Stellenprofil erstellen: So setzt du Skills und KI ein

Ein Stellenprofil ist eine Übersicht über alles, was jemand in einer bestimmten Position tun und können muss, um diese Position erfolgreich auszuführen. Es besteht aus einer strukturierten Beschreibung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, des Niveaus und der erforderlichen Fähigkeiten.

Einige Organisationen fügen einem Stellenprofil auch die Berichtslinien und die Position innerhalb der Organisation hinzu.

Ein Stellenprofil enthält folgende Informationen:

• Wie der Erfolg dieser Position gemessen wird, in Form von KPIs
• Welche Skills und Kompetenzen für die Position benötigt werden
• Welches Verhalten jemand zeigen muss, um diese Kompetenzen zu erfüllen

Dies ist ein Beispiel eines Stellenprofils mit Kompetenzen für einen HR-Manager:

Stellenprofile sind breiter als eine Stellenbeschreibung, da sie mehr Informationen enthalten als nur einen Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Stellenprofile sind die Grundlage deines Talentmanagements und Performance Managements in HR: Alle Stellenprofile deiner Organisation zusammen bilden dein Funktionshaus.

Darüber hinaus verwendest du Stellenprofile für:

1. Klare Erwartungen

Ein Stellenprofil ist eine strukturierte Methode, um die Anforderungen für gleiche oder ähnliche Positionen festzulegen. So wissen Manager und Mitarbeiter genau, was von ihrer Leistung erwartet wird.

2. Rekrutierung und Auswahl

Bei der Rekrutierung dient ein Stellenprofil als Grundlage für die Stellenausschreibung, um die richtige Person mit dem richtigen Wissen und den richtigen Fähigkeiten einzustellen.

3. Leistungsbeurteilungen

Es ist die Grundlage für die Leistungsbewertung: In einem Stellenprofil legst du objektive Maßstäbe fest, um zu messen, wie gut ein Mitarbeiter im Vergleich zu den Stellenanforderungen abschneidet.

4. Mitarbeiterentwicklung

Mit Kompetenzen schaffst du klare Erwartungen, was jemand wissen, können und leisten muss, um für eine nächste Position bereit zu sein. Darüber hinaus kannst du gezielte Trainingspläne erstellen, um Mitarbeitern zu helfen, ihre Fähigkeiten in einem bestimmten Bereich zu verbessern.

Traditionelle Stellenprofile haben einen großen Nachteil: Sie konzentrieren sich auf die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Hierarchie einer Position. Das sind alles Dinge, die wenig Vorhersagewert für die Arbeitsleistung haben.

Was viel genauer vorhersagt, ob jemand in einer Position erfolgreich ist, sind Kompetenzen: kognitive Fähigkeiten (Wissen) und Verhalten (Soft Skills). Deshalb ist es effektiver, deinen Stellenprofilen auch Kompetenzen, Skills oder Fähigkeiten hinzuzufügen.

So machst du aus einem Stellenprofil ein Kompetenzprofil mit:

• Kompetenzen (Soft Skills, übertragbar)
• Professionelles Wissen und Erfahrung (Hard Skills, positionsspezifisch)

Ein kompetenzbasiertes Stellenprofil enthält die Aufgaben, die ein Mitarbeiter ausführen muss, und die dafür erforderlichen Kompetenzen. Beim Erstellen eines Profils ist es auch wichtig, es prägnant und konsistent zu halten.

Dies sind die Bestandteile, die du aufnimmst:

1. Stellentitel: Dies gibt ein klares Bild der Rolle innerhalb der Organisation.

2. Zweck der Position: Hier wird beschrieben, was das Hauptziel der Position ist und wie sie zu den Organisationszielen beiträgt.

3. Position innerhalb der Organisation: Gibt an, wo sich die Rolle in der Organisationshierarchie befindet, einschließlich Berichtslinien.

4. Befugnisse: Dies beschreibt die Entscheidungsbefugnisse, die mit der Rolle verbunden sind.

5. Leistungsindikatoren oder KPIs: Wie misst man den Erfolg in einer Position? Bestimmen Sie, welche messbaren Leistungen und Ziele ein Mitarbeiter erreichen muss, um die Position ordnungsgemäß auszuführen.

6. Kompetenzen oder Soft Skills: Die übertragbaren, nicht funktionsspezifischen Kompetenzen, die eine Person besitzen muss, um die Position erfolgreich auszuführen. Dies sind zum Beispiel Kommunikationsfähigkeiten oder Führungsqualitäten.

Kompetenzen werden in konkretem Verhalten ausgedrückt, das dem Niveau der Position entspricht. Und dieser Teil eines Stellenprofils kann auch als Kompetenzprofil bezeichnet werden.

7. Berufliche Fähigkeiten und Hard Skills: die spezifischen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse, die für die erfolgreiche Ausführung der Position erforderlich sind.

Optional können Sie bestimmte technische Fähigkeiten gesondert nennen, um die erforderliche Erfahrung zu verdeutlichen, wie zum Beispiel Kenntnisse in:

• Sprachen
• Softwaresystemen
• Maschinen und Betriebssystemen

💡 Möchten Sie wissen, wie Sie die benötigten Kompetenzen für eine Position bestimmen? Lesen Sie auch: So erstellen Sie eine Kompetenzmatrix

8. Berufserfahrung

Der Vorteil eines Stellenprofils auf Basis von Kompetenzen und KPIs ist, dass du die Anzahl der Jahre Berufserfahrung nicht festlegen musst. Diese Erfahrung ist bereits im Niveau der Kompetenzen (Soft Skills) und Fähigkeiten (Hard Skills und technisches Wissen) verarbeitet.

9. Bildungsanforderungen

Je nach Art der Position kannst du ein Mindestbildungsniveau oder eine spezifische Bildungsanforderung aufnehmen (z.B. für einen Lehrer, Pfleger, Chirurgen, Anwalt).

📝 In einem kompetenzbasierten Stellenprofil lässt du eine Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten weg. Eine Aufgabenbeschreibung veraltet schnell, und wenn darin nicht genau die Aufgaben beschrieben sind, die Mitarbeiter in der täglichen Praxis ausführen, kann das zu Diskussionen führen. Ein Stellenprofil ist breiter und bleibt daher länger aktuell.

Wir wissen jetzt, was ein Stellenprofil beinhaltet, aber wie erstellst du es genau? 👇

Erstelle für jede Position in der Organisation ein Stellenprofil mit Kompetenzen und Skills.

Achte dabei auf:

• Beschreibe die erforderlichen Kompetenzen (Soft Skills) anhand einer konkreten Beschreibung des Verhaltens, das jemand zeigen muss
• Dokumentiere auch (Hard) Skills und eventuelle technische Fähigkeiten
• Beschränke es auf maximal 10 Kompetenzen und Skills pro Stellenprofil

Bestimme, wie du Erfolg misst und zu welchen KPIs und Organisationszielen eine Position beiträgt.

Die richtigen KPIs festzulegen ist nicht so einfach, weil du sehr spezifisches Fachwissen über eine Position benötigst. Für dieses Wissen ist HR von (operativen) Managern abhängig, die ihre Vorstellung von guter Leistung oft auf ihrer eigenen Meinung basieren – und nicht auf einem objektiven KPI.

Deshalb hilft es, ein HR-Software-Tool zu verwenden, das automatische Vorschläge für nützliche KPIs auf Basis von Marktdaten aus einer bestimmten Branche gibt.

Zum Beispiel:

• Projektmanager 🎯 KPI: X Anzahl Projekte innerhalb der Frist abgeschlossen
• Developer 🎯 KPI: X Anzahl Tickets ohne Bugs abgeschlossen
• HR-Manager 🎯 KPI: Zufriedenheit auf eNPS-Score X erhöhen

Denke auch über die Methode – oder das Tool – nach, mit dem du die Profile erstellen (lassen) möchtest. Es gibt grob 3 Optionen:

a) Eine Beratung

Beratungsunternehmen arbeiten oft mit traditionellen Methoden. Der Nachteil ist, dass dies dazu führen kann, dass deine Stellenprofile schnell veralten, und die Kosten hoch sein können.

b) KI oder Künstliche Intelligenz

Du kannst ein Funktionshaus mit allen Profilen für deine Organisation heutzutage auch von KI-Tools wie ChatGPT generieren lassen. Das ist schnell und du kannst es komplett selbst machen.

Die Nachteile von KI sind:

• Das Erstellen von Stellenprofilen ist auch recht arbeitsintensiv, da du mit ChatGPT eine Excel- oder CSV-Datei generierst, die du selbst organisieren, bearbeiten und strukturieren musst;
• Es kostet immer noch viel Zeit, die Profile aktuell zu halten, das geht nicht automatisch
• Es ist schwierig, wirklich realistische Profile für deine Branche und Organisationsgröße zu erstellen, weil du nicht wählen kannst, auf welchen Datenbanken du deine Profile basieren möchtest

c) Moderne HR-Software

Es ist am übersichtlichsten und benutzerfreundlichsten, alle Stellenprofile deiner Organisation in einem Software-Tool zusammenzubringen.

Der Vorteil ist, dass du alle Daten einfach aktuell hältst, auch wenn sich etwas in einer Position ändert, und dass du das richtige Stellenprofil dem richtigen Mitarbeiter zuordnen kannst.

Zudem haben Kollegen über das Tool sofort Einblick in ihr eigenes Stellenprofil, was klare Erwartungen schafft.

Stelle sicher, dass du nicht nur HR beim Erstellen von Stellenprofilen einbeziehst, sondern auch die Mitarbeiter, die die Positionen derzeit besetzen. Mit ihrem Input erstellst du realistische Stellenprofile.

Bitte dann Teammitglieder und Führungskräfte, diese Stellenprofile zu überprüfen:

• Welche Ziele und KPIs sind wichtig für den Erfolg des Teams?
• Welche Skills und Kompetenzen braucht jemand in der Rolle?

So sparst du viel Zeit im Vergleich zum manuellen Erstellen von Stellenprofilen zusammen mit Managern und Mitarbeitern. Zudem stellst du sicher, dass Profile vergleichbarer Positionen nicht pro Manager unterschiedlich sind, sondern konsistent und objektiv messbar.

Der nächste Schritt ist, Kompetenzprofile effektiv in deiner Organisation einzusetzen.

Denn du kannst Stellenprofile als Grundlage für die Rekrutierung verwenden, aber auch für klare Erwartungen in einer Position, Mitarbeiterentwicklung und faire Leistungsbeurteilungen. Alles Vorteile für dein Performance Management.

Mit diesen 3 Tipps holst du das Beste aus Kompetenzprofilen heraus 👇

Das tust du, indem du die Skills, Kompetenzen und KPIs aus Stellenprofilen als Grundlage für deinen HR-Gesprächszyklus und Bewertungsprozess verwendest.

Indem du in jedem Gespräch zwischen Manager und Mitarbeiter die Kompetenzen und KPIs aus dem Stellenprofil einfließen lässt, basierst du Feedback, Bewertungen und Leistungen auf messbaren Ergebnissen und konkret beobachtbarem Verhalten. Du machst deinen Performance Management- oder Bewertungszyklus also objektiv.

So können Manager objektiv feststellen, wie ein Teammitglied funktioniert, und diese Person gezielt coachen, um die richtigen Kompetenzen weiterzuentwickeln.

In einem Stellenprofil selbst musst du noch nicht festlegen, was die Wachstumsmöglichkeiten sind.

Aber nutze dein Funktionshaus mit Stellenprofilen als Grundlage für die Abbildung möglicher Karrierewege für jede Position.

• So bekommst du einen Überblick darüber, welche Mitarbeiter für einen vertikalen Schritt in eine höhere Position in Frage kommen, aber auch welche Mitarbeiter Skills besitzen, die in einem horizontalen Schritt in eine andere Abteilung besser zur Geltung kommen.
• Mitarbeiter sehen auch selbst genau, welche Skills, Kompetenzen und KPIs sie weiterentwickeln müssen, um wachsen zu können.

Darüber hinaus ist Einblick in Entwicklungsmöglichkeiten wichtig für die Motivation, das Engagement und die Leistung von Mitarbeitern – und du behältst damit mehr High-Performer und jüngere Mitarbeiter.

Im Laufe der Zeit können sich die benötigten Kompetenzen oder Ziele für eine Position ändern – aufgrund von Unternehmenswachstum, technologischer Entwicklung oder Branchenveränderungen.

Wenn Manager oder Mitarbeiter während ihrer Gespräche feststellen, dass eine bestimmte Fähigkeit oder KPI nicht mehr relevant ist, sollten sie dies der Personalabteilung mitteilen und das Stellenprofil aktualisieren.

👉 Mehr erfahren? Lesen Sie weiter über die Vorteile eines ehrlichen Performance Managements