Zo gebruik je AI in HR: voorbeelden + prompt-template

Je kunt AI heel goed inzetten om je te helpen bij het nemen van beslissingen op basis van objectieve data, ook in HR. 

• Zolang jij, als mens, maar wel de criteria en kaders bepaalt op basis waarvan je wilt dat AI-systemen data voor je verzamelen en analyseren. Dat moet sinds 2025 ook van een EU-wet (waarover hieronder meer).

En daarnaast kan AI je enorm veel tijd besparen: er zijn ook AI-systemen die kunnen creëren en automatiseren.

Die kunnen taken van je overnemen, zoals het schrijven van vacatureteksten of het uitsturen van tevredenheidssurveys. 👇 Er zijn namelijk verschillende soorten artificiële intelligentie.

Voor deze 4 toepassingen kun je AI goed inzetten in HR:

1. Generatieve AI

Dit zijn AI-systemen die tekst, afbeeldingen en video’s kunnen creëren, zoals ChatGPT, Claude.ai, Synthesia en Runway.

Een paar voorbeelden van hoe je generatieve AI toepast in HR:

• Schrijven van vacatureteksten
• Opstellen van functieprofielen
• Maken van support-artikelen
• Maken van supportvideo’s
• Genereren van onboardingvideo’s
• Learning & Development: voor het creëren van e-learning video’s

2. Large Language Models (LLM’s) en Natural Language Processing (NLP)

Oftewel: AI chatbots zoals ChatGPT, maar ook allerlei andere ‘support bots’ zoals Siri op je telefoon.

Taalmodellen die AI gebruiken (LLM’s) zijn in staat om menselijke taal te begrijpen en te produceren. Daarvoor maken ze gebruik van NLP: NLP is de methode, LLM is de toepassing.

In HR kun je AI-taalmodellen gebruiken voor:

• Het beantwoorden van (simpele) HR-supportvragen
• Het proactief meten van medewerkerstevredenheid, bijvoorbeeld door sent
• Beantwoorden van vragen van sollicitanten

En zelfs: als aanvulling op de eerste gesprekken in je sollicitatieproces, bijvoorbeeld met een tweedimensionale AI-avatar waaraan kandidaten hun belangrijkste vragen over de baan en de organisatie(cultuur) kunnen stellen, voordat ze met een recruiter praten.

💡 Let op: je mag AI niet inzetten voor het screenen van sollicitanten en het maken van besluiten in je recruitmentproces, volgens de AI Act van de EU

3. Machine Learning & Predictive analytics

Dit is de toepassing van AI als de ultieme data analist: je ‘voert’ er eerst grote hoeveelheden data aan, en vervolgens herkent AI daar trends en patronen in. 

En met predictive analytics kan AI zelfs voorspellingen doen.

Voorbeelden om AI te gebruiken voor HR analytics:

• Resultaten van je MTO of NPS-survey analyseren
• Het berekenen van personeelsverloop
• Sourcen: het zoeken van kandidaten voor openstaande vacatures
• Strategische personeelsplanning: het voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften: voor dus
• Het maken van een skill gap analyse: welke skills zijn het minst vertegenwoordigd, en in welke afdeling?

En eigenlijk alles wat je maar wilt weten aan HR analytics, zolang je de juiste vraag stelt of prompt stuurt.

Je kunt bijlagen toevoegen in ChatGPT en daarnaar verwijzen in je prompt 📎

4. AI-automation of Robotic Process Automation (RPA)

Tot slot kun je AI ook inzetten voor het automatiseren van processen. 

Je gebruikt het als assistent die telkens wanneer een bepaalde trigger zich voordoet, automatisch taken gaat uitvoeren.

Het gaat dan om administratieve of repetitieve taken, zoals:

• Verwerken van salarisadministratie
• Personeelsdossiers vullen en updaten
• Plannen van afspraken of sollicitatiegesprekken in je agenda

Vooral met deze toepassing kun je veel tijd besparen door HR-taken te automatiseren, zodat je meer tijd overhoudt voor strategische bezigheden samen met het MT en voor het menselijke deel van je werk.

Belangrijke tip 🤖 Als je ChatGPT vaak gebruikt voor dezelfde soort prompts, kost het natuurlijk veel tijd om die telkens opnieuw in te voeren. Je kunt ook een ‘Custom GPT’ bouwen, een soort vooraf ingevulde prompt, waarin je alleen een aantal velden/variabelen hoeft aan te passen.

Custom GPT’s vind je in de betaalde versie van ChatGPT (in de gratis versie kun je alleen kiezen uit een aantal standaard GPT’s; je kunt ze niet volledig zelf bouwen)

Ethische kwesties: privacy, inclusie en de ‘AI Act’

Wat we niet moeten vergeten als het gaat om het toepassen van AI binnen HR, zijn ethische zaken: hoe zet je AI nou verantwoord in?

Het is meerdere keren bewezen dat als je beslissingen volledig overlaat aan AI-modellen, die dan bevoordeeld zijn – biased – omdat de data waarmee AI zich ‘voedt’ nu eenmaal een ‘bias’ hebben.

Daar heeft de EU zich gelukkig ook al mee bezig gehouden, en inmiddels is sinds februari 2025 de Europese AI-verordening van kracht: die bepaalt welke taken je wel en niet door AI mag laten uitvoeren in je organisatie.

Wat betekent het voor jou?

Geen zorgen, waarschijnlijk verandert de AI-verordening van de EU niet veel voor jouw HR-werkzaamheden.

Dit is verboden:

• Het is sinds 2025 verboden om systemen of algoritmes te gebruiken voor een oneerlijke beoordeling van mensen (‘social scoring’) 👉 Je mag recruitmentbeslissingen dus niet overlaten aan AI-systemen
• Ook beslissingen over promoties, doorgroei en beloning mag je niet door AI laten nemen

Gebruik je chatbots en generatieve AI in HR? (ChatGPT valt hieronder)

• Dat mag gewoon; je moet wel documenteren hoe je AI precies inzet en wat daarvan het risico is in een AI impact assessment
• Zorg dan voor AI-geletterdheid en leid collega’s intern op over verantwoord gebruik van AI

💡 Veel Learning & development-tools bieden cursussen in AI geletterdheid aan.

Zie AI als je assistent

Wat alle voorbeelden van hoe je AI kunt gebruiken (en mag gebruiken volgens de wet) duidelijk maken: gebruik AI vooral als handige assistent.

Dat wil zeggen:

• Laat AI-systemen simpele, administratieve taken van je overnemen waar dat kan (zoals het opstellen van een functiehuis)
• En laat AI je helpen om data te verzamelen en te analyseren
• Maar stel zelf de kaders: welke data wil je verzamelen en mag je verzamelen? Wat voor informatie wil je uit de data verkrijgen?

In je evaluatieproces betekent dat het volgende: je vraagt ChatGPT om functieprofielen te schrijven, maar jij bepaalt welke criteria je erin wilt opnemen: 

👉 Wil je alleen taken beschrijven of er ook de vereiste skills in opnemen?

👉 Welke vaardigheden moet iemand bezitten om die functie succesvol uit te voeren? Welke KPI’s moeten ze halen?

Hier kan AI je suggesties voor geven, maar uiteindelijk maak jij met HR (en de leidinggevende) de eindbeslissing.

En dit is maar één voorbeeld.

Hoe kun je AI verder nog inzetten in je HR-cyclus en je evaluatieproces? 👇

Hieronder leggen we uit hoe AI je Performance management-proces niet alleen sneller kan maken, maar ook managers kan helpen om betere gesprekken te voeren en minder biased feedback te verzamelen.

AI inzetten voor een objectief en efficiënt evaluatieproces (+ prompt-template)

Je kunt AI ook specifieker inzetten binnen HR, namelijk voor het objectiever inrichten van je Performance Management-cyclus en het sneller maken van je gesprekscyclus – voor leidinggevenden en voor medewerkers.

We laten hier 6 voorbeelden zien van de voordelen van AI in Performance Management.

Wil je meteen aan de slag? 👉 Download dit prompt-template met AI-tips voor HR

1. Functieprofielen opstellen

2. MTO- of tevredenheidssurveys analyseren

AI is goed in het herkennen van trends in grote hoeveelheden data. Perfect dus voor het analyseren van de resultaten uit een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO’s).

Je kunt de resultaten uit jouw MTO of tevredenheidssurvey als tabel, Excel of CSV-bestand uploaden in een tool als ChatGPT.

Vervolgens vraag je het in de prompt om er een x aantal conclusies uit te trekken – springt er bijvoorbeeld één thema positief of negatief uit qua score – en welke actiepunten ChatGPT aanraadt om scores te verbeteren.

🚨 Nadelen van ChatGPT:

• Privacy: in de gratis versie van ChatGPT deel je potentieel gevoelige informatie over jouw organisatie en over collega’s om het AI-model verder te trainen
• Voor elk tevredenheidsonderzoek moet je data handmatig exporteren – knippen – plakken
• Je kunt moeilijk trends over tijd analyseren of trends per functie, niveau of afdeling
• Wil je data presenteren aan collega’s of het MT? Dan moet je zelf een dashboard maken

Je kunt de AI-tool waarmee je jouw MTO analyseert ook vragen om de resultaten te vergelijken (benchmarken) met die van vergelijkbare organisaties. Je weet dan alleen niet precies met welke data dan wordt vergeleken.

Tip 💡 Je vindt een AI-assistent die je helpt om je MTO-survey te analyseren, ook door het te vergelijken met andere organisaties in jouw branche, in onze Survey-software

Privacy en ChatGPT 🔒

Pas op met het invoeren van bedrijfsgevoelige of persoonlijke data in ChatGPT of andere AI-tools. De gratis versie van de meeste AI-tools gebruiken de gegevens die jij invult om hun AI-modellen verder te trainen. Wil je dat niet, kies dan voor de betaalde versie.

3. Automatisch evaluaties schrijven

Er zijn genoeg generatieve AI-tools die teksten voor je kunnen schrijven. Naast vacatures of functieprofielen kunnen dat ook de teksten zijn die je schrijft als toelichting bij evaluaties. 

Voorbeeld van een prompt:

🚨 Nadeel van ChatGPT

• Je moet voor elke evaluatievraag apart tekst kopiëren uit ChatGPT, Claude of Gemini en handmatig in je evaluatieformulier plakken
• Je moet een heel duidelijke prompt meegeven om de schrijfstijl menselijk te laten klinken

Je kunt evaluaties ook automatisch invullen, op basis van feedback die je het hele jaar door verzamelt, met onze HR-software voor evaluaties

4. Voorbereiden van evaluatiegesprekken (AI-coachingstips)

5. Voice-to-text: gespreksverslagen creëren

Dit is een van de oudste toepassingen van AI (of eigenlijk van Large Language Models): het omzetten van gesproken tekst naar woorden en daar een verslag van maken.

Hiervoor zijn allerlei handige tools:

• Fireflies.ai
• Otter.ai
• Fathom
• Google Gemini
• Microsoft Copilot

Je kunt deze tools bijvoorbeeld aanzetten tijdens een evaluatiegesprek, 1-op-1 gesprek of een ontwikkelgesprek.

Voice-to-text heeft alleen toegang nodig tot de audio dus dat is fijn voor de privacy, maar benoem wel altijd dat je een tool gebruikt om aantekeningen van je gesprek te maken.

🚨 Nadelen van losse tools:

• Ze zijn niet geïntegreerd in je HR-systeem, dus je moet de verslagen apart ergens opslaan en handmatig kopiëren-plakken naar je HR-software
• Check de privacy: mag je tools voor audio-opname gebruiken in jouw organisatie?
• Sla je de notities ergens op, dan moet je controleren of dat veilig gebeurt (bijvoorbeeld versleuteld)

👉 Wil je automatisch gespreksverslagen creëren in het HR-systeem dat je al gebruikt? Dat kan ik Learned: je vindt de optie om audio-opnames te starten geïntegreerd in onze HR-software voor evaluatiegesprekken

6. SMART ontwikkeldoelen stellen

Het blijft een van de lastigste dingen in Performance Management, zowel voor managers als voor teamleden: goede, concrete ontwikkeldoelen bepalen volgens de SMART-methode.

Dit is een van de toepassingen waarmee AI je misschien wel de meeste tijd kan besparen.

Je helpt leidinggevenden om betere gesprekken te voeren, die ze in minder tijd kunnen voorbereiden. En jij bent met HR minder tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen van managers.

Voorbeeld van een prompt

🚨 Nadeel van ChatGPT

• ChatGPT heeft niet alle informatie om het beste ontwikkeldoel te bepalen (zoals eerdere evaluatiegesprekken, feedback uit 1-op-1’s, ontwikkeldoelen, criteria uit het functieprofiel)

Het allerslimste…

Wil je AI echt slim inzetten in je gesprekscyclus, evaluatieproces en performance management? Zodat je er zoveel mogelijk tijd mee bespaart en medewerkers helpt om betere gesprekken te voeren?

👉 Zorg dan dat je AI-toepassingen integreert in de HR-software die je al gebruikt.

Dat doe je met onze software voor objectief evalueren: die bevat allerlei handige AI-features – van een functiehuis opstellen met AI en gesprekstips voor leidinggevenden, tot AI-analyses voor onderbouwde beslissingen over promoties, transparant belonen en strategische personeelsplanning. Ontdek Learned AI