Webinar: “Ontwerp je nieuwe HR Cyclus” Reserveer je plek.

Voorbeeld van een functioneringsgesprek formulier nieuwe stijl

Paul Kuijf

– 7 minuted leestijd
Remote Performance Management en Prestatiemanagement

Wat is een functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is een vast onderdeel van een traditionele gesprekscyclus die veelal nog meer bestaat uit een plan- en beoordelingsgesprek. Hierbij worden aan het begin van het jaar doelen opgesteld, halverwege het jaar geëvalueerd in een functioneringsgesprek en aan het einde van het jaar beoordeeld. Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen de manager en medewerker. Een goed functioneringsgesprek gaat in op de prestatie van de medewerker, zijn of haar ontwikkeling, werkplezier en bijvoorbeeld doorgroeimogelijkheden. Een belangrijk verschil t.o.v. het beoordelingsgesprek is dat het functioneringsgesprek ook ingaat op de toekomst en uitgaat van tweerichtingsverkeer. Met andere woorden: er wordt niet alleen geëvalueerd maar ook vooruitgekeken.

Het Nieuwe Beoordelen

In de afgelopen jaren stonden de kranten geregeld vol met teksten als: “Schaf het functioneringsgesprek af”. Veel organisaties zien een functioneringsgesprek als een moetje en van weinig toegevoegde waarde.

Enkele onderzoeksresultaten:

  • 90% van de HR managers geeft aan dat het functionerings- en beoordelingsgesprek geen kwalitatieve informatie bevat.
  • 95% van de managers geeft aan niet tevreden te zijn met de jaarlijkse gesprekscyclus.

Daarom kozen er in de afgelopen jaren diverse bedrijven voor om het gesprek helemaal af te schaffen. Veel van die bedrijven zijn daar inmiddels van teruggekomen. Waarom het afschaffen van het functioneringsgesprek een slecht idee is lees je in deze blog.

Een betere ontwikkeling is het kijken naar waarom het functioneringsgesprek niet het beoogde resultaat: “het beter laten functioneren van medewerkers”, behaald en het gesprek vervolgens te vernieuwen. Eén van de populaire methoden om de gesprekscyclus te vernieuwen is ‘Het Nieuwe Beoordelen’. Bij het nieuwe beoordelen zijn de manager en de medewerker doorlopend met elkaar in gesprek over doelen, ontwikkeling en carrière. Er wordt dus niet langer vastgehouden aan een plan-, functionerings- en beoordelingsgesprek. In plaats daarvan vindt er een continue dialoog plaats. Meer weten over het nieuwe beoordelen? Lees het in onze blog.

Vanuit Learned adviseren wij onze klanten ook om te streven naar een continue dialoog. Door als manager doorlopend met je medewerkers in gesprek te gaan zien wij dat medewerkers beter weten hoe zij kunnen bijdragen aan de organisatie en actiever aan de slag gaan met hun ontwikkeling. Echter, is de stap van een traditionele gesprekscyclus naar een continue dialoog voor veel bedrijven in de praktijk te groot.

Een eerste stap richting een continue dialoog kan zijn om het bestaande functioneringsgesprek te vernieuwen voor een functioneringsgesprek in de nieuwe stijl. De bestaande gesprekscyclus kan zo in stand worden gelaten en er kan eerst worden gefocust op het verbeteren van de bestaande contactmomenten.

Functioneringsgesprek formulier nieuwe stijl

Het functioneringsgesprek vernieuwen kan op verschillende wijzen. De verbeteringen die het meest worden toegepast beschrijven we hier.

360° feedback

Eén van de belangrijkste ontwikkelingen is het toevoegen van 360° feedback. Hierdoor ontstaat een volledig beeld waarmee de manager een meer onderbouwd en afgewogen evaluatie kan maken. Tevens ontstaan zo nieuwe inzichten voor zowel de medewerker als de manager.

360 graden feedback
In bovenstaand gespreksformulier in het Learned-platform zie je dat de mening van de medewerker, van zijn peers, van een externe reviewer en van de coach (manager) duidelijk zichtbaar zijn.

Vooruitkijken

Een tweede ontwikkeling is het toevoegen van vragen die gericht zijn op de toekomst. Evalueren is belangrijk. Echter, kan hier enkel nog lering uit worden getrokken. Door ook vragen toe te voegen gericht op de toekomst wordt het gesprek meer actiegericht. Deze manier van vraagstelling hebben wij verwerkt in het functioneringsgesprek formulier hieronder.

Gespreksonderwerpen

Als derde verbetermogelijkheid zien wij het uitbreiden van de gespreksonderwerpen. Hieronder een voorbeeldformulier voor een functioneringsgesprek nieuwe stijl. We hebben de 9 belangrijkste gespreksonderwerpen toegevoegd met enkele voorbeeldvragen. Wil je het volledige formulier en alle voorbeeldvragen? Download dan de gratis Eguide.

Betrokkenheid & Werk plezier
  • Hoe heb jij je werk de afgelopen periode ervaren?
  • Hoe vaak ga je gemiddeld met plezier naar je werk?
Evalueren Zakelijke doelen
  • In hoeverre heb je de gestelde doelen bereikt?
  • Waar ben je tegenaan gelopen?
  • Hoe had je dit kunnen voorkomen?
  • Waar ben je trots op?

 

Vooruit kijken Zakelijke doelen
  • Hoe kun jij in de komende periode bijdragen aan de team- en organisatiedoelen?
  • Hoe ga je deze doelen realiseren?
  • Van wie heb je welke ondersteuning nodig?
Evalueren Ontwikkel doelen
  • In hoeverre heb je het gestelde leerdoel(en) bereikt?
  • Waar ben je tegenaan gelopen (focus op je eigen gedrag en invloedssfeer)?
  • Hoe heb je ze opgelost?
  • Wat ging er goed, waar ben je trots op?
Fit met bedrijfscultuur
  • In hoeverre past je gedrag van de afgelopen periode bij onze bedrijfswaarden?
Ontwikkeling (Skills relevant voor je functie)
  • IWat zijn jouw talenten (skills) die je vaker had willen inzetten?
  • Welke talenten (skills) lagen verborgen?
  • Wat zijn je blind spots en ontwikkelpunten?
Carrière
  • Heb jij je al georiënteerd op een mogelijke interne vervolgstap?
  • Welke kennis en/of vaardigheden kun je verder ontwikkelen om op termijn in aanmerking te komen voor deze functie?
Vooruit kijken Ontwikkeling
  • Welke kennis/skills wil ik in de komende periode verder ontwikkelen?
  • Wat moet ik weten / welke kennis moet ik bijhouden om mijn werk goed te kunnen blijven doen?
  • Ondersteunende vragen zijn: Uit welke acties bestaan deze doelstellingen, Hoe ga je deze realiseren, Welke ondersteuning heb je hierbij nodig, Voor wanneer wil je deze doelen behalen?
Continue verbetering
  • Welke tips heb je voor mij als manager om onze samenwerking te verbeteren?
  • Welke ideeën heb jij om een product of dienst van de organisatie te verbeteren?
  • Wat kan jij doen om de organisatie en cultuur (nog) beter te maken?

Digitaliseer je functioneringsgesprek formulier nieuwe stijl

Het creëren van een functioneringsgesprek nieuwe stijl zonder technologische ondersteuning is vrijwel ondenkbaar. Software zorgt er immers voor dat je tijd bespaart op administratieve handelingen die je kunt investeren in het daadwerkelijk voeren van ‘Het Goede Gesprek’. Drie voorbeelden hoe het Learned-platform er voor zorgt dat je het functioneringsgesprek nieuwe stijl kunt voeren:

Evalueer & Plan doelen en bespreek voortgang

Focus op doelen

Met Learned houden medewerkers zicht op hun doelen. Voorkom dat doelen pas worden bekeken tijdens het functioneringsgesprek. Stimuleer medewerkers en managers om gedurende het jaar de focus te houden op doelen. De voortgang van de doelen dient als input voor het functioneringsgesprek.
Feedback op competenties, kernwaarden en skills met Learned

Maak ontwikkeling concreet

In het Learned-platform heb je de mogelijkheid om medewerkers 360° feedback uit te laten wisselen en te evalueren op basis van de competenties en skills relevant voor hun functieprofiel. Hiermee geven we medewerkers en managers inzicht in het ontwikkelpotentieel van de medewerker. Door de skill gap te koppelen aan de learning bibliotheek voeren managers en medewerkers een gericht gesprek over ontwikkeling.
Bespreek carriere ambities

Maak carrièreperspectief inzichtelijk

Managers worden loopbaancoaches met hulp van Learned. Met Learned kunnen managers en medewerkers echt in gesprek over het interne carrièreperspectief van de medewerker. Samen bekijken zij welke functies zouden passen bij het profiel van de medewerker en welke competenties en skills de medewerker nog kan ontwikkelen om in aanmerking te komen voor de functie.

Zelf aan de slag met het functioneringsgesprek nieuwe stijl?

Ben je benieuwd naar meer informatie over het functioneringsgesprek nieuwe stijl of een moderne gesprekscyclus? Download de gratis Eguide: Ontwerp een moderne gesprekscyclus in 7 stappen. Hierin bespreken we praktische tips over hoe jij een moderne performance- en gesprekscyclus kunt creëren met gesprekken waardoor medewerkers beter presteren en verder ontwikkelen.

Eguide
Ontwerp een moderne gesprekscyclus in 7 stappen
N
Implementeer 'Het Nieuwe Beoordelen' met handige templates
N
De 32 meest gestelde vragen in een 'Functioneringsgesprek nieuwe stijl'
Eguide Ontwerp een Moderne Gesprekscyclus


    Download je Eguide


    Met het aanvragen van een Eguide ga je akkoord met onze Privacy Statement

    Eguide

    Ontwerp een moderne gesprekscyclus

    Op zoek naar inspiratie over het vernieuwen van je HR-cyclus of meer informatie over Het Nieuwe Beoordelen? Het staat allemaal in de Eguide, inclusief best practices van andere organisaties. Download hem hier.

    Learned-eguide-ontwerp-hr-cyclus-2000
    Learned-Eguide-Ontwerp-HR-Gesprekscyclus

    Ieder type gesprek. Eenvoudiger. Effectiever.

    Gebruik Learned om in minder tijd betere ontwikkel- en evaluatiegesprekken te faciliteren!

    Video Demo Plan Demo

    360° Feedback & Gesprekken
    Organiseer gespreksrondes
    Skills & Competenties
    Maak ontwikkeling concreet
    Carriere & Ambities
    Maak carrièrepaden inzichtelijk
    Analytics & Reporting
    Maak data gedreven beslissingen
    Templates
    Maak krachtige templates
    Learned integraties
    Doelen & OKRs
    Align je team
    Learned integraties
    1:1 Gesprekken
    Voer productieve 1:1’s
    Learned integraties
    Integraties
    Voorkom dubbel werk

    Ieder type gesprek. Eenvoudiger. Effectiever.

    Gebruik Learned om in minder tijd betere ontwikkel- en evaluatiegesprekken te faciliteren!

    Video Demo Plan Demo

    Eguides
    Blijf jezelf ontwikkelen
    Learned webinar
    Webinar
    Ontwerp een moderne HR cyclus
    Templates
    Download gesprekstemplates
    Klantcases
    Leer van onze klanten
    Blog
    Blijf up-to-date
    ROI Calculator
    Bereken je rendement
    About us
    Lees over onze visie