Terug

9 tips bij het voorbereiden van het planningsgesprek

door Danique Geskus | nov 8, 2023

Inhalt
Inhoud
Contents

Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties

Het planningsgesprek, ook wel het doelstellingengesprek genoemd, vindt plaats aan de start van de traditionele HR-cyclus. In het doelstellingsgesprek wordt bepaald wat de doelen voor de aankomende periode worden. Toch heeft een kwart van de medewerkers geen idee hoe zij kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Hoe zorg je ervoor dat de doelstellingen op elkaar aansluiten? Het planningsgesprek voorbereiden!

In dit blog lees je wat het planningsgesprek inhoudt, wat de voor-en nadelen zijn van het planningsgesprek en hoe je concrete doelen kunt stellen. We geven je praktische tips voor zowel de leidinggevende als de medewerker om het planningsgesprek goed voor te bereiden en om de medewerker meer verantwoordelijkheid te geven. Leer o.a. hoe je het doelstellingsgesprek kunt vernieuwen en bestendig kunt maken voor de snel veranderende markt met de voorbeeldvragen voor het planningsgesprek, waarbij de focus ligt op groei en ontwikkeling van de medewerker. Download hier onze gratis template voor het planningsgesprek en ga meteen aan de slag!

 

Wat is het planningsgesprek?

Het planningsgesprek is het eerste officiële gesprek in de traditionele HR-cyclus, welke bestaat uit het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Ze noemen het gesprek ook wel ‘het doelstellingsgesprek, omdat de leidinggevende samen met de medewerker in dit gesprek bepaalt wat de doelstellingen voor de aankomende periode worden. Beide partijen spreken hierbij hun verwachtingen uit en leggen de doelen vast. Op een ander moment, zoals later in het functionerings- of beoordelingsgesprek, wordt hier op teruggeblikt.

Het type organisatie is bepalend voor de soort doelen die opgesteld worden, maar de meest besproken onderwerpen tijdens het planningsgesprek zijn: ontwikkeldoelen voor de medewerker en doelen die bedrijfsresultaten opleveren. Er kunnen bijvoorbeeld vragen met de medewerker besproken worden in het doelstellingsgesprek zoals: welke kernwaarden, competenties of skills zou je willen ontwikkelen? Of hoe kun je bijdragen aan de organisatie- en teamdoelen?

 

Trends in de markt bij het voorbereiden van het planningsgesprek

Vele zien het planningsgesprek als het startpunt van de traditionele HR-cyclus. En hoewel 95% van de managers aangeeft niet tevreden te zijn met de traditionele gesprekscyclus (CEB, 2015), toch hoeft dat niet te betekenen dat je als HR-professional het planningsgesprek uit deze cyclus volledig moet afschaffen. Zodra er namelijk gesprekken uit de HR-cyclus afgeschaft worden, verdwijnt de structuur waar veel managers baat bij hebben. Dit resulteert in tot wel 14% lagere kwaliteit van de overige gesprekken. Medewerkers worden hiermee aan hun lot overgelaten en de productiviteit wordt verlaagd met 10% (Gartner, 2018).

 

Ruimte voor groei in het planningsgesprek

Toch zijn er nog een hoop groeimogelijkheden. Zowel het bedrijf als de medewerker hebben concrete doelen nodig om na te kunnen streven. Dit zorgt voor een gezamenlijke focus en een juiste verwachting.

Vier redenen om de doelen van je bedrijf te communiceren met je medewerker vóór het planningsgesprek:

  • Een kwart van de medewerkers (25%) heeft geen idee wat de bedrijfsdoelen zijn en hoe zij hieraan kunnen bijdragen (Protime);
  • Slechts 13% van de medewerkers vindt dat het leiderschap van hun organisatie effectief communiceert met de rest van de organisatie (Gallup, 2017);
  • Millennials hechten veel waarde aan het werken voor een bedrijf met een visie en zij willen inzien hoe zij hieraan kunnen bijdragen (Gallup, 2016);
  • Als werknemers hun doelen kunnen koppelen aan de doelen van de organisatie hebben 3,5 keer meer kans om betrokken te zijn met de organisatie (Gallup, 2019).

 

Snel veranderende markt en het planningsgesprek

De markt verandert snel. Bedrijfsdoelen kunnen daarom voortdurend aangepast worden en hierdoor kan het moeilijk zijn om jaardoelen voor de medewerker op te stellen tijdens het planningsgesprek. Toch is het wel belangrijk om de ontwikkeling van zowel de organisatie als de medewerker in de gaten te houden, want 85% van de bedrijven verwacht binnen 3 jaar een skills tekort te hebben (WEF, 2020). Door de frequentie van de gesprekken te verhogen, kunnen er realistischere doelen gesteld worden voor een kortere periode en kan er ook eerder resultaat behaald worden. Dit zie je ook terug in de trend van de agile* methode waar veel bedrijven nu mee werken. Een uitstekende manier om bedrijfsdoelen door te vertalen naar medewerkers doelen zijn OKR’s.

*Agile = wendbaar en flexibel organiseren. De organisatie is ervan bewust dat omstandigheden snel veranderen.

Een kwart van de medewerkers heeft geen idee hoe ze aan de bedrijfsdoelen kunnen bijdragen

 

Planningsgesprek voorbereiden met 9 tips

Hieronder volgen praktische oplossingen voor de meest voorkomende situaties met het planningsgesprek waar de HR-afdelingen mee te maken krijgen:

 

Tip 1: Verhoog de frequentie van het planningsgesprek

In een traditionele HR-cyclus wordt er aan het begin van het jaar een planningsgesprek gevoerd. In dit gesprek worden de doelstellingen voor de medewerkers op zakelijk en ontwikkelgebied vastgelegd. Echter, verandert de wereld steeds sneller. Doelstellingen die aan het begin van het jaar worden opgesteld, zijn vaak na een aantal maanden al verouderd.

Bij Learned werken we daarom met de methodiek van Het Goede Gesprek per kwartaal. Door ieder kwartaal met elkaar in gesprek te gaan, hebben we de HR-cyclus geïntegreerd met onze business. De doelstellingen van de medewerker liggen in lijn met de kwartaaldoelstellingen van de organisatie. In het driemaandelijkse gesprek staan we stil bij het afgelopen kwartaal. We kijken o.a. terug op de voortgang van de zakelijke doelen en de ontwikkelafspraken waar de medewerker mee aan de slag zou gaan. Zo kunnen we snel bijsturen en/of waardering uitspreken. Daarnaast wordt de medewerker uitgedaagd om zijn of haar doelstellingen te bepalen voor het aankomende kwartaal. Hoe denkt de medewerker bij te kunnen dragen aan de groei van Learned?

Door te werken met het Learned-platform t.o.v. ouderwetse formulieren en over-en-weer e-mailen, weten we een tijdsbesparing te realiseren die we vervolgens gebruiken ieder kwartaal een goed gesprek te voeren, in plaats van eenmaal per jaar.

 

Tip 2: Plaats de medewerker in de lead

Er heerst te vaak nog een top-down methodiek. Merk je dat je medewerkers onvoldoende uitgedaagd worden om zelf hun doelstellingen te definiëren? Door de medewerkers voorafgaand na te laten denken over hun doelen komen zij goed voorbereid op het gesprek. Met de vragenformulieren in Learned breng je dit proces alvast op gang. Medewerkers ontvangen een taak om vast vooraf aan het gesprek na te denken over bijvoorbeeld de onderstaande vragen:

    • Waar ben je goed in?
    • Wat geeft je het grootste werkplezier?
    • Wat doe jij het liefst in je werk?
    • Waarin wil je je verder ontwikkelen?

Zowel voorafgaand aan het gesprek als tijdens het gesprek kunnen de medewerker en de manager de afgesproken doelstellingen direct in het gespreksformulier toevoegen.

(Download voor meer voorbeeldvragen de e-guide met daarin een voorbeeldformulier voor het vernieuwde planningsgesprek.)

 

Tip 3: Bied je managers structuur

Vinden managers het moeilijk om een goed planningsgesprek te voeren? Wij van Learned adviseren om managers te ondersteunen in het voeren van een goed gesprek, bijvoorbeeld door een gestructureerd gespreksformulier aan te bieden. In het Learned-platform staan 10+ formulieren klaar voor de gebruiker die als ‘coach’ staat aangemeld. Zeker voor de onervaren manager kan het meer structuur en kwaliteit in het gesprek geven. Eigen OKR- of SMART-doelen toevoegen aan het formulier? Geen probleem!

 

Tip 4: Geef medewerkers inzicht in hoe zij impact maken

Een van de belangrijkste drijfveren voor medewerkersbetrokkenheid is “impact maken”. Hebben medewerkers het gevoel dat zij bijdragen aan het succes van de organisatie?

Maak gebruik van het planningsgesprek om medewerkers inzicht te geven in de belangrijkste doelen van de organisatie en help hen hun impact te bepalen. Met Learned maak je bedrijfsdoelen zichtbaar voor al je medewerkers en vertaal je deze daarna door naar team- en medewerkers doelen. Zo daag je medewerkers uit om doelstellingen te formuleren die bijdragen aan de doelen van de organisatie. Dit noem je ook wel Goal Cascading*.

* Goal Cascading= ‘trapsgewijze doelen’. Dit zijn doelen die worden vertaald van het ene niveau van de organisatie naar het volgende niveau. Bijvoorbeeld organisatiedoelen die worden doorvertaald naar teamdoelen en medewerkers doelen. Het doel van deze methode is om alle doelen op één lijn te krijgen en ervoor te zorgen dat de doelen aansluiten op de strategie van de organisatie. Op die manier weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht en kunnen de resultaten duidelijk worden gecommuniceerd. Dit voorkomt verwarring over wie er verantwoordelijk is voor het doel, wanneer deze bereikt moet worden en hoe deze wordt bereikt. 

 

Tip 5: Maak gebruik van de talenten van je medewerkers

Voordat je doelstellingen gaat opstellen in het planningsgesprek, is het verstandig om allereerst te achterhalen wat de medewerker leuk vindt, goed kan of waar hij of zij energie van krijgt. De kans dat ze de doelen dan behalen, is veel groter. Werknemers die namelijk in de afgelopen zes maanden met hun manager spraken over hun doelen en successen hebben 2,8 keer een grotere kans om betrokken te zijn dan andere werknemers (Gallup, 2020).

 

Tip 6: Help medewerkers bij het opstellen van concrete en actiegerichte doelen

De doelstellingen voor het planningsgesprek kun je het beste volgens het SMART-model of door middel van de OKR-methode opstellen. Want door het doel zo concreet mogelijk te maken, wordt het goed duidelijk welke verwachte resultaten we bespreken in latere gesprekken, zoals bijvoorbeeld het voortgangs-, functionerings- of Het Goede Gesprek. Maak doelen aan in de goals-module van Learned en maak ze concreet door ze aan een medewerker toe te wijzen met een slotdatum.

Hoe maak ik een doel met de SMART-methode?

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Een doel die voldoet aan alle SMART-punten is concreet genoeg om mee aan het werk te gaan en heeft een duidelijk eindpunt. Dat betekent dat deze doelen voldoende structuur geven om te evalueren in alle volgende gesprekken. Bijvoorbeeld in het eindejaarsgesprek waarin je de skills en competenties van de medewerker bespreekt.

Voorbeeld SMART-doel: “Ik wil minimaal 3 afspraken per week via LinkedIn voor eind maart.”

Tip 1: evalueer tijdens het eindejaarsgesprek het gestelde SMART-doel uit het planningsgesprek met de skills en competenties. Door hierop terug te kijken, kan dit nieuwe input en inspiratie geven.

Tip 2: stel de medewerker subtiele vragen alvorens het doelstellingsgesprek om het gedachteproces van de medewerker alvast op gang te brengen.

 

Hoe maak ik een doel met de OKR-methode? 

OKR staat voor de Engelse termen: Objective and Key Results. De methode bepaal je door twee belangrijke factoren: doelstellingen en de belangrijkste resultaten. De doelstellingen zijn bedoeld om de organisatie te motiveren en te inspireren en ze moeten herkenbaar, realistisch en kort zijn. Simpelweg iedereen in de organisatie moet ze kunnen begrijpen. De belangrijkste resultaten vertellen wat er gedaan is om tot de doelstellingen te komen en wat er nog moet gebeuren. Net als de doelstellingen moeten de resultaten ook kort en krachtig zijn.

Een goede maatstaaf om te hebben, zijn ongeveer twee tot vijf meetbare en transparante belangrijke resultaten voor elke doelstelling. Zelfs een minimaal gebruik van OKR’s leidt tot hogere prestatieniveaus. Dat bleek bijvoorbeeld uit de verkoop van Sears Holdings. Toen zij OKR’s gebruikten, verkochten ze per uur tot wel 8,5% meer!

 

Tip 7: Koppel performance management met Learning & Development

Komt er uit het planningsgesprek naar voren dat de medewerker zich verder wilt ontwikkelen in een bepaalde vaardigheid? In het vorige hoofdstuk bespraken we het SMART maken van een doel. Eén van de meest gebruiksvriendelijke methode is om de medewerker direct inzicht te geven in het relevante beschikbare leeraarbod.

Veel organisaties werken tegenwoordig met een online leerplatform, bijvoorbeeld: Hoodhabitz, Skilltown, Studytube, Newheroes en Lepaya.com. Medewerkers weten echter vaak niet de koppeling te maken tussne hun leerdoel en het leeraanbod.

Met het Learned-platform helpen we medewerkers bij het opstellen van hun leerdoel direct het relevante leeraanbod uit de leerplatformen te suggeren als activiteit om het leerdoel te behalen. Het juiste leeraanbod, aan de juiste medewerker op het juiste moment.

 

Tip 8: Leg de doelen vast

Doelen niet vastleggen vergroot de kans dat het gesprek geen vervolg krijgt. Werk je nog zonder systeem? Leg dan je doelstellingen vast in een PDF-formulier. De de kans is echter groot dat het gesprek niet meer wordt opgevolgd. PDF-formulier verdwijnen al snel in een la of ze raken volledig kwijt. Met het Learned-platform helpen we onze klanten om de doelstellingen en gespreksverslagen op een centrale plek op te slaan.

 

Tip 9: Houd de doelstellingen top-of-mind

Mooi, je hebt je doelstellingen vastgelegd. Je wilt nu voorkomen dat je niet meer naar de doelstellingen kijkt tot het volgende gesprek plaatsvindt. Daarom bespreken managers en medewerkers bij Learned doelstellingen doorlopend in 1:1-gesprekken. In het Learned-platform is direct inzichtelijk voor de manager welke progressie de medewerker heeft behaald. Daarnaast kijken we met het hele team een keer per maand naar de status van de organisatie- en teamdoelen. We noemen dit de ‘beer & updates’. Zo weet iedereen wat de belangrijkste doelstellingen zijn, waar de status van de doelen te vinden zijn en hoe ze hier optimaal aan bij kunnen dragen.

 

Gebruiksonderzoek Learned HR-software – (Q3) 2021

    • 8 op de 10 gebruikers vond het makkelijker om gesprekken voor te bereiden en te voeren;
    • 6 op de 10 gebruikers voert meer gesprekken;
    • 8 op de 10 gebruikers vindt de gesprekken waardevoller.

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen