Eguide

De moderne HR Cyclus.
Voorbeelden en Tips & Tricks.

Learned-eguide-ontwerp-hr-cyclus-2000

Lees verder of download de Eguide als PDF

Aan de slag met het vernieuwen van je HR cyclus of te wel je HR gesprekscyclus en ben je opzoek naar een voorbeeld van een moderne HR cyclus, meer inspiratie of informatie over Het Nieuwe Beoordelen? 

Op basis van onderzoek van o.a. Gallup en de best practises van onze klanten hebben wij een voorbeeld gemaakt van een moderne HR cyclus. Naast praktische voorbeelden helpen we je in 7 stappen met ontwerpen van je eigen gesprekscyclus nieuwe stijl.

Inleiding

Bij steeds meer organisaties staat het thema ‘de HR Cyclus’ of ‘Gesprekkencyclus’ en ‘HR gesprekscyclus’ op agenda. Men realiseert zich dat een traditionele performance management methodiek niet meer van deze tijd is. Factoren zoals een steeds sneller veranderende organisatie en andere verwachtingen van nieuwe generaties op de arbeidsmarkt, spelen hierbij een belangrijke rol.

Vandaar dat we jullie middels deze Eguide in 4 onderdelen over het onderwerp ‘performance management’ willen informeren én zeker ook willen inspireren om zelf aan de slag te gaan. We staan kort stil bij de ontwikkelingen in de markt, zullen jullie voorzien van het door Learned intern gehanteerde ‘Goede Gesprek’, bespreken het rendement en helpen jullie in 7 praktische stappen op weg om zelf aan de slag te gaan met het vernieuwen van de gesprekscyclus.

Trends van invloed op de HR cyclus

Laten we bij het begin beginnen en kort stilstaan bij de ontwikkelingen in de markt omtrent ‘performance management’. Traditioneel performance management omvat bij organisaties de HR gesprekscyclus bestaande uit een plan,- functionerings-, en beoordelingsgesprek. Dit zogenoemde 3-trapsmodel wordt bij de meer vooruitstrevende organisaties aangevuld meer informele 1:1 gesprekken. Een prima cyclus aan gesprekken zou je zeggen. Echter, niets is minder waar.

Een traditionele gesprekscyclus zorgt er bij veel organisaties in de eerste plaats voor dat doelen niet frequent worden opgesteld, niet in lijn liggen met het doel van de organisatie, of al verouderd zijn tegen de tijd dat ze worden besproken. Daarnaast wordt er te weinig aandacht besteed aan het bespreken van skills en ontwikkeling. Dit zorgt bij veel organisaties voor een gebrek aan digitale skills. Verder wordt in een traditionele gesprekscyclus veelal niet stilgestaan bij het carrièreperspectief van de medewerker. Met als gevolg dat talentvolle medewerkers onnodig vertrekken. Ook de cijfers liegen er niet om:

  • 90% van de HR managers geeft aan dat het beoordelingsgesprek geen kwalitatieve informatie bevat.
  • 95% van de managers geeft aan niet tevreden te zijn met de jaarlijkse gesprekscyclus.
  • Een manager met een team van 8 medewerkers is gemiddeld 220 uur per jaar kwijt aan de gesprekscyclus..
  • 66% van de medewerkers geeft aan dat een jaarlijkse gesprekscyclus hun productiviteit verlaagt..

Als je deze problemen ziet lijkt het afschaffen van de traditionele gesprekscyclus de meest voordehandliggende keuze. Toch blijkt dit niet het geval. In de afgelopen jaren zijn veel organisaties in de valkuil gestapt om de gesprekscyclus af te schaffen en de verantwoordelijkheid voor het voeren van gesprekken volledig bij de manager en medewerker neer te leggen. Uit onderzoek blijkt echter dat dit resulteert in minder gesprekken en een lagere medewerker betrokkenheid. Managers coachen juist ‘minder’ en dus niet ‘meer’ wanneer de noodzaak verdwijnt.

“ Managers coachen juist ‘minder’ en dus niet

Veel organisaties kiezen er daarom voor om hun gesprekscyclus te vernieuwen. Over de afgelopen jaren zijn hier diverse moderne denkwijzen voor in het leven geroepen.

Probeer Learned 14 dagen gratis

Ontdek waarom Young Capital, Wortell en Mapiq Learned gebruiken om een continue gesprekscyclus te creëeren van moderne ontwikkelgesprekken, 1:1's, feedbackmomenten, en doelen check-ins.

Great places to work trust Learned
Learned performance management

Het Nieuwe Beoordelen

Veel organisaties kiezen er daarom voor om hun gesprekscyclus te vernieuwen. Over de afgelopen jaren zijn hier diverse moderne denkwijzen voor in het leven geroepen.

Eén van die denkwijzen is ‘het nieuwe beoordelen’, wat zich volledig richt op de tekortkomingen van traditioneel performance management. Deze door Jacco van den Berg ontwikkelde denkwijze heeft als belangrijkste uitgangspunten:

  1. Focus op de talenten van medewerkers.
  2. Maak medewerkers verantwoordelijk voor hun ontwikkelafspraken en prestatiedoelstellingen.
  3. Voer een continue dialoog over prestaties en ontwikkeling.
  4. Medewerker is verantwoordelijk voor monitoren van
    afspraken.
  5. Dienend leiderschap; managers bepalen het wat,
    medewerkers bepalen het hoe.

Een Continue Dialoog

Het voeren van een continue dialoog zien we in de literatuur veelal als separate denkwijze voorbijkomen. In een continue dialoog wordt meerdere keren per jaar ‘Het Goede Gesprek’ gevoerd. In Het Goede Gesprek wordt stilgestaan bij de prestaties en ontwikkeling van de medewerker in de afgelopen periode. Zowel successen als verbeterpunten worden besproken. Daarnaast wordt er vooruitgekeken. Welke bijdrage kan de medewerker in de komende periode leveren aan de team- en organisatiedoelen, wat zou de medewerker verder willen ontwikkelen, en wat kan de medewerker doen om een stap dichterbij zijn of haar volgende carrièrestap te komen?

Om tot een continue dialoog te komen worden de ‘goede gesprekken’ tussentijds opgevolgd met doorlopende 1:1’s. Hierin worden de progressie, successen en blokkades van de gestelde zakelijke doelen en ontwikkeldoelen besproken.
Het doel van een continue dialoog is om productieve en betrokken teams te creëren die hun beste werk kunnen doen en op die manier je organisatie laten groeien.
Vandaar ook onze missie: Bedrijven helpen te groeien door betere ontwikkel- en evaluatiegesprekken te voeren.

Een voorbeeld van een moderne HR cyclus

In dit hoofdstuk geven we een voorbeeld van een moderne hr gesprekscyclus. In dit voorbeeld bestaat de cyclus uit een aantal keer per jaar Het Goede Gesprek. Daarnaast wordt het Goede gesprek tussentijds opgevolgd door korte feedbackmomenten en doorlopende 1:1 gesprekken tussen de manager en de medewerker.

Een moderne HR cyclus bevat Het Goede Gesprek

Onder de noemer ‘practice what you preach’ nemen we je graag mee in de interne performance management cyclus van Learned. Om de medewerkers van Learned in staat te stellen om hun beste bijdrage te leveren voert iedereen een continue dialoog, bestaande uit doorlopende 1:1’s en vier keer per jaar Het Goede Gesprek. Tijdens Het Goede Gesprek wordt stilgestaan bij wisselende onderwerpen zoals doelen, ontwikkeling en carrière. Je kunt Het Goede Gesprek dus echt zien als een combinatie tussen het plan-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Het Goede Gesprek wordt eerst voorbereid. Waarna de manager en medewerker het gesprek voeren. De leidraad van Het Goede Gesprek is een bijbehorend gespreksformulier met vragen en onderwerpen.

Ben je nou benieuwd naar de meest gestelde vragen per gespreksonderwerp in Het Goede Gesprek? Download dan de Eguide. 

Betrokkenheid

We starten het gesprek altijd met de zachte kant door te bespreken of de medewerker met plezier naar het werk gaat, wat daar de redenen van zijn en wat we kunnen verbeteren.
Doel: Het monitoren van de betrokkenheid van de medewerkers.

Prestaties

Nu weten we hoe iemand in de wedstrijd zit gaan we terugkijken op de afgelopen periode. We evalueren de doelen, resultaatafspraken of verantwoordelijkheden die voortkomen uit functieprofiel van de medewerker.
Doel: Waardering uitspreken of problemen vroegtijdig oplossen. Sneller doelen bereiken en successen vieren.

Ontwikkeling

We hanteren dezelfde werkwijze voor de persoonlijke leerdoelen en ontwikkelafspraken.
Dit zijn de ontwikkelafspraken die een medewerker vastlegt aan het begin van het kwartaal.
Doel: Betrokken medewerkers creëren door vaker stil te staan bij ontwikkeling en men stimuleren om de geleerde punten door te voeren in de dagelijkse werkzaamheden.

Competenties & Skills uit het functieprofiel

Naast het evalueren van doelen is het ook belangrijk om te kijken naar het (gewenste) gedrag en kennisniveau van de medewerker. Hiervoor kijken we naar benodigde competenties en skills voor het functieprofiel van de medewerker.
Doel: Middels deze analyse kun je iemand zijn/haar talenten ontdekken. Waar is iemand echt heel goed in? En hoe kunnen we van die 7 een 9 maken. Weet je nog: focus op talenten?

Doelen aankomende periode

Tot nu toe bestaat Het Goede Gesprek uit onderwerpen die kijken naar verleden. Door deze punten te bespreken nemen we barrières uit de weg en zorgen we voor een betere samenwerking in de toekomst. Daarom staan we nu stil bij wat de medewerker in het aankomende kwartaal wilt bijdragen aan de groei van Learned.
Doel: We kijken naar projecten en (nieuwe) verantwoordelijkheden. Samen bepalen we de nieuwe zakelijke doelen. Denk hierbij aan projecten of KPI’s.

Carrièrepad

Naast de zakelijke doelen voor de komende periode vragen wij ook naar de ambitie van de medewerker. Wil de medewerker zich doorontwikkelen in de huidige rol met bijvoorbeeld extra verantwoordelijkheden, of is men (op termijn) geïnteresseerd in een andere rol binnen Learned.
Doel: Achterhalen waar iemand naartoe wilt in zijn/haar carrière.

Ontwikkelafspraken

We bekijken welke competenties en skills de medewerker nog verder kan ontwikkelen zodat men (nog) beter kan presteren in de huidige rol of door kan groeien naar de toekomstige ambitie.
Doel: Samen bepalen met welke nieuwe ontwikkeldoelen de medewerker aan de slag gaat.

Jouw feedback

Als laatste gaan we in gesprek over de feedback die jij hebt voor je leidinggevende en wat jij graag verbeterd zou zien binnen Learned. Ontwikkeling komt van twee kanten.
Doel: Gehoor geven aan de feedback en verbeterpunten van de medewerker over de organisatie en het functioneren van de leidinggevende.

Arbeidsvoorwaarden

De Learned-gesprekscyclus bestaat tot dusver uit vier keer Het Goede Gesprek. Zoals je wellicht is opgevallen gaan deze gesprekken bewust niet in op de arbeidsvoorwaarden. Volgens onze werkwijze staan de beoordelingen en de beloning los van elkaar. De beoordelingen uit Het Goede Gesprek worden zeker gebruikt als input voor het bepalen van de beloningen, maar staan niet direct in lijn met elkaar. Hiervoor wordt een separaat gesprek gepland in januari, of een maand alvorens contractverlenging.
Voor wat betreft het toekennen van salarisverhogingen wordt allereerst gekeken naar de loonruimte in de organisatie. Deze wordt verdeeld over de medewerkers op basis van hun prestaties, talent en de fase in de carrière. Op die manier zet je salarisverhoging optimaal in voor de medewerkers die je wilt behouden.

Het Goede Gesprek wordt opgevolgd met tussentijdse 1:1’s

Aanvullend op de meer formele gesprekken worden er binnen Learned doorlopend 1:1 gesprekken tussen de medewerker en de leidinggevende gevoerd. Hoewel het voeren van Het Goede Gesprek al van grote waarde is, willen we onze medewerkers faciliteren van meer momenten om stil te staan bij situaties uit dagelijkse werkzaamheden of bij de voortgang op doelen.
Het belangrijkste uitgangspunt van het voeren van de 1:1’s? De 1:1 gesprekken bouwen altijd voort op de besproken onderwerpen uit Het Goede Gesprek. Op die manier zitten we kort op de bal, worden blokkades besproken en doelen sneller behaald.
Wist je dat? Indien medewerkers frequent met hun leidinggevende in gesprek gaan over hun doelen en successen ze tot wel 3.6x meer betrokken voor een organisatie zijn.

Het rendement van een moderne HR gesprekkencyclus

Voordat we je op weg helpen met het vernieuwen van de gesprekscyclus binnen jouw organisatie geven we je graag nog wat extra motivatie mee. Moderne methodieken zoals ‘het nieuwe beoordelen’ en Het Goede Gesprek brengen namelijk vele voordelen met zich mee voor de medewerker en uiteindelijk dus ook voor de gehele organisatie. We hebben de belangrijkste op een rijtje gezet:

  • Onderzoek van Gallup toont aan dat door frequenter in gesprek te gaan over prestaties, ontwikkeling en ambities de betrokkenheid van medewerkers met tot wel 280% toeneemt.
  • Verder neemt een continue dialoog met doorlopende 1:1’s blokkades weg en kun je de productiviteit van medewerkers met tot wel 26% verhogen.
  • Onderzoek van LinkedIn toont aan dat door men inzicht te geven in carrièremogelijkheden je het vrijwillige verloop kunt verlagen met tot wel 41%.
  • Tot slot laat onderzoek van Gallup zien dat door in gesprek te gaan over werkgeluk je de werkdruk en daaropvolgende burnouts (-62%) en het ziekteverzuim (-43%) kunt verlagen.

De 7 stappen om een moderne HR gesprekscyclus te ontwerpen

Tijd om aan de slag te gaan! In deeel 4 presenteren we 7 stappen die je helpen om een traditionele gesprekscyclus te vernieuwen en te komen tot ‘het nieuwe beoordelen’ en een continue dialoog. Mocht je tijdens het doorlopen van deze stappen hulp nodig hebben? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Op deze pagina geven we een korte beschrijving van iedere stap. Download de Eguide om ook de voorbeeld enquete, checklist, meest gestelde vragen in Het Goede Gesprek en andere hulpbronnen te ontvangen.

Probeer Learned 14 dagen gratis

Ontdek waarom Young Capital, Wortell en Mapiq Learned gebruiken om een continue gesprekscyclus te creëeren van moderne ontwikkelgesprekken, 1:1's, feedbackmomenten, en doelen check-ins.

Great places to work trust Learned
Learned performance management

De 7 stappen om een moderne HR gesprekscyclus te ontwerpen

Tijd om aan de slag te gaan! In deeel 4 presenteren we 7 stappen die je helpen om een traditionele gesprekscyclus te vernieuwen en te komen tot ‘het nieuwe beoordelen’ en een continue dialoog. Mocht je tijdens het doorlopen van deze stappen hulp nodig hebben? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Op deze pagina geven we een korte beschrijving van iedere stap. Download de Eguide om ook de voorbeeld enquete, checklist, meest gestelde vragen in Het Goede Gesprek en andere hulpbronnen te ontvangen.

Stap 1. Breng de problemen van de huidige gesprekkencyclus in kaart

Voordat je op de juiste wijze aan de slag kunt met het vernieuwen van de gesprekscyclus is het belangrijk om goed scherp te hebben wat de voornaamste problemen op dit moment zijn. Deze problemen zien we op verschillende lagen binnen de organisatie terug. Dat wil zeggen dat zowel HR als het overige management en de medewerkers de mogelijke nadelen van een verouderde gesprekscyclus ervaren.

Om deze problemen zo goed mogelijk in kaart te brengen raden we je aan om simpelweg in gesprek te gaan met alle betrokken partijen. Verzamel input bijvoorbeeld met een survey of een interactieve sessie met enkele managers en medewerkers. Maak bij voorkeur gebruik van open vragen om zoveel mogelijk kwalitatieve informatie te achterhalen.

Eén van de klanten van Learned, YoungCapital Next, heeft deze stap vormgegeven middels een werkgroep bestaande uit alle mogelijke betrokken partijen die met de nieuwe gesprekscyclus te maken zouden krijgen. In dat comité zijn de tekortkomingen van de huidige werkwijze achterhaald en doorvertaald naar wensen en doelstellingen voor de vernieuwde cyclus.

Naast een werkgroep kun je dus ook gebruik maken van een interne survey. Download de eguide als je de survey wilt gebruiken. 

Stap 2. Stel de doelen en uitgangspunten van de vernieuwde gesprekscyclus op

Nu je weet wat de belangrijkste uitdagingen en tekortkomingen zijn van de huidige gesprekscyclus, kun je deze doorvertalen naar de belangrijkste verbeterpunten. Deze verbeterpunten kun je ook wel zien als je doelstellingen voor het implementeren van de vernieuwde gesprekscyclus.

Bij het ontwerpen van je gesprekscyclus zijn deze doelstellingen dus de uitgangspunten. Wanneer je na de implementatie van de vernieuwde gesprekscyclus gaat evalueren zijn deze doelstellingen je evaluatiecriteria.

Je begint bij het stellen van een hoofddoel. Kortom, wat is je ‘Why’ en wat wil je dus concreet bereiken met deze verbeterslag? Denk bijvoorbeeld aan:
• “Op effectieve wijze de prestaties van teams vergroten.”
• “Op structurele wijze de betrokkenheid van medewerkers verhogen.”

Download de eguide voor 20 voorbeelden van doelstellingen voor je nieuwe hr cyclus

Stap 3. Ontwerp je nieuwe gesprekscyclus

Wanneer je de belangrijkste doelstellingen hebt gedefinieerd is het tijd om je nieuwe gesprekscyclus verder uit te werken. Kortom, we gaan aan de slag met bepalen van een passende frequentie voor de ‘goede gesprekken’ en de doorlopende 1:1’s. Vervolgens gaan we kijken naar de daadwerkelijke onderwerpen die in deze gesprekken moeten worden besproken. Omdat we zien dat organisaties het vaak lastig vinden om goede gespreksformulieren op te stellen geven we je een serie voorbeeldvragen.

De frequentie van de gesprekken

Allereerst de structuur van je gesprekscyclus. Het is belangrijk om een gesprekscyclus te creëren die past bij je organisatie en goed aansluit bij je bedrijfsvoering. Bij het inrichten van deze cyclus kijk je in eerste instantie naar de meer formele HR gesprekken, ook wel Het Goede Gesprek. In deze gesprekken ben je zowel aan het evalueren als vooruit aan het kijken. De frequentie hiervan verschilt per organisatie en ligt meestal tussen de twee en vier gesprekken per jaar. Deze frequentie hang vaak samen met het termijn waarop er aan doelstellingen wordt gewerkt. Bij Learned adviseren we bij organisaties die het gewend zijn om met kwartaal doelstellingen te werken om Het Goede Gesprek per kwartaal te voeren.

Aanvullend op deze formele HR gesprekken stimuleren wij het voeren van de meer informele 1:1 gesprekken. In deze tussentijdse gesprekken tussen de manager en medewerker wordt er bijvoorbeeld op tweewekelijkse of maandelijkse basis stilgestaan bij de besproken punten uit Het Goede Gesprek, of bijvoorbeeld bij situaties uit het dagelijkse werk. Deze 1:1 gesprekken dienen dus als opvolging van Het Goede Gesprek.

Bestaat er een ideale structuur aan gesprekken? Dat weet niemand echt zeker. Bij Learned sturen we in de basis op het voeren van Het Goede Gesprek per kwartaal, aangevuld met maandelijkse 1-1’s. Uiteraard ontvang je van onze customer success manager een passend advies voor jouw organisatie.

De inhoud van de gesprekken

Behalve dat je weet hoe vaak je in gesprek moet helpt het ook om goed te bepalen wat voor onderwerpen je moet bespreken. De inhoud van de gesprekken is afhankelijk van de doelstellingen die je in stap 2 hebt gesteld. Is het doel om vaker in gesprek te gaan over doelen, ontwikkeling en carrière? Of ligt de focus op een ander onderwerp? Houd bij het bepalen van de inhoud rekening met deze 2 best practices van Learned:

  • Verzamel input voor Het Goede Gesprek middels 360° feedback. Kortom, welke gespreksonderwerpen zijn voor wie bedoeld?
  • Trek de beoordeling en beloning uit elkaar. Gebruik de inhoud van Het Goede Gesprek als input voor het bepalen van de beloning, maar maak van de beloning niet de inhoud van Het Goede Gesprek.

Download de eguide voor de 32 meest gestelde vragen in Het Goede Gesprek

Stap 4. Selecteer ondersteunende technologie

Met de juiste invulling aan de structuur en de inhoud van de gesprekscyclus is het tijd voor het onderwerp dat jou het leven makkelijker maakt: de ondersteunende technologie.
Het creëren van een moderne gesprekscyclus met een continue dialoog zonder technologische ondersteuning is vrijwel ondenkbaar. Software zorgt er immers voor dat je tijd bespaart op administratieve handelingen die je kunt investeren in het daadwerkelijk voeren van Het Goede Gesprek. In deze stap willen we jou helpen bij het selecteren van technologie door je rekening te laten houden met de volgende factoren:

Flexibliteit

Zorg ervoor dat je een goed beeld hebt van hoe je de gesprekscyclus wilt inrichten. De technologie moet hier namelijk bij aansluiten. Maak daarnaast ook gebruik van de expertise van de aanbieders. Bij Learned hebben we al bij veel bedrijven een continue dialoog geïmplementeerd. Hierdoor hebben wij veel best practices kunnen verzamelen die we kunnen toepassen in een passend advies voor jou.

Ondersteunend

De software moet echt ondersteunen. In de basis moet de software de gesprekken faciliteren. Alleen ons advies zou zijn om te kijken naar software die de gesprekken echt verrijkt en managers ondersteunt. Denk bijvoorbeeld aan software waarbij het mogelijk is om te werken met gesprekstemplates die je ook kunt vullen met de doelen of de feedback van de medewerker. Zo bespreek je eenvoudig de prestaties en de verkregen feedback op de meeste relevante skills van die medewerker. Het resultaat is een inhoudelijk goed gesprek tussen de medewerker en de leidinggevende.

Gebruiksvriendelijkheid

Let tot slot op de gebruiksvriendelijkheid. Voor ons is dit echt een sleutelwoord. Goede software is geen garantie voor een goede gesprekscyclus, maar slechte software is wel een garantie voor een falende gesprekscyclus. De belangrijkste punten waar je op kunt letten is de overzichtelijkheid van de applicatie voor de medewerker en de leidinggevende. Kunnen ze snel zien welke gesprekken gepland zijn, of nieuwe onderwerpen aan gesprekken toevoegen? Houden notificaties medewerkers scherp? Goede software maakt medewerkers blij, bespaart tijd en draagt bij aan een continue dialoog.

Maar denk ook aan

Zaken waar je misschien minder snel bij stilstaat is de mate van support geleverd door een customer success team, of de mate van beveiliging die gewaarborgd wordt middels een ISO certificering. Beide zijn aspecten die je terug kunt vinden op onze handige checklist voor HR software.

Download de eguide voor een checklist om HR software mee te vergelijken

Stap 5. Bereid de implementatie voor

Je hebt een belangrijke mijlpaal behaald. Er is een nieuwe gesprekscyclus ontworpen en je hebt een software pakket gevonden dat jullie gaat ondersteunen in het voeren van een continue dialoog.
Voordat je het systeem kunt uitrollen naar de eerste teams volgt eerst de implementatie. Samen met je customer success manager maak je een planning met een duidelijk overzicht van alle To Do’s. Bij Learned helpen we je stap voor stap in gedurende dit proces. De belangrijkste To Do’s waar je rekening mee moet houden:

Download de eguide voor een voorbeeld van een implementatieplan 

Stap 6. Rol de nieuwe gesprekscyclus stap voor stap uit

Nadat je de vernieuwde gesprekscyclus uitvoerig in het nieuwe systeem hebt getest kun je starten met de volledige uitrol. Aangezien dit vaak de nodige veranderingen in de organisatie teweegbrengt is de juiste communicatie essentieel. Houd hierbij rekening met de volgende onderdelen:

Bespreek de “Why”

Neem de medewerkers en leidinggevenden mee in de reden achter het verbetertraject. Maak ze hierbij bewust van de bevindingen uit stap 1. van je probleeminventarisatie. Laat bijvoorbeeld ook zien wie er heeft geholpen bij het definiëren van de problemen met de huidige werkwijze.

Bespreek de “How”

Nu het duidelijk is waarom de gesprekscyclus vernieuwd moet worden is het tijd om de nieuwe werkwijze te delen. Wat zijn de belangrijkste doelstellingen (stap 2) en hoe ziet de gesprekscyclus eruit (stap 3)?

Bespreek de “What”

Bespreek de impact van deze nieuwe gesprekscyclus voor zowel de leidinggevenden als de medewerkers. Wat wordt er concreet van hen verwacht en wanneer? Wat is de impact op het beloningsbeleid?

Wil je nog meer best practises rondom het implementeren van een hr cyclus nieuwe stijl? Of voorbeelden van hoe onze klanten hun gesprekkencylus hebben vernieuwd? Download de eguide

Stap 7. Evalueer of de gestelde doelen worden behaald en optimaliseer

De laatste stap. Je bent Live maar dat betekent niet dat je ook klaar bent. De nieuwe gesprekscyclus is (deels) uitgerold, maar de implementatie stopt daar niet. Het is nu belangrijk om te monitoren of de vernieuwde gesprekscyclus een success is. Dit doe je door te kijken naar of de gestelde doelen uit stap 2 ook echt worden behaald en om vervolgens de cyclus te blijven optimaliseren.

Plan evaluatiemomenten

Maak een gestructureerd plan met momenten waarop je de gestelde doelen gaat evalueren. Wij adviseren om bij de start van de nieuwe gesprekscyclus elke maand te evalueren. Na een opstartperiode van bijvoorbeeld zes maanden kun je overgaan op een halfjaarlijkse evaluatie. Hoe ziet zo’n evaluatie eruit? Dat kan op meerdere manieren:

Kwalitatieve evaluatie

Plan kwalitatieve evaluaties op relevante momenten. Je kunt bijvoorbeeld een evaluatie net na een gespreksronde plannen in de vorm van een interactieve sessie met enkele managers en medewerkers om hun bevindingen op te halen en de doelen te toetsen.

Kwantitatieve evaluatie

Daarnaast zijn veel systemen uitgerust met rapportage mogelijkheden. Hiermee kun je in kaart brengen hoeveel gesprekken er plaatsvinden, wat er wordt besproken en hoe de medewerker betrokkenheid zich heeft ontwikkeld.

Voorbeeld: E-mergo monitort de adoptie van Learned zowel in Learned als via het MTO.

Bij het voeren van Het Goede Gesprek wordt er in eerste instantie naar de dashboarding in Learned gekeken naar de afrondingspercentages. Daarnaast werkt E-mergo met periodieke MTO’s om zowel kwantitatieve data als kwalitatieve data op te halen. Het MTO gaat in het op aantal gevoerde gesprekken, maar resulteert ook in een separaat gesprek om het verloop van de gesprekscyclus te evalueren.

Blijf optimaliseren

Feedback ophalen is natuurlijk belangrijk, maar er ook echt wat mee doen is nog veel belangrijker. Verwerk de kwalitatieve feedback en de kwantitatieve gegevens om je gesprekscyclus verder te optimaliseren. Denk hierbij aan:
• Het toevoegen of aanpassen van gesprekspunten aan het gesprek. Wij zien bijvoorbeeld veel bedrijven die evaluaties op skills uit het functieprofiel van de medewerker toevoegen aan het gesprek. Zodoende ga je gestructureerd in gesprek over ontwikkeling.
• Een andere optimalisatie is het aanpassen van de frequentie van gesprekken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om toch vier keer per jaar Het Goede Gesprek te voeren, of om de gesprekscyclus verder uit te breiden met doorlopende 1:1 gesprekken tussen de leidinggevende en de medewerker.

Deel de successen (Belangrijk)!

Succes doet volgen. Gebruik de reacties van enthousiaste teams om teams die nog achterblijven te overtuigen. Gebruik kwantitatieve data om ook directie mee te nemen in het succes van de verandering.

De volgende stap in een moderne hr gesprekscyclus

Het team van Learned heeft al ruim 100 bedrijven geholpen bij het vernieuwen van hun HR gesprekkencyclus. Zo helpen. wij o.a. Young Capital, Wortell en DIQQ met het voeren van Het Goede Gesprek. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Plan een vrijblijvende kennismakingsafspraak. Liever direct zelf aan de slag? Maak gratis een proefaccount aan.

Probeer Learned 14 dagen gratis

Ontdek waarom Young Capital, Wortell en Mapiq Learned gebruiken om een continue gesprekscyclus te creëeren van moderne ontwikkelgesprekken, 1:1's, feedbackmomenten, en doelen check-ins.

Great places to work trust Learned
Learned performance management