“We hebben al 34% meer doelen opgesteld dan voor het werken met Learned. Het geeft mensen meteen meer motivatie om te starten met een nieuw ontwikkeldoel.”
In gesprek met Milou van der Velden, Talent Specialist bij Tensing.
Persoonlijke ontwikkeling staat centraal
Tensing is al ruim 30 jaar specialist op het gebied van Geografische Information Systemen (GIS) en Locatie Informatie. Het is hun doel om zeer specialistisch advies en kennis te leveren in de Europese regio. En daarvoor gaan ze de komende jaren flink opschalen, ook buiten Nederland: de afgelopen 2 jaar zijn er al maar liefst 15 nieuwe collega’s bijgekomen.
Om alle medewerkers op de juiste manier te kunnen ondersteunen in carrière en hun persoonlijke ontwikkeling zijn in 2018 de Tensing Talent Tracks ontwikkeld. Deze Talent Tracks zijn gemaakt vanuit het perspectief dat persoonlijke ontwikkeling van elk individu bijdraagt aan de ontwikkeling en groei van Tensing. Het omvat alle mogelijke rollen binnen Tensing en heeft een cyclus aan gesprekken tussen een carrière coach en een coachee. De coach is een seniore medewerker binnen Tensing die door de coachee zelf wordt gekozen. Er zijn 3 formele contactmomenten per jaar voor het plannen van doelen (Persoonlijk Ontwikkel Plan) en de evaluatie hierop (Tussentijdse Evaluatie & Reward Ceremony). Daarnaast worden er frequent 1-1 coachingsgesprekken gevoerd. Binnen deze cyclus volgt de coachee diverse trainingen om de benodigde certificeringen binnen het vakgebied te behalen. Daarbij kan de coachee gebruik maken van diverse opleidingsabonnementen die Tensing met kennisinstituten heeft afgesloten.
Kortom, Tensing legt veel nadruk op persoonlijke ontwikkeling en heeft een mooi raamwerk staan om dit te bewerkstelligen. Toch was er nog voldoende ruimte voor verbetering.
De uitdaging – Een betere coach-coachee relatie
Het vormgeven van de Tensing Talent Tracks was een hele belangrijke eerste stap. De volgende uitdaging was de vertaalslag naar de praktijk. De eerste stap in dit proces is het koppelen van de juiste coach aan de juiste coachee. Vervolgens werden beide partijen gevraagd om aan de slag te gaan met de cyclus aan gesprekken en het documenteren daarvan. Milou van der Velden, Talent Specialist bij Tensing, vertelt hier meer over.
“We hadden wel documenten en templates die gebruikt konden worden voor het opstellen van doelstellingen en het vragen van feedback, maar deze bestanden werden veel heen en weer gemaild, raakten verloren en boden resulterend onvoldoende input voor het voeren van een goed inhoudelijk gesprek. Kortom, het proces was tijdrovend en de administratie was moeilijk te beheren voor alle betrokkenen.”
Binnen de gehele organisatie wordt gewerkt vanuit de gedachte van continue verbetering. Vanzelfsprekend kwamen er na verloop van tijd dus signalen vanuit de medewerkers en coaches dat dit proces beter moest. Dit resulteerde erin dat Tensing opzoek ging naar een oplossing om de gehele talentervaring te verbeteren. Deze oplossing moest faciliterend zijn voor zowel de medewerkers als de coaches. Zodoende is de samenwerking met Learned in het leven geroepen.
De oplossing – Inhoudelijke gesprekken op basis van skills
Eén ding werd voor Tensing duidelijk. De behoefte voor de Talent Tracks was er zeker, maar er was ook behoefte aan een systeem dat aansloot op dit raamwerk. Samen met Talent Specialist Milou hebben we de volgende doelen gesteld: Het implementeren en doorvertalen van de gehele Talent Tracks in het Learned-platform, het faciliteren van de ontwikkeling van medewerkers én het leuker en makkelijker maken om jezelf te ontwikkelen. Alles in één digitale omgeving.
“Ik heb diverse andere platforms bekeken, maar het raamwerk van Tensing past het beste bij Learned. Learned is innovatief en speelt goed in op het inzichtelijk maken van learning en skills met een gebruiksvriendelijke interface.” – Milou van der Velden, Talent Specialist
De start
Het eerste project waar Tensing met Learned aan is begonnen is het vernieuwen van het functiehuis. Op basis van de Learned skill set worden de functies nu voor het eerst uitgedrukt in vaardigheden op basis van 5 skill niveaus. Kort na deze verbeterslag volgde de training en lancering van Learned met daarna het eerste formele gesprek voor het opstellen van het Persoonlijk Ontwikkel Plan.
Op dit eerste gesprek is onlangs een interne evaluatie gevoerd met alle coaches. Zij waren bijzonder tevreden met deze nieuwe manier van werken in Learned. Niet alleen was het proces voor het inplannen en vastleggen van gesprekken een stuk eenvoudiger geworden, maar met name het voeren van een inhoudelijk gesprek over de functie, skills en ambities van de coachee was een cruciale verbetering.
Het resultaat – 100% deelname en 34% meer doelen
In relatief korte tijd zijn er al mooie resultaten behaald. Ten eerste zien we een flinke vooruitgang in het aantal gevoerde gesprekken. Naast het formele gesprek over een persoonlijke ontwikkelplan, heeft 100% van de medewerkers hun eerste drie maandelijkse 1-op-1 gesprekken afgerond. Er zit ook meer consistentie in de kwaliteit van de gesprekken, dankzij de gesprekstemplates van Learned, die coaches helpen bij het voeren van een gesprek. Verder biedt het concrete inzicht in bijvoorbeeld de doelen van de medewerker of het functieprofiel met bijbehorende skills ook invulling voor een goed gesprek.
Ook is Tensing overgestapt naar doelen per kwartaal, in plaats van jaarlijkse targets. Op die manier zijn er al 34% meer doelen opgesteld dan voor het werken met Learned. Ook worden doelen nu frequenter besproken en ook sneller behaald.
“Het behalen van het doel geeft mensen meteen meer motivatie om te starten met een nieuw doel. Dit zien we ook terug in het gebruik van Learned. We zien dat medewerkers gemiddeld tussen de vijf en tien keer per maand inloggen!”
Volgens Milou heeft zowel de ondersteuning vanuit Learned als de interne commitment van het management hier een belangrijke rol in gespeeld. Learned bood de juiste trainingen, support en materialen via het digitale helpcentrum. Daarnaast heeft de directie van Tensing het Learned-platform snel geadopteerd en de doelen helder intern gecommuniceerd.
Uiteraard zijn we er nog niet en hebben we samen nog mooie doelen voor de toekomst. Als eerste op de agenda staat het uitwisselen van 360-graden feedback op de skills uit het functieprofiel.
