Stellenprofil erstellen: Erklärung, Beispiel und Anleitung

Ein Stellenprofil beschreibt eine Position anhand ihres Ziels, ihrer Verantwortlichkeiten, der erforderlichen Skills und Kompetenzen sowie der Ergebnisse (KPIs), anhand derer eine Person beurteilt wird. Es zeigt, was gute Leistung in dieser Position bedeutet.

Alle Stellenprofile zusammen bilden die Jobarchitektur eines Unternehmens: die Übersicht über alle Positionen, ihre Niveaus und ihre Beziehungen zueinander.

So sieht ein skillsbasiertes Stellenprofil für eine HR-Führungskraft aus:

Diese Begriffe werden häufig synonym verwendet, bedeuten aber nicht dasselbe:

Ein Stellenprofil ist somit am umfassendsten. Es enthält das Kompetenzprofil, aber auch die Ergebnisse und Kenntnisse, die zur Position gehören.

Ein gutes Stellenprofil benötigen Sie bei nahezu jedem HR-Prozess:

• Klare Erwartungen: Mitarbeitende und Führungskraft wissen, was gute Leistung bedeutet. Aus dem Nationalen Arbeitgeberbericht 2026 geht hervor, dass fast ein Drittel der Mitarbeitenden nicht weiß, was die Führungskraft von ihnen erwartet.
• Personalgewinnung und Auswahl: Das Stellenprofil bildet die Grundlage für Ihre Stellenanzeige, damit Sie anhand der Skills auswählen, auf die es wirklich ankommt.
• Objektive Beurteilung: Sie beurteilen anhand der KPIs und Verhaltensweisen aus dem Profil, nicht anhand von Eindrücken.
• Entwicklung und Karrierewege: Mitarbeitende erkennen, welche Skills sie für den nächsten Schritt benötigen. Lesen Sie mehr über Karrierewege.
• Faire Vergütung: Stellenprofile bilden die Grundlage für die Stellenbewertung und eine Gehaltsstruktur.

Traditionelle Stellenprofile konzentrieren sich auf Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Hierarchie. Doch Aufgaben verändern sich schnell, insbesondere jetzt, da KI immer mehr Arbeit übernimmt. Und eine Aufgabenliste sagt wenig darüber aus, wie gut eine Person ihre Arbeit erledigt.

Ein skillsbasiertes Stellenprofil betrachtet, was eine Person können muss, statt welche Aufgaben sie erledigen muss. Es kombiniert:

• Kompetenzen (Soft Skills): übertragbare Verhaltensweisen wie Zusammenarbeit, Kommunikation oder Führung.
• Kenntnisse und fachliche Fähigkeiten (Hard Skills): positionsspezifisches Wissen wie Arbeitsrecht, Programmierung oder Finanzanalyse.
• KPIs: die messbaren Ergebnisse, an denen Sie Erfolg erkennen.

Ein solches Profil bleibt länger aktuell und macht Beurteilung und Entwicklung konkret.

Halten Sie das Profil kurz und einheitlich. Verwenden Sie für alle Positionen denselben Aufbau.

Die Grundlagen

1. Stellenbezeichnung: eine klare, wiedererkennbare Bezeichnung.
2. Ziel der Position: Warum gibt es diese Position, und welchen Beitrag leistet sie zu den Unternehmenszielen?
3. Einordnung in die Organisation: An wen berichtet die Person in dieser Position, und übernimmt sie Führungsaufgaben?
4. Befugnisse: Welche Entscheidungen darf eine Person in dieser Position treffen?

Ergebnisse und Skills

5. KPIs: messbare Ergebnisse, beispielsweise "X Projekte termingerecht abgeschlossen".
6. Kompetenzen: höchstens fünf bis sieben, beschrieben als konkrete, beobachtbare Verhaltensweisen auf dem Niveau der Position.
7. Hard Skills: positionsspezifische Kenntnisse, Erfahrungen und technische Fähigkeiten.

Optional

8. Ausbildungsanforderungen: nur dann, wenn eine Ausbildung oder ein Studienabschluss gesetzlich oder praktisch erforderlich ist, etwa bei Pflegefachkräften oder Rechtsanwälten.
9. Stellenniveau: die Einordnung der Position in die Jobarchitektur und das zugehörige Gehaltsband.

Verzichten Sie auf eine detaillierte Aufgabenliste. Aufgaben veralten schnell und führen zu Diskussionen darüber, was zur Position gehört und was nicht.

Schritt 1. Bestimmen Sie das Ziel und die Einordnung der Position

Beginnen Sie mit der Frage, warum die Position existiert. Was soll eine Person in dieser Rolle erreichen, und wie trägt dies zu den Zielen des Teams und des Unternehmens bei? Halten Sie außerdem fest, wo die Position innerhalb der Organisation angesiedelt ist.

Schritt 2. Bestimmen Sie die Kompetenzen und Skills

Wählen Sie die Kompetenzen und Hard Skills aus, die wirklich den Unterschied machen. Beschreiben Sie jede Kompetenz als beobachtbares Verhalten, damit alle beispielsweise unter "proaktiv" dasselbe verstehen. Beschränken Sie die Gesamtzahl auf höchstens zehn. Eine Kompetenzmatrix hilft Ihnen, die Niveaus je Kompetenz festzulegen.

Schritt 3. Legen Sie fest, wie Sie Erfolg messen

Definieren Sie für jede Position zwei bis vier KPIs. Zum Beispiel:

• Projektleitung: Anteil der Projekte, die termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen wurden
• Softwareentwicklung: Anzahl der ohne Fehler abgeschlossenen Tickets
• HR-Führungskraft: eNPS-Wert und Fluktuationsrate

Die Festlegung von KPIs erfordert Kenntnisse der Position. Beziehen Sie deshalb die Führungskraft ein, vereinbaren Sie aber auch, wie Sie Subjektivität vermeiden.

Schritt 4. Bestimmen Sie das Niveau

Ordnen Sie die Position einem Niveau innerhalb Ihrer Jobarchitektur zu, beispielsweise ausführend, selbstständig, spezialistisch oder strategisch. So können Sie Positionen vergleichen und einem Gehaltsband zuordnen. Eine Stellenmatrix macht diese Niveaus transparent.

Schritt 5. Gleichen Sie das Profil mit der Praxis ab

Legen Sie den Entwurf der Führungskraft und den Mitarbeitenden vor, die die Position derzeit ausüben. Fragen Sie:

• Erkennen Sie Ihre Arbeit in diesem Profil wieder?
• Sind dies die KPIs, auf die es wirklich ankommt?
• Fehlen Skills oder Kompetenzen?

So wird das Profil realistisch und von den Beteiligten mitgetragen.

Mit Software für die Jobarchitektur wie Learned erstellen Sie skillsbasierte Stellenprofile mit KI-Unterstützung, halten sie aktuell und verknüpfen sie direkt mit Beurteilungen, Entwicklung und Vergütung.

Möchten Sie es selbst ausprobieren? Laden Sie den E-Guide zum Erstellen eines skillsbasierten Stellenprofils herunter, mit oder ohne KI.

Mit der Einführung des Gesetzes zur Entgelttransparenz in den Niederlanden (der niederländischen Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie) müssen Arbeitgeber erklären können, warum eine Person das verdient, was sie verdient. Dafür ist ein objektives, geschlechtsneutrales System zur Stellenbewertung und -einstufung erforderlich. Aktuelle Stellenprofile mit klaren Niveaus, Skills und KPIs bilden dafür die Grundlage: Ohne gute Profile können Sie Positionen nicht vergleichen und die Vergütung nicht begründen.

Positionen verändern sich durch Wachstum, neue Technologien und KI. Vereinbaren Sie deshalb, dass Sie die Profile mindestens einmal jährlich überprüfen, beispielsweise nach dem Gesprächszyklus. Wenn Führungskräfte oder Mitarbeitende feststellen, dass ein Skill oder KPI nicht mehr zutrifft, bitten Sie sie, dies direkt zu melden, damit HR das Profil aktualisieren kann.

Was ist ein Stellenprofil?

Ein Stellenprofil beschreibt das Ziel einer Position, ihre Einordnung in die Organisation, die erforderlichen Kompetenzen und Skills sowie die KPIs, anhand derer eine Person beurteilt wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Stellenprofil und einer Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung beschreibt vor allem Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ein Stellenprofil ist umfassender: Es enthält auch Kompetenzen, Skills und messbare Ergebnisse.

Was gehört in ein Stellenprofil?

Die Stellenbezeichnung, das Ziel der Position, die Einordnung, Befugnisse, KPIs, Kompetenzen und Hard Skills. Optional ergänzen Sie Ausbildungsanforderungen und das Stellenniveau.

Wie viele Kompetenzen gehören in ein Stellenprofil?

Beschränken Sie sich auf fünf bis sieben Kompetenzen und insgesamt höchstens zehn Kompetenzen und Skills. Mehr macht das Profil unübersichtlich und erschwert die Beurteilung.

Wie oft sollten Sie ein Stellenprofil aktualisieren?

Mindestens einmal jährlich und unmittelbar dann, wenn sich eine Position deutlich verändert, beispielsweise durch eine Umstrukturierung oder neue Technologien.

Was ist ein skillsbasiertes Stellenprofil?

Ein Stellenprofil, das von den Skills und Kompetenzen ausgeht, die für den Erfolg erforderlich sind, statt von einer Aufgabenliste. Es bleibt länger aktuell und macht Beurteilung und Entwicklung konkret.