Functioneringsgesprek nieuwe stijl: zo richt je het in op ontwikkeling

In een functioneringsgesprek bespreek je traditioneel gezien als leidinggevende de prestaties van een medewerker in het afgelopen jaar of half jaar. Je kijkt samen terug op iemands functioneren en evalueert die. Om er een opbouwend en leerzaam gesprek van te maken, is het belangrijk om de juiste vragen te stellen.

Idealiter geef je ook een beoordeling of score aan de prestaties van je teamlid.

Toch is het niet het idee dat het een eenzijdig gesprek is waarin alleen de leidinggevende feedback geeft. Om die reden was er de afgelopen jaren soms kritiek op het traditionele functionerings- of beoordelingsgesprek in de HR-wereld: het werd te vaak gezien als 'veroordelingsgesprek' waarin vooral negatieve terugkoppeling werd gegeven.

Maar gelukkig hoef je het functioneringsgesprek niet helemaal af te schaffen: het alternatief is om het gesprek te moderniseren.

Het moderniseren van je functioneringsgesprek gaat verder dan het toevoegen van een zelfevaluatie. Het doel is om een open gesprek te voeren dat gericht is op ontwikkeling, en zo bijdraagt aan de groei van een individueel teamlid én het hele team.

Dat doe je door er deze onderdelen in terug te laten komen:

1. Feedback
Een modern functioneringsgesprek draait niet alleen om het (eenzijdig) beoordelen van prestaties, maar ook om het geven én ontvangen van feedback van beide kanten.

Daarom geven medewerkers ook feedback aan hun leidinggevende en het team via de 360-graden feedback methode. Daarnaast haal je volgens die methode feedback op bij collega's, partners en anderen uit de organisatie, zodat je een breder perspectief verzamelt en het gesprek inhoudelijk sterker en waardevoller maakt.

2. Brede gespreksonderwerpen
Bovendien bespreek je niet alleen iemands functioneren, in de vorm van meetbare prestaties en het halen van doelen, maar ook thema's zoals werkgeluk, professionele groei en carrièremogelijkheden.

3. Gericht op ontwikkeling
In een functioneringsgesprek evalueer je niet alleen iemands prestaties en elkaar, maar bespreek je ook ontwikkeling.

Bij Learned zien wij een functioneringsgesprek eigenlijk altijd als een combinatie van een evaluatie- en een ontwikkelingsgesprek.

Je bespreekt:

• doelen voor de aankomende periode
• competenties of professionele vaardigheden die iemand verder kan ontwikkelen, zoals communicatieve vaardigheden of kennis van een softwaresysteem
• andere kansen voor groei en ontwikkeling, maar ook obstakels

4. Continue dialoog
Idealiter plan je functioneringsgesprekken niet maar 1 keer per jaar, maar maak je ze onderdeel van een doorlopende gesprekscyclus. Oftewel: van een continue dialoog waarin je meerdere keren per jaar feedback uitwisselt.

• 2 keer per jaar een (formeel) functionerings- of evaluatiegesprek
• elke maand een (informeel) 1-op-1 gesprek waarin manager en medewerker bij elkaar inchecken
• in elk gesprek bespreek je skills, competenties en KPI's, maar je laat ook ruimte voor de bredere gespreksonderwerpen uit punt 2

Tip 💬 In ontwikkelgesprekken van Learned krijgen medewerkers concreet en inzichtelijk te zien welke resultaten, competenties en vaardigheden ze kunnen ontwikkelen.

Het verschil tussen een ontwikkelgesprek, evaluatiegesprek, functioneringsgesprek en het voortgangsgesprek kan soms subtiel zijn, aangezien de terminologie in verschillende organisaties en contexten kan verschillen.

Over het algemeen kun je ze zo onderscheiden:

In een beoordelingsgesprek evalueer je de prestaties en voortgang van een collega. Meestal geeft een leidinggevende feedback over de concrete resultaten of targets die iemand heeft behaald, en deelt verbeterpunten.

Ook stel je in een typisch beoordelingsgesprek nieuwe doelstellingen vast voor de komende periode.

Het verschil met een functioneringsgesprek of evaluatiegesprek is dat een beoordelingsgesprek meer eenrichtingsverkeer is: traditioneel gezien komt de 360-graden feedback en de doorlopende dialoog er niet in terug.

Het doel van een ontwikkelgesprek is om een plan te maken om de vaardigheden en skills van teamleden te verbeteren, en hun carrière-ontwikkeling te ondersteunen.

Zoals de naam al duidelijk maakt, is het een gesprek gericht op professionele ontwikkeling. Managers en medewerkers bespreken:

• sterke punten
• ontwikkelingsbehoeften
• carrièredoelen en doorgroeimogelijkheden
• opleidings- of trainingsbehoeften

Tijdens een functioneringsgesprek beoordeel je iemands algehele functioneren over een bepaalde periode, zoals een jaar of halfjaar.

Wij gebruiken de termen functionerings- en evaluatiegesprek door elkaar; als synoniemen voor hetzelfde. Manager en medewerker kijken terug op behaalde prestaties, en bespreekt toekomstige doelen, KPI's of targets, vaardigheden die iemand wil verbeteren en welk gedrag een teamlid daarvoor concreet kan verbeteren.

Het doel is om elkaar 360-graden feedback te geven en op basis van die evaluatie, eventuele beloningen of ontwikkelingsplannen te bespreken op basis van de beoordeling.

Op zoek naar voorbeelden van een modern functioneringsgesprek? Bekijk deze 10 vragen voor een open, ontwikkelingsgericht evaluatiegesprek

In een voortgangsgesprek bespreek je de voortgang van projecten, taken of doelstellingen met een collega.

Het kan regelmatig plaatsvinden om te controleren of de medewerker op schema ligt, eventuele problemen aan te pakken en aanpassingen aan te brengen indien nodig. Het doel is om de voortgang te bewaken.

Wil je aan de slag met het moderniseren van je HR-gesprekscyclus, dan kan het slim zijn om te beginnen met een nieuwe opzet voor functioneringsgesprekken.

Dat doe je zo:

Eén van de belangrijkste veranderingen is het toevoegen van 360-graden feedback. Hierbij wordt niet alleen de mening van de leidinggevende meegenomen, maar ook die van collega's en andere betrokkenen.

Zo ontstaat een volledig beeld van de prestaties van je medewerkers. Hiermee kan de manager een meer onderbouwde en afgewogen evaluatie maken. Bovendien ontstaan dankzij de input van andere collega's nieuwe inzichten voor zowel de medewerker als de manager.

Verder kun je het gesprek uitbreiden met diverse gespreksonderwerpen. Het verschil met het traditionele functioneringsgesprek, is dat je in een modern gesprek niet alleen iemands prestaties of functioneren beoordeelt, maar samen ook andere onderwerpen bespreekt.

Wij hanteren bij Learned 5 thema's als leidraad voor een modern, transparant functioneringsgesprek:

• werkplezier
• prestaties
• ontwikkeling
• leerdoelen
• feedback over de organisatie

👉 Benieuwd naar de beste vragen om te stellen per thema? Download ons template met 20+ voorbeeldvragen voor een functioneringsgesprek

De gespreksonderwerpen 'ontwikkeling' en 'leerdoelen' hierboven maken het al duidelijk: in een modern functioneringsgesprek evalueer je niet alleen resultaten uit het verleden, maar kijk je ook vooruit.

Een tweede ontwikkeling is het toevoegen van vragen die gericht zijn op de toekomst. Zo maak je het gesprek meer actiegericht en motiverender voor werknemers om te werken aan hun ontwikkeling: je hebt immers nog controle op je gedrag en je prestaties in de toekomst.

Als je de ontwikkeling en voortgang van medewerkers met de tijd wilt meten, is het belangrijk om steeds dezelfde gespreksonderwerpen terug te laten komen in functioneringsgesprekken.

Als je dan ook nog wilt focussen op zo objectief mogelijk evalueren, meet je iemands ontwikkeling aan de hand van:

• competenties (of soft skills)
• hard skills (of technische vaardigheden)

Dit zijn dezelfde competenties en skills die in het skills-based functieprofiel staan, want door daarop te evalueren schep je een duidelijk beeld van wat er verwacht wordt in een bepaalde functie(niveau) – voor zowel medewerkers als hun managers.

Bonustip 💡 Functioneringsgesprekken 2.0 zijn vaak niet het enige gesprek tussen managers en medewerkers, maar onderdeel van meerdere – ook informele – gesprekken in een doorlopende HR-gesprekscyclus.

Je kunt ervoor kiezen om een functioneringsgesprek puur kwalitatief te meten.

Maar als het je doel is om evaluaties objectief meetbaar te maken, kun je ook een score toekennen aan elk van de punten die je evalueert in het gesprek.

Er zijn 3 stappen die je kunt nemen om evaluaties objectief meetbaar te maken:

In een modern functioneringsgesprek bespreek je ook iemands ontwikkeling – in de vorm van hun beheersing van de skills en competenties die nodig zijn in een functie (zie punt 4 hierboven).

De beheersing van skills of competenties meet je aan de hand van verschillende niveaus.

En je kunt jouw feedback op iemands skill- of competentieniveau makkelijk uitdrukken in een score, bijvoorbeeld kwalitatief (onvoldoende, matig, voldoende, goed, zeer goed) of met een cijfer (van 0-5).

Zo kun je aan het einde van het gesprek een totale waardering geven – waarmee je goed ziet hoe een medewerker presteert ten opzichte van de doelen en eisen uit hun functieprofiel.

Tip 💡 Om je evaluatie van skills en competenties zo objectief mogelijk te maken, helpt het om te werken met een systeem waarin de niveaus uitgeschreven zijn in concreet gedrag.

Door de score over meerdere gesprekken bij te houden, krijg je een helder beeld van de ontwikkeling van medewerkers door de tijd heen.

Zo bieden functioneringsgesprekken niet alleen kwalitatieve feedback, maar ook veel kwantitatieve inzichten die je aan het einde van het jaar kunt evalueren.

Zodra je een meetbare score hangt aan de punten die je in functioneringsgesprekken bespreekt, verzamel je veel data die je heel goed kunt gebruiken in HR.

De belangrijkste actie om te ondernemen op basis van de data uit evaluaties, is om de metingen van iemands prestaties en ontwikkeling te gebruiken als onderbouwing voor een eerlijke beloning.

Daarnaast kun je data uit functioneringsgesprekken gebruiken voor:

• het vergelijken van prestaties van verschillende teamleden, bijv. in een 9-grid
• het bepalen van ontwikkelplannen
• beslissingen over promoties en interne doorstroming
• het aanwijzen van toekomstige leidinggevenden: successieplanning

Meer weten? Lees verder over de voordelen van objectief evalueren

Wil je meteen aan de slag met het moderniseren van het functioneringsgesprek? Download dan onze template met 20+ voorbeeldvragen voor het voeren van een motiverend gesprek, gericht op ontwikkeling.

💪 Begin ook met het voeren van waardevolle en toekomstgerichte functioneringsgesprekken! Download hier ons template voor een modern functioneringsgesprek