Het klinkt ideaal en lekker makkelijk, het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek combineren zodat je in één keer klaar bent. Je ziet je medewerker toch elke dag dus je weet prima hoe die medewerker functioneert. Het scheelt tijd, is efficiënt en je kunt weer iets van je to do lijstje afvinken. Of is dit toch niet zo’n goed idee?
Het combineren van een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
In de praktijk komt het vaak voor dat mensen het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek combineren. In feite komt het erop neer dat het functioneringsgesprek niet wordt gevoerd. Het voordeel hiervan is de tijdwinst die het oplevert, want als leidinggevende is je to do lijst ontzettend lang. Alleen zijn er zijn nogal wat nadelen aan het overslaan van een functioneringsgesprek. Zowel het doel van de gesprekken als de vorm van de gesprekken verschillen van elkaar. Allereerst is het belangrijk om het doel van de gesprekken te onderscheiden.
Wat is het verschil tussen het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Omdat het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek erg op elkaar kunnen lijken, gaan we bekijken wat de overeenkomsten zijn en hoe het beoordelingsgesprek verschilt van het functioneringsgesprek.
Het functioneringsgesprek
Dit is een tweezijdig gesprek tussen de manager of leidinggevende met de werknemer. Het gesprek kan vaker per jaar voorkomen, maar normaliter valt deze één keer per jaar in de HR-cyclus. Het gesprek is informeel van aard en dat betekent dat beide partijen feedback kunnen geven. Hierin staat de mening van de werknemer centraal. In het functioneringsgesprek bespreek je:
- De huidige situatie van de werknemer;
- afgeronde projecten van de werknemer;
- de prestaties van de werknemer;
- de samenwerking tussen werknemer, collega’s en leidinggevende;
- hoe verder te ontwikkelen;
- feedback voor de organisatie en leidinggevende.
Dit gesprek heeft géén gevolgen op: arbeidsvoorwaarden of salaris(verhoging).
Het beoordelingsgesprek
In dit gesprek ‘beoordeelt’ de manager of leidinggevende hoe de werknemer presteerde in het afgelopen jaar. Het beoordelingsgesprek is formeel van aard en heeft traditioneel gezien eenrichtingsverkeer. De manager zendt informatie uit en de werknemer ontvangt. In het gesprek bespreek je het volgende met de werknemer:
- prestaties van de werknemer (zakelijke resultaten);
- ontwikkeling die de werknemer liet zien;
- eventuele beloning (salarisverhoging);
- beoordeling over manier van werken van de werknemer.
Waarom is het overslaan van het functioneringsgesprek zo’n slecht idee?
Al te vaak wordt vergeten dat een functioneringsgesprek bij uitstek het moment is om feedback te vragen over het functioneren van de leidinggevende. Het gaat natuurlijk niet alleen om het functioneren van de medewerker zelf. Tijdens dit moment kan de medewerker tips en tops geven over de aansturing door de leidinggevende; een kans om het eigen functioneren naar een hoger niveau te brengen.
Daarnaast is de kans groot dat de medewerker flink verrast zal zijn als tijdens het beoordelingsgesprek naar voren komt dat de beoordeling (deels) onvoldoende is als er gedurende het jaar geen feedback of verbeterpunten zijn aangegeven. Een medewerker zal op dat moment ook niets meer kunnen doen om verbeteringen aan te brengen in de manier waarop hij of zij presteert.
In het geval dat een medewerker het juist goed doet en er geen op- of aanmerkingen zijn over het functioneren van de medewerker is het nogal teleurstellend om dat maar één keer per jaar te horen. Waardering en aandacht zijn tenslotte heel belangrijk bij persoonlijk groei en ontwikkeling van een medewerker en de motivatie om zijn werk goed te (blijven) doen.
Een onderzoek uitgevoerd door Gartner over de impact van het afschaffen van gesprekken over functioneren geeft aan dat de medewerkersbetrokkenheid flink daalt (-6%) wanneer de functioneringsgesprekken niet worden gevoerd.
Waarom het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek niet combineren maar wel aanpassen?
Het combineren van het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek is geen goed idee, zover is duidelijk. Wat kun je dan wel doen om deze gesprekken gestroomlijnd te laten verlopen en de medewerker voldoende ruimte voor persoonlijke ontwikkeling te geven?
Blaas de beoordelingscyclus nieuw leven in met ‘het goede gesprek’, ga frequent met je medewerkers in gesprek over ontwikkeling en doelen en stap over naar ‘het nieuwe beoordelen’. Het uitgangspunt van deze vorm van beoordelen is dat het traditionele functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek worden vervangen door een continue dialoog tussen medewerker en leidinggevende.
De focus ligt hierbij op de sterke punten van de medewerker en medewerkers verantwoordelijk maken voor hun zakelijke doelen en ontwikkelingen. Dit doe je door het voeren van moderne ontwikkelgesprekken.
Deze gesprekken tussen manager en medewerker over o.a. carrière, skills, ontwikkeling, doelen en duurzame inzetbaarheid vinden tot wel vier keer per jaar plaats. Met een HR cyclus waarin deze continue dialoog centraal staat weet je wat er speelt en kun je de medewerker voorzien van opbouwende feedback in een coachende rol in plaats van enkel beoordelen.
Zo ziet IT-bedrijf Tensing een stijging van maar liefst 34% in het aantal gestelde doelen na de implementatie van Learned: “Het behalen van het doel geeft mensen meteen meer motivatie om te starten met een nieuw doel. Dit zien we ook terug in het gebruik van Learned. We zien dat medewerkers gemiddeld tussen de vijf en tien keer per maand inloggen!”
Het resultaat van een continue dialoog
Uit onderzoek verricht door Gallup onder bedrijven die een continue dialoog hebben ingevoerd weten we dat deze moderne vorm van beoordelen een enorm positief resultaat kan opleveren.
Bedrijven die investeren in een continue dialoog waarbij de manager en medewerker doorlopend met elkaar in gesprek gaan zien de medewerkersbetrokkenheid met tot wel 280% toenemen. Deze hoge mate van medewerkersbetrokkenheid zorgt voor minder ziekteverzuim en meer werkplezier. Ook zorgt het voor medewerkers die optimaal ontwikkeld zijn en daardoor beter presteren. En dat is waar Learned voor staat!
Bekijk een video demo van het Learned-platform of maak hier een gratis proefaccount aan.
