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Der moderne HR-Zyklus: So sieht er aus und so richten Sie ihn ein

von Lisanne Buisman | Nov 8, 2023

Immer mehr Unternehmen wechseln von einem traditionellen zu einem modernen HR-Zyklus. Der traditionelle Beurteilungszyklus von Planung, Fortschritt und Bewertung ist inzwischen überholt. Sie fragen sich vielleicht, ob Ihr Beurteilungszyklus noch mit modernen Geschäftsabläufen in Einklang steht.

Und vielleicht ist es auch an der Zeit, Ihren HR-Zyklus zu modernisieren. So geht’s: Finden Sie heraus, woraus der moderne Interviewzyklus besteht, warum Sie ihn umgestalten wollen und wie Sie Ihren HR-Zyklus auf moderne Weise einrichten.

 

In diesem Blog:

 

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Was ist ein moderner HR-Zyklus?

 

Ein HR-Zyklus ist die Sammlung aller aller formellen und informellen Gesprächsmomente zwischen Mitarbeitern und ihrem Vorgesetzten über ihre beruflichen Ziele, ihre Entwicklung und ihre Karriere. Es besteht also aus allen Gesprächen, die für HR die Leistungsmanagement Formen und wird auch als Interviewzyklus oder POP-Zyklus bezeichnet.

 

Der traditionelle HR-Zyklus

Traditionell besteht ein HR-Zyklus aus 3 Teilen: einem Planungsgespräch, dem Leistungs- oder Fortschrittsgespräch und dem Beurteilungsgespräch. Sie sind alle formale Gespräche:

 

    • Planungsgespräch (in der Regel zu Beginn des Jahres): Umsetzung der Unternehmensziele in Ziele für Abteilungen, Teams und dann für den Mitarbeiter;
    • Leistungsbeurteilung (Mitte des Kalenderjahres): Besprechen Sie die Fortschritte und das Ausmaß, in dem die Ziele zu diesem Zeitpunkt erreicht wurden;
    • Bewertungsgespräch (am Ende des Jahres): Überprüfen Sie die Leistung eines Mitarbeiters und bewerten Sie, inwieweit die Ziele erreicht wurden. Auch die Vergütung wird oft diskutiert, z.B. Gehaltserhöhung ja/nein.

Einige Organisationen fügen einen vierten Aufruf hinzu :

    • Karriere oder

      Entwicklungsgespräch

      (normalerweise einmal im Jahr): Besprechung der persönlichen Entwicklung und Karriereziele des Mitarbeiters, mit Schwerpunkt auf der Zukunft

 

Sie könnten den Hauptzweck des traditionellen Interviewzyklus darin sehen, die beruflichen Ziele und Leistungen.

Und darin liegt der unmittelbare Grund, warum der alte HR-Zyklus erneuert werden muss.

 

Der moderne HR-Zyklus

Die 3 traditionellen oder formellen Konversationen gehen von der Perspektive einer Organisation aus und sind im Grunde genommen einseitiger Verkehr: Die Unternehmensziele werden in Ziele für einen Mitarbeiter übersetzt, und dann bewertet der Manager, ob die betreffende Person bei diesen Zielen genügend Fortschritte gemacht hat.

 

Kurz gesagt: Es gibt wenig bis gar keinen Raum für die persönliche Entwicklung oder Feedback von den Mitarbeitern selbst. Deshalb haben viele Unternehmen in den letzten Jahren ihren HR-Zyklus umgestaltet und eine Reihe von Gesprächen für die Mitarbeiter hinzugefügt.

 

Die moderne Interview-Zyklus besteht aus mindestens diesen 6 Komponenten:

 

  1. Kombiniert die formellen Gespräche (das Planungs-, Leistungs- und Beurteilungsgespräch) + das Entwicklungsgespräch zu einer Gesprächsform, dem‚Guten Gespräch‘.
  2. Dieses formelle ‚Das Gute Gespräch
    ‚ finden 4 Mal im Jahr statt
  3. Darüber hinaus gibt es einen
    kontinuierlicher Dialog

    mit regelmäßigen 1:1-Gesprächen zwischen Manager und Mitarbeiter (z.B. alle 2 oder 4 Wochen)
  4. Es ist Verkehr in beide Richtungen
    : Der Mitarbeiter gibt seinen Beitrag
  5. Zukunftsorientiert: Alle Diskussionen zielen auf die Bewertung und
    Blick in die Zukunft
  6. Entwicklungsorientiert: Es gibt persönliche Entwicklungsziele für die Mitarbeiter, die jedoch immer einen direkten Bezug zu den Unternehmenszielen haben

 

Jede Organisation kann die Gespräche so strukturieren, wie sie es für am effektivsten hält, und bei Bedarf zusätzliche Gesprächsmomente einbauen – z.B. ein zwischenzeitliches 1:1-Gespräch, ein Entwicklungsgespräch oder einen zusätzlichen Feedback-Moment.

 

Ein ständiger Dialog als Grundlage für moderne Unterhaltungen

 

Der Hauptunterschied zwischen dem modernen Interviewzyklus und den 3 traditionellen Interviews ist also: nicht leistungsorientiert, sondern konzentriert auf Entwicklungund nicht auf einer Einbahnstraße basierend, sondern ausgehend von einer ‚dienenden Führung‘, bei der Mitarbeiter auch die Verantwortung für ihre Entwicklung übernehmen.

 

Das liegt an den Prinzipien, auf denen der moderne Interviewzyklus basiert:

    • Ein ständiger Dialog
    • Die neue Bewertung

 

Die Gespräche im neu gestalteten HR-Zyklus sind nicht mehr nur 3 oder 4 feste ‚Messzeitpunkte‘ pro Jahr, sondern bestehen aus einem
kontinuierlichen Dialog
: Sie werden in der Zwischenzeit ergänzt durch informelle 1:1-Gespräche. Darin besprechen die Mitarbeiter ihre Fortschritte bei den Zielen, Erfolge und eventuelle Blockaden mit ihrem Vorgesetzten.

 

Darüber hinaus dienen die 3-4 formelleren Gespräche (z.B. Fortschritts- oder Entwicklungsgespräche) nicht nur dazu, über das Wachstum, die Errungenschaften und die verbesserungswürdigen Bereiche einer vergangenen Periode nachzudenken, sondern auch dazu, einen in die Zukunft zu blicken – basierend auf den Prinzipien des
des Guten Gesprächs
:

Welchen Beitrag kann jemand in der kommenden Zeit zu den Zielen des Teams und der Organisation leisten?

Welche Kompetenzen (Soft und Hard Skills) möchte ein Mitarbeiter weiterentwickeln? Und welche konkreten Initiativen kann die Person ergreifen, um dies zu erreichen?

 

A zweiter Ansatzpunkt für die Gespräche im modernen HR-Zyklus ist
Die neue Bewertung
. Dieses Modell zur Bewertung geht davon aus, dass die Talente entwickeln, aus der positiven Psychologie. Auch hier steht der ständige Dialog im Mittelpunkt, und die Verantwortung für die eigene Entwicklung und das Erreichen der Ziele liegt bei den Mitarbeitern.

 

Warum es notwendig ist, Ihren Interviewzyklus zu überarbeiten

 

Den wichtigsten Teil des traditionellen HR-Zyklus, das Beurteilungsgespräch, gibt es schon seit seit 1920 und wurde in der US Army entwickelt. Das geht auf eine Zeit zurück, in der ein Vorgesetzter eine Gruppe von Mitarbeitern „managen“ musste, die ungefähr die gleiche Arbeit verrichteten.

 

Doch inzwischen haben sich die Art unserer Arbeit und der Arbeitsmarkt unwiderruflich verändert.

 

Es gibt einen guten Grund, warum viele Organisationen die Abschaffung des
Leistungsgespräch abzuschaffen
: In der modernen Welt funktioniert der traditionelle Interviewzyklus nicht mehr.

 

Dies spiegelt sich auch in den Zahlen wider: Mehrere Umfragen zeigen, dass Mitarbeiter und Manager gleichermaßen nicht mehr zufrieden sind mit den Ergebnissen des traditionellen Leistungsgesprächs. Nur 1 von 5 Arbeitnehmern in den USA finden, dass ihre Leistungsbeurteilung transparent ist und zu einer besseren Leistung führt (
Gallup
2024). Und im Jahr 2015 gab 95% der Manager in den Niederlanden sagen, dass sie mit einem jährlichen HR-Zyklus (CEB) unzufrieden sind.

 

Die Vorteile eines modernen Interviewzyklus:

    • Sie sind als Organisation flexibler: Mit einem kontinuierlichen Gespräch und vielen Berührungspunkten bleiben die Ziele der Mitarbeiter relevant, da die Manager sie schnell anpassen können, wenn sich die Ziele des Unternehmens ändern. Außerdem können Sie sich mehr auf digitale Fähigkeiten, Innovation und die Arbeit mit neuen Technologien konzentrieren.

 

    • Die Mitarbeiter werden stärker in die an ihren Zielen und ihrer Entwicklung beteiligt, was sich auch positiv auf ihre Motivation auswirkt: 73% der Mitarbeiter sind dank der Entwicklungsmöglichkeiten zufriedener mit ihrer Arbeit – das zeigen Untersuchungen von
      Gallup
      .

 

    • Mit Entwicklungsmöglichkeiten binden Sie auch mehr Mitarbeiter an Ihr Unternehmen. Mehr berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sind der 3. Grund, warum Arbeitnehmer eine Kündigung in Betracht ziehen (Quelle:
      Betterworks
      2023). Und laut einer Studie von Linkedin reduzieren Sie dank eines modernen Gesprächszyklus die Abgänge von Mitarbeitern um 41%.

 

    • Sicherlich sind die jüngeren Generationen leichter zu binden mit modernen Entwicklungsgesprächen: Lernen und Entwicklung ist eine der Top 3 Prioritäten von Millennials und Gen Z (Quelle:
      Deloitte
      2024).

 

Sind Sie auch von den Vorteilen eines modernen HR-Zyklus überzeugt?

Dann besteht der nächste Schritt darin, einen HR-Zyklus genau für Ihr Unternehmen einzurichten. Aber wie gehen Sie dabei vor? Das erklären wir Ihnen weiter unten. 👇

 

5 Tipps für die Einrichtung eines modernen HR-Zyklus

 

Wir teilen die Haupt Tipps, die wir selbst bei Learned verwenden, um unsere Gespräche zu modernisieren. Diese Struktur hilft uns, uns auf die Talente unserer Kollegen zu konzentrieren.

1. Bestimmen Sie die Häufigkeit Ihrer Gespräche im HR-Zyklus

 

Überlegen Sie, wie oft ein Gespräch mit Ihren Mitarbeitern erforderlich ist.

Ändern sich Ihre organisatorischen Ziele häufig und schnell? Dann ist es klug, wenn Sie viermal im Jahr Das Gute Gespräch – mit wöchentlichen oder monatlichen 1-on-1-Gesprächen zur Nachbereitung. Auf diese Weise können Sie rechtzeitig Anpassungen an den Mitarbeiter vornehmen und bei Bedarf die Ziele des Mitarbeiters anpassen:

 

Zu bestimmten Zeiten: ‚Das Gute Gespräch ‚ – Überlegungen zu Zielen, Entwicklung und Karrieremöglichkeiten

    • bis zu 4 Mal pro Jahr
    • Kombination aus Planungs-, Leistungs- und Bewertungsgesprächen
    • zwischen Mitarbeiter und Manager
    • beide bereiten das Interview gut vor
    • Leitfaden = begleitendes (Online-)Interviewformular mit Fragen und Themen

 

Fortlaufend: 1-on-1 Interview – Besprechung von Fragen, Feedback und nächsten Schritten

    • kontinuierlich, z.B. monatlich oder wöchentlich
    • Fortsetzung des Guten Gesprächs
    • zwischen Mitarbeiter und Manager/Coach
    • Ziel = auf die Entwicklung ausgerichtet: Fortschritte, bisherige Erfolge, Hindernisse, verbesserungswürdige Bereiche, Tipps und Feedback

 

2. Geben Sie Managern eine klare Struktur für gute Gespräche

 

Wir empfehlen, dass Manager sich kontinuierlich mit ihren Mitarbeitern austauschen – und dann gemeinsam die aktuelle Position des Mitarbeiters, seine Karriereaussichten und die Qualifikationslücke innerhalb des Unternehmens besprechen.

Sie können dazu ein Standard-Befragungsformular verwenden, wie z.B. für ein
Planungsgespräch
, a
1:1-Gespräch
oder ein Formular für ein
Leistungsgespräch
.

 

Tipp! 💡 Auf der Learned Plattform gibt es mehr als 10 Interviewformulare, die wir selbst für die Gespräche mit unseren Mitarbeitern verwenden. Diese Formulare basieren auf den bewährten Verfahren der Neuen Bewertung und sind für jeden als „Coach“ registrierten Nutzer frei zugänglich.

 

Für die Struktur Ihrer formellen Gespräche können Sie diese Reihenfolge einhalten:

Konversationsstruktur Teil 1: Auswerten

Reflektieren Sie regelmäßig die Leistungen und Entwicklungen des Mitarbeiters im vergangenen Zeitraum. Die Manager besprechen (1) die bisherigen Erfolge und verbesserungswürdigen Bereiche und (2) einen Ausblick auf die weiter zu entwickelnden Kompetenzen.

 

1. Engagement

Ziel: zu wissen, wie jemand im Spiel steht.

Wir beginnen das Gespräch immer mit der weichen Seite, denn wir wollen wissen, ob der Mitarbeiter gerne zur Arbeit geht, was die Gründe dafür sind und was wir verbessern können.

 

2. Leistung

Ziel: Wertschätzung ausdrücken oder (potenzielle) Probleme frühzeitig lösen, Ziele im Auge behalten und Erfolge feiern.

Jetzt, wo wir wissen, wie sich jemand fühlt, blicken wir auf den vergangenen Zeitraum zurück. Wir bewerten Ziele, Ergebnisvereinbarungen oder Verantwortlichkeiten, die sich aus dem Stellenprofil des Mitarbeiters ergeben.

 

3. Entwicklung, Kompetenzen und Fähigkeiten

Ziel: Entdeckung von Talenten (durch Analyse) und Erörterung des Engagements für die Entwicklung.

Wir bewerten persönliche Lernziele und Entwicklungsvereinbarungen. Diese wurden von den Mitarbeitern zu Beginn des Quartals erfasst. Wenn wir öfter darüber nachdenken, setzen wir das Gelernte in unserer täglichen Arbeit um.

Wir schauen uns das (gewünschte) Verhalten und den Wissensstand des Mitarbeiters an. Dazu verwenden wir die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten aus dem Stellenprofil dieses Mitarbeiters. Sehen wir zum Beispiel eine Verbesserung der Fähigkeiten aufgrund der Lernziele, an denen er/sie arbeitet? Wir wollen nicht nur darauf eingehen, wo jemand gut ist, sondern auch darauf, wie man aus einer „7“ eine „9“ machen kann.

Konversationsstruktur Teil 2: Blick nach vorn

Nach den Grundsätzen eines modernen HR-Zyklus diskutieren Sie dann Pläne und Erwartungen für die Zukunft.

 

4. Ziele

Zweck: Festlegung von Unternehmenszielen

Wir schauen uns an, was der Mitarbeiter im kommenden Quartal zum Wachstum unseres Unternehmens beitragen möchte. Denken Sie zum Beispiel an (neue) Verantwortlichkeiten, die für neue Projekte oder KPIs erforderlich sind.

Diese Fragen können helfen:

  • Welchen Beitrag kann der Mitarbeiter in der kommenden Zeit zu den Zielen des Teams und der Organisation leisten?
  • Was würde der Mitarbeiter gerne noch entwickeln?
  • Was kann der Arbeitnehmer tun, um seinem Karriereschritt einen Schritt näher zu kommen?

 

5. Karriereweg

Ziel: Herausfinden, wohin der Arbeitnehmer in seiner Karriere gehen möchte.

Wir fragen nach dem Ehrgeiz des Mitarbeiters. Möchte sich der Mitarbeiter in seiner aktuellen Rolle weiterentwickeln, z. B. mit zusätzlichen Aufgaben, oder ist er (eventuell) an einer anderen Rolle innerhalb von Learned interessiert?

 

6. Entwicklungsvereinbarungen

Ziel: Gemeinsam festlegen, an welchen neuen Entwicklungszielen der Mitarbeiter arbeiten wird.

Wir schauen uns an, welche Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter weiterentwickeln kann, damit er/sie in seiner/ihrer jetzigen Rolle noch bessere Leistungen erbringen oder an zukünftigen Ambitionen wachsen kann.

 

7. Feedback von Mitarbeitern

Zweck: Reaktion auf Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge zur Organisation und Arbeitsweise der Aufsichtsbehörde/Manager.

Abschließend besprechen wir das Feedback des Mitarbeiters an die Führungskraft und was er/sie in unserem Unternehmen gerne verbessern würde. Denn Entwicklung kommt von beiden Seiten!

3. Diskutieren Sie (noch) nicht über die Arbeitsbedingungen

Die Gespräche im Rahmen eines neu gestalteten HR-Zyklus befassen sich bewusst nicht mit den Beschäftigungsbedingungen. In der Tat sind in unserer Arbeitsweise Beurteilungen und Vergütung getrennt. Natürlich verwenden Sie die Bewertungen aus Das Gute Gespräch als Input für die Festlegung der Belohnungen, aber wir stellen sie nicht in eine Reihe mit anderen.

Bei Learned bedeutet dies, dass wir unseren HR-Zyklus nutzen, um uns auf die Entwicklung zu konzentrieren, und ihn nicht direkt nutzen, um die Beschäftigungsbedingungen zu besprechen. Hierfür setzen wir ein separates Treffen an – nämlich zu Beginn eines neuen Jahres (im Januar) oder einen Monat vor einer Vertragsverlängerung.

4. Nutzen Sie 360-Grad-Feedback für einen besseren Einblick

Lassen Sie die Mitarbeiter vor dem Entwicklungsgespräch einen Fragebogen ausfüllen. Sie können sich auch für den Weg über 360-Grad-Feedback holen Sie sich Anregungen von Kollegen oder Kunden. Auf diese Weise erhält die Führungskraft ein umfassenderes Bild von der Leistung und es ist ein faires Verfahren für den Mitarbeiter.

Wir haben diese Feedback-Formulare in unsere Learned-Plattform integriert. So können wir in einem Formular die Antworten der Mitarbeiter, die Meinungen der Kollegen und das Feedback der Vorgesetzten speichern.

5. Verfolgen Sie die Gespräche im HR-Zyklus

Bei Learned möchten wir mehr Feedback-Momente für unsere Kollegen im HR-Zyklus schaffen, damit wir auf den in den ‚Guten Gesprächen‘ besprochenen Themen aufbauen können – und so unsere Ziele schneller erreichen.

Hierfür setzen wir 1-on-1-Gespräche ein, die wir wöchentlich (oder monatlich) miteinander führen. Wir diskutieren dann:

  1. kurze Bewertung der vergangenen Periode
  2. Fortschritte bei den Zielen (die wir im Guten Gespräch formuliert hatten)
  3. mögliche Blockaden bei der täglichen Arbeit

 

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Wir geben Ihnen Hinweise, Tipps und alle möglichen Beispielfragen, die Sie zur Gestaltung oder Verbesserung eines neuen Zyklus verwenden können.

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