Traditioneel gezien wordt tijdens het functioneringsgesprek enkel de prestaties van de medewerker van het afgelopen (half) jaar besproken. Deze manier van beoordelen geeft inzicht vanuit één aspect en geeft daardoor geen volledig beeld. Het functioneren van een medewerker is namelijk van veel meer zaken afhankelijk. Wij raden dan aan ook om de HR-cyclus uit te breiden met het moderne functioneringsgesprek zodat er een volledige representatie ontstaat van (de prestaties van) de medewerker. We hebben 10 functioneringsgesprek vragen opgesteld, deze zijn in dit blog te lezen. Liever gelijk aan de slag met het functioneringsgesprek? Download meteen onze gratis template!
Wat is een modern functioneringsgesprek?
Het uitgangspunt van het moderne functioneringsgesprek is dat er meerdere onderwerpen worden besproken. De medewerker krijgt de ruimte om niet alleen de eigen prestaties te evalueren maar ook feedback te geven op het functioneren van de leidinggevende en het team. Deze feedback methode wordt 360 ⁰ feedback genoemd.
Door deze 360 graden feedback methode toe te passen komen alle belangrijke aspecten voor een constructief en opbouwend ontwikkelgesprek aan bod. Tijdens zo’n modern evaluatiegesprek kan het gaan over het werkgeluk, knelpunten voor het behalen van gestelde doelen, de mogelijke oplossingen hiervoor, de werkomstandigheden en bijvoorbeeld toekomst- en carrièreplannen.
De inhoud van het modern functioneringsgesprek
Dit moderne functioneringsgesprek draait dus vooral om het geven en ontvangen van feedback. Tijdens het geven van feedback zijn een aantal zaken van belang:
- Wees voorbereid
- Zorg voor concrete voorbeelden
- Een goede balans tussen positieve en negatieve feedback is key
- Blijf zakelijk en houd emotie buiten het gesprek
Gebruik bijvoorbeeld ‘de 4G feedback methode’ om een constructieve feedback cultuur te creëren. Met deze feedback methode zorg je voor een open gesprek waarin de medewerker ook feedback terug durft te geven en nog belangrijker inzicht krijgt in de feedback die gegeven wordt. Door concrete vragen te stellen tijdens het functioneringsgesprek wordt de medewerker uitgedaagd om zijn of haar functioneren in het juiste perspectief te bekijken.
Learned faciliteert objectieve evaluaties. Door meerdere meetmomenten per jaar te creëren op basis van verschillende thema’s – bijvoorbeeld: de fit met je cultuur en het behalen van de doelen, krijg je objectief inzicht in je low- en high performers.
Toelichting: In iedere evaluatie wordt inzichtelijk hoe de medewerker scoort op de verschillende thema’s.
10 concrete vragen om te stellen tijdens een modern functioneringsgesprek
Welke vragen zorgen er nu voor dat je een soepel en transparant gesprek creëert? Learned hanteert 5 thema’s die de leidraad vormen binnen het platform voor het verbeteren van de HR cyclus. Per thema zijn dit de beste functioneringsgesprek vragen om te stellen:
Werkplezier
1. Hoe heb je de werkdruk in de afgelopen periode ervaren?
2. Wat waren voor jouw de meeste inspirerende projecten/werkzaamheden waar je het meeste energie van kreeg?
Prestatie
3. Wat zijn 3 voorbeelden van realisaties waar je trots op bent?
4. Wat waren de grootste belemmerende factoren voor je leerdoelen en hoe heb heb je deze opgelost?
Ontwikkeling
5. Welk talent wil je verder ontwikkelen in de komende periode?
6. Welke nieuwe vaardigheden wil je de komende periode leren?
Leerdoelen
7. Wat zijn je drie grootste leerdoelen van de afgelopen periode en heb je die behaald?
8. Blijven je leerdoelen voor de aankomende periode hetzelfde?
Continue verbetering
9. Wat zou je graag verbeterd zien binnen [naam bedrijf] en hoe?
10. Omschrijf de samenwerking met je leidinggevende/team/directe collega in 3 woorden en geef aan op welke vlakken de samenwerking verbeterd kan worden.
Deze voorbeeldvragen en nog méér praktische tips vind je in het template functioneringsgesprek dat Learned heeft ontwikkeld voor het verbeteren van de HR cyclus.
Een score geven of alleen een opmerking?
Hoe wordt zo’n modern functioneringsgesprek nu opbouwend beoordeeld? Door alleen een opmerking toe te voegen wordt er geen waarde aan het specifieke onderdeel toegekend. Zeker wanneer er ruimte is voor interpretatie binnen een opmerking. Het toevoegen van een score, in de vorm van een waardering (onvoldoende/matig/voldoende/goed/zeer goed) of cijfer (bijv 0-5), geeft richting aan de feedback.
Het voordeel van een concrete score is dat je aan het einde van het gesprek een totaal waardering kunt geven. Hiermee geef je aan op welke manier de medewerker functioneert volgens de gestelde doelen of het functieprofiel. Op die manier kun je resultaten meten over tijd. Na één jaar en meerdere ontwikkelgesprekken kun je dus het verloop van de resultaten zien. Zo heb je een overzicht aan het einde van het jaar dat bestaat uit zowel kwalitatieve als kwantitatieve data die je kunt gebruiken bij een mogelijke verhoging in het salaris.
Functioneringsgesprek bij PostNL
Martin Hendriks, adviseur HR informatie: “We zijn gaan analyseren waardoor dat kwam en kwamen tot drie draaiknoppen: het moderne functioneringsgesprek moest als zinvol worden ervaren, de postbezorgers moesten bruikbare tips krijgen van hun teamleiders en het gesprek moest overeenkomen met de verwachtingen die de postbezorgers vooraf hadden. De voornaamste variabele was met wie ze het gesprek hadden gehad. De rol van de teamleider was cruciaal.”
Het resultaat van een continue dialoog
Werkt dit ook echt? Uit het gebruikersonderzoek van klanten van Learned (Q3 2021) geeft 78% van de ondervraagden aan dat de gesprekken waardevoller zijn geworden door het gebruik van het platform van Learned. 82% van de gebruikers geeft aan meer inzicht te hebben gekregen in competenties en skills die verder doorontwikkeld konden worden. Dit zorgt op alle vlakken dus voor meer werkgeluk en betere prestaties.
Ben je benieuwd hoe je het werkgeluk en de prestaties van de medewerkers in jouw organisatie kunt verhogen? Bekijk de demo van het Learned-platform of maak een gratis proefaccount aan.
