Onboarding: Tips & tricks voor het evalueren en verbeteren

Het evalueren en verbeteren van het inwerkproces voor nieuwe werknemers is cruciaal om hen klaar te stomen voor succes in hun functie. In deze blog verkennen we de betekenis van onboarding en het belang ervan voor de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers. We geven je ook de 12 beste vragen om de effectiviteit van je onboardingprogramma te beoordelen en een onboardingschecklist! Door deze inzichten te begrijpen en te gebruiken, kun je je inwerkproces verbeteren en een positieve ervaring creëren die de betrokkenheid van werknemers en succes op de lange termijn bevordert. 

Wat betekent medewerker onboarding?

Het onboarden van werknemers is het proces van het integreren van een nieuwe werknemer in een organisatie, inclusief het bieden van de nodige hulpmiddelen, informatie en ondersteuning om productief en betrokken te worden in hun rol. Een goede onboarding is belangrijk om later personeelsverloop te voorkomen. Door tijdens de onboarding transparant te zijn over verwachtingen en verantwoordelijkheden die bij de functie horen voorkom je verloop op een later moment. Wil jij weten wat de kosten zijn van het personeelsverloop binnen jouw organisatie? Download deze e-guide om het uit te rekenen!

Met Learned’s AI genereer je op basis van marktdata eenvoudig een modern functiehuis. Hiermee maak je evaluaties objectief en doorgroeimogelijkheden transparant. Probeer Learned nu 14 dagen gratis!

Online of offline onboarding?

De keuze tussen online of offline onboarding hangt af van de aard van het werk, de bedrijfscultuur, en de huidige technologische mogelijkheden. Offline onboarding biedt persoonlijke interactie en directe betrokkenheid, wat essentieel kan zijn voor het opbouwen van relaties en het overbrengen van bedrijfscultuur. Online onboarding, daarentegen, biedt flexibiliteit, toegankelijkheid, en de mogelijkheid om content te standaardiseren, waardoor het een ideale keuze is voor remote teams of grotere organisaties met meerdere locaties.

Een gedeeltelijk hybride aanpak combineert het beste van beide werelden. Bijvoorbeeld, de initiële introducties en cultuurtraining kunnen face-to-face plaatsvinden, terwijl specifieke trainingen en administratieve processen online worden afgehandeld. Deze benadering zorgt voor een persoonlijke touch waar nodig, terwijl de efficiëntie van online tools wordt benut.

Voordelen van een goed onboardingsprogramma

Een goed ontworpen onboardingsprogramma levert tal van voordelen op, zowel voor de nieuwe medewerker als voor de organisatie:

• • Verhoogde medewerkerstevredenheid en betrokkenheid: Medewerkers voelen zich gewaardeerd en onderdeel van het team, wat leidt tot hogere betrokkenheid.
  • Snellere tijd tot productiviteit: Een gestructureerd onboardingsproces versnelt de tijd die nodig is voor nieuwe medewerkers om volledig productief te worden.
  • Verbeterde retentie: Positieve onboarding ervaringen verminderen het personeelsverloop, wat leidt tot lagere kosten voor het werven en opleiden van nieuwe medewerkers.
  • Cultuurtransmissie: Effectieve onboarding helpt bij het overbrengen van de bedrijfscultuur en waarden, wat essentieel is voor het bouwen van een cohesief team.

Checklist onboarding

Administratieve formaliteiten

• • Inzamelen en verwerken van alle vereiste documenten, zoals identificatiebewijzen, contracten en belastingformulieren.
  • Verduidelijken van de procedures met betrekking tot salaris, voordelen en andere HR-gerelateerde zaken.

Introductie bij het team:

• • Organiseren van een welkomstbijeenkomst om de nieuwe medewerker voor te stellen aan het team.
  • Toewijzen van een buddy of mentor binnen het team voor begeleiding en ondersteuning.

Bedrijfscultuur en -waarden:

• • Verstrekken van informatie over de missie, visie en kernwaarden van het bedrijf.
  • Inleiden in de bedrijfscultuur en de verwachtingen met betrekking tot gedrag en werkethiek.

Technologische voorbereiding:

• • Verstrekken van alle benodigde hardware, software en toegangsrechten voor de uitvoering van taken.
  • Training in het gebruik van interne systemen, tools en software.

Training en ontwikkeling:

• • Plannen en organiseren van relevante trainingssessies om de vereiste vaardigheden en kennis op te bouwen.
  • Informeren over mogelijkheden voor verdere professionele ontwikkeling en groei binnen het bedrijf.

Werkplekvoorzieningen:

• • Zorgen voor een georganiseerde werkplek met alle benodigde faciliteiten en middelen.
  • Informatie verstrekken over gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en procedures op de werkplek.

Communicatie en verwachtingen:

• • Duidelijk communiceren over de rol, verantwoordelijkheden en verwachtingen binnen het team en de organisatie.
  • Regelen van regelmatige check-ins om de voortgang te bespreken en eventuele vragen of zorgen aan te pakken.

Door deze checklist te volgen, kunnen we ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers een vlotte en positieve onboarding doorgaan op weg naar hun nieuwe functie binnen het bedrijf.

Onboarding automatiseren

De automatisering van onboardingprocessen kan aanzienlijke voordelen opleveren door de efficiëntie te verhogen en de consistentie van de informatieoverdracht te waarborgen. Gebruikmakend van HR-software en online platforms kunnen organisaties:

• • Automatische welkomst e-mails versturen met alle benodigde informatie en documentatie.
  • Toegang verlenen tot online trainingen en oriëntatiesessies.
  • Checklists en taken toewijzen om de voortgang te volgen.
  • Feedbackloops en evaluaties inbouwen om de ervaring te verbeteren.

De sleutel tot succesvolle automatisering ligt in het vinden van de juiste balans tussen technologiegebruik en persoonlijke interactie, om zo een warme en uitnodigende ervaring te creëren die nieuwe medewerkers verwelkomt en hen voorbereidt op succes binnen de organisatie.

Het belang van het meten van de effectiviteit van je onboardingsprogramma

Medewerkersonboarding heeft een positieve invloed op de betrokkenheid van medewerkers. Volgens een onderzoek van Bauer et al. (2007) leidt een effectief onboardingproces tot hogere niveaus van medewerkersbetrokkenheid, werktevredenheid en organisatiebinding. Specifiek zijn medewerkers die een goed gestructureerd en ondersteunend onboardingproces ervaren, meer geneigd om betrokken te zijn bij hun werk, hogere niveaus van vrijwillige inzet te tonen en een sterkere verbondenheid met hun organisatie te hebben.

Met welk model meet je de effectiviteit van je onboarding?

Het model dat vaak wordt gebruikt om het construct van het inwerken van werknemers te meten is het Three-Phase Model voorgesteld door Bauer, Bodner, Erdogan, Truxillo en Tucker (2007). Dit model bestaat uit drie fasen: pre-employment, encounter en settling-in, die elk verschillende stadia van het inwerkproces vertegenwoordigen.

De 12 beste vragen 

1. De organisatie gaf me duidelijke informatie over mijn rol en verantwoordelijkheden.
2. Ik kreeg voldoende training en ondersteuning om mijn werk effectief uit te voeren.
3. Ik voelde me vanaf het begin welkom en opgenomen in het team.
4. De organisatie voorzag mij van de nodige middelen om mijn werk uit te voeren.
5. Ik kreeg de kans om relaties op te bouwen met collega’s en belangrijke belanghebbenden.
6. Het inwerkproces hielp me om de missie, waarden en cultuur van het bedrijf te begrijpen.
7. Ik kreeg voldoende informatie over de beschikbare doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie.
8. Het inwerkprogramma verduidelijkte effectief de prestatieverwachtingen voor mijn functie.
9. Ik voelde me gesteund door mijn manager/supervisor tijdens het inwerkproces.
10. Het inwerkproces gaf me een duidelijk inzicht in het beleid en de procedures van de organisatie.
11. Ik voelde me op mijn gemak om hulp te vragen aan mijn collega’s tijdens het inwerkproces.
12. Het inwerkproces gaf me de kans om mijn ideeën en perspectieven bij te dragen aan de organisatie.

De aanbevolen 5-punts Likertschaal voor deze vragen is als volgt:

1 – Oneens

2 – Oneens

3 – Neutraal

4 – Mee eens

5 – Helemaal mee eens

Deze 5 vragen worden beschouwd als de beste om het construct van het inwerken van werknemers te meten, omdat ze essentiële aspecten van het inwerkproces omvatten, waaronder duidelijke communicatie, training en ondersteuning, sociale integratie, het verstrekken van hulpmiddelen en het opbouwen van relaties. Deze factoren zijn geïdentificeerd als cruciale elementen voor een succesvolle onboarding en zijn uitgebreid bestudeerd in de literatuur.

Onboardingspaden in Learned

Met de onboardingspaden in Learned, kun je medewerkers binnen een mum van tijd productief krijgen en verlaag je het personeelsverloop. Lees meer over wat Learned voor jouw organisatie kan betekenen om de betrokkenheid van je medewerkers te vergroten.

Bronnen van de tijdschriften en APA-referenties:

Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92(3), 707-721. doi:10.1037/0021-9010.92.3.707