Analyse der Qualifikationslücke: 4 Tipps, um die Qualifikationslücke in Ihrem Unternehmen zu schließen

Gibt es eine Lücke zwischen den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und den Fähigkeiten, die – auch in Zukunft – in Ihrem Unternehmen benötigt werden? Dann haben Sie es mit einer Qualifikationslücke zu tun.

Um eine Qualifikationslücke zu schließen, können Sie eine Qualifikationslückenanalyse durchführen. Denn so halten Sie Ihr Unternehmen innovativ und auch in Zukunft erfolgreich. Und außerdem sorgt sie dafür, dass die Mitarbeiter ihre Talente optimal einsetzen können. Aber wie gehen Sie eine solche Analyse an? Und wie überbrücken Sie dann die Qualifikationslücke? Das können Sie hier nachlesen.

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Wann sprechen Sie von einer Qualifikationslücke?

Ein Qualifikationsdefizit oder eine Qualifikationslücke ist die Differenz zwischen den aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und den Fähigkeiten, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind – einschließlich der zukünftigen Ziele.

Die Lücke in Fähigkeiten oder Kompetenzen kann bestehen aus: 1) Soft Skills oder zwischenmenschliche, übertragbare Fähigkeiten, wie Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten; 2) Hard Skills oder berufsspezifische, technische Fähigkeiten, wie z.B. die Kenntnis einer bestimmten Methode, Maschine oder Software.

Verfügen die Mitarbeiter in Ihrer Organisation nicht über alle erforderlichen Fähigkeiten zur Ausübung ihrer Funktion jetzt oder in Zukunft zu erfüllen, kann man von einer Qualifikationslücke sprechen.

Eine Qualifikationslücke kann auf mehreren Ebenen auftreten:

• IndividuellWenn ein einzelner Mitarbeiter nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügt, um gute Leistungen zu erbringen
• Organisatorisch: in einem ganzen Team, einer Abteilung oder einer Organisation fehlen (einige) der erforderlichen Fähigkeiten, um die organisatorischen Ziele zu erreichen

 

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Wie eine Qualifikationslücke entstehen kann

Qualifikationsdefizite können in jeder Art von Organisation und auf jeder Beschäftigungsebene auftreten.

Das liegt einfach an der Geschwindigkeit der technologischen Entwicklungen: Die für bestimmte Berufe erforderlichen Fähigkeiten ändern sich immer schneller, so dass es für Arbeitnehmer schwieriger wird, ihre Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten. So werden sich beispielsweise 44 % der Kernkompetenzen von Arbeitnehmern in den kommenden Jahren ändern, so die Vorhersagen des Weltwirtschaftsforum.

Diese technologischen Veränderungen, beschleunigt durch KIsehen wir 2 Trends bei den Qualifikationslücken:

• Eine Lücke in technischen Fähigkeitenda ständig neue technische Fähigkeiten entstehen;
• Soft Skills oder zwischenmenschliche Fähigkeiten werden immer wichtiger, da sie Sie inmitten all der Technologie hervorheben.

Während vor einigen Jahren technische Fertigkeiten etwa 10-15 Jahre lang die Hälfte ihres Wertes auf dem Arbeitsmarkt behielten, sind es heute nur noch 2,5 Jahre (Quelle: IBM).

Und wenn man sich die Soft Skills ansieht, dann sind einige der wichtigsten Soft Skills für die Umschulung von Mitarbeitern:

1. Analytisches und logisches Denken
2. Problemlösungsfähigkeit
3. Lernfähigkeit und Lerngeschwindigkeit
4. Führungsqualitäten
5. Resilienz und Stressresistenz

Aber abgesehen davon, was in der Welt in Bezug auf technologische Veränderungen und Marktentwicklungen vor sich geht, kann in Ihrem Unternehmen aus verschiedenen Gründen eine Qualifikationslücke (individuell oder unternehmensweit) bestehen.

 

Faktoren, die zu einer Qualifikationslücke beitragen können:

• Schwierigkeit, die richtigen Leute zu finden: In einem angespannten Arbeitsmarkt haben Sie manchmal keine andere Wahl, als jüngere Profile einzustellen oder nach Quereinsteigern zu suchen
• Mangel an Erfahrung: Ob absichtlich oder aufgrund der angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt, manchmal verfügen Mitarbeiter noch nicht über die Jahre an einschlägiger Berufserfahrung, um ihre beruflichen oder zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu entwickeln. (Und das ist völlig in Ordnung, wenn Sie ihnen Entwicklung und bewertet auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten.)
• Hohe Personalfluktuation: Wenn die leistungsstärksten Mitarbeiter schnell das Unternehmen verlassen, kann eine Lücke in den Fähigkeiten des Unternehmens entstehen.
• Unzureichendes Training, Coaching und Feedback: Wenn Sie (noch) keinen Raum für Entwicklung bieten, zum Beispiel mit einem Leistungsmanagement-Zyklushaben die Mitarbeiter auch nicht die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu verbessern.
• Unklare Erwartungen: Wenn den Mitarbeitern nicht klar ist, welche Fähigkeiten für ihre Tätigkeit erforderlich sind Stellenprofil von ihnen verlangt werden, können sie auch keine konkreten Maßnahmen zur Entwicklung dieser Fähigkeiten ergreifen.

 

Beispiel für eine Qualifikationslücke

Dies sind 2 Beispiele für eine Qualifikationslücke, die auftreten kann:

 

(a) Senior Projektleiter

Mark hat über 10 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, aber sein Wissen über neue KI-Tools hinkt hinterher. Ihm fehlen also die technischen Fähigkeiten, um Prozesse effizienter zu gestalten.

(b) Team von Nachwuchsentwicklern

Eine IT-Agentur arbeitet mit einem Team relativ unerfahrener Softwareentwickler, die eingestellt werden, weil sie in den neuesten Code-Sprachen geschult und umgeschult werden. Aber sie sind immer noch unerfahren, wenn es um Zusammenarbeit, Planung und Kommunikation geht: Es gibt also eine Qualifikationslücke, wenn es um ihre Soft Skills geht. Hier erhalten die Entwickler Coaching von einem erfahrenen Kollegen.

 

Warum Sie die Qualifikationslücke schließen wollen

Die Welt der Arbeit könnte in fünf Jahren völlig anders aussehen. Und die einzige Lösung ist, Ihr Unternehmen so gut wie möglich darauf vorzubereiten.

Angesichts des angespannten Arbeitsmarkt es und der sich schnell verändernden technologischen Fähigkeiten können nur die leistungsstärksten Unternehmen produktiv und profitabel bleiben. Und Sie als HR können dabei eine Schlüsselrolle spielen – indem Sie die Qualifikationslücke schließen.

Wenn Sie die Kompetenzen in Ihrem Unternehmen verbessern, haben Sie den Vorteil, dass Sie mit weniger Mitarbeitern mehr erreichen können. Sie schulen Ihre Mitarbeiter weiter in den Fähigkeiten, die sie benötigen, um ihre Arbeit so gut und effizient wie möglich zu erledigen.

Weitere Vorteile der Überbrückung der Qualifikationslücke:

• Sie bewahren internes Wissen: Das macht Sie produktiver, innovativer, erhöht Ihre Rentabilität und verschafft Ihnen so einen Wettbewerbsvorteil
• Sie fördern die interne Mobilitätund binden so mehr Menschen an sich
• Sie sammeln Erkenntnisse über Qualifikationsniveau und Leistung für strategische Personalplanungsowie für eine intelligentere Personalbeschaffung
• Sie sind als Arbeitgeber attraktiver, weil Sie zeigen, dass Sie in die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter investieren

👉 Hier lesen Sie mehr über die Vorteile der Verbesserung der Mitarbeiterleistung

 

Die Lücke verstehen: So erstellen Sie eine Analyse der Qualifikationslücke

Kurz gesagt: Wenn Sie nichts tun, um die Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen zu verbessern, könnten Sie hinter Ihre Konkurrenten zurückfallen, Talente verpassen und Ihre besten Mitarbeiter verlieren.

Sie wollen also eine Qualifikationslücke vermeiden, oder wenn es eine Lücke gibt, wollen Sie sie so schnell wie möglich schließen.

Der erste Schritt, um der Qualifikationslücke einen Schritt voraus zu sein, ist mehr Einblick: Sie erhalten diese durch eine Analyse der Qualifikationslücke. Kurz gesagt, Sie bestimmen dann:

1. Die Fähigkeiten, die in Ihrem Unternehmen in Zukunft benötigt werden
2. Der Unterschied zum aktuellen Stand der Fähigkeiten, über die Sie verfügen
3. Mit welchen Aktionen Sie diese Kluft überbrücken werden

Hier erfahren Sie, wie genau Sie eine solche Analyse durchführen 👇

 

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Fähigkeiten für Ihr Unternehmen (auch die zukünftigen)

Der Kampf gegen die Qualifikationslücke beginnt mit Vorausplanung. Sie können die Zukunft natürlich nicht vorhersagen, aber Sie können strategisch über die Fähigkeiten nachdenken, die in Ihrem Sektor in den nächsten 5 oder 10 Jahren entscheidend sein werden.

Dies sind einige Punkte, über die Sie nachdenken sollten:

• Welche Ziele wollen wir mit unserer Organisation erreichen? Welche Fähigkeiten oder Kompetenzen sind dafür am wertvollsten?
• Welche Fähigkeiten müssen Mitarbeiter haben, um ihre Arbeit gut und effizient zu erledigen?
• Welche Fähigkeiten werden derzeit in der Branche entwickelt?
• Gibt es neue Technologien, die unsere Mitarbeiter beherrschen müssen?
• Welche zukünftigen Funktionen gibt es vielleicht heute noch nicht, aber in ein paar Jahren werden wir sie brauchen?

💡 Tipp: Es hilft enorm, wenn Sie sich bereits in Stellenprofilen welche Fähigkeiten und Kompetenzen erforderlich sind, um einen Job erfolgreich auszuführen.

 

2. Kartieren Sie die aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Der nächste Schritt ist die Erhöhung des aktuelle Niveau der Fähigkeiten in Ihrer Organisation.

Sie können Fähigkeiten auf verschiedene Weise messen:

(a) Mit Bewertungen von Soft Skills, Verhalten und kognitiven Fähigkeiten: z.B. ein Motivationstest wie der von TMA, ein Big-Five-Persönlichkeitstest, ein traditionelles Assessment (wie es in der Rekrutierung weit verbreitet ist) oder ein neurokognitiver Test wie Equalture.

(b) Mit Bewertung und Leistungsbewertungeneinschließlich 360-Grad-Feedback, um ein möglichst umfassendes und faires Bild zu erhalten

(c) Mit Interviewsfür einen eher qualitativen Einblick. Aber achten Sie darauf, dass die wenigsten objektive Ergebnisse liefern: In einem Live-Interview kann jemand sozial erwünschte Antworten geben, und Interviewer haben immer unbewusste Vorurteile, die ihr Bild färben.

Diese Methoden sind komplementär, Sie können sie kombinieren.

 

Aber welche Methode(n) Sie auch immer wählen, das Wichtigste ist, dass Sie das aktuelle Qualifikationsniveau der Mitarbeiter erfassen erfassen. Sie tun das in einem Qualifikationsmatrix.

• Auf diese Weise können Sie sofort erkennen, ob es eine Qualifikationslücke bei den Fähigkeiten der Mitarbeiter gibt derzeit besitzen sollten
• Sie können das Qualifikationsniveau oder die Lücke auf individueller Ebene, nach Funktion, Team, Abteilung oder unternehmensweit anzeigen.

 

3. Erfassen Sie zukünftige Fähigkeiten und definieren Sie die „Lücke“.

Dann kehren wir zu den entscheidenden Fähigkeiten aus Schritt 1 zurück.

Erstellen Sie nun eine Übersicht über die Fähigkeiten, die in Ihrem Unternehmen in Zukunft benötigt werden.

• Es ist am praktischsten, diese mit einem Stellenprofil zu verknüpfen (was oft ein wenig effizienter ist als die Verknüpfung von Fähigkeiten mit einem einzelnen Mitarbeiter).
• Sie können also auch die Qualifikationslücke nach Funktion sehen, wenn es um die Fähigkeiten geht, die in den nächsten 5 (oder 10) Jahren noch entwickelt werden müssen.

Da es sich hierbei um zukünftig benötigte Fähigkeiten handelt, können Sie die Niveau das die Mitarbeiter bereits besitzen.

Was Sie jedoch tun können, ist, diese zukünftigen Fähigkeiten in Ihrem Prozess für die Bewertung, das Coaching und die Förderung von Mitarbeitern zu erfassen: Ihr Leistungsmanagement-Prozess.

Vergessen Sie auch nicht zu fragen, welche Fähigkeiten die Mitarbeiter selbst entwickeln möchten.

Anschließend verfolgen Sie den Fortschritt bei diesen noch zu entwickelnden Fähigkeiten anhand von Stellenprofilen, Entwicklungszielen und Karrierepfaden.

Laut einer Umfrage von Gartner unter 3.375 Arbeitnehmern erhalten 6 von 10 nicht das On-the-Job-Coaching, das sie benötigen, um wichtige Fähigkeiten in ihrem Job zu erhalten.

– Quelle: HBR 2024

 

4. Maßnahmen: Möglichkeiten zur Verringerung der Qualifikationslücke in Ihrer Organisation

Und nun der letzte und wichtigste Schritt: Ergänzen Sie das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, damit Sie eventuelle Kompetenzlücken schließen können.

Sie könnten die Qualifikationslücke aus Schritt 3 schließen, indem Sie klug rekrutierenund nach den seltenen Menschen suchen, die genau die Fähigkeiten beherrschen, die in den kommenden Jahren in Ihrem Unternehmen wichtig werden.

Aber das ist nur die Theorie, denn in einem angespannten Arbeitsmarkt ist es eine große Herausforderung, die richtigen Leute zu finden.

Die Lösung für das Qualifikationsdefizit (und die sofortige Bindung von mehr Mitarbeitern) besteht daher in der Bereitstellung der richtige Anleitung, Fortbildung und interne Mobilität bieten.

 

Dies sind die Maßnahmen, die Sie von der Personalabteilung ergreifen können:

• Substanzielle Anleitung oder ‚On-the-Job-Coaching‘ durch Mentoren, Coaches oder (operative) Manager, um berufsspezifische, technische und soziale Fähigkeiten zu vermitteln
• Interne Schulungskurse für größere Gruppen von Kollegen: dies kann sowohl technische Fähigkeiten als auch Soft Skills wie Führung betreffen
• Externe Fortbildung: Sie können dafür ein Schulungsbudget bereitstellen (was auch steuerlich sinnvoll sein kann)
• Job Crafting: Lassen Sie Manager oder interne Coaches den Kollegen dabei helfen, ihren Job selbst zu gestalten, damit die Aufgaben ihren Talenten am besten entsprechen.
• Erstellen Sie ein Lern- und Entwicklungsprogramm und finden Sie dafür ein Software-Tool, das die Teilnahme an Online- oder Hybridkursen so einfach wie möglich macht.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über Lernen und Entwicklung in den KPIs und Entwicklungszielen verankert haben und sie als Gesprächsthema in 1-on-1-Gesprächen zwischen Mitarbeitern und Managern einbeziehen.

Auf diese Weise schaffen Sie die Verantwortung dafür und überlassen es nicht der Unverbindlichkeit (ob am Ende der Woche noch eine Stunde im Terminkalender übrig ist).

 

Bewerten Sie regelmäßig die Fortschritte

Wie entwickeln sich die Fähigkeiten Ihrer Kollegen? Zeigen sie das ihrem Niveau entsprechende Verhalten?

Ein letzter Tipp ist, die Fortschritte bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten ständig zu bewerten.

Dafür brauchen Sie natürlich (Team-)Manager, Kollegen, Mentoren und deren Feedback. Integrieren Sie also die Bewertung von Fähigkeiten in Ihre Beurteilungsgespräche und Interview-Zyklus.

💡 Dann können Sie die aktuellen Fähigkeiten, das Qualifikationsniveau und den Fortschritt der Fähigkeiten, die Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln möchten, in einem Leistungsmanagement-Tool.