Beoordelingsgesprek: tips en stappenplan

Help, het einde van het jaar komt eraan?! Het beoordelingsgesprek is het uitgelezen moment om feedback te geven aan de medewerker en om te focussen op ontwikkelpunten voor het aankomende jaar. Maar hoe voorkom je dat dit een ‘veroordelingsgesprek’ wordt in plaats van een beoordelingsgesprek? En wat heeft het nieuwe beoordelen hiermee te maken?

Wat is het beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is een periodiek gesprek tussen een werknemer en zijn of haar leidinggevende om de prestaties en ontwikkeling van de werknemer te bespreken. Het doel van het gesprek is om feedback te geven over de behaalde resultaten, sterke punten te benadrukken en mogelijkheden tot verbetering te identificeren. Tijdens het beoordelingsgesprek kunnen doelstellingen worden vastgesteld voor de komende periode en kunnen ontwikkelingsmogelijkheden worden besproken. Het is een gelegenheid voor zowel de werknemer als de leidinggevende om inzicht te krijgen in de voortgang en om eventuele zorgen of verwachtingen te uiten. Een effectief beoordelingsgesprek draagt bij aan de motivatie en groei van de werknemer.

Belangrijke stappen voor een effectief gesprek

Om zo effectief mogelijk aan de slag te gaan met het organiseren van beoordelingsgesprekken binnen jouw organisatie moet je rekening houden met het volgende: 

1. Voorbereiden beoordelingsgesprek

Zorg ervoor dat zowel de leidinggevende als de werknemer voldoende tijd hebben gehad om zich voor te bereiden op het gesprek. Verzamel relevante informatie, zoals prestatiegegevens en feedback, en maak een agenda met onderwerpen die besproken moeten worden. Download hier ons gratis beoordelingsgesprek template met voorbeeldvragen, best practices en oplossingen voor de meest voorkomende uitdagingen. 

2. Open communicatie

Creëer een open en eerlijke communicatieomgeving waarin beide partijen vrij kunnen spreken. Moedig de werknemer aan om zijn of haar mening en ideeën te delen, en wees als leidinggevende bereid om naar feedback te luisteren.

3. Specifieke feedback

Geef specifieke en constructieve feedback over de prestaties van de werknemer. Benadruk zowel sterke punten als gebieden die verbetering behoeven. Geef concrete voorbeelden om de feedback te ondersteunen en geef suggesties voor groei en ontwikkeling.

4. Doelgericht

Bespreek duidelijke doelstellingen en verwachtingen voor de toekomst. Stel samen met de werknemer haalbare doelen op die gericht zijn op groei en ontwikkeling. Maak afspraken over eventuele ondersteuning die nodig is om deze doelen te bereiken.

5. Follow-up

Zorg voor een follow-up na het beoordelingsgesprek. Dit kan bestaan uit regelmatige check-ins om de voortgang te bespreken, coaching en begeleiding, of verdere ontwikkelingsmogelijkheden. Blijf in contact met de werknemer om te zorgen voor voortdurende betrokkenheid en ondersteuning. In het Learned platform is deze follow-up eenvoudig bij te houden. Probeer Learned nu 14 dagen gratis uit.

Het verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek

Omdat het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek erg op elkaar kunnen lijken, kan het lastig zijn het onderscheid te zien. Een beoordelingsgesprek is gericht op het beoordelen van de prestaties van een werknemer over een specifieke periode. Het doel is om een formele beoordeling te geven en beloningen of ontwikkelingsmogelijkheden te bepalen. Een functioneringsgesprek daarentegen richt zich meer op het bespreken van de algehele functionering van de werknemer. Het is meer een tweerichtingsgesprek waarin zowel de werknemer als de leidinggevende input geven en samenwerken aan de groei en verbetering van de werknemer.

Lees voor meer verschillen ons blog: ‘Het verschil tussen het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek’.

Wat zijn de nadelen van de traditionele versie van het beoordelingsgesprek?

In de afgelopen jaren stonden kranten en nieuwspagina’s regelmatig vol met teksten zoals “Schaf het beoordelingsgesprek af” en “het functioneringsgesprek functioneert niet”. Ook veel bedrijven hadden het beoordelingsgesprek afgeschaft. Waarom? Voor zowel de medewerkers als voor de managers waren er talloze nadelen.

Het beoordelingsgesprek bij medewerkers:

• • Wordt gezien als verplicht;
  • draait enkel om financiële beloning;
  • wordt als oneerlijk ervaren. Medewerkers hebben het gevoel dat de manier van totstandkoming niet eerlijk is en dat dit maar voor een klein deel te herleiden is naar de daadwerkelijke prestatie. Dat blijkt uit onderzoek van Killian Wawoe (VU, 2017);
  • geeft geen aandacht aan talenten. Een artikel van HR-praktijk (2018) laat zien dat slechts 15% van de medewerkers vindt dat het gesprek aansluit op hun vaardigheden;
  • 66% van de medewerkers geeft aan de traditionele gesprekscyclus hun productiviteit verlaagt (CEB, 2015);
  • leidt niet tot hogere prestaties, motivatie en werkplezier;
  • focust zich op fouten.

Het beoordelingsgesprek bij de managers:

• • • 90% van de HR-managers geeft aan dat het functionerings- en beoordelingsgesprek geen kwalitatieve informatie bevat (CEB, 2015);
    • 95% van de managers geeft aan niet tevreden te zijn met de jaarlijkse gesprekscyclus (CEB, 2015). Door de snel veranderende markt kan het moeilijk zijn om jaardoelen op te stellen. Door de frequentie van de gesprekken te verhogen, kunnen er makkelijk doelen gesteld worden voor een kortere periode en kan er eerder resultaat behaald worden. Dit is ook te zien in de trend van de agile* methode waar veel bedrijven nu mee werken. Het is belangrijk om de ontwikkeling van de organisatie en werknemer in de gaten te houden, want 85% van de bedrijven verwacht binnen 3 jaar een skills tekort te hebben (WEF, 2020);
    • de jaarlijkse gesprekscyclus kost gemiddeld 210 uur per jaar (CEB, 2015);
    • zorgt voor een beschadigde werkrelatie.

*Agile = wendbaar en flexibel organiseren. De organisatie is ervan bewust dat omstandigheden snel veranderen.

Doordat werknemers in veel gevallen werden afgebrand in het beoordelingsgesprek werd dit ook wel het ‘veroordelingsgesprek’ genoemd. Er werden met name gemaakte fouten van de werknemer benoemd. Dit heeft vaak ook te maken met het salarisplafond van het bedrijf. Bedrijven kunnen niet altijd een ‘goed’ geven aan iedere werknemer, omdat de beoordeling gelijk staat aan een salarisverhoging die niet altijd beschikbaar is. De eventuele salarisverhoging is in dit geval gekoppeld aan de gegeven beoordeling.

14% lagere kwaliteit van de gesprekken, omdat de structuur verdwijnt

Waarom je juist niet moet stoppen met het beoordelingsgesprek

Over de afgelopen jaren is er veel discussie rond het thema ‘stoppen met beoordelingsgesprekken’. Wij vinden juist dat organisatie hier niet mee zouden moeten stoppen. Beoordelingsgesprekken zijn essentieel omdat ze feedback en ontwikkeling mogelijk maken, helpen bij prestatiebeheer, communicatie en betrokkenheid bevorderen, en juridische en ethische aspecten ondersteunen. Ze bieden een gestructureerde gelegenheid voor leidinggevenden om feedback te geven, prestaties te beoordelen en doelen te stellen. Dit stimuleert de groei van werknemers en draagt bij aan persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Bovendien dienen beoordelingsgesprekken als basis voor beslissingen over beloningen en loopbaantrajecten. Ze bevorderen open communicatie en betrokkenheid, terwijl ze ook een gedocumenteerde geschiedenis van prestaties bieden voor juridische en ethische overwegingen. Kortom, genoeg redenen om dit gesprek op de juiste wijze onderdeel te maken van jullie gesprekscyclus.

Het volledig afschaffen van het beoordelingsgesprek had namelijk de volgende gevolgen:

• • • 14% lagere kwaliteit van de gesprekken, omdat de structuur verdwijnt. Veel managers zijn gebaat bij deze structuur, omdat zij vaak weinig people skills hebben (Gartner, 2018);
    • de noodzaak verdwijnt, omdat er minder of helemaal geen gesprekken meer gevoerd worden. Zodra de verantwoordelijkheid bij de medewerkers komt te liggen, wordt de gesprekscyclus fragiel. Introverte medewerkers en starters zullen hoogstwaarschijnlijk geen initiatief tonen in het voeren van gesprekken en dat terwijl ontwikkeling super belangrijk is;
    • 10% lagere productiviteit als resultaat van een minder en lagere kwaliteit (Gartner, 2018).

Er waren ook experts die destijds vertelden dat het beoordelingsgesprek in een nieuw jasje gegoten moest worden. Het gesprek dus niet afschaffen, maar vernieuwen. “De wijze waarop de beoordeling tot stand komt binnen de performance management cyclus kan een stevige opfrisbeurt gebruiken,” schrijft bedrijfseconoom Jacco van den Berg in zijn boek ‘Het Nieuwe Beoordelen’ (2017).

Voorbereiden met een gratis voorbeeldformulier

Wil je het beoordelingsgesprek nieuw leven inblazen? Of heb je inspiratie nodig voor een vernieuwd gespreksformulier gericht op ontwikkeling? Wij schreven het voorbeeldformulier ‘Beoordelingsgesprek’ met de best practices en voorbeeldvragen die je kunt gebruiken om het beoordelingsgesprek voor te bereiden. Zo ondersteun je niet alleen de managers in een kwalitatief goed beoordelingsgesprek, maar ook de groei van de medewerkers.

Het formulier bevat:

• 10+ voorbeelden van vragen in het beoordelingsgesprek nieuwe stijl;
• 6 belangrijkste gespreksonderwerpen die (bijna) altijd worden vergeten;
• best practices voor het evalueren op doelen, skills en competenties.

Geef een moderne draai aan beoordelingsgesprekken met Learned

Met de wetenschappelijk onderbouwde gesprekstemplates van Learned organiseer je in no-time een beoordelingsgesprek waar je werknemers wel op zitten te wachten. Blik terug op de afgelopen periode, geef je werknemer écht de ruimte om input te leveren en stel nieuwe doelen op voor de komende tijd.

Advies van Learned

Bespreek beoordeling en beloning niet in hetzelfde gesprek:
Een specifiek salarisgesprek kun je bijvoorbeeld apart inplannen aan het begin van het kalenderjaar in Learned of in de maand voordat het contract van de medewerker wordt verlengd. (Let op: dit is niet altijd mogelijk als je te maken hebt met een CAO.) Door een eventuele salarisverhoging niet te bespreken in het beoordelingsgesprek maakt dit de weg vrij om dieper op de prestatie en ontwikkeling te gaan van de medewerker. Het is effectiever en duurzamer om in het gesprek meer te focussen op ontwikkeling van de medewerker.

Koppel beloning niet enkel aan de beoordeling van het afgelopen kwartaal:
Kijk naar het hele jaar en ken een weging toe aan de ontwikkeling die de medewerker heeft doorgemaakt. Het geeft organisaties de mogelijkheid om salarisverhoging te koppelen aan groeipotentieel van de medewerker in plaats van enkel de prestaties. In het begin van de carrière van de medewerker is de ontwikkelcurve namelijk vaak steiler dan aan het einde van een carrière. Houd daarnaast rekening met factoren zoals leeftijd en de arbeidsmarkt.

Learned helpt je de uitkomsten van je MTO’s te interpreteren en prioriteiten te stellen bij het verbeteren van de betrokkenheid door je inzicht te geven in je score t.o.v. vergelijkbare organisaties (Benchmarken). 

In dit voorbeeld zie je dat voor deze organisatie het thema “Leiderschap” laag scoort en dat de benchmark veel hoger ligt. Duidelijk iets om te verbeteren. Aan de andere kant zie je ook dat het thema “compensatie” relatief laag scoort. Hiervan is alleen ook de benchmark lager. Zodoende, hoeft hier minder prioriteit aan gegeven te worden. Probeer Learned nu 14 dagen gratis en start direct met het doen van objectieve en continue evaluaties.