovatieve projecten die voorheen tot stand kwamen in de bureaulade liggen. Dit terwijl wij in onze vorige blog: “De 3 redenen om je HR gesprekscyclus te vernieuwen” stilstonden bij de noodzaak voor organisaties om te blijven innoveren om te kunnen blijven bestaan. Uit onderzoek van Sogeti blijkt dat de gemiddelde levensduur van bedrijven sinds 1993 iedere 10 jaar met 25% is afgenomen. Als deze trend doorzet dan bestaat een bedrijf in 2033 gemiddeld nog maar 5 jaar. Des te belangrijker om als management de focus op innovatie te houden.
Eén van de oplossingen hiervoor is door te werken met duidelijke resultaatgebieden. Dit kan zowel op organisatieniveau als op teamniveau worden opgezet. Eén van de gebruikte methoden is om alle posten op de balans van de organisatie te verdelen als resultaatgebieden. Op kleinere schaal kan het natuurlijk ook dat binnen een team een medewerker verantwoordelijk wordt gemaakt voor een bepaald kanaal. Ook al werkt iedereen binnen het team gezamenlijk aan projecten. Door één iemand verantwoordelijk te maken voor iets stimuleer je deze persoon met concrete verbetervoorstellen te komen. Veelal zien we binnen organisaties dat zij er voor kiezen om moderne rol- en functiebeschrijvingen op te stellen en de resultaatgebieden hierin op te nemen. Door deze rol- en functiebeschrijvingen te gebruiken als input voor de evaluatiegesprekken blijft er gedurende het jaar de focus op.
4. de medewerkers betrokkenheid monitoren
Als vierde maar zeker niet als laatste uitdaging is het monitoren van de medewerker betrokkenheid. Veel van jullie zullen denken: dit was ook een uitdaging voordat medewerkers grotendeels thuiswerken. Dat klopt. Echter, is door het wegvallen van de sociale interactie en het simpelweg kunnen zien van de medewerker dit probleem aanzienlijk vergroot. Enerzijds zullen meer medewerkers een afname ervaren van hun betrokkenheid met het bedrijf door het minder zien en spreken van hun collega’s. Anderzijds is het voor managers nog uitdagender geworden om vroegtijdig te signaleren dat een medewerker ergens mee zit en of wellicht minder betrokken wordt. Organisaties zullen dus na moeten denken om enerzijds op organisatieniveau een systeem te ontwikkelen die de betrokkenheid monitort, maar ook managers moeten faciliteren met methoden om het gesprek aan te gaan met hun teams en individuele medewerkers over hun betrokkenheid.
De oplossing: Modern performance management gericht op werken op afstand
De laatste jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest op het gebied van software voor performance management. Bij Learned hebben we een platform ontwikkeld dat bedrijven helpt om een moderne prestatiemanagementcyclus te implementeren. Met tools voor Doelen (OKRs) helpen we managers duidelijke doelen af te stemmen met hun teamleden en te sturen op output. Daarnaast bieden we tools voor 1:1 gesprekken en feedback. Zo helpen we managers doorlopend in gesprek te blijven met hun medewerkers en hun betrokkenheid te monitoren. Door managers te faciliteren bij het aanpassen van hun managementstijl en hierbij te sturen op output zien wij dat bedrijven er in slagen hun medewerker betrokkenheid en prestaties juist te laten toenemen.
Zelf aan de slag met remote performance management
Ben je benieuwd naar meer informatie over een moderne gesprekscyclus met ‘doelen (OKRs)’, een ‘continue dialoog’, en het stimuleren van een ‘feedback cultuur’? Download de gratis Eguide: Ontwerp een moderne gesprekscyclus in 7 stappen. Hierin bespreken we praktische tips over hoe jij een moderne performance- en gesprekscyclus kunt creëren die optimaal inspeelt op het werken op afstand.
