Een functiehuis is het overzicht van alle functieprofielen in jouw organisatie. Natuurlijk kun je het opstellen omdat het moet, en het daarna weer op de plank leggen. Maar je kunt een functiehuis ook inzetten als basis voor je HR-processen, zodat je er waarde mee creëert voor jouw organisatie.
Met een realistisch functiehuis draag je bij aan het behalen van strategische doelen en help je medewerkers om zich verder te ontwikkelen. En het hoeft helemaal niet veel tijd te kosten: je kunt er AI voor gebruiken! Hoe je zo’n functiehuis maakt, lees je hier.
Wat is een functiehuis?
Je kunt een functiehuis zien als een blauwdruk van je organisatie. Het is een gestructureerd systeem waarmee je een overzicht van alle functieprofielen en rollen in de organisatie in kaart brengt.
Zo creëer je inzicht in de organisatiestructuur en maak je duidelijk:
- hoe verantwoordelijkheden zijn verdeeld
- onder welke afdeling (of functiefamilie) een functie valt
- hoe verschillende functies met elkaar verbonden zijn
Een functiehuis maakt het ook makkelijker om salarisstructuren en carrièrepaden vast te stellen, net zoals in een functiematrix. Kortom, het zorgt voor overzicht en duidelijkheid binnen een organisatie, zodat iedereen weet wat de verwachtingen in hun functie zijn en hoe ze kunnen doorgroeien.
Voorbeeld van een functiehuis
Iedere organisatie heeft andere functies, en daarom ziet ieder functiehuis er weer anders uit.
Dit is een voorbeeld:
Je ziet hierin een paar verschillende onderdelen, zoals niveaus en functiefamilies: die leggen we nu verder uit. 👇
Uit welke onderdelen bestaat een goed functiehuis?
In een duidelijk, volledig functiehuis vind je de volgende onderdelen terug:
- De functies of functieprofielen: de naam en beschrijving van elke individuele functie.
- Functiefamilies of de verschillende afdelingen binnen jouw organisatie: je groepeert functies in families, zoals ‘Personeelszaken’, ‘Productie’, ‘Marketing’ of ‘Debiteurenadministratie’. Dat maakt het makkelijker om functies binnen hetzelfde vakgebied te vergelijken.
- Functieniveaus: op basis van de complexiteit, senioriteit en verantwoordelijkheden van een functie kun je een rangschikking maken van verschillende niveaus.
Je kunt ervoor kiezen om senioriteitsniveaus te systematiseren, door alle functies in je functiehuis in hetzelfde aantal niveaus op te delen, bijvoorbeeld 3, 4 of 5. Dan kun je ook standaard benamingen aan die niveaus toekennen, zoals van beginner tot expert of oplopend ‘Junior – medior – senior’.
Het functiehuis helpt ook bij het bepalen van de salarisstructuur van je organisatie. Functieniveaus en functiefamilies worden namelijk vaak gekoppeld aan salarisschalen, om te zorgen voor consistentie en transparantie bij het bepalen van salarisniveaus.
👉 Op zoek naar een overzicht van alle skills en competenties in jouw organisatie? Die stel je op in een skills- of competentiematrix
Voordelen van een functiehuis
Je ziet het al aan de overzichtelijke opbouw: een functiehuis schept duidelijkheid. Dat doet het niet alleen voor jou als HR, maar als je het goed inricht voor iedereen in de organisatie.
Een goed opgebouwd functiehuis kun je gebruiken voor deze doelen:
- Je geeft duidelijkheid over wat je verwacht van medewerkers in een bepaalde functie.
- Recruitment: met de functieprofielen in je functiehuis breng je in kaart welke kennis en vaardigheden nodig zijn in een functie, en zo kan het ook dienen als basis voor werving en selectie.
- Transparantie over beloning wanneer je salarisbanden of -schalen koppelt aan de verschillende functieniveaus.
- Beoordeling van iemands functioneren en prestaties: een functieprofiel vormt de basis voor de evaluatie van prestaties. Je stelt de objectieve maatstaven vast om te meten hoe goed iemand functioneert ten opzichte van de functievereisten.
- Ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden: met functieniveaus en functieprofielen op basis van vaardigheden geef je duidelijk inzicht in wat iemand moet kunnen en presteren om klaar te zijn voor een volgende functie. Daarmee kun jij of kun je medewerkers zelf carrièrepaden (laten) opstellen.
Ook biedt een functiehuis jou als HR het overzicht welke functies (nog niet) vervuld worden, door wie ze worden uitgevoerd, en welke medewerkers een stap kunnen maken naar een volgend functieniveau. Allemaal inzichten die helpen bij strategische personeelsplanning.
In 8 stappen een functiehuis opzetten met AI
1. Maak een overzicht van alle functies in jouw organisatie
Zo krijg je ook inzicht in taken die wel (moeten) worden gedaan, maar misschien nog niet zijn opgenomen in het juiste functieprofiel.
2. Bepaal de functiefamilies
Dan ga je aan de slag met het clusteren van functies om er een functiehuis van te maken: je groepeert functies in een aantal families of groepen.
Meestal komen deze functiefamilies overeen met de afdelingen in jouw organisatie.
Een simpel voorbeeld: heb je een Hoofd van de afdeling Productie, van Verkoop en een Hoofd Administratie, dan zijn dat de 3 functiefamilies waarin je functies wilt indelen (naast de directie).
3. Breng functieniveaus aan
Vervolgens stel je de niveaus vast waarop je vaardigheden en competenties van medewerkers wilt meten. Er zijn grofweg 2 opties voor het aantal functieniveaus.
Binnen Learned houden wij de 4 niveaus uit de zogenaamde TMA-methode aan:
- Generiek: basisvaardigheden die iedereen binnen de organisatie moet beheersen.
- Operationeel: vaardigheden die nodig zijn om dagelijkse taken succesvol uit te voeren.
- Tactisch niveau: je beheerst de vaardigheden voor het coördineren en managen van teams of projecten.
- Strategisch: de skills bezitten voor het bepalen van de koers van de organisatie en het nemen van lange termijnbeslissingen.
4. Breng je organisatiebrede waarden in kaart
Dit is de eerste stap richting het opstellen van functieprofielen: wij raden altijd aan om ook de ‘fit’ met jouw kernwaarden in een functieprofiel op te nemen.
Zo zorg je ervoor dat je werft en evalueert op basis van meer dan alleen taken of prestaties, maar ook kijkt naar hoe iemands gedrag past binnen jullie organisatiecultuur.
5. Bepaal de vereiste competenties & skills
Je brengt nu alle benodigde competenties in kaart, een combinatie van soft skills en technische vaardigheden:
- De benodigde competenties (soft skills)
- De technische vaardigheden (hard skills)
- Het gewenste niveau, uitgedrukt in een beschrijving van gedrag
Elk van die competenties koppel je vervolgens aan het niveau dat past bij een functie: welke specifieke competenties en gedragingen zijn nodig om succesvol te zijn in een rol? Dat niveau druk je uit in concreet gedrag.
Er zijn 2 manieren om de vereiste competenties te bepalen:
a) Aan de hand van interviews met medewerkers en managers
b) Met behulp van HR-software en AI
👉 Om in een paar klikken functieprofielen te creëren met AI, kun je ons gratis Functiehuis gebruiken. Daarna pas je de profielen gemakkelijk zelf aan (of je neemt ze gewoon over).
6. Bepaal hoe je succes wilt meten
Dan is het tijd om de doelen of KPI’s (kritische prestatie-indicatoren) vast te stellen.
In een modern functieprofiel leg je meer vast dan alleen een omschrijving van taken, maar kijk je ook naar de concreet meetbare criteria die bepalen of iemand goed functioneert in een functie.
Bijvoorbeeld: verkoopcijfers Q1, aantal tickets per uur of NPS-score.
💡 Hoe meet je succes in een functie zo objectief mogelijk? Lees hier verder: Zo pak je Performance Management succesvol en eerlijk aan
7. Stel een concept functiehuis op
Het echte werk: nu combineer je alle informatie over functieprofielen – waarden, skills, competenties en KPI’s – met de informatie over functiefamilies en -niveaus. Samen vormen die de eerste versie van je functiehuis.
Ook hier kun je ervoor kiezen om een functiehuis zelf op te stellen, bijvoorbeeld in een Excel-bestand.
Maar veel overzichtelijker en efficiënter is het om software voor een functiehuis te gebruiken.
- Dan kun je functieprofielen eenvoudig delen met managers en medewerkers
- Je past je functiehuis en de profielen makkelijk aan en houdt ze up-to-date
- Je kunt de vereisten voor vergelijkbare functies eenvoudig vergelijken – met andere organisaties binnen de branche, maar ook met andere functies binnen jouw organisatie – om te zien of ze consistent zijn, en niet verschillen per manager
- Je stelt eenvoudig carrièrepaden op in functiehuis-software, een heel belangrijke voorwaarde om teamleden betrokken te houden en verloop tegen te gaan.
💡 Meer weten? Lees hier verder: Zo stel je functieprofielen op met behulp van AI
8. Controleer de functieprofielen bij medewerkers en (team)managers
Natuurlijk is HR betrokken bij het opstellen van functieprofielen en een functiehuis, maar zorg dat je ook feedback verzamelt van de medewerkers die de functies uitvoeren. Met hun input creëer je realistische functieprofielen.
- Herkennen medewerkers zich in de skills en competenties in hun functieprofiel?
- Welke doelen en KPI’s zijn voor managers belangrijk voor het succes van het team?
- Kloppen de niveaus in je functiehuis, of ontbreken er misschien functies?
Bonustip. Maak carrièrepaden aan op basis van je functiehuis
Gebruik je functiehuis voor Performance Management – oftewel: om interne groei en ontwikkeling te stimuleren.
Daarmee vergroot je de motivatie van medewerkers, houd je iedereen betrokken en voorkom je verloop! Want voor de moderne werknemer is weten hoe je je kunt ontwikkelen in je baan, één van de belangrijkste redenen om bij een organisatie te blijven. En dat geldt nog sterker voor millennials en Generatie Z.
👉 Ontdek hier meer voordelen van Performance Management om medewerkers te behouden
Tot slot: gebruik een functiehuis als basis voor je evaluatieproces
Het belangrijkste om te onthouden? Als je echt waarde wilt toevoegen in je HR-processen, integreer een functiehuis dan in je HR-cyclus.
Dat doe je door de skills, competenties en KPI’s uit functieprofielen te gebruiken als basis voor je gesprekscyclus en evaluatieproces.
- Door in elk gesprek tussen manager en medewerker de competenties en KPI’s uit het functieprofiel terug te laten komen, baseer je feedback, evaluaties en prestaties op meetbare resultaten en concreet waarneembaar gedrag.
- Je maakt jouw Performance Management- of evaluatiecyclus dus objectief.
Zo help je uiteindelijk medewerkers en managers om de juiste coaching te bieden of te krijgen, intern door te groeien en het meeste uit hun baan te halen!