Skill-Gap-Analyse: 4 Tipps, um die Kompetenzlücke in deiner Organisation zu schließen

Eine Kompetenzlücke (Skill Gap) ist der Unterschied zwischen den aktuellen Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden und den Skills, die benötigt werden, um die Ziele deiner Organisation zu erreichen – auch die zukünftigen. Die Lücke in Skills oder Kompetenzen kann bestehen aus: 1) Soft Skills oder zwischenmenschlichen, übertragbaren Fähigkeiten wie Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten; 2) Hard Skills oder funktionsspezifischen, technischen Fähigkeiten wie dem Wissen über eine bestimmte Methode, Maschine oder Software. Besitzen Mitarbeitende in deiner Organisation nicht alle erforderlichen Skills, um ihre Funktion jetzt oder in Zukunft gut auszuüben, dann kann man von einer Kompetenzlücke sprechen. Eine solche Lücke kann auf mehreren Ebenen auftreten: • Individuell: wenn ein einzelner Mitarbeitender nicht über die richtigen Skills verfügt • Organisatorisch: innerhalb eines ganzen Teams, einer Abteilung oder Organisation fehlen erforderliche Fähigkeiten 🔎 Willst du wissen, ob es in deiner Organisation eine Kompetenzlücke gibt? Sieh dir unsere Masterclass 'Einblick in die Kompetenzlücke' an

Kompetenzlücken können in jeder Art von Organisation und auf jeder Funktionsebene auftreten. Das liegt an der Geschwindigkeit technologischer Entwicklungen: die erforderlichen Fähigkeiten ändern sich immer schneller. Laut World Economic Forum werden sich 44% der Kernkompetenzen in den kommenden Jahren verändern. Durch technologische Veränderungen, beschleunigt durch KI, sehen wir 2 Trends: • Eine Lücke in technischen Fähigkeiten, weil ständig neue hinzukommen; • Soft Skills werden immer wichtiger, weil man sich damit inmitten der Technologie unterscheidet. Technische Fähigkeiten behielten früher 10-15 Jahre lang die Hälfte ihres Marktwerts, jetzt nur noch 2,5 Jahre (Quelle: IBM). Die wichtigsten Soft Skills für Reskilling: 1. Analytisches und logisches Denken 2. Problemlösungsfähigkeit 3. Lernfähigkeit und Lerngeschwindigkeit 4. Führung 5. Belastbarkeit und Stressresistenz Faktoren, die zu einer Kompetenzlücke beitragen: • Schwierigkeiten, die richtigen Leute zu finden • Mangel an Erfahrung • Hohe Mitarbeiterfluktuation • Unzureichende Schulung, Coaching und Feedback • Unklare Erwartungen

Hier sind 2 Beispiele für eine Kompetenzlücke:

Mark hat über 10 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, aber sein Wissen über neue KI-Tools hinkt hinterher. Ihm fehlen also die technischen Fähigkeiten, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Eine IT-Agentur arbeitet mit einem Team relativ unerfahrener Softwareentwickler, die eingestellt wurden, weil sie in den neuesten Programmiersprachen ausgebildet sind. Aber sie sind noch unerfahren in Zusammenarbeit, Planung und Kommunikation: Es gibt also eine Kompetenzlücke bei ihren Soft Skills. Die Entwickler werden von einem Senior-Kollegen gecoacht.

Die Arbeitswelt kann in 5 Jahren völlig anders aussehen. Die einzige Lösung ist, deine Organisation bestmöglich darauf vorzubereiten. Durch den angespannten Arbeitsmarkt und die sich schnell verändernden technologischen Skills können nur die leistungsstärksten Organisationen produktiv und profitabel bleiben. Du als HR kannst dabei eine Schlüsselrolle spielen – indem du die Kompetenzlücke angehst. Der Vorteil, wenn du die Skills verbesserst: Du kannst mit weniger Mitarbeitenden mehr erreichen. Du schulst Mitarbeitende kontinuierlich weiter. Weitere Vorteile: • Du bewahrst internes Wissen und gewinnst einen Wettbewerbsvorteil • Du förderst interne Mobilität und bindest mehr Mitarbeitende • Du sammelst Erkenntnisse über Kompetenzniveaus für strategische Personalplanung • Du wirst als Arbeitgeber attraktiver 👉 Hier erfährst du mehr über die Vorteile der Verbesserung von Skills im Evaluationsprozess

Zusammenfassend: Wenn du nichts an der Verbesserung der Fähigkeiten tust, kannst du hinter die Konkurrenz zurückfallen und Talente verlieren. Du willst verhindern, dass eine Kompetenzlücke entsteht – oder sie schnellstmöglich schließen. Der erste Schritt ist mehr Einblick: den bekommst du durch eine Skill-Gap-Analyse. Kurz gesagt bestimmst du dann: 1. Die zukünftigen Skills, die in deiner Organisation benötigt werden 2. Den Unterschied zu den aktuellen Skills 3. Welche Maßnahmen du ergreifst, um diesen Unterschied zu überbrücken So führst du eine solche Analyse durch 👇

Die Kompetenzlücke anzugehen beginnt mit Vorausplanung. Du kannst die Zukunft nicht vorhersagen, aber strategisch über Fähigkeiten nachdenken, die in den nächsten 5-10 Jahren wichtig werden. Punkte zum Nachdenken: • Welche Ziele wollen wir erreichen? Welche Skills sind am wertvollsten? • Welche Fähigkeiten brauchen Mitarbeitende für ihre Funktion? • Welche Skills sind derzeit in der Branche im Kommen? • Gibt es neue Technologien, die Mitarbeitende beherrschen sollten? • Welche zukünftigen Funktionen gibt es noch nicht, werden aber benötigt? 💡 Tipp: Es hilft enorm, wenn du bereits festgelegt hast, welche Skills für jede Funktion im Funktionsprofil benötigt werden.

Der nächste Schritt ist, das aktuelle Niveau der Fähigkeiten in deiner Organisation zu messen. Skills kannst du auf verschiedene Weisen messen: a) Mit Assessments von Soft Skills, Verhalten und kognitiven Fähigkeiten b) Mit Evaluations- und Mitarbeitergesprächen, einschließlich 360-Grad-Feedback c) Mit Interviews, für qualitativere Einblicke Diese 3 Methoden sind komplementär und können kombiniert werden. Das Wichtigste ist, das aktuelle Kompetenzniveau festzuhalten – in einer Skill-Matrix. • So siehst du sofort, ob eine Kompetenzlücke besteht • Du kannst das Niveau individuell, pro Team, Abteilung oder organisationsweit betrachten

Dann gehen wir zurück zu den entscheidenden Skills aus Schritt 1. Jetzt erstellst du eine Übersicht der zukünftig benötigten Skills. • Am praktischsten ist es, sie an ein Funktionsprofil zu koppeln. • So siehst du auch pro Funktion die Kompetenzlücke für die kommenden 5-10 Jahre. Da es zukünftige Fähigkeiten sind, kannst du das Niveau noch nicht messen. Aber du kannst diese zukünftigen Skills in deinem Performance-Management-Prozess festhalten. Vergiss nicht zu fragen, welche Skills Mitarbeitende selbst entwickeln möchten. Verfolge den Fortschritt anhand von Funktionsprofilen, Entwicklungszielen und Karrierepfaden. Laut einer Gartner-Studie erhalten 6 von 10 Mitarbeitenden nicht das On-the-Job-Coaching, das sie brauchen. – Quelle: HBR 2024

Und nun der letzte und wichtigste Schritt: Wissen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden ergänzen, um die Lücke zu schließen. Du könntest die Lücke durch kluges Recruiting angehen. Aber in einem angespannten Arbeitsmarkt ist das eine große Herausforderung. Deshalb ist die Lösung, die richtige Begleitung, Weiterbildung und interne Mobilität zu bieten. HR-Interventionen: • Inhaltliche Begleitung oder On-the-Job-Coaching • Interne Schulungen für größere Gruppen • Externe Schulungen mit Weiterbildungsbudget • Job Crafting: Funktionen an Talente anpassen • Learning & Development-Programm aufsetzen Halte Learning & Development in KPIs und Entwicklungszielen fest und nimm es als Gesprächspunkt in 1-on-1-Meetings auf.

Wie entwickeln sich die Skills deiner Kolleg*innen? Zeigen sie das Verhalten, das zu ihrem Niveau passt? Ein letzter Tipp: Evaluiere kontinuierlich den Fortschritt der Kompetenzentwicklung. Dafür brauchst du (Team-)Manager, Kolleg*innen, Mentoren und deren Feedback. Integriere die Bewertung von Fähigkeiten in deine Evaluationsgespräche und Gesprächszyklen. 💡 Dann kannst du aktuelle Skills und Fortschritte smart verfolgen in einem Performance-Management-Tool.