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Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterunterlagen: Was Sie darüber wissen müssen

von Danique Geskus | Nov 8, 2023

In der Welt der Humanressourcen (HR) sind Personalakten von unschätzbarem Wert. Sie enthalten wichtige Informationen über die Mitarbeiter, von Verträgen und Gehältern bis hin zu Beurteilungen und Ausbildungsergebnissen. Doch wie lange sollten diese Aufzeichnungen eigentlich aufbewahrt werden? In diesem Blog befassen wir uns mit den Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften und der geltenden Gesetze. Wir geben Ihnen einen Einblick in das, was Sie wissen müssen.

 

Was sind Personalakten?

Personalakten sind strukturierte Archive, die alle relevanten Unterlagen und Informationen über einen Mitarbeiter während seiner Beschäftigung in einer Organisation enthalten. Dazu gehören:

  • Persönliche Daten, wie Name, Kontaktdaten und Familienstand.
  • Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen.
  • Lohndaten und Gehaltsabrechnung.
  • Berichte über Leistungs- und Beurteilungsgespräche.
  • Dokumentation von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.
  • Korrespondenz im Zusammenhang mit der Beschäftigung.
  • Alle disziplinarischen Berichte oder Verwarnungen.
  • Daten zu Urlaub, Krankheit und Arbeitsunfähigkeit.
  • Aufbewahrungsfrist für Personalakten

 

Warum ist die Aufbewahrungsfrist wichtig?

Die Einhaltung der korrekten Aufbewahrungsfrist ist aus mehreren Gründen sehr wichtig:

  1. Einhaltung von Rechtsvorschriften: Es werden rechtliche Probleme und Strafen vermieden, die entstehen können, wenn Daten zu früh vernichtet werden.
  2. Schutz der Arbeitnehmer: Sie gewährleistet den Schutz der Rechte der Arbeitnehmer und ermöglicht ihnen bei Bedarf den Zugang zu ihren Daten.
  3. Unternehmensgeschichte: Die Pflege historischer Daten kann für die Analyse von Trends, die Bewertung von Maßnahmen und die Planung für die Zukunft wertvoll sein.
  4. Sicherheit: Sie gewährleistet die ordnungsgemäße Sicherheit und Speicherung vertraulicher Informationen, um Datenlecks und Verstöße zu verhindern.

 

Verwaltung von Personalakten

Eine effiziente Verwaltung von Personalunterlagen ist entscheidend für die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen. Dazu gehören:

  • Digitalisierung: Erwägen Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten, um sie sicher und leicht zugänglich zu machen.
  • Sicherheit: Es ist sicherzustellen, dass strenge Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um den unbefugten Zugriff auf Aufzeichnungen zu verhindern.
  • Zugangskontrolle: Beschränkung des Zugriffs auf Personalakten auf befugtes Personal.
  • Aufbewahrungsrichtlinie: Führen Sie eine detaillierte Aufbewahrungsrichtlinie ein, die angemessene Aufbewahrungsfristen und -verfahren festlegt.
  • Vernichtung: Gewährleistung der sicheren Vernichtung von Unterlagen, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr benötigt werden.
  • Kurz gesagt, die ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Personalunterlagen ist von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter und die Erhaltung wertvoller Daten für das Unternehmen. Dies ist ein Aspekt des Personalwesens, der sorgfältige Aufmerksamkeit und Einhaltung erfordert.

 

Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiterunterlagen

In den Niederlanden gelten für Personalakten besondere Aufbewahrungsfristen, die je nach Art der in der Akte enthaltenen Informationen variieren. Im Folgenden finden Sie einige Leitlinien für die Aufbewahrungsfristen von Arbeitnehmerakten in den Niederlanden:

  • Persönliche Daten: Diese können im Allgemeinen für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und bis zu zwei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.
  • Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen: Diese müssen sieben Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten und -unterlagen: Diese müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Aufzeichnungen über Leistungs- und Beurteilungsgespräche: Diese können zwei Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.
  • Dokumentation der allgemeinen und beruflichen Bildung: Diese können in der Regel zwei Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.
  • Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis: Diese sollte zwei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.
  • Alle Disziplinarberichte oder Verwarnungen: Diese können zwei Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.
  • Daten über Urlaub, Krankheit und Arbeitsunfähigkeit: Diese müssen zwei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Es ist wichtig, dass diese Aufbewahrungsfristen strikt eingehalten werden, um die gesetzlichen Anforderungen in den Niederlanden zu erfüllen. Die Nichteinhaltung dieser Fristen kann rechtliche Probleme und Strafen nach sich ziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine detaillierte Aufbewahrungsrichtlinie einführen und die Personalakten während des gesamten Aufbewahrungszeitraums sicher und zuverlässig verwalten, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

 

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