Het planningsgesprek, ook wel bekend als het doelstellingsgesprek, wordt aan het begin van het jaar gevoerd om de doelstellingen en plannen van het komende jaar te bespreken. Tijdens dit gesprek staan de verwachtingen van beide partijen centraal en worden de afspraken omtrent doelstellingen gemaakt. Learned adviseert om dit gesprek los te koppelen van het beoordelingsgesprek. Het doel van een beoordelingsgesprek is namelijk om terug te kijken op het afgelopen jaar en wordt er mogelijk gesproken over salaris of andere promoties. Door het beoordelingsgesprek en het planningsgesprek los van elkaar te voeren creëer je ruimte voor de inbreng van de medewerker in het planningsgesprek.
Nieuw jaar, nieuwe goede voornemens
Het begin van een nieuw jaar leent zich uitstekend voor het stellen van nieuwe doelen voor de komende periode. Op persoonlijk gebied zijn deze goede voornemens al jaren een bekende stok achter de deur om het roer eens drastisch of iets minder drastisch om te gooien. Ook op zakelijk gebied is het goed om doelen te stellen. Het stellen van (ambitieuze) doelen motiveert medewerkers om het maximale resultaat te behalen.
In de traditionele beoordelingscyclus bevindt zich het doelstellingengesprek aan het begin van het jaar. Veel bedrijven stellen dat het jaarlijkse gesprek over doelstellingen voor het einde van Q1 afgerond moet worden. Op die manier is er voldoende ruimte gedurende het jaar om actief met de gestelde doelen aan de slag te gaan.
Een planningsgesprek voorbereiden
Een goed planningsgesprek start met de voorbereiding. De medewerker neemt het initiatief voor het stellen van de doelen en de leidinggevende vult de doelen aan. Door medewerkers zelf na te laten gaan wat hun doelen zijn, leg je een deel van de verantwoordelijkheid bij de medewerkers neer. Dit ligt in lijn met de principes van Het Nieuwe Beoordelen*. Door het toepassen van deze methode in de HR cyclus wordt er een continue dialoog gecreëerd tussen de medewerker en manager. Een methode die gericht is op meer dan alleen de prestaties van de medewerker en waarbij feedback wordt gezien als synoniem voor werken aan persoonlijke ontwikkeling en groei.
*Het nieuwe beoordelen is een methode die de traditionele beoordelingscyclus vervangt en waarin je doorlopend in gesprek gaat met elkaar om elkaar van feedback te voorzien. Jacco van den Berg (schrijver van ‘Het nieuwe beoordelen’) deed de onderzoeken voor zijn boek in samenwerking met Marianne van Woerkom, Charissa Freese verbonden aan het departement Human Resource Studie van Tilburg University.
Het doel en het nut van een planningsgesprek
Het doel van het planningsgesprek is om aan het begin van de (jaarlijkse) beoordelingscyclus helder te hebben waar de focus op komt te liggen. Door concreet te bepalen wat de doelstellingen worden en daarbij het beoogde resultaat kun je de gestelde doelen meten aan de doelen en visie van de organisatie. Dit wordt ‘goal alignment’ genoemd. Afhankelijk van het type organisatie wordt bepaald welk soort doelstellingen worden opgesteld. De doelstellingen vallen uiteen in zakelijke doelen en leerdoelen. Leerdoelen vallen op hun beurt uiteen in doelen voor competenties (gedrag) en professionele/technische skills.
De doelstellingen kunnen het beste volgens het SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden), of OKR (objectives and key results) principe worden opgesteld.
In de volgende alinea leggen we de verschillen tussen SMART en OKR uit.
Maak doelstellingen meetbaar door ze concreet te maken
- Het verminderen van het aantal langdurige ziekteverzuim met 5% voor het einde van dit jaar, binnen het bestaande budget.
- Het verhogen van de medewerkerstevredenheid 5% ten opzichte van vorig jaar op het gebied van werkgeluk, binnen het bestaande budget.
- Over 5 jaar wil ik HR director zijn, verantwoordelijk voor de volledige HR-afdeling van een organisatie met minimaal 500 medewerkers.
De doelstelling moet wel uitdagend zijn om voldoende te motiveren. Om deze reden wordt de A van Acceptabel ook wel eens vervangen door Ambitieus en de R van Realistisch door Relevant.
OKR PRINCIPE
Kort samengevat zorgt de OKR methode ervoor dat je als organisatie de doelstellingen kunt koppelen aan meetbare resultaten. Eerst worden de Objectives bepaald. Dit is het langetermijn doel dat voortkomt uit visie en missie. Belangrijk is dat de objectives richting moeten geven, inspirerend en begrijpelijk zijn. Hierin staan 2 vragen centraal; (1) wat wil ik bereiken en (2) hoe ga ik dit bereiken. Deze vragen stel je vanuit het organisatieperspectief en ook vanuit het team en het oogpunt van de medewerker. Vervolgens komen er onder de Objectives meerdere Key Results te hangen. Deze moeten meetbaar zijn, tot een objectieve beoordeling leiden en uitdagend, maar niet onrealistisch zijn. Over het algemeen zijn ze gerelateerd aan onderwerpen zoals groei, prestaties of betrokkenheid. Het is belangrijk om te onthouden dat Key Results niet hetzelfde zijn als taken. Key Results zijn de uitkomsten van het uitvoeren van een serie van taken.
Bepaal objectives per jaar maar ook per kwartaal. HIerdoor blijf je flexibel voor verandering en verliest je het hoofddoel niet uit het oog. Meer informatie en onze best practices over het stellen van zakelijke doelen & OKR (Objectives and Key Results) vind je in de E-guide Bepaal je zakelijke doelen
Afspraken vastleggen tijdens een planningsgesprek
Om de voortgang te kunnen volgen is het belangrijk om de gemaakte afspraken vast te leggen. Dit doe je in een ondersteunende tool waarin voortgang en gemak centraal staan. Binnen de software van Learned zorgen de verschillende templates ervoor dat de medewerkers zakelijke doelen en leerdoelen zelfstandig kunnen opstellen. Tijdens het invullen van het formulier worden suggesties gedaan voor activiteiten die gedaan moeten worden om het gestelde doel te behalen. Deze suggesties kunnen worden aangepast en aangevuld zodat ze in lijn zijn met de strategische doelen van het bedrijf.
Op deze manier wordt automatisch duidelijk welke resultaten verwacht worden ten tijde van een vervolggesprek of de einddatum. Daarnaast kunnen medewerkers direct (intern én extern) feedback vragen op deze doelen door één druk op de knop. Dit houdt de lijnen kort en zorgt dat obstakels sneller worden overwonnen.
Doelstellingen opvolgen ná het planningsgesprek
Om er zeker van te zijn dat de doelen niet worden vergeten stel je binnen de software van Learned automatische reminders in. Medewerkers worden dan iedere week of iedere maand gevraagd om de progressie van hun doelen bij te werken. Zo blijven doelen top-of-mind. Daarnaast is het plannen van tussentijdse 1-op-1-gesprekken randvoorwaardelijk voor de borging van de voortgang op de gestelde doelen. Door frequent in gesprek te blijven over deze doelstellingen en de bijbehorende acties van tussentijdse feedback te voorzien zorg je ervoor dat de doelen behaald worden.
Zelf aan de slag?
Bij Learned geloven wij dat bedrijven sneller kunnen groeien als zij hun medewerkers in staat stellen om hun beste werk te leveren. Door continu feedback te geven stijgen de prestaties met 12% en op het moment dat er doelen worden gesteld tijdens deze gesprekken, stijgen de gemiddelde prestaties met 14% (onderzoek Gartner, 2018) Wil je weten hoe jij met het Planningsgesprek of het Goede Gesprek aan de slag kunt? Bekijk de video demo of probeer de software 14 dagen gratis.
