Workspace 365 groeide snel en ze merkten dat gesprekken, doelen en evaluaties veel tijd kostten, terwijl het overzicht ontbrak. In deze klantcase lees je hoe zij de stap hebben gezet van losse documenten naar één centrale manier van werken, en hiermee rust en grip creëren.
🎥 Geen tijd om te lezen? Bekijk dan de video en hoor het van Ingrid en Robin van Workspace 365 ☝️
Van losse documenten naar één manier van werken
Bij Workspace 365 waren ze veel met elkaar in gesprek. Maandelijkse check-ins, aan het einde van het jaar een eindejaarsgesprek en tussendoor nog genoeg overlegmomenten. Klinkt goed op papier, maar in de praktijk voelde het toch anders.
Voor Learned hadden we maandelijkse gesprekken tussen manager en collega. En aan het einde van het jaar voerden we een officieel evaluatiemoment. Dit soort gesprekken werden altijd op papier voorbereid. Dus het was een vrij intensief en onoverzichtelijk proces.
Ingrid van den Rijen – Head of Talent bij Workspace 365
De wens was daarom heel concreet. Workspace 365 wilde binnen hun organisatie meer houvast en één manier van werken waarin gesprekken, doelen en feedback samenkomen. Geen eigen lijstjes meer per manager, maar één centrale plek en één duidelijk kader, zodat iedereen naar hetzelfde beeld kijkt.
Als ik kijk naar de collega’s dan hadden ze eigenlijk niet heel inzichtelijk wat er in maand één besproken was versus wat er in maand twaalf besproken was. En ook voor een manager om echt een evaluatie te doen over het jaar werd al gauw een evaluatie over de afgelopen twee maanden in plaats van over een heel jaar.
Ingrid van den Rijen – Head of Talent bij Workspace 365
Learned als centrale plek voor doelen, gesprekken en evaluaties
Met Learned staat die werkwijze er nu. Managers en medewerkers leggen hun doelen vast op basis van skills en KPI’s die passen bij de functie. Niet alleen wat iemand moet bereiken, maar ook welke vaardigheden daarbij horen. Zo weten beide partijen vooraf waar ze het over hebben.
Learned heeft heel goed geholpen om echt inzichtelijk te maken wat verschillende functieprofielen zijn, wat daarin verschillende niveaus zijn, welk gedrag dat daarbij hoort, zodat mensen echt heel concreet weten: wat moet ik doen voor de vervolgstap die ik zou willen maken binnen de organisatie.
Ingrid van den Rijen – Head of Talent bij Workspace 365
Tijdens 1-op-1 gesprekken pakken ze dezelfde doelen er steeds weer bij en de voorgang wordt bijgehouden in Learned, in plaats van in losse notities. Ontwikkeling wordt zo een doorlopend gesprek, niet iets dat één keer per jaar terugkomt in een eindejaarsgesprek.
Ook de manier van evalueren is overal gelijk. Workspace 365 werkt met één duidelijk evaluatiekader. Dat geeft houvast voor managers en duidelijkheid voor medewerkers. Je weet beter waar je op wordt aangesproken en waar nog ruimte ligt om te groeien.
Waar Learned mij heel erg bij helpt in het ondersteunen van mijn teamleden is dat ik dus heel goed kan zien hoe zij zich ontwikkelen. Hoe hebben zij vorig kwartaal gespresteerd en hoe doen ze dat nu? In plaats van één keer per jaar kijken we daar dus nu vier keer per jaar naar en kan je dus heel makkelijk zien op welk niveau zij zich heel goed ontwikkelen en waar zij iets meer aandacht nodig hebben.
Robin Severein – Teamlead Customer Success bij Workspace 365
De AI coach in Learned speelt daar slim op in. Die helpt bij de voorbereiding en doet suggesties voor vragen die je tijdens het gesprek kunt stellen. Handig als je even zoekt naar de juiste woorden of zeker wilt weten dat je de goede onderwerpen raakt. Zo wordt het makkelijker om een gesprek goed voor te bereiden. Zonder dat je er extra tijd aan kwijt bent.
Daarnaast ligt de gespreksplanning vast en blijft die behapbaar. Met templates, heldere notities en automatische taken worden afspraken direct vastgelegd en opgevolgd. Je hoeft niet achteraf alles nog eens uit te werken of te onthouden wat er ook al weer was afgesproken. Rapportages geven vervolgens inzicht in prestaties en potentieel, zodat keuzes voor ontwikkeling en beloning beter zijn onderbouwd.
Wat dit Workspace 365 oplevert
Voor Workspace 365 zorgt Learned vooral voor rust en duidelijkheid. Medewerkers weten beter wat er van hen wordt verwacht en welke volgende stap past bij hun groei. Het wordt veel concreter wat goed gaat en waar nog ruimte zit om te ontwikkelen.
Het grootste voordeel van Learned voor mij is dat ik heel goed inzichtelijk heb hoe mensen zich voelen binnen de organisatie, hoe prestaties gaan binnen de teams, waar ontwikkeling zit binnen de teams en waar mensen naartoe willen binnen de organisatie, dus wat mogelijk hun vervolgstap is. Uiteindelijk zorgt dat ervoor dat we talent kunnen behouden binnen de organisatie en dat is gewoon super fijn en dat houdt de voordeur eigenlijk dicht.
Ingrid van den Rijen – Head of Talent bij Workspace 365
Leidinggevenden zien in één oogopslag waar iemand staat, welke resultaten tellen en welke ontwikkeling het meeste effect heeft. Doelen verdwijnen niet meer in documenten die niemand opent, maar blijven een vast onderwerp van gesprek waar je samen gericht op stuurt.
Ik gebruik Learned met name om de ontwikkeling van het team goed in kaart te hebben en te houden. Hiervoor deden we eigenlijk alles in losse bestanden en nu hebben we een heel mooi overzicht van hoe dat eruit ziet en hoe het carrièrepad ook kan gaan verlopen binnen Workspace 365.
Robin Severein – Head of Talent bij Workspace 365
Talent blijft op die manier zichtbaar, betrokken en in beweging. De samenwerking met Learned maakt de werkwijze van Workspace 365 slimmer en consistenter. Voorbereiden en opvolgen gaat sneller, elk gesprek levert concrete acties op en iedereen hanteert dezelfde maatstaven. Het resultaat is meer focus en continue verbeteren, zonder dat teams veel tijd kwijt zijn aan administratie. Zo kan Workspace 365 rustig door blijven groeien met een cultuur waarin prestaties en ontwikkeling hand in hand gaan.
Implementatie in de vorm van een bingokaart
Later hebben we onze collega’s ook meegenomen in de implementatie van Learned door middel van een bingokaart. Waar verschillende activiteiten opstonden die ze konden doen om functionaliteiten binnen de app te ontdekken en het gebruik eigenlijk te stimuleren. En gekoppeld daaraan waren prijzen te winnen die gelinkt waren aan personal development. Mensen konden bijvoorbeeld een boek kopen dat ze interessant vonden om zich verder in te verdiepen. Dus dat werd heel leuk ontvangen en heeft zeker het gebruik van Learned gestimuleerd.
Ingrid van den Rijen – Head of Talent bij Workspace 365
👉 Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Plan een inspiratiesessie en we kijken vrijblijvend met je mee.
