Aan de slag met de 9 grid performance matrix

Wat is een 9-grid matrix?

Het 9 grid model of te wel de 9 grid matrix is een hulpmiddel dat gebruikt wordt bij talent evaluaties. Hierbij wordt het potentieel, het talent en de prestatie van de medewerkers in kaart gebracht en visueel weergegeven in een model met 9 vakken. Hieronder zie je een voorbeeld van een 9 grid model in Learned.

Wat is het doel van een 9 grid performance evaluatie en matrix?

Aan het begin van 2020 was de arbeidsmarkt volop in beweging. Er werd eenvoudig gewisseld van baan met een war for talent als gevolg. De Corona- crisis heeft die dynamiek veranderd. Veel organisaties moeten drastisch op kosten besparen en gedwongen een deel van het personeel laten gaan. Dit brengt het gevaar met zich mee dat er vaak onvoldoende zicht is op welke talenten vertrekken en welke belangrijke posities open komen te staan. In een wereldwijd onderzoek van KPMG onder CEO’s is gevraagd naar het grootste risico voor organisatiegroei over de komende 3 jaar. Hieruit blijkt dat 21% van de CEO’s de recruitment en retentie van talent als het grootste risico hebben aangekaart.

Talent ontdekken en behouden is waar het tegenwoordig om draait. In onze vorige Eguide zijn we uitgebreid ingegaan op hoe organisaties aan de hand van performance management hierop in proberen te spelen. Echter, wordt er binnen performance management hoofdzakelijk naar de prestaties (Wat-aspect) van medewerkers gekeken, maar beperkt naar het achterliggende gedrag en het talent (Hoe-aspect). Het meten van de prestaties van medewerkers wordt gedaan door middel van performance reviews. Deze Eguide bouwt hierop voort en behandelt een methodiek voor het meten van talent en potentieel, ook wel talent reviews.

Het resultaat van het voeren van performance reviews is dat je op organisatieniveau inzicht hebt in de best presterende medewerkers, ook wel je top performers. Met behulp van talent reviews willen wij je ook op de lange termijn verder helpen door te kijken naar of de talenten en het potentieel van de medewerkers in lijn liggen met de strategie van de organisatie. Deze Eguide maakt deel uit van een serie waarin we toewerken naar een duurzaam inzetbaar personeelsbestand. Hierin willen we niet alleen talent ontdekken en behouden, maar we willen jou in staat stellen om je talent flexibel in te zetten. Dit kan enerzijds binnen de organisatie in de vorm van successieplanning en interne mobiliteit, als buiten de organisatie in de vorm van detachering. Los van de manier hoe jouw organisatie een belang heeft bij het plaatsen van talent, kijken we in deze gids naar hoe jij op de juiste manier talent reviews kunt inzetten.

De traditionele talent evaluatie

Bij Learned hebben we een unieke kijk op de toepassing van talent reviews. Voordat we je meenemen in onze methodiek behandelen we hoe menig organisatie vandaag de dag nog omgaat met deze vorm van beoordelen. Een talent review is een proces waarbij de leiders en managers van een organisatie samenkomen om hun interne talent te beoordelen. Deze beoordeling bepaalt onder andere wie hun werk het beste uitvoert, wie er klaar is voor een promotie en wie een hoog risico laat zien om te vertrekken. De focus ligt op het kijken naar je high performers met het hoogste potentieel en wie er klaar is voor een volgende stap. Je vertaalt als het ware de groeistrategie van een organisatie door naar de prestaties van individuele medewerkers. Dit zijn de voornaamste 3 uitgangspunten bij het analyseren van je talent:

9 grid talent evaluaties in de praktijk

1. Er wordt 1x. per jaar voor elke medewerker een spreadsheet opgesteld met beoordelingscriteria.
2. De beoordelingscriteria verschillen per organisatie, maar de prestatie en het potentieel worden vaak aan de hand van 1 vraag gemeten.
3. De spreadsheet wordt gedeeld met elke leidinggevende in de organisatie.
   De leidinggevenden worden vervolgens gevraagd om hun medewerkers te beoordelen. Hierbij moeten ze rekening houden met de volgende uitgangspunten:
   1. Beoordeel enkel op criteria waar je als leidinggevende zinvolle feedback op kunt geven.
   2. Houd rekening met het Halo-effect: De kans dat een positieve indruk van een medewerker de tekortkomingen overschaduwt.
4. Alle ingevulde spreadsheets worden in de organisatie omhoog gestuurd, waarna ze worden samengevoegd.
5. Vervolgens begint de analyse. In een tijdsintensief proces worden alle beoordelingen onder elkaar gezet, waarbij gekeken wordt naar:
   1. Opvallende verschillen in de beoordelingen per medewerker.
   2. De best beoordeelde medewerkers.
   3. De 25% laagst beoordeelde medewerkers.
6. De resulterende output wordt beschikbaar gesteld voor de leidinggevenden. Samen met HR worden vervolgens kalibratiesessies georganiseerd. Dit zijn meetings waarin de scores van individuele medewerkers objectief worden bekeken en eventueel handmatig worden aangepast indien er consensus heerst dat er een onterechte beoordeling tot stand was gekomen.
7. Tot slot worden de eindscores gedeeld met de leidinggevenden. Zij gaan aan de slag met de beoordelingen door per medewerker te kijken naar zaken als coachingsgesprekken, groeiplannen en eventuele promoties.

De tekortkomingen van 9 grid talent evaluaties

Ondanks dat de traditionele talent review nog veel wordt gebruikt, vallen er een aantal zaken op. Allereerst is er een hoge mate van manueel werk waardoor het hele proces zeer tijdrovend en foutgevoelig is. Er moeten separate documenten voor elke medewerker worden opgesteld, waarna deze weer worden samengevoegd.

Resulterend kost het voeren van dit soort talent reviews zoveel tijd dat dit bij de meeste organisaties ook slechts 1x per jaar op generieke vragen wordt gedaan. De medewerker van nu wil op meer frequente basis praten over hun persoonlijke prestaties en een eventuele volgende stap. Daarnaast wordt er tegenwoordig steeds meer gewerkt met korte termijn rollen of projecten waardoor het voor je organisatie juist waardevol is om real time inzicht te hebben in welke medewerker je waar kunt inzetten.

Verder is het opvallend dat de talent reviews enkel top down zijn ingericht. De beoordelingsformats worden vanuit HR en de directie opgesteld, dan naar de leidinggevenden gestuurd die vervolgens hun medewerkers beoordelen. Deze 90° methodiek is verouderd en leidt tot een hoge mate van subjectiviteit. Wanneer de leidinggevende je mag, heb je een grotere kans op een positieve beoordeling. Bij gebrek aan een beoordeling van de medewerkers zelf heb je beperkt inzicht in de daadwerkelijke prestaties en het potentieel.

Tot slot is de talent review vaak een standalone proces met onvoldoende aansluiting met learning & development en successieplanning. Omdat de beoordeling nog geregeld in Excel wordt vormgegeven is het lastig voor leidinggevenden om de koppeling te maken naar andere systemen voor learning management, of voor interne vacatures. Dit is erg zonde aangezien een talent review veel waardevolle data oplevert dat goed gebruikt kan worden voor strategische personeelsplanning, zoals successieplanning en interne mobiliteit.

Tips voor succesvolle talent evaluaties

Het mag duidelijk zijn dat er aan het bestaande proces nog wat haken en ogen zitten. Gelukkig zijn dit problemen waar meer organisaties mee te maken hebben en daarom zijn er eenvoudige tips en best practices waar jij op kunt letten bij het inrichten van een talent review.

Denk na over de frequentie en de inhoud: Om bij te blijven met de behoeften van je medewerkers voer je meer dan 1 talent review per jaar. Kijk daarnaast goed naar wat voor soort vragen een goede voorspellende waarde hebben voor de daadwerkelijke prestaties en het potentieel van je medewerkers.

Neem de medewerker mee in het review proces: Maak van je talent review een 180° en bij voorkeur een 360° beoordeling. De beoordelingen van medewerkers hoeven niet leidend te zijn, maar kunnen wel voor interessante inzichten zorgen die je als leidinggevende kunt gebruiken in de beoordeling.

Zorg voor transparante en actiegerichte output: Er zijn verschillende methoden om de eindscores van de talent reviews weer te geven. Een voorbeeld is een 9-grid waarin de medewerkers op basis van hun prestaties versus hun potentieel in een grafiek worden geplaatst. Welke methode je ook kiest, zorg ervoor dat resultaten transparant zijn in de organisatie en integreer deze in je werkwijzen voor learning & development en successieplanning om de juiste opvolging te waarborgen.

Organiseer 9 grid talent evaluaties met Learned

Aan de slag met de 9-grid: Zodra de talent review is afgerond hoef je niet langer te werken met een Excel-sheet om de resultaten te analyseren. In het Learned- platform wordt automatisch een uitgebreid rapport opgesteld dat beschikbaar is voor de medewerker, leidinggevende en HR. Daarnaast worden de resultaten op bedrijfsbreed niveau samengevoegd in een 9-grid grafiek. Resulterend zie je op 1 scherm een classificering van je medewerkers op basis van hun prestaties en potentieel. Werk met slimme filters om inzicht te krijgen per medewerker om zo een passende opvolging te bepalen.