Praktische gids – Groeien naar strategisch talentmanagement 

Wat is talentmanagement en waarom zou je het willen?

Bij Learned definiëren we talentmanagement als het inrichten van organisatieprocessen met als doel om de prestaties van je medewerkers te verbeteren en deze langer aan de organisatie te binden. Kortom, dit is wat we willen bereiken:
1. Bespaar tijd: moderniseer bestaande performance management processen en verminder de tijdsbesteding met maximaal 28%.
2. Verbeter prestaties: upgrade je talentmanagement en verbeter de prestaties van medewerkers met maximaal 26%.
3. Verhoog retentie: bespreek carrièreperspectieven en verhoog de retentie met maximaal 14%.

De 4 volwassenheidsfasen van je HR-afdeling

Na gesproken te hebben met meer dan 500 organisaties hebben we gezien dat HR-afdelingen in verschillende organisaties verschillen in hun niveau van volwassenheid ten opzichte van hun nadruk op talentmanagement. Daarom hebben we 4 verschillende fasen van talentmanagement gedefinieerd op basis van de inrichting van verschillende organisatieprocessen en werkwijzen. Deze 4 fasen zijn opbouwend gericht op talentmanagement en het is daarom ons doel om elke organisatie naar de laatste fase te begeleiden. Om dit te bereiken, moet je echter eerst uitzoeken in welke fase je organisatie momenteel actief is. Voor elke fase hebben we de bijbehorende manieren van werken in kaart gebracht, wat we willen dat je bereikt en hoe je aan de slag kunt.

Fase 1: Moderniseer feedback en beoordelingen: voer 360° feedbackrondes en upgrade je gesprekscyclus.
Fase 2: Voorzie medewerkers van een structuur om zelfstandig te werken aan persoonlijke ontwikkeling: geef je medewerkers een eigen persoonlijk ontwikkelplan waarmee zij de controle over hun prestaties houden in deze snel veranderende arbeidsmarkt.
Fase 3: Verhoog retentie door carrièreperspectieven te bespreken: bouw een talent marktplaats en stimuleer de interne loopbaanontwikkeling.
Fase 4: Word een strategische HR-partner: begin met skill management en implementeer HR Analytics om strategische organisatorische beslissingen te nemen.

Fase 1: moderniseer feedback en beoordelingen

De eerste fase is een fase die elke organisatie op een bepaald moment is tegengekomen en omvat de manier waarop medewerkers worden beoordeeld: beoordelingsgesprekken. In de meeste gevallen is de HR-capaciteit beperkt en het uitvoeren van deze beoordelingen is slechts 1 van de vele taken die moeten worden gedaan. Dit type organisatie voert elk jaar 1 of 2 beoordelingen uit die vaak is gebaseerd op een Word / Excel-sjabloon dat vele jaren geleden is gemaakt. Tijd voor verandering.

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

1. Er is geen vast proces voor het uitvoeren van beoordelingen: het komt vaak voor dat beoordelingen niet digitaal worden uitgevoerd. Dit zorgt voor een gebrek aan standaardprocedures op het gebied van voorbereiding, planning en follow-up, wat leidt tot frustratie en hoge tijdsbesteding.
2. Verouderde vragenlijsten: er is geen personalisatie bij het beoordelen van medewerkers. Beoordelingen zijn niet gebaseerd op rollen van medewerkers en gebruiken voor iedereen dezelfde vragen en vaardigheden.
3. Eenzijdige beoordelingen: huidige beoordelingen zijn top-down georiënteerd in plaats van op basis van 360° feedback.
4. Gebrek aan 1-1 gesprekken: onvoldoende follow-up op de formele gesprekken van de halfjaarlijkse beoordelingen.

Wat willen we bereiken?

1. Bespaar tijd door een duidelijke beoordelingsprocedure te creëren: digitaliseer en standaardiseer het proces van het plannen en uitvoeren van beoordelingen voor alle betrokken partijen.
2. Maak beoordelingen persoonlijk: maak gepersonaliseerde vragenlijsten op basis van de rolprofielen van medewerkers.
3. Maak feedback zinvol door een 360° feedback cultuur te creëren: geef medewerkers de mogelijkheid om zichzelf te beoordelen en collega’s en externe klanten om feedback te vragen.
4. Geef betekenis aan feedback door middel van opvolging met frequente 1-1 gesprekken: door regelmatig 1-1 gesprekken te voeren kun je reflecteren op gemaakte afspraken in de beoordelingsgesprekken en eenvoudig sturen op ervaringen uit de dagelijkse praktijk.

Hoe kun je beginnen?

Stap 1.
Tegenwoordig besteden we het grootste deel van onze tijd aan het kijken naar onze telefoon of een computerscherm. Alles is digitaal. Echter, voor organisaties in deze fase wordt het beoordelingsproces nog steeds uitgevoerd door middel van Word / Excel-sjablonen. We willen organisaties helpen om de overstap te maken naar het uitvoeren van beoordelingen met behulp van een HR-tool. Daarom beginnen we met het moderniseren van de beoordeling door het hele proces van planning tot follow-up te digitaliseren.

Stap 2.
Dan verplaatsen we naar de medewerker. Binnen Learned krijgt elke medewerker 1 of meerdere persoonlijke rolprofielen toegewezen die passen bij hun positie binnen de organisatie. De organisatie bepaalt een minimale beoordelingsstructuur door 1 of meerdere 360° feedbackrondes te plannen. Als gevolg hiervan zien de medewerkers een standaardset van feedback-gerelateerde taken, zoals een persoonlijke of peer-evaluatie.

Stap 3.
Vervolgens de daadwerkelijke beoordeling. Het geven van een beoordeling bestaat uit feedback op vaardigheden. Om medewerkers te helpen begrijpen wat er met een vaardigheid wordt bedoeld, bieden we hen verschillende gedragsindicatoren (aandachtsgebieden) die zijn onderverdeeld in niveaus op basis van expertise. Een medewerker wordt toegewezen aan een bepaald vaardigheidsniveau op basis van het rolprofiel, of men kan zichzelf toewijzen aan een niveau op basis van de aandachtsgebieden waarmee men zich identificeert.

De daadwerkelijke feedback bestaat vervolgens uit een beoordeling op dat specifieke niveau die is gebaseerd op een vierpuntsschaal. De vierpuntsschaal heeft betrekking op waarneembaar gedrag (ik zie dit zelden – ik zie dit altijd). We maken gebruik van een vierpuntsschaal om neutrale uitkomsten te voorkomen. Door positieve of negatieve feedback te geven, dwing je men om kritisch na te denken over de feedback en opbouwende verbeterpunten te bedenken. Uiteindelijk resulteert dit in een persoonlijk feedbackrapport per medewerker op basis van een 360° evaluatie die daadwerkelijk iets zegt over de prestaties.

Stap 4.
In de meeste organisaties wordt na afloop van de beoordeling alle feedback besproken tijdens een formeel gesprek. Deze gesprekken maken deel uit van de reguliere performance management cyclus en kunnen van grote toegevoegde waarde zijn. De meeste organisaties voeren nu echter elk jaar slechts 1 of 2 van deze gesprekken. Het gevolg is dat er veel tijd tussen de gesprekken zit, wat tot een beperkt aantal momenten leidt om de feedback daadwerkelijk te overdenken en te bespreken. Daarom stellen we voor om de gesprekscyclus van je organisatie te vernieuwen en het aantal coaching 1-1’s te verhogen tot bijvoorbeeld 4 gesprekken per jaar.

Feit: Medewerkers regelmatig feedback geven is 1 van de belangrijkste drijfveren van betrokkenheid en kan de loyaliteit tot 17% verhogen.

Fase 2: voorzie medewerkers van een structuur om zelfstandig te werken aan persoonlijke ontwikkeling

Voor die organisaties die al een 360° beoordelingscyclus hebben is dat natuurlijk mooi, maar we zijn er nog niet. Hoewel beoordelingen tot belangrijke inzichten kunnen leiden, zijn er bepaalde stappen die moeten worden genomen om daadwerkelijk naar deze inzichten te handelen om de prestaties van je werknemers te verbeteren. Deze fase houdt zich bezig met organisaties die moeite hebben om een ​​consistente structuur te creëren waarin medewerkers beter kunnen presteren. Medewerkers hebben niet de middelen om actief aan hun ontwikkeling te werken. Er is geen proces voor het vertalen van organisatiedoelstellingen naar individuele doelen. Daarnaast wordt er te weinig geëvalueerd op de gestelde doelen. Kortom, er is nog wat werk aan de winkel.
 

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

1. Geen concrete follow-up voor feedback: de resulterende inzichten uit de ontvangen feedback worden wel besproken en leiden misschien zelfs tot nieuwe doelen. Echter, zijn er geen concrete werkwijzen om de doelen te evalueren en vervolgstappen te bepalen.
2. Geen duidelijke verwachtingen voor medewerkers: de doelstellingen van de medewerkers zijn beperkt op elkaar afgestemd en van bovenaf bepaald waardoor verwachtingen en individuele bijdragen aan de organisatiedoelstellingen onduidelijk zijn.
3. Onvoldoende feedbackmomenten: medewerkers worden niet gefaciliteerd en aangemoedigd om gedurende het hele jaar zelf feedback uit te wisselen over hun doelen en prestaties.

Wat willen we bereiken?

1. Bied medewerkers de tools om zelfstandig aan hun ontwikkeling te werken: elke medewerker wordt gefaciliteerd met een eigen persoonlijk ontwikkelplan waarin men aan de slag kan met de ontvangen feedback.
2. Bied medewerkers een Learning Academy: bouw je eigen bedrijfsbibliotheek aan relevante leermiddelen om medewerkers te helpen bij het concretiseren van hun doelen.
3. Stimuleer betrokkenheid door verwachtingen en individuele bijdragen duidelijk te maken: door medewerkers te betrekken bij het proces van het vertalen van organisatiedoelstellingen naar individuele doelen, zullen ze daadwerkelijk zien hoe hun dagelijkse inbreng de totale resultaten beïnvloedt.
4. Creëer continue leermogelijkheden: moedig medewerkers aan om regelmatig feedback uit te wisselen over hun dagelijkse activiteiten. Vergroot zo hun reflectiemomenten en zorg voor snelle en eenvoudige gedragsaanpassingen.
 

Hoe kun je beginnen?

Stap 1.

Het ideale startpunt in deze fase is om je medewerkers een eigen persoonlijk ontwikkelplan te bieden waarin ze op een gestructureerde manier aan hun huidige rol kunnen werken. Binnen het persoonlijke ontwikkelplan houden medewerkers al hun ontvangen feedback bij en kunnen ze gemakkelijk leerdoelen opstellen om ontbrekende vaardigheden te ontwikkelen. Deze leerdoelen bestaan ​​uit diverse leeractiviteiten die helpen om dat doel te bereiken. Je kunt leeractiviteiten verzamelen in de Learned bibliotheek van je organisatie. Vervolgens zal Learned gepersonaliseerde suggesties doen op basis van het vaardigheidsprofiel van je medewerkers.

Stap 2.

Het ontwikkelen van vaardigheden is een goed uitgangspunt, maar in de meeste organisaties wordt de prestatie van medewerkers ook bepaald door het behalen van bedrijfsdoelen en KPI’s. Binnen Learned kun je deze bedrijfsdoelen opstellen en hiervoor zijn we geïnspireerd door de OKR-methode van Google. Dit staat voor ‘Objectives and Key Results’ en betekent in feite dat je een globale en ambitieuze doelstelling bepaalt en vervolgens een aantal kwantificeerbare resultaatgebieden creëert die helpen om dat doel te bereiken. Vervolgens worden grotere organisatiedoelstellingen onderverdeeld in doelstellingen voor teams en individuele medewerkers. Dit schept duidelijke verwachtingen voor de medewerkers en zorgt voor een gedeelde verantwoordelijkheid.

Stap 3.

Nu je medewerkers hun doelen hebben om aan te werken, is het handig om te weten dat ze in staat zijn om te reflecteren op hun voortgang door om feedback te vragen. We noemen dit real-time feedback, wat betekent dat een medewerker op elk gewenst moment direct feedback kan vragen of geven over doelen of afgeronde taken. Deze feedback kan zorgen voor flexibele aanpassingen in gedrag, maar biedt ook nuttige input voor de volgende coaching 1-1. Door deze praktische manieren van werken te implementeren, kun je jouw medewerkers een duidelijke structuur bieden om in te werken waarin ze regelmatig worden voorzien van feedback om zo hun betrokkenheid en prestaties te verbeteren.

Feit: Medewerkers die ervaren dat ze hun doelen kunnen relateren aan de organisatiedoelstellingen, zijn 3,5 keer meer betrokken, terwijl ze tegelijkertijd een prestatieverhoging van meer dan 14% laten zien.

Fase 3: verhoog retentie door carrièreperspectieven te bespreken

Tot nu toe was de rol van de HR-afdeling, en de daaruit komende manieren van werken, gericht op de prestaties van medewerkers in hun huidige functie en hoe deze te verbeteren. Ondanks het feit dat dit belangrijk is, ontbreekt er een essentieel onderdeel: ambities van medewerkers. Deze fase is bedoeld voor organisaties die het lastig vinden om een ​​proces te hanteren voor het bespreken van de carrièreperspectieven van hun medewerkers en vervolgens te handelen naar de gestelde ambities door carrièreplannen en ontwikkeling van vaardigheden te faciliteren. Dus hoe kunnen we ervoor zorgen dat medewerkers die nu goed presteren, dit ook in de toekomst zullen doen?
 

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

1. Gebrek aan inzicht in alle organisatorische rollen en vaardigheden: veel organisaties geven te beperkt inzicht in de beschikbare interne rollen, waardoor medewerkers mogelijk elders naar een rol zoeken die ze leuk vinden.
2. Gebrek aan structuur en leermiddelen om zich tot een rol te ontwikkelen: zelfs als medewerkers een rol vinden die ze leuk vinden, is het vaak onduidelijk hoe ze zich moeten ontwikkelen om aan de beschrijving van de rol te voldoen.
3. Onvoldoende kansen om toekomstige ambities te bespreken: carrièreperspectieven en ambities worden vaak niet besproken omdat managers bang zijn voor verzoeken waaraan ze niet kunnen voldoen. Dit zorgt er vaak voor dat managers pas achter de ambities van medewerkers komen tijdens exitgesprekken.

Wat willen we bereiken?

1. Creëer een interne talent marktplaats: laat je medewerkers hun ambities in kaart brengen. Doorgroeien naar een nieuwe rol, of meer senioriteit in de huidige rol. Zoek als HR naar kandidaten en communiceer met hen wanneer er een vacature vrijkomt.
2. Stel medewerkers in staat om carrièreplannen op lange termijn te maken: je kunt de interne loopbaanontwikkeling stimuleren door je medewerkers de tools te geven om hun eigen plan te maken. Laat hen de vereiste vaardigheden leren door relevante leermiddelen aan te bieden.
3. Maak van carrièreperspectieven een veel voorkomend gespreksonderwerp: vermijd het onderwerp van ambities van medewerkers niet langer. Bespreek proactief interne carrièremogelijkheden om ervoor te zorgen dat zowel jij als je medewerkers op de hoogte zijn van mogelijke matches en voorkom zo dat je onnodig naar kandidaten buiten de organisatie zoekt.
 

Hoe kun je beginnen?

Stap 1.

Door met Learned te werken krijgt elke medewerker een eigen skill profiel, ook wel een skill paspoort genoemd. Binnen dit skill paspoort kunnen ze bijhouden welke vaardigheden ze belangrijk vinden en welke relevant zijn voor hun huidige rol binnen de organisatie. Elke organisatie maakt een eigen rollen bibliotheek met alle interne rollen en onderliggende vaardigheden. De medewerkers kunnen vervolgens door alle beschikbare rollen bladeren en HR kan alle paspoorten van medewerkers bekijken. Zodoende maak je een interactieve talent marktplaats.

Stap 2.

Medewerkers gaan aan de slag door hun interesse te uiten in de rollen die ze leuk vinden en zelfs een carrièreplan op te stellen voor de rol die ze hopen te gaan vervullen. Binnen dit carrièreplan wordt het skill profiel van de medewerker gematched aan de gewenste rol wat hen inzicht geeft in welke vaardigheden ze moeten ontwikkelen. Op basis van dit inzicht kunnen medewerkers direct aan de slag met het vragen van feedback en het opstellen van nieuwe leerdoelen met relevante leermiddelen.

Stap 3.

Doordat medewerkers door interessante rollen bladeren en carrièreplannen maken, verkrijgen zij veel inzicht in de interne kansen. Dit is echter nog maar het begin. Als HR en management moet je het bespreken van deze ambities opnemen in de coaching 1-1’s. Jij hebt inzicht in de haalbaarheid van deze ambities en eventuele openstaande vacatures. Samen kun je de carrièreplannen van je medewerkers verder afstemmen en hen helpen bij het bereiken van hun volgende stap.

Feit: Meer dan ⅔ van alle medewerkers die hun werkgever hebben verlaten, zou bereid zijn geweest te blijven als ze door het management waren begeleid naar de volgende stap.

Fase 4: word een strategische HR-partner

In de laatste fase komt het allemaal samen. Er is een goede structuur voor beoordelingen, gesprekken, doelen stellen en carrièreplannen. Wat kun je nog meer doen als HR? Nadat je deze structuur hebt bepaald, kunnen je medewerkers en managers aan de slag en daadwerkelijk gesprekken voeren, doelen bereiken en vaardigheden ontwikkelen. Al deze activiteit resulteert in waardevolle data, bijvoorbeeld over de beschikbare vaardigheden binnen je organisatie, die je kunt gebruiken om processen te verbeteren en strategische beslissingen te nemen. Daarom beschouwen wij je organisatie van fase 4 HR-volwassenheid wanneer alle basis performance- en talentmanagement processen zijn vastgelegd en je data gaat gebruiken om nog beter te worden. Hoe kunnen we dit in de praktijk brengen?
 

Wat zijn de belangrijkste uitdagingen?

1. Gebrek aan inzicht door HR in de beschikbare vaardigheden binnen de organisatie: het komt nog steeds te vaak voor dat projectteams worden gevormd op basis van het gevoel of de mening van enkele individuen in plaats van door te kijken naar feiten en gegevens. Hetzelfde probleem doet zich voor wanneer beslissingen moeten worden genomen met betrekking tot de toewijzing van opleidings- en trainingsprogramma’s.
2. Gebrek aan inzicht door HR in de prestaties van medewerkers op organisatieniveau: hoewel huidige performance management processen leiden tot veel inzicht in de prestaties van individuele medewerkers, is er vaak geen vergelijking en inzicht in de totale prestaties van de organisatie. De top performers binnen de organisatie worden te vaak bepaald op basis van sympathie en onderbuikgevoel.
 

Wat willen we bereiken?

1. Word toekomstbestendig en krijg kennis van alle vaardigheden binnen de organisatie: visualiseer alle vaardigheden binnen de organisatie en het gemiddelde niveau en gebruik deze kennis om weloverwogen beslissingen te nemen over het opzetten van projectteams en trainingsprogramma’s.
2. Pas kennis toe voor strategisch personeels- en successieplanning: implementeer HR Analytics en gebruik de gegevens van carrièreplannen en beschikbare vaardigheden om je potentiële leiders te ontdekken. Beoordeel welke rollen nu en in de toekomst vereist zijn en hoe je kunt bijdragen aan het vormgeven van deze rollen.
 

Hoe kun je beginnen?

Stap 1.

Om strategische HR-beslissingen te kunnen nemen en als organisatie toekomstbestendig te worden, heb je veel input nodig over rollen en vaardigheden. Als resultaat van alle interacties binnen de talent marktplaats kun je waardevolle input verzamelen. Op basis van deze input kun je vragen stellen zoals: welke rollen vereisen welke vaardigheden?, en is onze huidige skill set nog steeds relevant, of moeten we innoveren en deze uitbreiden met toekomstige vaardigheden? Binnen Learned heb je uitgebreid inzicht in wie welke vaardigheid op welk niveau bezit. Gebruik dit inzicht om te bepalen welke medewerkers aan welk project moeten werken. Als je ziet dat er belangrijke toekomstige vaardigheden ontbreken, kun je onderbouwde beslissingen nemen over welke nieuwe trainingsprogramma’s je moet opzetten.

Stap 2.

Wanneer je de juiste persoon voor het juiste project en trainingsprogramma hebt, kun je nog een stap verder gaan en deze inzichten gebruiken om de rolverdeling en de beste performers van de organisatie te bepalen. Hierbij geldt vaak: toekomstige leiders hebben toekomstige rollen nodig. Het is relatief eenvoudig om vast te houden aan je huidige rollen en in hetzelfde patroon te blijven werken, maar verandering is constant en zo zou het ook moeten werken voor je organisatorische rollen. Welke richting gaat je organisatie op? Zijn er nieuwe vacatures of nieuwe rollen nodig om aan toekomstige organisatorische behoeften te voldoen?

 
Om je te helpen met deze uitdagingen kun je het beste beginnen met de beschikbare vaardigheden in je organisatie. Soms beschikken medewerkers met verschillende achtergronden en jaren werkervaring over nuttige vaardigheden en tonen ze interesse om in een volledig ander vakgebied te werken. Daarom kunnen nieuwe rollen worden gevormd op basis van nieuwe variaties in vaardigheden van medewerkers. Ons advies, gebruik deze inzichten om flexibel te worden in het creëren van rollen en echt een toekomstbestendige organisatie te worden.

Feit: Indien werkgevers actief bijdragen aan de ontwikkeling van toekomstige vaardigheden zijn 46% van de medewerkers bereid om langer dan 5 jaar bij die werkgever te blijven, ten opzichte van 28% indien de werkgever dit niet doet.
 

In welke fase zit jouw talentmanagement model?

Na dit gelezen te hebben hopen we dat je jouw organisatie hebt herkend in 1 van onze 4 fasen. Ongeacht de volwassenheidsfase waarin je nu zit, is het aan te raden om na te denken over of je alle onderdelen hebt aangevinkt. Vergeet niet dat het ons doel is om elke organisatie te helpen bij het opbouwen van hun talentmanagement naar fase 4, maar dit is onmogelijk als je de basisprocessen niet eerst hebt ingericht.
 
Wil je de eerste stap zetten naar talentmanagement? Of wil je hulp bij het ontwikkelen naar de volgende fase? Met een eenvoudige en snelle implementatie kun je meteen aan de slag met de eerste stap. Je werkt dan samen met 1 van onze Customer Success managers om je talentmanagement proces stap voor stap uit te breiden. Samen zullen we ervoor zorgen dat het lukt. Neem gerust contact met ons op voor een demonstratie en kennismaking.

Wat is Learned?

Learned ontwikkelt sinds 2018 een performance management tool die bedrijven helpt een continue gesprekscyclus te implementeren. Uniek aan de performance management software van Learned zijn de ontwikkelgesprekken. Met behulp van Artificial Intelligence faciliteert het Performance Management systeem ontwikkelgesprekken op basis van de relevante skills & competenties voor de medewerker. Learned heeft al ruim 100.000 ontwikkelgesprekken eenvoudiger en effectiever gemaakt.