Die Planungssitzung, die auch als Zielsetzungssitzung bezeichnet wird, findet zu Beginn des Jahres statt, um die Ziele und Pläne für das kommende Jahr zu besprechen. Bei diesem Gespräch stehen die Erwartungen beider Parteien im Mittelpunkt und es werden Zielvereinbarungen getroffen. Learned empfiehlt, dieses Gespräch vom Beurteilungsgespräch abzutrennen. Der Grund dafür ist, dass der Zweck einer Leistungsbeurteilung darin besteht, auf das vergangene Jahr zurückzublicken, und dass möglicherweise über das Gehalt oder andere Beförderungen gesprochen wird. Indem Sie das Beurteilungsgespräch und das Planungsgespräch getrennt führen, schaffen Sie Raum für den Beitrag des Mitarbeiters im Planungsgespräch.
Neues Jahr, neue gute Vorsätze
Der Beginn eines neuen Jahres eignet sich hervorragend, um sich neue Ziele für die kommende Zeit zu setzen. Auf persönlicher Ebene sind diese guten Vorsätze seit Jahren ein vertrautes Mittel, um einen drastischen oder etwas weniger drastischen Kurswechsel vorzunehmen. Es ist auch gut, sich im Geschäftsleben Ziele zu setzen. Das Setzen von (ehrgeizigen) Zielen motiviert die Mitarbeiter, das maximale Ergebnis zu erreichen.
Im traditionellen Beurteilungszyklus findet das Zielgespräch zu Beginn des Jahres statt. Viele Unternehmen argumentieren, dass das jährliche Gespräch über die Ziele vor Ende des ersten Quartals abgeschlossen sein sollte. Auf diese Weise bleibt im Laufe des Jahres genügend Raum, um aktiv an den gesetzten Zielen zu arbeiten.
Vorbereitung auf ein Planungsgespräch
Eine gute Planungssitzung beginnt mit der Vorbereitung. Der Mitarbeiter ergreift die Initiative bei der Festlegung der Ziele, und die Führungskraft setzt die Ziele um. Indem Sie die Mitarbeiter selbst herausfinden lassen, was ihre Ziele sind, übertragen Sie ihnen einen Teil der Verantwortung. Dies steht im Einklang mit den Grundsätzen der Neuen Bewertung*. Indem Sie diese Methode im HR-Zyklus anwenden, schaffen Sie einen kontinuierlichen Dialog zwischen dem Mitarbeiter und dem Manager. Eine Methode, die sich auf mehr als nur die Leistung der Mitarbeiter konzentriert und bei der Feedback als Synonym für die Arbeit an der persönlichen Entwicklung und dem Wachstum gesehen wird.
*Die neue Beurteilungsmethode ersetzt den traditionellen Beurteilungszyklus, bei dem Sie in einen ständigen Dialog treten, um sich gegenseitig Feedback zu geben. Jacco van den Berg (Autor von „Die neue Bewertung“) hat die Recherchen für sein Buch in Zusammenarbeit mit Marianne van Woerkom, Charissa Freese, die dem Fachbereich Human Resource Studies der Universität Tilburg angehört.
Zweck und Nutzen einer Planungssitzung
Der Zweck des Planungsgesprächs besteht darin, zu Beginn des (jährlichen) Bewertungszyklus zu klären, worauf der Schwerpunkt liegen wird. Indem Sie die Ziele und damit das angestrebte Ergebnis konkret definieren, können Sie die gesetzten Ziele an den Zielen und der Vision der Organisation messen. Dies wird als Zielorientierung bezeichnet. Je nach Art der Organisation wird die Art der Ziele festgelegt. Ziele lassen sich in Geschäftsziele und Lernziele unterteilen. Die Lernziele unterteilen sich wiederum in Ziele für Kompetenzen (Verhalten) und berufliche/technische Fähigkeiten.
Ziele werden am besten nach dem SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und zeitgebunden) oder dem OKR-Prinzip (Ziele und Schlüsselergebnisse) festgelegt.
Im nächsten Abschnitt erläutern wir die Unterschiede zwischen SMART und OKR.
Machen Sie die Ziele messbar, indem Sie sie konkretisieren
SMART-METHODE
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- Reduzierung des Langzeitkrankenstandes um 5 % bis zum Ende dieses Jahres im Rahmen des bestehenden Budgets.
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 5 % gegenüber dem Vorjahr, was die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz betrifft, im Rahmen des vorhandenen Budgets.
- In fünf Jahren möchte ich Personaldirektorin sein und für die gesamte Personalabteilung eines Unternehmens mit mindestens 500 Mitarbeitern verantwortlich sein.
Das Ziel muss eine Herausforderung sein, um ausreichend motivierend zu sein. Aus diesem Grund wird das A von Acceptable manchmal auch durch Ambitious und das R von Realistic durch Relevant ersetzt.
OKR-GRUNDSÄTZE
Kurz gesagt, die OKR-Methode stellt sicher, dass Sie als Organisation Ziele mit messbaren Ergebnissen verknüpfen können. Zuerst bestimmen Sie die Ziele. Dies ist das langfristige Ziel, das sich aus der Vision und dem Auftrag ergibt. Wichtig ist, dass die Ziele richtungsweisend, anregend und verständlich sind. Dabei stehen 2 Fragen im Mittelpunkt: (1) was will ich erreichen und (2) wie werde ich es erreichen. Sie stellen diese Fragen aus der Sicht der Organisation, aber auch aus der Sicht des Teams und der Mitarbeiter. Anschließend erscheinen unter den Zielen mehrere Schlüsselergebnisse. Diese sollten messbar sein, zu einer objektiven Bewertung führen und anspruchsvoll, aber nicht unrealistisch sein.
Im Allgemeinen beziehen sie sich auf Themen wie Wachstum, Leistung oder Engagement. Es ist wichtig, daran zu denken, dass Schlüsselergebnisse nicht dasselbe sind wie Aufgaben. Schlüsselergebnisse sind die Ergebnisse der Durchführung einer Reihe von Aufgaben. Setzen Sie Ziele pro Jahr, aber auch pro Quartal. Bleiben Sie flexibel für Veränderungen und verlieren Sie das Hauptziel nicht aus den Augen.
Festlegung von Terminen während einer Planungsbesprechung
Um den Fortschritt zu verfolgen, ist es wichtig, die getroffenen Vereinbarungen festzuhalten. Sie tun dies mit einem Hilfsmittel, bei dem Fortschritt und Bequemlichkeit im Vordergrund stehen. In der Software von Learned können die Mitarbeiter anhand verschiedener Vorlagen selbständig Geschäfts- und Lernziele festlegen. Beim Ausfüllen des Formulars macht Learned Vorschläge für Aktivitäten, die zur Erreichung des gewünschten Ziels durchgeführt werden sollen. Diese Vorschläge können angepasst und ergänzt werden, um sie mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Auf diese Weise wird automatisch klar, welche Ergebnisse zum Zeitpunkt eines Folgegesprächs oder des Enddatums zu erwarten sind. Darüber hinaus können die Mitarbeiter auf Knopfdruck direkt (intern und extern) Feedback zu diesen Zielen anfordern. So bleiben die Kommunikationswege kurz und Hindernisse können schneller überwunden werden.
Weiterverfolgung der Ziele nach der Planungssitzung
Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele nicht vergessen, können Sie in der Learned-Software automatische Erinnerungen einstellen. Die Mitarbeiter werden dann jede Woche oder jeden Monat gebeten, den Fortschritt ihrer Ziele zu aktualisieren. Auf diese Weise bleiben die Ziele im Gedächtnis haften. Darüber hinaus ist die Anberaumung von 1:1-Zwischensitzungen eine Voraussetzung dafür, dass Fortschritte bei den gesetzten Zielen erzielt werden. Wenn Sie sich regelmäßig über diese Ziele unterhalten und zwischenzeitliches Feedback zu den entsprechenden Maßnahmen geben, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.
Fangen Sie selbst an?
Wir bei Learned glauben, dass Unternehmen schneller wachsen können, wenn sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre beste Arbeit zu leisten. Kontinuierliches Feedback steigert die Leistung um 12%, und sobald in diesen Gesprächen Ziele festgelegt werden, steigt die durchschnittliche Leistung um 14%(Gartner Research, 2018). Möchten Sie wissen, wie Sie mit dem Planungsgespräch oder dem guten Gespräch beginnen können? Sehen Sie sich das Demo-Video an oder testen Sie die Software 14 Tage lang kostenlos.
FAQ
1. Warum ist es ratsam, das Planungsgespräch vom Beurteilungsgespräch zu trennen?
Das Planungsgespräch und das Beurteilungsgespräch werden am besten getrennt voneinander geführt, um dem Mitarbeiter Raum für seinen Beitrag zum Planungsprozess zu geben. Das Beurteilungsgespräch blickt auf das vergangene Jahr zurück und kann sich auf Gehalt und Beförderungen beziehen, während sich das Planungsgespräch auf die Festlegung von Zielen und Plänen für das kommende Jahr konzentriert.
2. Was ist der Zweck einer Planungssitzung und wie trägt sie zur Organisation bei?
Der Zweck eines Planungsgesprächs besteht darin, sich zu Beginn eines Beurteilungszyklus darüber klar zu werden, worauf der Schwerpunkt im kommenden Jahr liegen wird. Indem Sie konkrete Ziele festlegen und diese an den Zielen und der Vision der Organisation messen, erreichen Sie eine „Zielausrichtung“. Dies trägt zur Motivation und Leistung der Mitarbeiter bei.
3. Wie lassen sich die Ziele für ein Planungstreffen am besten formulieren?
Ziele werden am besten nach der SMART-Methode (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Time-bound) oder dem OKR-Prinzip (Objectives and Key Results) formuliert. SMART-Ziele sind klar und konkret, während OKR sicherstellt, dass die Ziele mit messbaren Ergebnissen und inspirierenden langfristigen Zielen verbunden sind.
