In de dynamische wereld van Human Resources (HR) is het van vitaal belang voor HR-professionals om de juiste tools en metingen te hebben om succes te bepalen, processen te verbeteren en waarde toe te voegen aan zowel de organisatie als haar medewerkers. Key Performance Indicators (KPI’s) vervullen deze cruciale rol als meetbare en kwantificeerbare prestatie-indicatoren.
In dit uitgebreide blog duiken we diep in de wereld van KPI’s voor HR-professionals, waarbij we de essentie van KPI’s uitleggen, de redenen waarom ze van vitaal belang zijn voor HR-professionals, tal van voorbeelden van relevante KPI’s verkennen en hoe deze KPI’s HR-teams kunnen helpen om hun doelen te bereiken.
Breng je HR-cyclus naar een hoger niveau! Met onze gratis e-guide kun je zelf een moderne HR-cyclus ontwerpen. Download hem hier en ga gelijk aan de slag!
Wat zijn KPI’s?
KPI’s, zijn meetbare en kwantificeerbare statistieken die worden ingezet om de voortgang en het succes van organisaties of specifieke activiteiten te evalueren. In de HR-context richten KPI’s zich op het beoordelen en verbeteren van HR-gerelateerde processen en resultaten. Ze bieden objectieve maatstaven om te bepalen hoe effectief HR-activiteiten zijn en fungeren als een kompas voor datagestuurde besluitvorming.
KPI’s kunnen verschillende HR-gebieden bestrijken, zoals werving en selectie, talentontwikkeling, prestatiebeheer, retentiebeleid, diversiteit initiatieven en nog veel meer. Deze indicatoren helpen HR-professionals om te meten wat goed gaat, waar verbetering nodig is en hoe ze effectiever kunnen bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
Waarom zijn ze belangrijk?
- Objectieve Metingen: KPI’s bieden objectieve meetwaarden voor HR-processen en prestaties. Ze stellen HR-professionals in staat om de impact van hun inspanningen nauwkeurig vast te stellen en te beoordelen of ze voldoen aan vooraf gestelde doelen en normen. Hierdoor kunnen HR-teams zich richten op feitelijke prestaties in plaats van subjectieve beoordelingen.
- Data-geïnformeerde Besluitvorming: Het verzamelen en analyseren van gegevens via KPI’s stelt HR-teams in staat om beslissingen te nemen op basis van feitelijke informatie. Dit verbetert de efficiëntie en effectiviteit van HR-activiteiten, van werving en onboarding tot talentontwikkeling en prestatiebeheer.
- Continue Verbetering: KPI’s helpen HR-teams om gebieden te identificeren waar prestaties kunnen worden verbeterd. Door het meten van resultaten en het identificeren van zwakke punten, kunnen HR-professionals processen optimaliseren en zich voortdurend aanpassen aan veranderende behoeften en marktomstandigheden.
- Doelgericht Werken: KPI’s stellen HR-professionals in staat om specifieke doelen en prioriteiten te stellen. Ze dienen als meetbare benchmarks die richting geven aan HR-initiatieven en strategieën om organisatiedoelstellingen te ondersteunen.
- Meetbare Resultaten: Het gebruik van KPI’s maakt het mogelijk om de resultaten van HR-activiteiten te meten en te rapporteren aan senior management en belanghebbenden. Dit bevordert transparantie en verantwoording binnen de organisatie.
Prestatie indicatoren KPI’s
Laten we nu dieper ingaan op specifieke voorbeelden van prestatie indicatoren die HR-professionals vaak gebruiken om hun prestaties te meten en KPI’s van te maken.
- Time-to-fill (TTF)
TTF meet de tijd die nodig is om een openstaande vacature te vervullen, vanaf het moment dat de vacature wordt opengesteld tot het moment waarop een kandidaat wordt aangenomen. Een kortere TTF kan wijzen op efficiënte wervingsprocessen en een snellere integratie van nieuwe medewerkers.
- Employee turnover rate
Deze KPI berekent het percentage medewerkers dat het bedrijf heeft verlaten gedurende een bepaalde periode. Een lage omloop kan duiden op sterk retentiebeleid en tevredenheid onder medewerkers.
- Employee engagement score
Deze KPI meet de betrokkenheid van medewerkers en kan worden vastgesteld door middel van enquêtes en feedback. Een hogere betrokkenheid is vaak gekoppeld aan hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid.
- Training effectiveness ratio
Deze KPI evalueert de effectiviteit van trainingsprogramma’s door prestaties en gedrag van medewerkers voor en na de training te vergelijken. Een stijging in deze ratio kan wijzen op succesvolle opleidingsinitiatieven.
- HR expenses per employee
Deze KPI berekent hoeveel de organisatie gemiddeld uitgeeft aan HR-gerelateerde kosten per medewerker. Dit helpt bij kostenbeheer en budgetplanning.
- Performance appraisal completion rate
Deze KPI meet hoeveel medewerkers hun prestatiebeoordelingen hebben voltooid binnen de gestelde termijn. Een hoge voltooiingsgraad kan wijzen op effectieve communicatie tussen medewerkers en managers.
- Diversity and inclusion index
Deze index meet de mate van diversiteit en inclusie binnen de organisatie, vaak op basis van criteria zoals geslacht, etniciteit en leeftijd. Het benadrukt de inspanningen om een diverse en inclusieve werkomgeving te bevorderen.
- Cost per hire
Cost per Hire berekent de gemiddelde kosten die gekoppeld zijn aan het aannemen van een nieuwe medewerker, inclusief wervingskosten, advertentiekosten en onboardingkosten. Het helpt organisaties om de efficiëntie van hun wervingsproces te evalueren en kosten te beheersen.
Voorbeelden opstellen SMART KPI’s
Om succesvol KPI’s te gebruiken, is het essentieel om KPI’s op te stellen die helder, meetbaar en relevant zijn voor jouw organisatie. Het SMART-acroniem (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) biedt een handig raamwerk om KPI’s te formuleren die daadwerkelijk impact hebben. Laten we de stappen voor het opstellen van een effectieve KPI verkennen, met behulp van een voorbeeld-KPI.
1. Specifiek:
Een KPI moet duidelijk en specifiek zijn, zodat er geen ruimte is voor interpretatie. Stel jezelf de vraag: ”Wat willen we meten en waarom?”
Voorbeeld KPI: Verhoging van het aantal nieuwe medewerkers dat binnen 30 dagen na indiensttreding een volledige onboarding heeft afgerond.
2. Meetbaar
Een KPI moet meetbaar zijn, wat betekent dat je concrete criteria en een meetmethode moet hebben om jouw voortgang te evalueren
Voorbeeld KPI: Verhoog het percentage nieuwe medewerkers dat binnen 30 dagen na indiensttreding de onboarding afrondt van 70% naar 90%.
3. Acceptabel
Een KPI moet aanvaardbaar zijn voor alle belanghebbenden, en er moet overeenstemming zijn over de relevantie en haalbaarheid ervan.
Voorbeeld-KPI: Overleg met HR-teams en managers om te zorgen voor consensus over de waarde van deze KPI voor de organisatie.
4. Realistisch
Een KPI moet haalbaar zijn, gebaseerd op de beschikbare middelen en de huidige situatie van de organisatie.
Voorbeeld-KPI: Evalueer of de huidige onboarding-processen voldoende middelen en ondersteuning hebben om de gewenste stijging te bereiken.
5. Tijdsgebonden
Een KPI moet een duidelijke tijdslimiet hebben om de voortgang te meten en te beheren. Dit helpt om focus te behouden en de inspanningen op schema te houden.
Voorbeeld-KPI: Verhoog het percentage nieuwe medewerkers dat binnen 30 dagen na indiensttreding de onboarding afrondt binnen het komende jaar.
Door het SMART-framework te volgen, kunnen HR-professionals KPI’s ontwikkelen die niet alleen duidelijk en meetbaar zijn, maar ook gericht op concrete doelen en tijdgebonden resultaten. Dit maakt het mogelijk om prestaties op een effectieve en efficiënte manier te meten en te verbeteren, terwijl het dient als een kompas om HR-activiteiten in lijn te houden met organisatiedoelstellingen.
Optimaliseer je KPI-beheer met Learned
Learned biedt een krachtig platform voor HR-professionals om te sturen op verschillende KPI’s. Deze KPI’s vormen een integraal onderdeel van bijvoorbeeld prestatiebeoordelingen en het meten van betrokkenheid. Met geavanceerde rapportages kunnen HR-teams KPI-gerichte besluitvorming verbeteren en proactief reageren op veranderingen. Bovendien maakt de integratie van 360° feedback het mogelijk om een holistisch beeld te krijgen van prestaties en KPI-resultaten in de context van medewerkersevaluaties. Probeer Learned nu 14 dagen gratis!
