Terug

BILA: De best practices voor het voorbereiden en voeren van een effectieve meeting

door Danique Geskus | nov 8, 2023

Een bilateraal overleg (BILA) binnen een bedrijf is directe communicatie tussen een medewerker en manager om informatie uit te wisselen, prestaties te bespreken en doelen te stellen. Het bevordert openheid, feedback en samenwerking. Alternatieve termen zijn tweezijdig overleg, persoonlijk overleg of 1-1-gesprek. Best practices omvatten voorbereiding, regelmatige planning, open communicatie, doelgerichtheid, luisteren en feedback geven, documentatie en follow-up. Voor een goede voorbereiding identificeer je doelen en onderwerpen, verzamel je relevante informatie, organiseer je je gedachten, anticipeer je op vragen, stel je specifieke doelen en actiepunten op, plan je de timing en duur van het overleg, en documenteer je relevante informatie. Meer weten? Lees dan verder. Ga je liever gelijk aan de slag? Download dan meteen onze gratis template voor het 1 op 1 gesprek. 

 

Wat is een BILA gesprek?

Een bilateraal overleg binnen een bedrijf is een directe communicatie tussen een medewerker en zijn/haar manager. Het biedt een gelegenheid voor de medewerker en de manager om informatie uit te wisselen, prestaties te bespreken en samen doelen te stellen. Tijdens dit overleg kunnen werkgerelateerde zaken worden besproken, zoals projectvoortgang, prestatiebeoordeling, carrièredoelen en eventuele zorgen of uitdagingen. Het doel van dit overleg is om openheid en begrip te bevorderen, feedback te geven en te ontvangen, en de samenwerking te versterken. Het biedt de medewerker en de manager een gelegenheid om af te stemmen, doelen bij te stellen en gezamenlijk te werken aan succes binnen de organisatie.

 

Wat zijn andere benamingen en voorbeelden van BILA’s?

In de praktijk zien we dat verschillende organisaties vaak andere benamingen en afkortingen hanteren voor dit type overleg. De specifieke term die wordt gebruikt kan variëren afhankelijk van de branche of de context waarin het overleg plaatsvindt. Dit zijn enkele voorbeelden die we vaak zien:

  • Tweezijdig overleg
  • Direct overleg
  • Persoonlijk overleg
  • Eén-op-één-gesprek
  • 1-1 meeting
  • Check-in
  • Individueel overleg
  • Bilaterale vergadering

 

Wat zijn best practices voor het voeren van een BILA gesprek?

Het organiseren van dit soort gesprekken kost natuurlijk flink wat tijd. Daarom geven we je graag een checklist mee om BILA’s succesvol in te zetten. 

1. Voorbereiding

Zowel de medewerker als de manager moeten zich voorafgaand aan het overleg goed voorbereiden. Maak een lijst van de belangrijkste punten, doelen of zorgen die besproken moeten worden, zodat het overleg gericht en productief kan verlopen.

 

2. Regelmatige planning

Plan regelmatig terugkerende BILA’s in, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, om continuïteit en communicatie te waarborgen. Zorg ervoor dat beide partijen zich bewust zijn van de geplande data en tijd en stel indien nodig herinneringen in.

 

3. Open communicatie

Zorg ervoor dat er een sfeer van openheid en vertrouwen is tijdens het overleg. Moedig beide partijen aan om vrijelijk hun gedachten, zorgen, successen en uitdagingen te delen. Dit bevordert een constructieve dialoog en helpt bij het identificeren van mogelijke oplossingen.

 

4. Doelgerichtheid

Houd de focus tijdens het overleg op de gestelde doelen. Identificeer samen concrete actiepunten en maak afspraken om deze te bereiken. Stel realistische doelen die meetbaar en haalbaar zijn, en evalueer de voortgang tijdens toekomstige BILA’s.

 

5. Luisteren en feedback geven

Zorg ervoor dat beide partijen actief luisteren naar elkaar en oprechte feedback geven. Dit helpt bij het begrijpen van elkaars perspectieven en het vinden van gemeenschappelijke grond. Constructieve feedback kan leiden tot groei en ontwikkeling voor de medewerker.

 

6. Documentatie

Zorg voor een verslag of notities van elk BILA-overleg. Dit kan helpen om belangrijke punten, afspraken en doelen bij te houden. Documentatie biedt een referentiepunt voor toekomstige discussies en dient als geheugensteun voor de gemaakte afspraken.

 

7. Follow-up

Na het overleg is het belangrijk om eventuele vervolgstappen te volgen. Houd elkaar verantwoordelijk voor de genomen acties en evalueer de voortgang tijdens toekomstige BILA’s. Het is ook nuttig om eventuele wijzigingen of updates te bespreken die van invloed kunnen zijn op de eerder gemaakte afspraken.

 

Hoe bereid je een BILA gesprek voor?

Een goede voorbereiding is dus belangrijk. Maar hoe pak je dat nou het beste aan? Wij geven je alvast wat handige tips.

1. Identificeer doelen en onderwerpen

Bepaal duidelijk de doelen en onderwerpen die je tijdens het overleg wilt bespreken. Denk na over wat je wilt bereiken en welke specifieke kwesties je wilt bespreken, zoals projectvoortgang, prestaties, ontwikkelingsbehoeften of andere relevante zaken.

 

2. Verzamel relevante informatie

Verzamel alle benodigde informatie die nodig is voor het overleg. Dit kan rapporten, statistieken, projectupdates, feedback van collega’s of andere relevante documenten omvatten. Zorg ervoor dat je de informatie goed begrijpt en klaar hebt voor het overleg.

Learned performance-app UI, performance review

Learned faciliteert objectieve evaluaties. Door meerdere meetmomenten per jaar te creëren op basis van verschillende thema’s – bijvoorbeeld: de fit met je cultuur en het behalen van de doelen, krijg je objectief inzicht in je low- en high performers. Probeer Learned nu 14 dagen gratis uit en voer BILA’s uit die aansluiten bij de prestaties van jouw werknemers.

Toelichting: In iedere evaluatie wordt inzichtelijk hoe de medewerker scoort op de verschillende thema’s. 

 

3. Organiseer je gedachten

Neem de tijd om je gedachten te ordenen en maak aantekeningen over de belangrijkste punten die je wilt bespreken. Hierdoor kun je je gedachten helder formuleren en voorkom je dat je belangrijke zaken vergeet tijdens het overleg.

 

4. Anticipeer op vragen en mogelijke reacties

Probeer je in te beelden welke vragen, zorgen of reacties je manager kan hebben. Bereid je voor op mogelijke scenario’s en bedenk hoe je het beste kunt reageren. Dit helpt je om zelfverzekerd en goed voorbereid het overleg in te gaan.

 

5. Stel specifieke doelen en actiepunten op

Formuleer specifieke doelen die je wilt bereiken tijdens het overleg. Dit kunnen bijvoorbeeld het oplossen van een probleem, het stellen van ontwikkelingsdoelen of het bespreken van nieuwe projecten zijn. Bepaal ook mogelijke actiepunten die na het overleg moeten worden ondernomen.

 

6. Plan de timing en duur van het overleg

Stem de timing en duur van het overleg af met je manager. Zorg ervoor dat er voldoende tijd is om alle belangrijke onderwerpen te bespreken zonder te gehaast te zijn. Respecteer elkaars agenda’s en zorg voor een geschikte omgeving voor het overleg.

 

7. Documenteer relevante informatie

Als er specifieke documenten, rapporten of andere informatie is die je wilt delen tijdens het overleg, zorg er dan voor dat deze georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn. Maak eventueel een samenvatting of overzicht van de belangrijkste punten om te delen.

 

Door deze stappen te volgen, kun je jezelf goed voorbereiden op een bilateraal overleg en ervoor zorgen dat je de gewenste resultaten behaalt. Een goede voorbereiding helpt je om zelfverzekerd en gefocust het overleg in te gaan en effectieve communicatie met je manager te bevorderen.

 

Voer effectieve terugkerende BILA’s met Learned

Met het Learned-platform kun je in enkele klikken een terugkerende BILA inplannen. We geven deze mogelijkheid aan zowel de manager als de medewerker. Stel een lijst met gespreksonderwerpen op, houd gespreksnoities bij en voeg na elk gesprek je next steps toe. Met onze krachtige agendakoppelingen weet je ook nog eens zeker dat al je meetings netjes met je agenda worden gesynchroniseerd. Wil je Learned 14 dagen gratis uitproberen? Maak dan gelijk een gratis proefaccount aan.

Gratis downloads

Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties

Additional Resource

All resources >

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen