Een check-in gesprek binnen een organisatie is een directe vorm van communicatie tussen een werknemer en een manager. Het doel is het delen van informatie, het evalueren van prestaties en het stellen van doelen. Het bevordert openheid, wederzijdse feedback en samenwerking. Andere termen die vaak gebruikt worden zijn tweezijdig gesprek, persoonlijke ontmoeting of één-op-één-gesprek. Effectieve methoden omvatten een goede voorbereiding, regelmatige planning, open communicatie, doelgerichtheid, actief luisteren, feedback geven, documentatie en opvolging. Lees verder voor meer details. Liever gelijk aan de slag gaan? Download ons gratis template voor het voeren van effectieve check-in gesprekken.
Wat houdt een check-in gesprek in?
Een check-in gesprek biedt werknemers en managers de gelegenheid om direct met elkaar te communiceren. Het is een kans om informatie uit te wisselen, prestaties te analyseren en gezamenlijke doelen vast te stellen. Werkgerelateerde onderwerpen zoals voortgang van projecten, prestatiebeoordeling, carrièreplanning en mogelijke problemen of uitdagingen kunnen tijdens deze bijeenkomst besproken worden. Het hoofddoel is het bevorderen van openheid en begrip, het uitwisselen van feedback en het versterken van samenwerking. Het stelt werknemers en managers in staat om op elkaar af te stemmen, doelen aan te passen en gezamenlijk te werken aan het succes van de organisatie.
Hoe wordt een check-in gesprek anders genoemd?
Verschillende organisaties gebruiken vaak andere termen voor dit soort bijeenkomsten. De specifieke term kan variëren afhankelijk van de sector of de context van de bijeenkomst. Hier zijn enkele voorbeelden die vaak voorkomen:
- Tweezijdig gesprek
- Direct overleg
- Persoonlijk overleg
- Eén-op-één-gesprek
- 1-1-meeting
- BILA
- Individueel overleg
- Bilateraal overleg
Wat zijn de beste methoden voor het voeren van een check-in gesprek?
Het organiseren van dergelijke gesprekken vergt tijd. Daarom geven we graag enkele beste methoden om check-in gesprekken effectief te voeren.
1. Voorbereiding
Zowel de werknemer als de manager moeten zich goed voorbereiden op het gesprek. Maak een lijst met de belangrijkste punten, doelen of zorgen die besproken moeten worden, om het gesprek gericht en productief te maken.
2. Regelmatige planning
Plan check-in gesprekken regelmatig in, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, om continuïteit en communicatie te waarborgen. Zorg ervoor dat beide partijen op de hoogte zijn van de geplande data en tijden en stel indien nodig herinneringen in.
3. Open communicatie
Creëer een sfeer van openheid en vertrouwen tijdens het gesprek. Moedig beide partijen aan om vrijelijk gedachten, zorgen, successen en uitdagingen te delen. Dit bevordert een constructieve dialoog en helpt bij het identificeren van mogelijke oplossingen.
4. Doelgerichtheid
Houd de focus tijdens het gesprek op de doelen. Identificeer samen concrete actiepunten en maak afspraken om deze te bereiken. Stel meetbare en haalbare doelen en evalueer de voortgang in toekomstige check-in gesprekken.
5. Luisteren en feedback geven
Zorg ervoor dat beide partijen actief luisteren en oprechte feedback geven. Dit helpt om elkaars perspectieven te begrijpen en gemeenschappelijke grond te vinden. Constructieve feedback draagt bij aan groei en ontwikkeling van de werknemer.
6. Verslaglegging
Noteer de belangrijkste punten, afspraken en doelen van elk checkin gesprek. Dit helpt bij het bijhouden van belangrijke informatie en dient als referentie voor toekomstige discussies.
7. Opvolging
Na het gesprek is het belangrijk om eventuele vervolgstappen op te volgen. Houd elkaar verantwoordelijk voor de genomen acties en evalueer de voortgang tijdens toekomstige check-in gesprekken. Bespreek eventuele wijzigingen of updates die van invloed kunnen zijn op eerdere afspraken.
Hoe bereid je je voor op een check-in gesprek?
Een goede voorbereiding is essentieel. Maar hoe pak je dat het beste aan? Hier zijn enkele nuttige tips.
1. Identificeer doelen en onderwerpen
Bepaal de doelen en onderwerpen die je wilt bespreken tijdens het gesprek. Denk na over wat je wilt bereiken en welke specifieke zaken je wilt bespreken, zoals voortgang van projecten, prestaties, ontwikkelingsbehoeften of andere relevante onderwerpen.
2. Verzamel relevante informatie
Verzamel alle benodigde informatie voor het gesprek. Dit kan rapporten, statistieken, projectupdates, feedback van collega’s of andere relevante documenten omvatten. Zorg ervoor dat je de informatie goed begrijpt en klaar hebt voor het gesprek.
3. Organiseer je gedachten
Neem de tijd om je gedachten te structureren en aantekeningen te maken over de belangrijkste punten die je wilt bespreken. Dit helpt je om je gedachten duidelijk te formuleren en voorkomt dat je tijdens het gesprek belangrijke zaken vergeet.
4. Anticipeer op vragen en mogelijke reacties
Probeer in te schatten welke vragen, zorgen of reacties je manager kan hebben. Bereid je voor op mogelijke scenario’s en bedenk hoe je het beste kunt reageren.
Maak gebruik van het Learned-platform om effectieve en regelmatige check-in gesprekken te voeren.
Met slechts een paar klikken kun je een check-in gesprek plannen. Zowel managers als medewerkers kunnen van deze functie gebruikmaken. Stel een lijst op met gespreksonderwerpen, houd gespreksnotities bij en voeg na elk gesprek je vervolgstappen toe. Met de krachtige agendakoppelingen van Learned worden al je bijeenkomsten netjes gesynchroniseerd met je agenda. Aan de slag met check-in gesprekken in Learned? Probeer Learned nu 14 dagen gratis!
Learned faciliteert objectieve evaluaties. Door meerdere meetmomenten per jaar te creëren op basis van verschillende thema’s – bijvoorbeeld: de fit met je cultuur en het behalen van de doelen, krijg je objectief inzicht in je low- en high performers. Door deze evaluaties worden de check-in gesprekken gebaseerd op feiten en niet op een onderbuikgevoel van de manager.
Toelichting: In iedere evaluatie wordt inzichtelijk hoe de medewerker scoort op de verschillende thema’s.
