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Bilaterales Gespräch: Die besten Praktiken für die Vorbereitung und Durchführung einer effektiven Sitzung

von Danique Geskus | Nov 8, 2023

Ein bilaterales Gespräch innerhalb eines Unternehmens ist eine direkte Kommunikation zwischen einem Mitarbeiter und einer Führungskraft, um Informationen auszutauschen, Leistungen zu besprechen und Ziele festzulegen. Sie fördert Offenheit, Feedback und Zusammenarbeit. Andere Bezeichnungen sind bilaterale Konsultationen, persönliche Konsultationen oder 1-1-Sitzungen. Zu den bewährten Verfahren gehören Vorbereitung, regelmäßige Planung, offene Kommunikation, Zielsetzung, Zuhören und Feedback geben, Dokumentation und Nachbereitung. Für eine gute Vorbereitung sollten Sie Ziele und Themen festlegen, relevante Informationen sammeln, Ihre Gedanken ordnen, Fragen vorwegnehmen, spezifische Ziele und Aktionspunkte festlegen, den Zeitpunkt und die Dauer des Treffens planen und relevante Informationen dokumentieren. Möchten Sie mehr erfahren? Dann lesen Sie weiter.

 

Was ist ein bilaterales Gespräch?

Ein bilaterales Gespräch innerhalb eines Unternehmens ist eine direkte Kommunikation zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten. Es bietet dem Mitarbeiter und der Führungskraft die Möglichkeit, Informationen auszutauschen, Leistungen zu besprechen und gemeinsam Ziele zu setzen. Während dieser Beratung können arbeitsbezogene Themen wie Projektfortschritt, Leistungsbeurteilung, Karriereziele und alle Bedenken oder Herausforderungen besprochen werden. Ziel dieser Konsultationen ist es, Offenheit und Verständnis zu fördern, Feedback zu geben und zu erhalten und die Zusammenarbeit zu stärken. Es bietet dem Mitarbeiter und der Führungskraft die Möglichkeit, sich aufeinander abzustimmen, Ziele anzupassen und gemeinsam für den Erfolg des Unternehmens zu arbeiten.

 

Welche anderen Bezeichnungen und Beispiele für bilaterales Gesprächen gibt es?

In der Praxis stellen wir fest, dass verschiedene Organisationen häufig unterschiedliche Bezeichnungen und Abkürzungen für diese Art der Konsultation verwenden. Der spezifische Begriff kann je nach Branche oder Kontext, in dem die Konsultation stattfindet, variieren. Dies sind einige Beispiele, die wir oft sehen:

  • Zweiseitige Konsultation
  • Direkte Beratung
  • Persönliche Beratung
  • Eins-zu-eins
  • 1-1 Treffen
  • Einchecken
  • Individuelle Konsultationen
  • Bilaterales Treffen

 

Was sind die besten Praktiken für die Durchführung einer bilaterales Gesprächen?

Natürlich ist die Organisation solcher Gespräche sehr zeitaufwendig. Deshalb möchten wir Ihnen eine Checkliste für den erfolgreichen Einsatz von bilaterales gesprächen an die Hand geben.

  1. Vorbereitung: Sowohl der Arbeitnehmer als auch die Führungskraft sollten sich gut auf das Gespräch vorbereiten. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Punkte, Ziele oder Anliegen, die besprochen werden sollen, damit das Gespräch zielgerichtet und produktiv verlaufen kann.
  2. Regelmäßige Planung: Planen Sie regelmäßige bilaterales gesprächen, z. B. monatlich oder vierteljährlich, um Kontinuität und Kommunikation zu gewährleisten. Vergewissern Sie sich, dass beide Parteien über die geplanten Termine und Uhrzeiten informiert sind, und setzen Sie bei Bedarf Erinnerungshilfen ein.
  3. Offene Kommunikation: Sorgen Sie für eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre während der Beratungen. Ermutigen Sie beide Parteien, ihre Gedanken, Sorgen, Erfolge und Herausforderungen frei zu äußern. Dies fördert den konstruktiven Dialog und hilft, mögliche Lösungen zu finden.
  4. Zielorientierung: Konzentrieren Sie sich bei den Beratungen auf die gesetzten Ziele. Ermitteln Sie gemeinsam konkrete Aktionspunkte und treffen Sie Vereinbarungen, um diese zu erreichen. Setzen Sie realistische Ziele, die messbar und erreichbar sind, und bewerten Sie die Fortschritte bei künftigen bilaterales gesprächen.
  5. Zuhören und Feedback geben: Stellen Sie sicher, dass beide Parteien einander aktiv zuhören und aufrichtiges Feedback geben. Dies trägt dazu bei, die Perspektive des anderen zu verstehen und eine gemeinsame Basis zu finden. Konstruktives Feedback kann zu Wachstum und Entwicklung des Mitarbeiters führen.
  6. Dokumentation: Legen Sie ein Protokoll oder Notizen zu jeder bilaterales gesprächen-Beratung vor. Dies kann helfen, wichtige Punkte, Vereinbarungen und Ziele im Auge zu behalten. Die Dokumentation bietet einen Bezugspunkt für künftige Diskussionen und dient als Erinnerung an die getroffenen Vereinbarungen.
  7. Nachbereitung: Nach der Beratung ist es wichtig, alle weiteren Schritte zu verfolgen. sich gegenseitig für die ergriffenen Maßnahmen zur Rechenschaft ziehen und die Fortschritte bei künftigen bilaterales Gesprächen bewerten. Es ist auch sinnvoll, alle Änderungen oder Aktualisierungen zu besprechen, die sich auf die zuvor getroffenen Vereinbarungen auswirken könnten.

 

Wie bereitet man eine bilaterales Gespräch vor?

Daher ist eine gute Vorbereitung wichtig. Aber wie geht man am besten vor? Wir geben Ihnen im Voraus einige praktische Tipps.

Legen Sie Ziele und Themen fest: Legen Sie klar die Ziele und Themen fest, die Sie während der Beratung besprechen möchten. Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen und welche spezifischen Themen Sie besprechen möchten, z. B. Projektfortschritt, Erfolge, Entwicklungsbedarf oder andere relevante Themen.

Sammeln Sie relevante Informationen: Sammeln Sie alle Informationen, die Sie für die Beratung benötigen. Dazu können Berichte, Statistiken, Projektaktualisierungen, Rückmeldungen von Kollegen oder andere relevante Dokumente gehören. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Informationen gut verstanden haben und für das Beratungsgespräch bereit sind.

Ordnen Sie Ihre Gedanken: Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Gedanken zu ordnen und Notizen zu den wichtigsten Punkten zu machen, die Sie besprechen möchten. So können Sie Ihre Gedanken klar formulieren und vermeiden, dass Sie während des Gesprächs wichtige Punkte vergessen.

Rechnen Sie mit Fragen und möglichen Reaktionen: Versuchen Sie sich vorzustellen, welche Fragen, Bedenken oder Reaktionen Ihr Vorgesetzter haben könnte. Bereiten Sie sich auf mögliche Szenarien vor und überlegen Sie, wie Sie am besten reagieren können. Dies wird Ihnen helfen, selbstbewusst und gut vorbereitet in das Gespräch zu gehen.

Setzen Sie konkrete Ziele und Aktionspunkte: Formulieren Sie konkrete Ziele, die Sie während des Beratungsgesprächs erreichen wollen. Dazu könnten die Lösung eines Problems, die Festlegung von Entwicklungszielen oder die Erörterung neuer Projekte gehören. Ermitteln Sie auch mögliche Maßnahmen, die nach der Konsultation zu ergreifen sind.

Planen Sie den Zeitpunkt und die Dauer des Gesprächs: Vereinbaren Sie mit Ihrem Vorgesetzten den Zeitpunkt und die Dauer des Gesprächs. Achten Sie darauf, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um alle wichtigen Themen zu besprechen, ohne sich zu sehr zu beeilen. Respektieren Sie die Tagesordnungen der anderen und schaffen Sie ein geeignetes Umfeld für Konsultationen.

Dokumentieren Sie relevante Informationen: Wenn es bestimmte Dokumente, Berichte oder andere Informationen gibt, die Sie während der Konsultation weitergeben möchten, stellen Sie sicher, dass diese organisiert und leicht zugänglich sind. Erstellen Sie bei Bedarf eine Zusammenfassung oder einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie weitergeben möchten.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sich richtig auf ein bilaterales Treffen vorbereiten und sicherstellen, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen, selbstbewusst und konzentriert in das Gespräch zu gehen, und fördert eine effektive Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten.

 

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