De traditionele manier van beoordelen is ons wel bekend. De manager gebruikt het beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar als enige moment om feedback te geven. De medewerker hoeft weinig tot niks voor te bereiden en hoort de punten tijdens het gesprek aan. Vaak voelt zo’n beoordelingsgesprek dan eerder als een veroordelingsgesprek.
De medewerker doet dan waarschijnlijk te weinig met de feedback waardoor gedrag hetzelfde blijft en een volgend beoordelingsgesprek dezelfde feedback aanhoort. Deze vicieuze cirkel draagt niet bij aan een goede onderlinge samenwerking en nog belangrijker zorgt dat medewerkers zich vaak niet (verder) ontwikkelen.

Beoordelen 2.0

Een nieuwe, meer moderne manier van beoordelen die steeds vaker wordt toegepast is een vorm van beoordelen waarbij de medewerker een zelfevaluatie schrijft en proactief feedback uitvraagt. Door de inzet van deze 360 graden feedback komt de verantwoordelijkheid veel meer bij de medewerker te liggen. De voordelen hiervan zijn veel hogere betrokkenheid in de beoordelingscyclus vanuit de medewerkers en een tijdsbesparing voor de manager omdat de medewerker een deel van het werk wegneemt. .Kilian Wawoe (organisatiepsycholoog) pleit voor frequente gezamenlijke reflectie, waarbij je vooral vooruit kijkt en de vraag stelt: hoe kunnen we het morgen beter doen? Dat leidt tot betere prestaties en meer plezier in het werk, stelt Wawoe, omdat het boeken van progressie een van de meest motiverende factoren in ons werk is.

Verschillende type feedback

De onderscheidende factor bij feedback is of het een-, twee-, of meer richtingsverkeer is.

• 90° feedback betekent dat alleen de leidinggevende terugkoppeling geeft.
• In het geval van180° feedback geeft naast de leidinggevende ook de medewerker feedback (tweerichtings- verkeer).
• Bij 360° feedback zijn leidinggevende, medewerker én collega’s betrokken. In het geval van 360° feedback komt het ook voor dat externen zoals klanten of leveranciers om feedback wordt gevraagd. Hierdoor is er vanuit alle richtingen feedback over de prestaties van de medewerker.

Onderzoek vanuit onderzoeksbureau Gartner in 2018 toont aan dat wanneer feedback van collega’s wordt meegenomen, de beoordeling tot wel 14% hoger uitvalt. Dit zorgt voor gemotiveerde collega’s en een betere onderlinge samenwerking tussen collega’s.

Zó zorg je voor constructieve feedback

Hoe de feedback wordt gegeven is essentieel voor de manier waarop het wordt geïnterpreteerd. Het doel van feedback is dat de ander in de toekomst zijn gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor. Hoe je iemand dit vertelt maakt wezenlijk verschil in hoe dit opgevat en belangrijk nog, opgevolgd wordt.

Start, Stop & Continue

Een positief opbouwende manier voor het geven van feedback is de start, stop & continue methode. Dit is een modern alternatief voor het ontwikkel- en of evaluatiegesprek. Het doel is om een feedback cultuur te stimuleren en onderling feedback uit te wisselen door middel van een format waarin drie vragen staan die de focus houden op de positieve punten en de talenten van de medewerker.

Drie vragen volgens het raamwerk van de start, stop & continue methode.

• Waar moet de medewerker mee starten?
• Waar moet de medewerker mee stoppen?
• Waar moet de medewerker mee doorgaan?

Benieuwd hoe en of de start, stop & continue methode toepasbaar is voor jouw organisatie? Download het template hier.

4G Feedback Model

Als je specifiek terugkoppeling wilt geven op bepaald gedrag en welk effect dat gedrag heeft gebruik je ‘de 4G feedback methode’ inzetten om een constructieve feedback cultuur te creëren.

Het 4G model feedback bestaat, zoals je waarschijnlijk al verwacht, uit vier G’s, te weten:

• Gedrag: feitelijk specifiek gedrag van de ander
• Gevolg: het effect van iemand zijn gedrag op de omgeving
• Gevoel: gevoelsreflectie van wat de ander zijn gedrag bij jou teweeg brengt.
• Gewenst: Benoem het gedrag wat je graag zou zien.

Feedback geven is een krachtige methode om de prestatie en betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Tegelijkertijd is het ook een van de moeilijkste activiteiten op de werkvloer. Of dit nu als manager aan een teamlid is of aan een directe collega. Velen vinden feedback geven lastig en spannend. Learned heeft een 360 graden feedback formulier ontwikkeld dat richting geeft aan het geven van feedback door middel van de 4G methode. Dit 4G feedback template helpt je om feedback op te bouwen in stappen zodat je op een constructieve wijze feedback kunt geven.

Uit het gebruikersonderzoek van Learned uit Q3 2021 blijkt dat er tot wel 65% meer feedback wordt gegeven door de software van Learned. Dit betekent veel meer betrokken medewerkers, sneller anticiperen op mogelijke problemen en méér werkgeluk.

Anoniem of niet anoniem

De meeste bedrijven die een 360 graden feedback methode hanteren werken met een schriftelijke vorm van terugkoppeling. In sommige organisaties is het gebruikelijk deze feedback anoniem door te geven. Het idee hierachter is dat feedbackgevers vaak eerlijker durven te antwoorden en er onderling geen frictie ontstaat.

Learned adviseert echter om feedback niet anoniem te geven. Anonieme feedback kan lijken op steken onder water en is vaak niet constructief. Door feedback niet anoniem door te sturen aan de ontvanger draagt het bij aan een transparante cultuur en meer betrokkenheid. Je kunt namelijk in gesprek met elkaar over de gegeven feedback. Door naar aanleiding van de gegeven feedback hele concrete vragen stellen is het mogelijk de feedback verder uit te werken en zo een duidelijker beeld te krijgen.

Laat medewerkers ook de leidinggevende beoordelen

Om de cirkel van 360 graden feedback volledig te dichten kun je als manager ook feedback van de medewerker vragen. Dit gaat dan niet zozeer over de medewerker zelf maar veel meer over het functioneren van de manager of feedback op bijvoorbeeld processen of afspraken. Als manager krijg je op die manier een goed beeld van hoe je door de medewerkers wordt gezien en wat je zelf kunt doen om je functioneren te verbeteren. Door actief om feedback op processen en afspraken te vragen creëer je een transparant en motiverend werkklimaat doordat medewerkers worden aangemoedigd om efficiënte verbeteringen te bedenken voor huidige werkprocessen.

Best practices op basis van Learned klanten

• Houd het behapbaar. Maximaal 2 a 3 feedback aanvragen per medewerker.
• Bepaal vooraf de richtlijnen voor het geven van de feedback. Denk bijvoorbeeld aan kernwaarden die binnen het bedrijf belangrijk zijn.
• Zorg voor een goede balans tussen het geven van positieve feedback en punten waar nog aan gewerkt moet worden.

Feedback ontvangen

Een belangrijk onderdeel binnen 360 graden feedback is dat de medewerker proactief om feedback vraagt. Van belang is dan ook hoe de feedback wordt ontvangen.

Feedback die niet is onderbouwd of waarin de medewerker zich niet kan vinden kan al snel als kritiek worden beschouwd.

Geef medewerkers daarom richting in het ontvangen van feedback, zodat ze daadwerkelijk open staan voor de gegeven punten en hiermee aan de slag kunnen gaan. Dit betekent dat feedback bijvoorbeeld ondersteund moet worden door voorbeelden. Dit motiveert het best, ook als het oordeel voor de medewerker teleurstellend of negatief is. Concrete voorbeelden bieden houvast, aanknopingspunten om nieuwe doelen te stellen en haalbare stappen te formuleren.

Tips voor het ontvangen van feedback

Laat de medewerker vooraf uitvragen of iemand, zeker in het geval van externen of klanten, bereid is om feedback te geven. Zorg dat de medewerker concrete vragen stelt over de punten waarop de feedback gewenst is en hanteer bijvoorbeeld de 3 B’s voor het ontvangen van feedback:

• Allereerst is het belangrijk de feedback goed te begrijpen, vraag goed door als bepaalde terugkoppeling niet duidelijk is.
• Bedanken voor het geven van feedback is belangrijk en wordt vaak overgeslagen. Feedback geven is niet iets wat mensen van nature graag doen en soms zelfs spannend vinden
• Beoordeel zelf wat je met de feedback doet is aan de beoordeelde zelf. Gebruik feedback om te ontwikkelen en zorg dat je de feedback op waarde weet te schatten.

“ Door een duidelijke uiteenzetting van niveaus en richtingen kan men heel makkelijk en gericht om feedback vragen en geven. Dit maakt de feedback makkelijker en vollediger ”, zegt Leonie Koelmans van Fronteer. Fronteer werkt al lange tijd met Learned samen en merkt binnen het team een snelle en positieve adoptie van het gebruik van de software van Learned.

Learned maakt 360° feedback geven eenvoudig

• Ontwerp gemakkelijk je ideale feedbackformulier binnen onze software met feedback op basis van doelen, open vragen of zelfs kernwaarden, competenties en skills.
• Per type vraag bepaal je welke vorm van feedback je wilt toepassen; 90°, 180° 360° feedback of zelfs feedback van externe (opdrachtgevers etc).
• automatische reminders zorgen ervoor dat je geen medewerkers meer hoeft te najagen.
• Alle feedback en gespreksnotities op één centrale plek.
• Ondertekenen van de formulieren doe je digitaal, geen papieren printjes meer nodig!

Benieuwd welke van deze best practices in jouw organisatie inzetbaar zijn? Bekijk een video demo van het Learned platform of maak hieronder een gratis proefaccount aan.