Terug

Zo kun je personeelsverloop verminderen met deze 10 tips

door Danique Geskus | nov 8, 2023

We kampen met een historisch krappe arbeidsmarkt. Het gevaar van een hoog personeelsverloop is groot, want veel medewerkers worden benaderd om “over te lopen” naar andere organisaties. Daarom verzinnen steeds meer bedrijven de creatiefste ideeën om werknemers aan hun organisatie te binden, van smoothiebars tot filmavondjes. Het is dus niet zo gek als je jezelf de vraag stelt: hoe houd ik mijn medewerkers vast?

In deze blog leggen wij je uit wat personeelsverloop is, hoe je het berekent, wat de verborgen kosten zijn en we geven je 10 tips die je zullen helpen om een hoog verloop te voorkomen of te verlagen. Ben je benieuwd wat de kosten zijn van het personeelsverloop binnen jouw organisatie? Download dan gelijk de e-guide (calculator) waarin je gemakkelijk de verborgen kosten van het verloop kunt berekenen.

 

Personeelsverloop is het vertrek van werknemers binnen een organisatie. Dit omvat zowel het natuurlijke en gewenste als ongewenste verloop. Het personeelsverloop kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van een werknemer die met pensioen gaat, het aflopen van een tijdig contract dat niet verlengd wordt, of een medewerker die ontslag neemt.

 

Wat is ‘gewenst’ verloop?

Heeft de medewerker lage prestaties en weinig tastbare kennis? Dan kan het een uitkomst zijn voor het bedrijf dat deze medewerker afscheid neemt van de functie en dat er geschikter iemand voor in de plaats komt. Zodra de medewerker opstapt, noemen we dat gewenst verloop. Daarnaast vallen in de meeste gevallen medewerkers die met pensioen gaan onder het gewenste verloop.

 

Wat is ‘ongewenst’ verloop?

Presteert de medewerker goed en heeft hij/zij veel moeilijk overdraagbare kennis? Als zo’n medewerker het bedrijf verlaat, is er sprake van ongewenst verloop. Vaak komt dit als verrassing voor de werkgever. Hoewel het kostenplaatje van het ziekteverzuim ook flink kan zijn, valt dit niet onder het verloop. Hiervoor dient de medewerker eerst uit dienst te treden.

 

Wat is het verschil tussen intern en extern verloop?

Als een werknemer de organisatie verlaat, noemen we dat extern verloop. Maar er zijn bijvoorbeeld ook werknemers die binnen de organisatie van functie veranderen of promotie krijgen. Deze vallen onder het interne verloop. Met de huidige arbeidsmarkt die we nu kennen, geeft met name het externe ongewenste verloop inzicht in de arbeidskwaliteit van de organisatie.

 

De arbeidsmarkt en de invloed op het het personeelsverloop

De verwachting is dat het percentage van het personeelsverloop nu veel hoger dan het gemiddelde ligt, omdat we kampen met een historisch krappe arbeidsmarkt. Eén van de oorzaken hiervan is de vergrijzing, maar ook het ziekteverzuim had een recordhoogte van 6,3% aan het begin van 2022 (CBS, 2022). De huidige krapte en het recordaantal in vacatures maakt het voor werknemers aantrekkelijker om een andere baan te zoeken (CBS, 2022).

 

Het binden van de nieuwe generaties is een uitdaging

Volgens de cijfers wisselt met name de jonge generatie vaak van baan:

    • Millennials die zich niet gehoord voelen op werk hebben 21% meer kans om binnen één jaar hun werkgever te verlaten (Deloitte, 2022).
    • Bijna een kwart (24%) van de Millennials denkt binnen 2 jaar hun werkgever te verlaten (Deloitte, 2022);
    • Gen-Z’ers die zich niet gehoord voelen op werk hebben 9% meer kans om binnen één jaar hun werkgever te verlaten (Deloitte, 2022);
    • 4 op de 10 Gen-Z’ers denkt binnen 2 jaar hun werkgever te verlaten (Deloitte, 2022).

 

Is de krapte op de arbeidsmarkt structureel?

De arbeidskrapte leek even te zijn opgelost door de grote ontslagrondes die laatst plaatsvonden. Deze waren een gevolg van de energiecrisis in ons land. Volgens Matthijs Bouman, journalist bij het Financieel Dagblad, speelt de arbeidskrapte al veel langer. Hij beweert dat er al twintig jaar sprake is van een hogere werkloosheid en minder vacatures. Dat komt volgens hem door de vele recessies in deze eeuw. Hij adviseert om stug door te gaan met het investering in personeel en automatiseringen. Ook het UWV verwacht dat de arbeidskrapte iets zal afnemen in 2023, maar dat het een structureel probleem is die de komende jaren nog zal blijven bestaan. Rob Witjes, hoofd van de afdeling Arbeidsmarktinformatie en -advies bij het UWV, laat weten dat het voor werkgevers belangrijk is om te realiseren dat de krapte structureel is. “Ze moeten zich gaan instellen op de krapte en personeelstekorten en zich er niet door laten verrassen.” Hij geeft aan: “Dit vraagt flexibiliteit van werkgevers in het aannemen van mensen, maar ook in het binden en boeien van de eigen werknemers.”

 

Wat is het gemiddelde personeelsverloop?

Het gemiddelde personeelsverloop lag in 2017 nog op 18% volgens het Amerikaanse SHRM. In Nederland is er alleen data beschikbaar van het CBS over de uitstroom per sector in plaats van het totale verloop. Een gezond verloop ligt rond de 10%. Zit je hier ver boven? Dan heeft jouw organisatie een hoog verloop.

 

Verbinding om verloop te voorkomen

Een hogere kans op verloop ontstaat als werknemers geen verbondenheid voelen met hun werkgever. Dat blijkt uit de cijfers van GITP: het is 87% minder waarschijnlijk dat een betrokken medewerker vertrekt. Wil je weten hoe je de betrokkenheid van je medewerkers kunt verhogen? Scroll naar beneden voor 10 tips die je helpen om je medewerkersbetrokkenheid te verhogen.

 

Kosten berekenen personeelsverloop

Om te achterhalen of het nodig is om actie te ondernemen, is het belangrijk de kosten van het personeelsverloop te berekenen. Lees hier meer over hoe je het personeelsverloop van jouw organisatie kunt berekenen. 

 

10 Tips om personeelsverloop te voorkomen

Er zijn veel factoren die ongewenst personeelsverloop kunnen verminderen. Wij geven je de belangrijkste en meest effectieve oplossingen.

 

1.  Neem de arbeidsvoorwaarden onder de loep

Het is de basis van iedere baan: de arbeidsvoorwaarden. Het salaris is hierin de meest bepalende factor, want zonder het salaris zou de baan in een vrijwilligersfunctie veranderen. Zorg er dus voor dat je het salaris duidelijk communiceert met je (nieuwe) medewerkers. Is het salaris gemiddeld of bovengemiddeld? Dan kan deze bindend worden voor de medewerker. Eén op de vijf werkenden (19%) blijft namelijk bij dezelfde werkgever als zij volgend jaar meer dan vijf procent groeien in salaris (Visma-Raet). Kun je met salarisschalen het verloop volledig terugdringen? Nee, maar in combinatie met andere arbeidsvoorwaarden voor bijvoorbeeld werkdagen, flexibele werktijden, hybride werken, een bonussysteem, pensioenregelingen, cursussen en door gezond gedrag te stimuleren kun je als werkgever wel een goed begin maken. Zo blijft bijvoorbeeld 50% van de werkenden langer bij zijn huidige werkgever als deze een vierdaagse werkweek voor het salaris van een fulltime werkweek instelt (Visma-Raet).

 

2.  Laat medewerkers hybride werken

Door de toename van het hybride werken is het lastiger om personeel te vragen fulltime op kantoor te werken. Steeds meer organisaties verplichten dit wel, maar de kans op verloop wordt hierdoor groter. De meerderheid van de werkenden (70%) wil kantoorwerk namelijk combineren met thuiswerken en 20% wil zelfs helemaal niet meer terug naar kantoor (FNV, 2021). De behoefte voor het thuiswerken is dus groot. Bied thuiswerken aan als mogelijkheid. Maar let op: er ligt dan wel een grotere uitdaging in het stimuleren van het contact tussen werknemer en manager. Met name de jonge generatie heeft meer behoefte aan begeleidend contact. Millennials hebben namelijk een sterke voorkeur voor een coach in plaats van een manager (Gallup, 2016). En als ze een coach hebben, verhoogt dat de loyaliteit waardoor 68% van de millennials langer bij het bedrijf blijft dan 5 jaar. Van de millennials zonder coach of mentor blijft slechts 32% langer dan 5 jaar.

 

Automatisering onder de jonge generatie

Patrick de Jong, System Engineering Manager bij Palo Alto Networks Nederland, adviseert om taken zoveel mogelijk te automatiseren. “Studenten krijgen vaak ook met machine learning en AI te maken. Daar willen ze wat mee doen en ze zien het graag terug op de werkvloer. Als zij dan op de werkvloer komen en ze doen werkzaamheden die te simpel zijn of geautomatiseerd kunnen worden, houd je ze niet lang aan boord.”

 

3.  Verbeter je vacatureteksten

Je kunt een talent binnenhalen, de connectie met het team is er en toch vertrekt de nieuwe werknemer. Hoe kan dat? Het kan zomaar zijn dat de vacaturetekst niet overeenkwam met de daadwerkelijke functie en het bedrijf. Uit internationaal onderzoek onder 9.000 werknemers blijkt dat 91% al binnen een maand overweegt om het bedrijf te verlaten en in de vervolgde proefperiode overweegt 93% van de werknemers dit (Robert Half, 2018). Voorkom teleurstellingen en communiceer duidelijk via de vacaturetekst om welke functie(skills) het gaat, wat de arbeidsvoorwaarden zijn en met wie de nieuwe werknemer te maken krijgt. Zorg dat de vacature open en transparant is en voorkom dat ongekwalificeerde en over gekwalificeerde sollicitanten reageren.

Om personeelsverloop te voorkomen, wees eerlijk over:

    • de rol;
    • de werkuren;
    • het salaris;
    • de beloningen.

Tip: vermeld het salaris is de vacature. Steeds meer bedrijven doen dit.

 

4.  Communiceer duidelijke verwachtingen

Er kan veel frustratie ontstaan als een medewerker niet weet of hij ‘het goed doet’. Door verwachtingen duidelijk te communiceren, bouw je vertrouwen op met je medewerker. Dit is met name een belangrijk punt voor de jonge generatie: millennials en Gen-Z’ers hebben al vanaf het moment dat zij starten een sterke behoefte aan een coach. Iemand die geeft om hun welzijn, ethisch handelt en transparant communiceert (Gallup, 2021). Traditioneel gezien communiceren organisaties verwachtingen met hun medewerkers door middel van functieprofielen. Echter, de wereld verandert zo snel dat het traditionele functiehuis snel verouderd raakt. Steeds meer organisaties kiezen er daarom voor om een functiehuis te ontwerpen op basis van skills. Een andere methode om verwachtingen inzichtelijk te maken, is door de organisatiedoelstellingen te vertalen naar doelstellingen per medewerker. Deze methodiek werkt met name goed voor afdelingen waar er op concrete targets wordt gestuurd, bijvoorbeeld de sales afdeling (lees hier meer over bij tip 7).

Ontwerp een skill-based functiematrix voor jouw organisatie

Geef medewerkers inzicht in wat er wordt verwacht in hun functie en waarin zij kunnen ontwikkelen met behulp van een moderne skill-based functiematrix. Iedere medewerker ziet direct wat zijn verantwoordelijkheden zijn en welke competenties, kennisgebieden en tools benodigd zijn voor de functie.

    • Learned biedt profielen voor meer dan 4.000 functies met in totaal 100.000 skills;
    • Je kunt de profielen eenvoudig aanpassen aan je organisatie;
    • Gebruik je functiematrix voor objectieve ontwikkelgesprekken, carrièrepaden en een datagedreven leeraanbod.

Learned UI waarin de skill library te zien is.

Met Learned maak je verwachtingen en evaluaties transparant. Met behulp van AI stel je eenvoudig marktconforme functieprofielen op met doelstellingen, competenties en vaardigheden. Toelichting afbeelding: In dit voorbeeld zie je het functieprofiel voor een HR manager. Dit profiel en nog ruim 4000 andere profielen zijn gratis beschikbaar in Learned. Je ziet hoe het succes van deze functie kan worden gemeten en welk gedrag voor welke competenties en skills benodigd is. Probeer Learned nu 14 dagen gratis!

 

5.  Geef effectieve onboarding programma’s

Uit het eerder genoemde onderzoek van het recruitment consultancy Robert Half, waaronder 9.000 internationale werkenden aan het onderzoek meededen, bleek dat 9 van de 10 werknemers in de proefperiode al overweegt om hun nieuwe werkgever te verlaten. Uiteindelijk stapt 33% van de werknemers ook daadwerkelijk in de proefperiode op (Jobvite, 2018). Een juiste onboarding kan het vertrek van de medewerker voorkomen. Door voldoende duidelijkheid te bieden, weet de medewerker waar hij of zij aan toe is. Een goede inwerking kan de medewerker voldoende steun geven om zelfstandig aan het werk te gaan. En ook kun je de medewerker motiveren om verbinding te maken met collega’s. Door dit aan het begin te doen, stimuleer je de betrokkenheid.

Maak je eigen onboarding programma’s

Professionaliseer de onboarding van nieuwe collega’s of help medewerkers die doorstromen naar een andere functie snel hun draai te vinden. Met Learned maak je onboarding programma’s voor je organisatie en/of specifieke functies.

    • Maak eenvoudig een gestructureerd pad met informatie & activiteiten voor een gestroomlijnde onboarding;
    • Help managers tijd te besparen door de onboarding te digitaliseren en voorkom dat zij zaken keer op keer moeten uitleggen;
    • Laat het einde proeftijdgesprek plaatsvinden en leg deze vast in Learned. Monitor de progressie van de deelnemers in hun onboarding pad.

 

6.  Voer gesprekken met focus op ontwikkeling

Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling is een belangrijke bindende factor voor medewerkers. Veel organisaties krijgen vanuit het MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) of vanuit exit interviews met vertrekkende medewerkers de feedback dat zij meer aandacht moeten besteden aan de ontwikkeling van de medewerker.

De HR-cyclus van gesprekken biedt de mogelijkheid om vaker stil te staan bij de ontwikkeling van de medewerker. Uit onderzoek blijkt dat werknemers die in de afgelopen zes maanden met hun manager spraken over hun doelen en successen tot 2,8 keer een grotere kans hebben om betrokken te zijn op werk(Gallup, 2020). Werknemers waarvan de manager bereid is om te luisteren naar hun werkgerelateerde problemen hebben 62% minder kans op een burn-out (Gallup).

Wil je meer informatie over het implementeren van een moderne gesprekkencyclus? Download dan ook onze e-guide: ‘De moderne HR-cyclus’.

Voer moderne evaluatiegesprekken met een focus op ontwikkeling

Stimuleer managers om gedurende het jaar actief aan de slag te gaan met de ontwikkeling van hun medewerkers. Learned helpt met templates en een skill-based functiehuis om iedere manager in staat te stellen een kwalitatief ontwikkelgesprek te voeren.

    • Help managers het evaluatiegesprek te voeren met de relevante competenties en kennisgebieden voor de functie van de medewerker;
    • Managers en medewerkers zien direct welk leeraanbod beschikbaar is om de medewerker te helpen;
    • Als HR-manager behoud je het overzicht van de gesprekken en de ontwikkelbehoefte van de medewerkers.

 

7.  Laat werknemer impact maken en bijdragen aan de organisatie

Als er voor de werknemer niet duidelijk is hoe hij of zij kan bijdragen aan de organisatie zal de betrokkenheid afnemen. Onder de jonge generatie in Europa verkiest 69% een leuke baan boven een topsalaris (Young Capital & Universiteit Utrecht). Dat betekent dat zij meer waarde hechten aan hun baan dan dat zij alleen hun brood willen verdienen. Het is dus belangrijk om duidelijk te maken hoe de werknemer van invloed kan zijn. Toch is een kwart van de medewerkers (28%) niet bekend met de organisatiedoelen van hun bedrijf (Protime, 2017) en uit ander onderzoek blijkt dat slechts 12% van de Nederlandse werknemers zich betrokken voelt op werk (Gallup, 2021). Werk aan de winkel! Om de impact van het werk van de werknemer inzichtelijk te maken, is het verstandig om de bedrijfsdoelen duidelijk te communiceren met de werknemer. Stel vervolgens team doelen en werknemers doelen op. Dit is een vorm van cascading. Zo wordt er voor de werknemer duidelijk wat zijn of haar impact in de organisatie is.

Geef medewerkers inzicht in hun bijdrage aan de organisatiedoelen

Betrek medewerkers bij de organisatiedoelen. Learned helpt je de doelen van de organisatie te vertalen naar doelen per team en uiteindelijk per medewerker.

    • Stel eenvoudig doelen op voor de organisatie, teams en medewerkers;
    • Medewerkers zien visueel hoe hun doelstellingen impact hebben;
    • Als HR-manager behoud je het overzicht van de voortgang.

Gebruiksonderzoek Learned HR-software – (Q3) 2021.

    • 8 op de 10 gebruikers vond het makkelijker om gesprekken voor te bereiden en te voeren;
    • 6 op de 10 gebruikers voert meer gesprekken;
    • 8 op de 10 gebruikers vindt de gesprekken waardevoller.

 

8. Geef doorlopend feedback en complimenten

Van heel werkend Nederland zegt 15 tot 20% dat ze geen erkenning, aandacht of beloning te ervaren (Sparkler, 2022). Toch is het krijgen van feedback enorm belangrijk. Zo’n 75% van alle HR-professionals geeft aan dat feedback een rol speelt bij het stimuleren van gedragsverandering. Ook is feedback belangrijk bij het verkrijgen van inzicht in ontwikkelpotentieel en -behoefte van medewerkers (69%), als input voor beoordelings- en functioneringsgesprekken (68%) en als instrument om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten (67%) (GITP & Pi Company, 2019). Door waardevolle feedback te geven aan werknemers ontstaat er een growth mindset in je organisatie. Hiermee stimuleer je de ontwikkeling van medewerkers enorm. In Learned kun je feedback geven d.m.v. complimenten. En in Het Goede Gesprek is het mogelijk om ook feedback aan de werknemer voor de manager te vragen. Dit om de samenwerking te optimaliseren.

Voorkom verassingen in het evaluatiegesprek door doorlopend feedback

Met automatische herinneringen helpt Learned je managers om gedurende het jaar feedback en complimenten te geven aan hun teamleden. Creëer een feedbackcultuur en voorkom dat feedback wordt opgespaard tot het evaluatiegesprek.

 

9.  Stimuleer ontwikkeling in de huidige rol of interne doorstroming

Van alle werkenden wil 94% bij een bedrijf blijven als er een goed leer- en ontwikkelingsprogramma aangeboden wordt (LinkedIn, 2019). De behoefte aan leren is vooral groot bij de jonge generatie werkenden. Het onderzoek van LinkedIn ondervond dat ongeveer een kwart van de Millennials en Gen-Z’ers ‘het leren’ de grootste reden is wat hen blij maakt op werk. En meer dan een kwart (27%) van hen gaf aan dat de reden van hun vertrek kwam door de onmogelijkheid om te groeien en leren. Maak daarom vanaf het begin de doorgroeimogelijkheden inzichtelijk en stimuleer interne mobiliteit. De kansen om te groeien bepalen namelijk de kans op vertrek. Als je naast leeropties ook nog de medewerkers de mogelijkheid biedt om intern van rol te wisselen, is de kans helemaal klein op vertrek. Want werknemers blijven ongeveer 41% langer bij hun bedrijf als die regelmatig intern mensen aanneemt (LinkedIn, 2020). Zij krijgen dan de mogelijkheid om te groeien.

Geef medewerkers inzicht in hun carrièreperspectief binnen de organisatie

Stimuleer mensen om actief aan de slag te gaan met hun ontwikkeling en verhoog de betrokkenheid. Learned geeft medewerkers inzicht in de te ontwikkelen skills en kennisgebieden binnen hun huidige rol. Daarnaast matched Learned het profiel van de medewerker met alle beschikbare functies binnen je organisatie. Zo heeft iedere medewerker inzicht in de juiste vervolgstappen.

    • Concreet inzichtelijk wat te ontwikkelen in de huidige rol of voor de vervolgstap;
    • Medewerkers hebben inzicht in de carrièrepaden binnen de organisatie;
    • Koppel je leeraanbod en stimuleer het gebruik van je leermiddelen.

 

10.  Meet doorlopend het werkgeluk

Komt een werknemer voortdurend te laat op werk? Of merk je dat hij of zij gedemotiveerd is? Wellicht weet je niet zeker of hij/zij voldoende wordt uitgedaagd. Het gedrag van een werknemer geeft signalen af. Personeelsverloop is niet volledig te voorkomen, maar het kan wel te voorspellen zijn. Maak bijvoorbeeld gebruik van een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek of zelfs wekelijkse korte pulse surveys om het sentiment te meten. Zo kom je erachter hoe betrokken je werknemers nog zijn en hoe zij de sfeer vinden. Op basis van de resultaten kan je dan in gesprek gaan met de medewerkers. Door aandacht te besteden aan de punten die zij aangeven langer gemotiveerd.

Real-time inzicht in de betrokkenheid van je medewerkers

Met de engagement add-on van Learned kun je naast het jaarlijkse MTO ook doorlopend de betrokkenheid meten met korte pulse surveys.

    • Meet het sentiment op 6 belangrijke drijfveren voor medewerkersbetrokkenheid;
    • Real-time inzicht in de betrokkenheid van je team;
    • Laat zien dat je luistert. Stel actieplannen op en communiceer deze direct met je team.

Gratis downloads

Realtime inzicht in medewerkersbetrokkenheid

Additional Resource

All resources >

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen