9 Tipps zur Vorbereitung des Planungsgesprächs

Das Planungsgespräch ist das erste offizielle Gespräch im traditionellen HR-Zyklus, der aus dem Planungs-, Funktionierungs- und Beurteilungsgespräch besteht. Es wird auch 'Zielvereinbarungsgespräch' genannt, weil die Führungskraft gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Ziele für die kommende Periode festlegt. Beide Parteien äußern ihre Erwartungen und halten die Ziele fest.

Die Art der Organisation bestimmt die Art der aufgestellten Ziele, aber die am häufigsten besprochenen Themen sind: Entwicklungsziele für den Mitarbeiter und Ziele, die Geschäftsergebnisse liefern.

Viele sehen das Planungsgespräch als Startpunkt des traditionellen HR-Zyklus. Nur einer von fünf Arbeitnehmern erlebt den traditionellen Beurteilungszyklus als fair, transparent und motivierend (Gallup, 2024). Ein faires Arbeitsklima steigert die Produktivität um 26% und senkt die Fluktuation um 27% (Gartner, 2021).

Raum für Wachstum im Planungsgespräch

Es gibt noch viele Wachstumsmöglichkeiten. Sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter brauchen konkrete Ziele.

• Ein Viertel der Mitarbeiter (25%) hat keine Ahnung, was die Unternehmensziele sind (Protime);
• Teams mit hohem Engagement erzielen 23% höhere Rentabilität (Gallup, 2024).

Schnell verändernder Markt und das Planungsgespräch

Der Markt verändert sich schnell. 85% der Unternehmen erwarten innerhalb von 3 Jahren einen Skills-Mangel (WEF, 2020). Durch häufigere Gespräche können realistischere Ziele gesetzt werden. OKRs sind eine hervorragende Methode.

Ein Viertel der Mitarbeiter hat keine Ahnung, wie sie zu den Unternehmenszielen beitragen können

Nachfolgend finden Sie praktische Lösungen für die häufigsten Situationen beim Planungsgespräch, mit denen HR-Abteilungen konfrontiert werden:

In einem traditionellen HR-Zyklus wird zu Jahresbeginn ein Planungsgespräch geführt. In diesem Gespräch werden die Ziele der Mitarbeiter im geschäftlichen und Entwicklungsbereich festgelegt. Die Welt verändert sich jedoch immer schneller.

Bei Learned arbeiten wir daher mit der Methodik des 'Guten Gesprächs' pro Quartal. Durch quartalsweise Gespräche haben wir den HR-Zyklus in unser Geschäft integriert.

Viel zu oft gibt es noch eine Top-down-Methodik. Merken Sie, dass Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend dazu herausgefordert werden, ihre Ziele selbst zu definieren? Indem die Mitarbeiter im Voraus über ihre Ziele nachdenken, kommen sie gut vorbereitet zum Gespräch. Mit den Fragebögen in Learned bringen Sie diesen Prozess bereits in Gang. Mitarbeiter erhalten eine Aufgabe, um bereits vor dem Gespräch über beispielsweise die untenstehenden Fragen nachzudenken:

• Worin sind Sie gut?
• Was bereitet Ihnen die größte Arbeitsfreude?
• Was tun Sie am liebsten bei Ihrer Arbeit?
• Worin möchten Sie sich weiterentwickeln?

Sowohl vor dem Gespräch als auch während des Gesprächs können der Mitarbeiter und der Manager die vereinbarten Ziele direkt in das Gesprächsformular eintragen.

🎯 Selbst loslegen? Laden Sie die Vorlage mit Beispielfragen für das erneuerte Planungsgespräch herunter

Finden Manager es schwierig, ein gutes Planungsgespräch zu führen? Wir empfehlen, Manager zu unterstützen, z.B. durch ein strukturiertes Gesprächsformular.

In der Learned-Plattform stehen 10+ Formulare bereit. So helfen Sie insbesondere weniger erfahrenen Managern, mehr Struktur und Qualität ins Gespräch zu bringen.

Einer der wichtigsten Treiber für Mitarbeiterengagement ist "Wirkung erzielen". Haben Mitarbeiter das Gefühl, zum Erfolg der Organisation beizutragen?

Nutzen Sie das Planungsgespräch, um Mitarbeitern Einblick in die wichtigsten Ziele der Organisation zu geben. Mit Learned machen Sie Unternehmensziele für alle Mitarbeiter sichtbar und übersetzen diese in Team- und Mitarbeiterziele. Dies nennt man Goal Cascading.

Bevor Sie im Planungsgespräch Ziele festlegen, ist es ratsam, zunächst herauszufinden, was dem Mitarbeiter Spaß macht, worin er gut ist oder woraus er Energie schöpft. Die Chance, dass die Ziele dann erreicht werden, ist viel größer. Mitarbeiter, die in den letzten sechs Monaten mit ihrem Manager über ihre Ziele sprachen, sind 2,8-mal wahrscheinlicher engagiert (Gallup, 2020).

Die Zielsetzungen für das Planungsgespräch lassen sich am besten nach dem SMART-Modell oder mit der OKR-Methode erstellen. Denn wenn das Ziel so konkret wie möglich formuliert wird, wird deutlich, welche erwarteten Ergebnisse wir in späteren Gesprächen besprechen, wie dem Fortschritts-, Leistungs- oder Guten Gespräch. Erstellen Sie Ziele im Goals-Modul von Learned und machen Sie sie konkret, indem Sie sie einem Mitarbeiter mit einer Frist zuweisen.

Wie erstelle ich ein Ziel mit der SMART-Methode?

SMART steht für Spezifisch, Messbar, Akzeptabel, Realistisch und Terminiert. Ein Ziel, das alle SMART-Kriterien erfüllt, ist konkret genug, um damit zu arbeiten, und hat einen klaren Endpunkt. Das bedeutet, dass diese Ziele genügend Struktur für die Evaluierung in allen folgenden Gesprächen bieten. Zum Beispiel im Jahresendgespräch, in dem Sie die Skills und Kompetenzen des Mitarbeiters besprechen.

Beispiel SMART-Ziel: „Ich möchte bis Ende März mindestens 3 Termine pro Woche über LinkedIn vereinbaren."

Tipp 1: Evaluieren Sie während des Jahresendgesprächs das im Planungsgespräch gesetzte SMART-Ziel anhand der Skills und Kompetenzen. Der Rückblick kann neue Impulse und Inspiration geben.

Tipp 2: Stellen Sie dem Mitarbeiter vor dem Zielsetzungsgespräch subtile Fragen, um seinen Denkprozess in Gang zu bringen.

Wie erstelle ich ein Ziel mit der OKR-Methode?

OKR steht für Objectives and Key Results. Die Methode wird durch zwei wichtige Faktoren bestimmt: Ziele und Schlüsselergebnisse. Die Ziele sollen die Organisation motivieren und inspirieren und müssen erkennbar, realistisch und kurz sein. Einfach gesagt: Jeder in der Organisation muss sie verstehen können. Die Schlüsselergebnisse zeigen, was getan wurde, um die Ziele zu erreichen, und was noch geschehen muss. Wie die Ziele müssen auch die Ergebnisse kurz und prägnant sein.

Ein guter Maßstab sind etwa zwei bis fünf messbare und transparente Schlüsselergebnisse für jedes Ziel. Selbst ein minimaler Einsatz von OKRs führt zu höheren Leistungsniveaus. Das zeigte sich beispielsweise bei den Verkäufen von Sears Holdings. Als sie OKRs einsetzten, verkauften sie pro Stunde bis zu 8,5% mehr!

Ergibt sich aus dem Planungsgespräch, dass der Mitarbeiter eine bestimmte Fähigkeit weiterentwickeln möchte? Eine der benutzerfreundlichsten Methoden ist es, dem Mitarbeiter direkt Einblick in das relevante verfügbare Lernangebot zu geben.

Viele Organisationen arbeiten heute mit einer Online-Lernplattform. Mitarbeiter wissen jedoch oft nicht, wie sie ihr Lernziel mit dem Lernangebot verknüpfen können.

Mit der Learned-Plattform helfen wir Mitarbeitern, beim Erstellen ihres Lernziels direkt das relevante Lernangebot vorzuschlagen.

Ziele nicht festzuhalten erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Gespräch keine Fortsetzung findet. Arbeiten Sie noch ohne System? Dann halten Sie Ihre Ziele in einem PDF-Formular fest. Die Wahrscheinlichkeit ist jedoch groß, dass das Gespräch nicht weiterverfolgt wird. Mit der Learned-Plattform helfen wir unseren Kunden, Ziele und Gesprächsprotokolle zentral zu speichern.

Sehr gut, Sie haben Ihre Ziele festgehalten. Sie möchten nun vermeiden, erst beim nächsten Gespräch wieder auf die Ziele zu schauen. Deshalb besprechen Manager und Mitarbeiter bei Learned Ziele kontinuierlich in 1:1-Gesprächen.

In der Learned-Plattform sieht der Manager sofort, welche Fortschritte der Mitarbeiter gemacht hat. Zusätzlich schauen wir einmal im Monat gemeinsam im Team auf den Status der Organisations- und Teamziele.