Het onboarding programma in de praktijk

Een onboarding programma vormt de ruggengraat van een succesvolle onboarding-ervaring voor nieuwe medewerkers. Ze bieden niet alleen de broodnodige kennis en vaardigheden, maar creëren ook een positieve omgeving waarin nieuwkomers zich kunnen aanpassen en gedijen. In dit blog duiken we dieper in het belang en de voordelen van onboarding programma’s voor zowel werknemers als werkgevers en kijken we hoe onboarding programma’s er in de praktijk uitzien. Wil je een continue dialoog creeëren voor jouw organisatie? Download dan onze gratis e-guide ‘ontwerp zelf een moderne HR-cyclus in 5 (effectieve) stappen’. 

Waarom dit belangrijk is

Onboarding, ook wel inwerken genoemd, is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd en voorbereid op hun nieuwe rol binnen een organisatie. Het heeft tot doel om hen vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur, de verwachtingen, de procedures, en de specifieke taken die bij hun functie horen. Onboarden gaat echter verder dan alleen het overdragen van kennis en informatie. Het omvat ook het creëren van een positieve en ondersteunende omgeving waarin nieuwe medewerkers zich welkom voelen en zich snel kunnen aanpassen. Een effectief onboarding programma is van vitaal belang om de integratie van nieuwe teamleden te bevorderen en hun succes op lange termijn te waarborgen.

Learned faciliteert objectieve evaluaties. Door meerdere meetmomenten per jaar te creëren op basis van verschillende thema’s – bijvoorbeeld: de fit met je cultuur en het behalen van de doelen, krijg je objectief inzicht in je low- en high performers. Toelichting: In iedere evaluatie wordt inzichtelijk hoe de medewerker scoort op de verschillende thema’s.

De voordelen

Een goed ontworpen onboarding programma biedt talloze voordelen voor zowel werknemers als werkgevers. Laten we enkele van deze voordelen eens nader bekijken.

Voor werknemers:

1. Snelle Integratie: Een onboarding programma helpt nieuwe medewerkers om zich snel in hun nieuwe rol aan te passen, waardoor ze zich zelfverzekerder voelen en beter kunnen presteren.
2. Duidelijkheid: Het onboarding programma biedt duidelijkheid over de verwachtingen en verantwoordelijkheden van de nieuwe werknemer, waardoor ze gemakkelijker kunnen navigeren in hun nieuwe functie.
3. Professionele Ontwikkeling: Training en begeleiding in het onboarding programma dragen bij aan de professionele ontwikkeling van werknemers, wat hun carrièremogelijkheden kan vergroten.

Voor werkgevers:

1. Verbeterde Productiviteit: Een goed ingewerkte medewerker kan sneller productief zijn, wat de algehele bedrijfsprestaties ten goede komt.
2. Lagere Verloopcijfers: Een effectief onboarding programma verhoogt de betrokkenheid van werknemers en vermindert daardoor het verloop van personeel.
3. Beter Teamwerk: Nieuwe medewerkers die goed zijn ingewerkt, kunnen efficiënter samenwerken met hun collega’s en dragen bij aan een positieve teamdynamiek.

Het onboardingprogramma in de praktijk

Voor de eerste werkdag

Vóór de eerste werkdag begint het onboardproces al. Tijdens deze fase is het belangrijk om de juiste voorbereidingen te treffen om de nieuwe medewerker een vlotte start te bieden. Dit omvat het verzamelen en organiseren van benodigde materialen. Tevens wordt een mentor of buddy toegewezen voor de eerste dagen.

• Voorbereiding en Materialen: In deze fase wordt de basis gelegd voor een succesvolle onboarding. Alle benodigde materialen, zoals handboeken, documenten en toegang tot relevante systemen, moeten vooraf worden geregeld.
• Toewijzing van Mentor of Buddy: Het benoemen van een ervaren collega als mentor of buddy voor de nieuwe medewerker is van onschatbare waarde. Deze persoon kan de nieuwkomer voorzien van praktische informatie en begeleiding tijdens de eerste dagen.

Eerste Week

De eerste week van een nieuwe medewerker is cruciaal. Het is de periode waarin ze hun nieuwe omgeving verkennen, kennis maken met collega’s en de bedrijfscultuur beginnen te begrijpen. Hier zijn enkele belangrijke stappen die tijdens deze week moeten worden genomen:

• Bedrijfspresentatie: De nieuwe medewerker krijgt een overzicht van de organisatie, inclusief de geschiedenis, missie, visie en kernwaarden. Dit helpt hen zich vertrouwd te maken met de bedrijfscultuur.
• Functiegerichte training: Specifieke training en instructies over hun taken en verantwoordelijkheden worden gegeven. Dit helpt hen om snel te begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
• Technologie en systemen: Training over het gebruik van tools, software en systemen die nodig zijn voor hun functie is essentieel om hen snel operationeel te maken.

Eerste Maanden

In de eerste maanden wordt het onboardproces verder verdiept. Nieuwe medewerkers beginnen te integreren in hun rol en werken aan het opbouwen van relaties binnen het team. Hier zijn enkele activiteiten die in deze fase plaatsvinden

• Cultuur en normen: Nieuwe medewerkers krijgen meer inzicht in de bedrijfscultuur, waarden en gedragsnormen, wat essentieel is voor effectieve samenwerking.
• Juridische en compliance-informatie: Uitleg over relevante wetten, voorschriften en bedrijfsbeleid helpt hen om in overeenstemming met regelgeving te handelen.
• Mentorschap en ondersteuning: Gedurende de hele eerste maand blijft de mentor of buddy beschikbaar voor begeleiding en het beantwoorden van vragen.

Het onboardproces opdelen in drie fasen helpt organisaties gestructureerd nieuwe medewerkers te onboarden. Ze verwerven kennis en passen zich snel aan.

Het belang van ondersteuning na het onboarding programma

Het onboarding programma is slechts het begin van de reis voor nieuwe medewerkers. Het is van vitaal belang dat organisaties blijven investeren in de professionele ontwikkeling en betrokkenheid van hun werknemers. Dit geldt zelfs nadat het onboarding programma is voltooid. Dit kan onder meer door middel van regelmatige check-ins, trainingen voor voortdurende groei en kansen voor loopbaanontwikkeling.

Hoe je met Learned je onboarding programma transformeert in een gestroomlijnde en effectieve onboarding-ervaring

Met Learned kun je eenvoudig een gestructureerd en effectief onboarding programma creëren met behulp van onze Onboardingsmodule. Hiermee wordt het onboarden van nieuwe medewerkers moeiteloos en gestroomlijnd. Leer hoe Learned je kan helpen bij het ontwerpen van een onboarding programma voor het snel onboarden van nieuwe teamleden! Probeer Learned nu 14 dagen gratis!