Strategische Personalplanung: So gehen Sie es an [+Beispiel]

Mit strategischer Personalplanung (abgekürzt SPP) antizipieren Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf.

Es ist eine Möglichkeit, die Entwicklungen in Ihrem Unternehmen und Ihren Personaleinsatz bestmöglich aufeinander abzustimmen: Sie möchten sicherstellen, dass Sie die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt haben.

Die 4 Prinzipien der SPP

1. Die richtigen Leute
2. Mit den richtigen Fähigkeiten
3. Am richtigen Ort
4. Zum richtigen Zeitpunkt (und im Budget, mit den richtigen Kosten)

Ein strategischer Personalplan besteht aus den Entscheidungen, die Sie jetzt bezüglich Ihres zukünftigen Personalbestands, innerhalb von 3 bis 5 Jahren, treffen. Alles, um die Ziele Ihres Unternehmens zu (bleiben) erreichen.

Das Wort sagt es also schon: Das erfordert viel Voraussicht und Planung.

• Wo möchte Ihr Unternehmen in 5 Jahren stehen?
• Welche Entwicklungen erwarten Sie?
• Wie soll Ihr Personalbestand bis dahin aussehen?
• Welche (zusätzlichen) Fähigkeiten benötigen die Mitarbeiter, und wie hoch ist die erwartete Skill-Lücke?

Durch eine solche vorausschauende Planung setzen Sie Ihre Belegschaft optimal ein und holen das Maximum aus deren Wissen und Kompetenzen heraus. Zudem können Sie so Fluktuation entgegenwirken.

❗Strategische Personalplanung ist also etwas anderes als operative Personalplanung. Dabei geht es nicht um Pläne für die nächsten 5 Jahre, sondern um das 'Jetzt': die Planung von Diensten und die Erstellung von Dienstplänen.

Dies ist ein Beispiel dafür, wie eine strategische Personalplanung aussehen kann.

Aus unserer Masterclass 'Steuerung zukünftiger Fähigkeiten'

Sie sehen einige unverzichtbare Bestandteile. Basierend auf den oben genannten Fragen treffen Sie strategische Entscheidungen über:

• Die Einstellung neuer Mitarbeiter
• Interne Mobilität oder Umschulung
• Die Besetzung der wichtigsten (Führungs-)Positionen
• Abgang: Welche Mitarbeiter lassen Sie gehen?

Und Sie sehen, dass eine Personalstrategie von Ihrer Unternehmensstrategie abhängt: Was wollen Sie als Organisation erreichen? Was oder besser gesagt, wen brauchen Sie dafür – welche Menschen und welche Fähigkeiten?

💡 Ein wichtiger Bestandteil eines strategischen Personalplans ist auch die Durchführung einer Skills Gap Analyse

Einen strategischen Personalplan erstellen Sie anhand dieser 4 Komponenten:

1. Beginnen Sie mit Ihren Organisationszielen

Der erste Schritt Ihres Personalplans ist Ihre umfassendere Strategie. Welche (finanziellen) Ziele möchte Ihre Organisation in den nächsten 3, 5 oder sogar 10 Jahren erreichen? Müssen Sie schnell im Umsatz wachsen oder wollen Sie andere Unternehmen übernehmen?

Welche organisatorischen Veränderungen könnten Sie noch vornehmen wollen? Wie hoch ist das Budget?

Aus diesen Zielen leitet sich auch Ihre Personalstrategie ab, sodass Sie zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Mitarbeiter in der richtigen Position haben – oder rekrutieren können.

So sind Personalwesen und Geschäft eins und Sie tragen wirklich zu strategischen Zielen bei.

2. Kartieren Sie Ihre aktuelle Belegschaft

Ebenso wichtig wie Ihre umfassendere Geschäftsstrategie ist das Talent, das Sie bereits im Haus haben.

Eine erste Frage: Wie genau sieht Ihre Belegschaft aus? Welches Alter haben die Mitarbeiter, wie lange sind sie im Unternehmen, sind sie relativ erfahren oder junior?

Bestimmen Sie außerdem: Was sind ihre Ambitionen und Entwicklungsziele? Und was sind ihre Stärken und einzigartigen Fähigkeiten?

Wenn wir dann auf das obige Modell zurückgehen, sehen Sie, dass Sie auch über Folgendes nachdenken müssen:

• Neuer Zufluss: Wen muss ich einstellen? 👈 Welche Fähigkeiten brauche ich jetzt und in Zukunft, um die Unternehmensziele zu erreichen, die meine Mitarbeiter nicht besitzen (und auch nicht entwickeln werden)?
• Abfluss: Welche Mitarbeiter muss ich gehen lassen? 👈 Wer besitzt Fähigkeiten, die wir in Zukunft nicht mehr brauchen werden, oder wer zeigt nicht genug Potenzial, um die Fähigkeiten zu erlernen, die wir in Zukunft brauchen werden?

3. Führen Sie eine Gap-Analyse durch

Nun konzentrieren Sie sich auf die spezifischen Fähigkeiten, die Sie in Zukunft benötigen werden.

Betrachten Sie zunächst die Mitarbeiter, die bereits über die zukünftig benötigten Fähigkeiten verfügen oder das Potenzial haben, diese Fähigkeiten zu erlernen.

👉 Welches ist ihr aktuelles Kompetenzniveau? Und wie groß ist die Lücke zu zukünftigen Fähigkeiten?

👉 Um mehr Einblick in das Kompetenzniveau Ihrer aktuellen Belegschaft (oder eine Kompetenzlücke) zu erhalten, können Sie eine Skills-Matrix erstellen oder eine Skill-Gap-Analyse durchführen.

Vergessen Sie dabei auch die neuen Positionen nicht.

Welche Positionen müssen in den nächsten 3-5 Jahren besetzt werden? Denken Sie auch an Positionen, die in Ihrer Organisation bisher möglicherweise noch nicht existieren, und an wichtige Positionen auf Managementebene.

🔎 Sie können das Potenzial von Mitarbeitern visuell in einem 9-Grid darstellen

4. Erstellen Sie Ihren Plan oder Ihre Strategie

Der letzte und wichtigste Schritt ist die Entwicklung Ihres Aktionsplans. Dieser besteht aus den 3 Säulen, die wir bereits gesehen haben:

a) Interne Mobilität

Diejenigen, die die richtigen Fähigkeiten oder das Potenzial zeigen, können Sie dorthin bringen, wo Sie sie brauchen, indem Sie das Wachstum durch interne Mobilität fördern.

Denken Sie dabei auch an die Nachfolgeplanung: die rechtzeitige Bestimmung oder Rekrutierung von Kandidaten für entscheidende Führungspositionen.

b) Neueinstellungen

c) Abgänge

5. Und dann: Handeln Sie im Bereich Fluktuation, Abgänge und Rekrutierung

Indem Sie all diese Punkte beantworten, stellen Sie sicher, dass Ihre Personalstrategie und damit auch Ihre Organisation für die Zukunft gerüstet ist.

Letztendlich tun Sie dies nicht nur, indem Sie rechtzeitig neue Mitarbeiter rekrutieren, sondern auch indem Sie eine intelligente Personalmischung aus festen und flexiblen Mitarbeitern zusammenstellen und Ihre derzeitigen Mitarbeiter weiterentwickeln.

Das ist auch eine Win-Win-Situation: Indem Sie Raum für interne Mobilität schaffen, wirken Sie dem Personalabgang so weit wie möglich entgegen.

Unerwartete Entwicklungen

⛔️ Ein Hindernis auf dem Weg zu Ihren Zielen.

Natürlich können Sie mit Ihrer Personalstrategie nicht vollständig antizipieren, was in der Welt geschieht. Deshalb ist es klug, bei der Personalentwicklung auf Soft Skills zu setzen: übertragbare Fähigkeiten wie Kommunikation, Führung, Agilität und Lernfähigkeit.

Mangel an Daten über Leistung & Fähigkeiten

⛔️ Ein Hindernis im Hinblick auf das, was Sie derzeit haben.

Denn wenn Sie nicht wissen, was Sie derzeit an Personal haben, können Sie keine strategische Personalplanung erstellen.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie kontinuierlich Daten über die Leistungen, Ziele und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter sammeln.

Dies tun Sie beispielsweise, indem Sie bei der Erstellung von Stellenprofilen bereits auf Fähigkeiten achten, durch einen kontinuierlichen Evaluierungszyklus und durch die Erfassung von Fähigkeiten in einer Skill- oder Kompetenzmatrix.

Tipp 💡 Mit der Performance Management Software behalten Sie die Leistungen (und das Potenzial) Ihrer Mitarbeiter einfach im Auge

Sie möchten Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen und das Maximum aus Ihrer verfügbaren Belegschaft herausholen.

Am liebsten sichern Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, sorgen für eine begrenzte Mitarbeiterfluktuation und besetzen Schlüsselpositionen proaktiv, damit die Handlungsfähigkeit Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation erhalten bleibt.

Dies sind die Vorteile der strategischen Personalplanung:

• Zukunftssicherheit: In unserer Welt schreiten der technologische Fortschritt und Marktentwicklungen schnell, sehr schnell voran. Deshalb muss man vorausschauen. Mit einem strategischen Personalplan halten Sie Ihre Organisation agil: Sie können sich schnell an veränderte Umstände anpassen.
• Besser leistende Mitarbeiter
• Mehr Effektivität: Weil Sie Ihre Belegschaft strategisch planen und einsetzen – als Teil Ihrer breiteren Strategie – sind Sie effektiver und haben eine größere Chance, Unternehmensziele zu erreichen.
• Effizienz: Strategische Personalplanung sorgt dafür, dass Sie Ihre Ressourcen (Ihre Mitarbeiter und Ihr Rekrutierungsbudget) klüger einsetzen können – mit genau der richtigen Anzahl und den passenden Mitarbeitern. Es sorgt auch für eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen, da auch Ihre HR-Pläne auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sind: „alle ziehen am selben Strang“.
• Talentbindung: Genauso wichtig wie die Gewinnung talentierter Mitarbeiter ist es, sie zu halten. Da Sie Ihren Mitarbeitern mit strategischer Planung Wachstumsmöglichkeiten bieten, steigert dies auch deren Motivation und Engagement.
• Interne Mobilität und Talententwicklung: Sie planen vorausschauend die Fähigkeiten, Funktionen und Verantwortlichkeiten, die Sie in Zukunft benötigen. Und zunächst konzentrieren Sie sich auf interne Talente, die diese Funktionen besetzen können – durch interne Versetzung. So schaffen Sie eine Pipeline interner Talente.

Lesen Sie weiter 👉 Die Vorteile eines ehrlichen, entwicklungsorientierten Performance Managements