In deze 4 stappen vervang je het beoordelingsgesprek met een moderne HR gesprekscyclus

— 5 minuten leestijd

Het voeren van een beoordelingsgesprek blijkt voor veel organisaties, en daarmee voor nog veel meer medewerkers, elk jaar weer een gedoe. Je leest al jaren in diverse media dat zowel de leidinggevenden als de medewerkers er niet meer op zitten te wachten en dat het tijd is voor een alternatief. Toch blijft actie vaak uit en is het een jaar later weer hetzelfde verhaal. Wegen alle nadelen van het jaarlijkse beoordelingsgesprek dan toch niet op tegen de voordelen van ‘gemak’ en ‘gewenning’? Bij Learned vinden we van niet. Met deze blog hopen we jou dan ook te overtuigen van een moderne werkwijze die eenvoudig te implementeren is en waar je personeel wél op zit te wachten.

Stoppen met het beoordelingsgesprek

In onze vorige blog stonden we uitgebreid stil bij de belangrijkste redenen om af te stappen van een beoordelingsgesprek. Hierbij de key takeaways:

1. Het beoordelingsgesprek wordt gezien als financiële jaarcyclus
Binnen deze methodiek worden er aan het begin van het jaar doelen gesteld waar de medewerker aan het einde van het jaar op wordt afgerekend. De focus ligt op het resultaat in plaats van op de werkzaamheden die tot het resultaat hebben geleid.

2. Het beoordelingsgesprek is vaak enkel top down gericht
Bij het vormen van de beoordeling wordt nog te vaak uitgegaan van het oordeel van enkel de leidinggevende. De medewerker heeft onvoldoende de mogelijkheid om zichzelf te beoordelen, of om directe collega’s om peer feedback te vragen.

3. Het beoordelingsgesprek biedt onvoldoende ruimte voor personalisatie
Veel organisaties maken nog gebruiken van uniforme en niet-digitale vragenlijsten bij het beoordelen van medewerkers. Er wordt onvoldoende gekeken naar de vaardigheden, talenten en ambities.

De traditionele HR gesprekscyclus

Het beoordelingsgesprek is bij veel organisatie een belangrijk onderdeel van hun traditionele HR gesprekscyclus. Deze term zie je in veel vakliteratuur voorbij komen en komt in de basis neer op de volgende serie aan gesprekken:

Planningsgesprek: Je begint het jaar met het doorvertalen van de doelstellingen van de organisatie naar divisies, afdelingen, teams en vervolgens naar de medewerker middels het voeren van een planningsgesprek.

Functioneringsgesprek: In een daaropvolgend functioneringsgesprek wordt de voortgang en de mate van realisatie van de geformuleerde doelstellingen besproken.

Beoordelingsgesprek: Aan het einde van het jaar worden de prestaties getoetst en wordt er gekeken of en in welke mate de doelstellingen zijn gerealiseerd. De resultaten worden vaak tussen de medewerker en de manager in een beoordelingsgesprek besproken.

Samengevat valt de HR gesprekscyclus uiteen in 3 verschillende soorten gesprekken, waarbinnen slechts 1 tot 2 beoordelingsmomenten plaatsvinden.

Het implementeren van een moderne HR gesprekscyclus in 4 stappen

Bij Learned overkomen we deze problemen middels het vernieuwen van de traditionele HR gesprekscyclus. Hierin sturen we op het voeren van periodieke digitale performance reviews in plaats van een jaarlijks, of een halfjaarlijks beoordelingsmoment. Deze reviews zijn periodieke beoordelingsmomenten die werken op basis van de volgende uitgangspunten:.

1. Je kunt verschillende soorten performance reviews flexibel inrichten. De input van de review is een evaluatieformulier dat je zelf kunt opstellen en aan de hand van verschillende soorten vragen bepaalde KPI’s kunt meten binnen het Learned-platform. In de basis sturen we bij Learned op het voeren van de volgende reviews:

– Performance review: Meet de KPI ‘Prestaties’ en bekijkt de mate waarop een medewerker zijn/haar doelen heeft behaald en of dit onder of boven verwachting is.
– Skill review: Meet de KPI ‘Skill coverage’ en bekijkt of de benodigde skills op het juiste niveau aanwezig zijn bij de medewerkers.

2. Je kunt reviews inrichten als 90°, 180° of 360°. Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke beoordeling. Bij de verschillende type reviews kun je direct in het evaluatieformulier instellen met welke methodiek van 360° feedback je wilt werken. Bij Learned raden we aan om zoveel mogelijk te werken met 360° reviews. Door je te beperken tot het oordeel van de manager of van HR mis je waardevolle inzichten van de medewerker zelf, of die van de directe collega’s. Uiteindelijk kan de manager of HR deze inzichten gebruiken om tot een gefundeerde eindbeoordeling te komen.

3. Je kunt zelf de frequentie per type review bepalen. Bijvoorbeeld:

– Performance review: 4 keer per jaar om elk kwartaal stil te staan bij de doelen en prestaties. In de laatste review van het jaar blik je terug op de voorgaande performance reviews en hanteer je een formeel beloningselement.
– Skill review: 1 keer per jaar om skill gaps in kaart te brengen en om te kijken in hoeverre je Learning & Development inspanningen bijdragen aan het overbruggen van de skill gaps.

4. Personaliseer de reviews met custom vragen. Voeg zelf te bepalen custom vragen toe aan je evaluatieformulier om relevante en gepersonaliseerde vragenlijsten te maken voor medewerkers, teams of bijvoorbeeld functiegroepen. Je kunt met deze vragen de verschillende KPI’s meten en je bent zelf in de lead van het bepalen van beoordelingsschalen. Zodoende kun je elk type evaluatieformulier doorvertalen in Learned.

Download de gratis Eguide: Vernieuw performance management

Leer hoe je:

N

Een moderne HR-cyclus implementeert

N

Het 'Nieuwe Beoordelen' toepast

N

Het 'Goede Gesprek' voert met handige templates

Manage remote teams

Wil je alles leren over het vernieuwen van je HR gesprekscyclus? Download hier onze gratis Eguide voor best practices en voorbeelden van gesprekstemplates voor jouw volgende performance review.

Aan de slag met jouw HR gesprekscyclus

Mocht jij nu nog in de situatie zitten waarin je 1x per jaar een beoordelingsgesprek voert en je wilt overstappen naar periodieke performance reviews. Geen zorgen, je hoeft niet alles in 1x te doen. Begin klein met bijvoorbeeld het invoeren van een beoordeling op basis van 360° feedback. Je zult zien dat dit tot nieuwe inzichten leidt die je misschien meteen helpen om je doelen voor 2021 te formuleren. Bouw dit gaandeweg uit en ervaar zelf hoe je met het moderniseren van je HR gesprekscyclus beter kunt sturen op output en zorgt voor meer betrokken medewerkers.

Wil jij zien hoe Compagnon een digitale HR gesprekscyclus inzet om haar geplaatste professionals op afstand te coachen? Lees hier hun verhaal.

Learned-compagnon-performance-management

Hoe compagnon haar professionals op afstand begeleid met Learned

“Hij wist dat ik opzoek was naar een talent management platform. Zijn inschatting was juist, het was precies waar ik naar zocht voor de medewerkers van Compagnon.” Maaike, Compagnon

Bekijk het platform

Ervaar zelf hoe je een betere Talent experience kan creëeren met het Learned-platform.

Performance management

Vernieuw en digitaliseer je performance management.

Remote teams

Help managers hun teams op afstand productief en betrokken te houden.

Integraties

Integreer moeiteloos met de tools die je al gebruikt

Carrière- en groeipaden

Houd top performers uitgedaagd en voorkom dat zij vertrekken. 

Strategic skill management

Meet de skills van je workforce. Weet of je klaar bent voor de toekomst.

Vrijblijvende demo

Schets de uitdagingen en doelen van je organisatie. Wij laten vrijblijvend zien hoe Learned.io kan helpen.

Eguides

Marktontwikkelingen, case studies en praktische tips.

Klantcases

Raak geïnspireerd van de resultaten van onze klanten.

Blog

Houd je kennis up-to-date met blogs over Talent experience

About us

Leer meer over de visie en achtergrond van Learned.io