Wanneer je als MKB organisatie performance management software gaat aanschaffen om je HR cyclus te vernieuwen zijn er een aantal zaken om rekening mee te houden. Voor je daadwerkelijk op zoek kunt naar een nieuwe HR softwareleverancier is het van belang goed om de problemen van de huidige software, of bijvoorbeeld problemen in je huidige gesprekscyclus in kaart te brengen.

Wij geven je de onmisbare stappen binnen het traject zodat je voor het juiste softwarepakket of HR systeem kunt kiezen dat het beste aansluit bij de wensen en eisen van de organisatie en de HR afdeling. Gebruik hiervoor de praktische checklist die Learned heeft opgesteld zodat je in één oogopslag weet waar je op moet letten bij software om de HR cyclus te vernieuwen.

De voorbereiding

Voordat je start met zoeken naar nieuwe HR software is het belangrijk om eerst te analyseren hoe het nu gaat en wat de ideale HR cyclus voor jouw bedrijf is.

Om de problemen of tekortkomingen van de huidige cyclus zo goed mogelijk in kaart te brengen raden we je aan om simpelweg in gesprek te gaan met alle betrokken partijen. Verzamel input met bijvoorbeeld een survey of een interactieve sessie met de betrokken managers en medewerkers.

1. Inventariseer de randvoorwaarden voor de nieuwe HR cyclus software

Als je weet wat de belangrijkste uitdagingen en tekortkomingen zijn van de huidige gesprekscyclus, kun je deze doorvertalen naar de belangrijkste verbeterpunten. Deze verbeterpunten kun je ook wel zien als je doelstellingen voor de nieuwe software. Deze randvoorwaarden zorgen voor duidelijke sturing en fungeren als leidraad bij de zoektocht naar een geschikte softwareleverancier. Dit traject dient goed en grondig uitgevoerd te worden; het bepaalt immers de grondslag van HR processen voor de gehele organisatie.

Waar komt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor de systeem- ondersteuning? Is Software-as-a-Service het uitgangspunt of gaat de eigen IT afdeling dit faciliteren? Zijn de doelstellingen voor het hele bedrijf gelijk of verschilt dit per proces of afdeling? Als de punten van het speelveld zichtbaar zijn is het tijd om de lijnen te trekken.

TIP: Laat je in deze fase ook al inspireren door aanbieders van de verschillende moderne HR softwarepakketten. Zij zien immers dagelijks de HR Cycli van verschillende bedrijven en kunnen je in dit voorstadium helpen met best practices!

Ben jij bezig met het vernieuwen van de HR cyclus van jouw bedrijf en kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het in kaart brengen van de huidige problemen en een nieuwe gesprekscyclus ontwerpen? Download onze Eguide voor het ontwerpen van een moderne HR gesprekscyclus.

2. Zet de wensen om in een Programma van Eisen

Op het moment dat de randvoorwaarden gesteld zijn is het dus tijd om een concreet Programma van Eisen (PvE) op te stellen. In het PvE staat een totaaloverzicht van alle requirements waar de software aan moet voldoen. Dit is een overzicht van het resultaat: wat moet het doen of kunnen. Hoe uitgebreider en concreter deze lijst is, hoe beter de software straks aansluit op de organisatie en ook daadwerkelijk van toegevoegde waarde is voor de HR-processen.

Door opnieuw in gesprek te gaan met de (toekomstige) gebruikers van de software kun je de vertaling van de huidige werkzaamheden en processen naar de nieuwe software maken. Het overzicht van aanbevelingen en ideeën vanuit de organisatie leg je naast het overzicht vanuit de HR-afdeling en het management. Zo heb je een totaaloverzicht van randvoorwaarden, functionele eisen, gebruikerswensen en ontwerpbeperkingen.  Dit vormt het integraal aan inhoudelijke requirements voor de nieuw aan te schaffen software. Vanuit hier wordt er onderscheid gemaakt tussen de must-haves en de nice-to-haves.

3. De selectieprocedure voor nieuwe HR software

Met de juiste invulling van het PvE is het tijd voor het onderwerp dat het leven van de HR afdeling een stuk gemakkelijker maakt: de ondersteunende technologie. Dit deel van de zoektocht bestaat uit het kiezen van een drietal verschillende leveranciers die het dichtst bij de gestelde wensen en eisen komt. Het creëren van een moderne gesprekscyclus met een continue dialoog zonder technologische ondersteuning is vrijwel ondenkbaar. Performance Management Software zorgt er immers voor dat je tijd bespaart op administratieve handelingen die je kunt investeren in het daadwerkelijk voeren van een nieuwe beoordelingscyclus. Daarom is het van belang om tijdens het maken van een selectie van softwareleveranciers rekening te houden met deze 5 belangrijke factoren:

1. Flexibiliteit

Is het platform zo in te richten dat het communiceert en samenwerkt met andere belangrijke tools en systemen die in het bedrijf gebruikt worden? Door dit vooraf te toetsen voorkom je dat er onnodige en kostbare workarounds gemaakt moeten worden.

2. Onboarding en implementatie

Is er een customer succes manager beschikbaar die de stakehold.

3. Ingebruikname

Na de ingebruikname van de software duurt het altijd even voordat iedereen (medewerkers, management én HR) gewend is geraakt aan het nieuwe platform of systeem. Een goede follow up structuur bestaat uit frequente contactmomenten voor verdere ondersteuning en om de gestelde doelen te behalen.

4. Gebruiksvriendelijkheid

Het succes van HR software valt of staat bij een goede adoptie door de gebruikers; de medewerkers van de organisatie. De mate van gebruiksvriendelijkheid is daarbij van groot belang.

5. Randvoorwaarden

Bij het gebruik van een performance management systeem wil je niet hoeven nadenken over de verwerking van privacy data volgens de AVG wetgeving of de beveiliging die gewaarborgd wordt middels een ISO certificering. Deze zaken dienen daarom meegenomen te worden tijdens de selectie van de juiste softwareleverancier.

Naast een eigen onderzoek is het ook erg waardevol om je te laten adviseren door HR advies- bureaus. Zo vind je op de website van Incomme (HR- en salarisexperts) een mooi overzicht van alle functionaliteiten en voordelen van de software van Learned.

Als er een aantal softwareleveranciers zijn geselecteerd is het tijd voor de vervolgstap om een definitieve keuze te maken.

4. Zó kies je een definitieve HR cyclus software leverancier

Er zijn een groot aantal HR software leveranciers op de markt aanwezig en deze zullen niet allemaal geschikt zijn om het nieuwe HR cyclus systeem aan te leveren voor jouw bedrijf.

Het opstellen van verschillende test casussen helpt om te bepalen in hoeverre het geselecteerde bedrijf kan presteren op de gestelde eisen met de software die zij leveren.

Er kan per afdeling of bijvoorbeeld per HR werkveld een testcasus opgesteld worden die een totaal vormt van de belangrijkste HR processen. Van belang is dat het in ieder geval een goed beeld geeft van de haalbaarheid van het Programma van Eisen.

Door alle geselecteerde softwareleveranciers de testcasus te geven vallen onderlinge verschillen en voordelen snel op. Dit onderdeel is dus onmisbaar bij het selecteren van een definitieve leverancier.