Grid icoon voor Functiehuis

Functiehuis

AI-gedreven Functiehuis, Job Matrix & skill taxonomie

Grid icoon voor Performance

Performance

Evaluaties, 1:1’s, feedback en doelen

Grid icoon voor Career

Career

Transparante carrière- en groeimogelijkheden

Grid Icoon voor Survey

Survey

Traditionele enquêtes, Pulse-enquêtes en eNPS

Grid icoon voor beveiliging

Veiligheid

Alles over onze beveiligings- en AVG-protocollen

Grid icoon voor intergraties

Integraties

Integreer met HRIS, SSO, MFA en Agenda

Grid icoon voor onze werkwijze

Onze werkwijze

In 5 stappen naar datagedreven HR
Grid icoon voor ROI

Return on investment

De bedrijfswaarde en het rendement op investering
Grid icoon voor hulpmiddelen

HR kenniscentrum

E-guides, webinars en
templates

Grid icoon voor implementatie en support

Implementatie & support

Implementatietrajecten, video’s en webinars
Grid icoon voor klantcases

Klantcases

Ontdek hoe onze klanten Learned gebruiken
Grid icoon voor hulpmiddelen

Blog

Artikelen voor HR-professionals en Managers

Terug

Dit is hoe je een planningsgesprek voert dat wel resultaat oplevert

Het planningsgesprek, ook wel bekend als het doelstellingsgesprek, wordt aan het begin van het jaar gevoerd om de doelstellingen en plannen van het komende jaar te bespreken. Tijdens dit gesprek staan de verwachtingen van beide partijen centraal en worden de afspraken omtrent doelstellingen gemaakt.  Learned adviseert om dit gesprek los te koppelen van het beoordelingsgesprek. Het doel van een beoordelingsgesprek is namelijk om terug te kijken op het afgelopen jaar en wordt er mogelijk gesproken over salaris of andere promoties. Door het beoordelingsgesprek en het planningsgesprek los van elkaar te voeren creëer je ruimte voor de inbreng van de medewerker in het planningsgesprek.

 

Nieuw jaar, nieuwe goede voornemens

Het begin van een nieuw jaar leent zich uitstekend voor het stellen van nieuwe doelen voor de komende periode. Op persoonlijk gebied zijn deze goede voornemens al jaren een bekende stok achter de deur om het roer eens drastisch of iets minder drastisch om te gooien. Ook op zakelijk gebied is het goed om doelen te stellen. Het stellen van (ambitieuze) doelen motiveert medewerkers om het maximale resultaat te behalen.

In de traditionele beoordelingscyclus bevindt zich het doelstellingsgesprek aan het begin van het jaar. Veel bedrijven stellen dat het jaarlijkse gesprek over doelstellingen voor het einde van Q1 afgerond moet worden. Op die manier is er voldoende ruimte gedurende het jaar om actief met de gestelde doelen aan de slag te gaan.

 

Een planningsgesprek voorbereiden

Een goed planningsgesprek start met de voorbereiding. De medewerker neemt het initiatief voor het stellen van de doelen en de leidinggevende vult de doelen aan. Door medewerkers zelf na te laten gaan wat hun doelen zijn, leg je een deel van de verantwoordelijkheid bij de medewerkers neer. Dit ligt in lijn met de principes van Het Nieuwe Beoordelen*. Door het toepassen van deze methode in de HR cyclus creeër je een continue dialoog tussen de medewerker en manager. Een methode die gericht is op meer dan alleen de prestaties van de medewerker en waarbij feedback wordt gezien als synoniem voor werken aan persoonlijke ontwikkeling en groei.

*Het nieuwe beoordelen is een methode die de traditionele beoordelingscyclus vervangt en waarin je doorlopend in gesprek gaat met elkaar om elkaar van feedback te voorzien. Jacco van den Berg  (schrijver van ‘Het nieuwe beoordelen’) deed de onderzoeken voor zijn boek in samenwerking met Marianne van Woerkom, Charissa Freese verbonden aan het departement Human Resource Studie van Tilburg University.

 

Het doel en het nut van een planningsgesprek

Het doel van het planningsgesprek is om aan het begin van de (jaarlijkse) beoordelingscyclus helder te hebben waar de focus op komt te liggen. Door concreet te bepalen wat de doelstellingen worden en daarbij het beoogde resultaat kun je de gestelde doelen meten aan de doelen en visie van de organisatie. Dit wordt ‘goal alignment’ genoemd. Afhankelijk van het type organisatie wordt bepaald welk soort doelstellingen worden opgesteld. De doelstellingen vallen uiteen in zakelijke doelen en leerdoelen. Leerdoelen vallen op hun beurt uiteen in doelen voor competenties (gedrag) en professionele/technische skills.

De doelstellingen kunnen het beste volgens het SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden), of OKR (objectives and key results) principe worden opgesteld.
In de volgende alinea leggen we de verschillen tussen SMART en OKR uit.

 

Maak doelstellingen meetbaar door ze concreet te maken

SMART METHODE
Door te zorgen dat doelstellingen altijd SMART zijn worden ze duidelijk en concreet. Dit draagt bij aan de haalbaarheid van het doel. Een doelstelling is SMART als deze bestaat uit de volgende criteria
Specifiek Geeft duidelijk aan wat je precies moet doen om dit te realiseren.
Meetbaar Geeft het te verwachten eindresultaat in kwalitatieve of kwantitatieve normen weer.
Acceptabel Past binnen de doelstellingen van de afdeling en de organisatie.
Realistisch De doelstelling is haalbaar binnen bijvoorbeeld de gestelde tijd, geld en middelen.
Tijdsgebonden Geeft duidelijk de start- en einddatum en eventuele belangrijke mijlpalen aan.

 

Voorbeelden van SMART geformuleerde doelstellingen:
  • Het verminderen van het aantal langdurige ziekteverzuim met 5% voor het einde van dit jaar, binnen het bestaande budget.
  • Het verhogen van de medewerkerstevredenheid 5% ten opzichte van vorig jaar op het gebied van werkgeluk, binnen het bestaande budget.
  • Over 5 jaar wil ik HR director zijn, verantwoordelijk voor de volledige HR-afdeling van een organisatie met minimaal 500 medewerkers.

De doelstelling moet wel uitdagend zijn om voldoende te motiveren. Om deze reden wordt de A van Acceptabel ook wel eens vervangen door Ambitieus en de R van Realistisch door Relevant.

 

OKR PRINCIPE

Kort samengevat zorgt de OKR methode ervoor dat je als organisatie de doelstellingen kunt koppelen aan meetbare resultaten. Eerst bepaal je de Objectives. Dit is het langetermijn doel dat voortkomt uit visie en missie. Belangrijk is dat de objectives richting moeten geven, inspirerend en begrijpelijk zijn. Hierin staan 2 vragen centraal; (1) wat wil ik bereiken en (2) hoe ga ik dit bereiken. Deze vragen stel je vanuit het organisatieperspectief en ook vanuit het team en het oogpunt van de medewerker. Vervolgens komen er onder de Objectives meerdere Key Results te hangen. Deze moeten meetbaar zijn, tot een objectieve beoordeling leiden en uitdagend, maar niet onrealistisch zijn.

Over het algemeen zijn ze gerelateerd aan onderwerpen zoals groei, prestaties of betrokkenheid. Het is belangrijk om te onthouden dat Key Results niet hetzelfde zijn als taken. Key Results zijn de uitkomsten van het uitvoeren van een serie van taken. Bepaal objectives per jaar maar ook per kwartaal. HIerdoor blijf je flexibel voor verandering en verliest je het hoofddoel niet uit het oog.

 

Afspraken vastleggen tijdens een planningsgesprek

Om de voortgang te kunnen volgen is het belangrijk om de gemaakte afspraken vast te leggen. Dit doe je in een ondersteunende tool waarin voortgang en gemak centraal staan. Binnen de software van Learned zorgen de verschillende templates ervoor dat de medewerkers zakelijke doelen en leerdoelen zelfstandig kunnen opstellen. Tijdens het invullen van het formulier doet Learned suggesties voor activiteiten die gedaan moeten worden om het gewenste doel te behalen. Deze suggesties kunnen worden aangepast en aangevuld zodat ze in lijn zijn met de strategische doelen van het bedrijf.

Op deze manier wordt automatisch duidelijk welke resultaten verwacht worden ten tijde van een vervolggesprek of de einddatum. Daarnaast kunnen medewerkers direct (intern én extern) feedback vragen op deze doelen door één druk op de knop. Dit houdt de lijnen kort en zorgt dat obstakels sneller worden overwonnen.

 

Doelstellingen opvolgen ná het planningsgesprek

Om er zeker van te zijn dat je doelen niet vergeet stel je binnen de software van Learned automatische reminders in. Medewerkers worden dan iedere week of iedere maand gevraagd om de progressie van hun doelen bij te werken. Zo blijven doelen top-of-mind. Daarnaast is het plannen van tussentijdse 1-op-1-gesprekken randvoorwaardelijk voor de borging van de voortgang op de gestelde doelen. Door frequent in gesprek te blijven over deze doelstellingen en de bijbehorende acties van tussentijdse feedback te voorzien zorg je ervoor dat je doelen kan behalen.

 

Zelf aan de slag?

Bij Learned geloven wij dat bedrijven sneller kunnen groeien als zij hun medewerkers in staat stellen om hun beste werk te leveren. Door continu feedback te geven stijgen de prestaties met 12% en op het moment dat er doelen worden gesteld tijdens deze gesprekken, stijgen de gemiddelde prestaties met 14% (onderzoek Gartner, 2018)  Wil je weten hoe jij met het Planningsgesprek of het Goede Gesprek aan de slag kunt? Bekijk de video demo of probeer de software 14 dagen gratis.

 

beoordelingsgesprek en planningsgesprek eenvoudig voeren met het benchmarken van resultaten

 FAQ

1. Waarom wordt geadviseerd om het planningsgesprek los te koppelen van het beoordelingsgesprek?

Het planningsgesprek en het beoordelingsgesprek worden best los van elkaar gevoerd om ruimte te creëren voor de inbreng van de medewerker in het planningsproces. Het beoordelingsgesprek blikt terug op het afgelopen jaar en kan gaan over salaris en promoties, terwijl het planningsgesprek gericht is op het stellen van doelen en plannen voor het komende jaar.

 

2. Wat is het doel van een planningsgesprek en hoe draagt het bij aan de organisatie?

Het doel van een planningsgesprek is om aan het begin van een beoordelingscyclus helder te hebben waar de focus op komt te liggen voor het komende jaar. Door concrete doelstellingen te bepalen en deze te meten aan de doelen en visie van de organisatie, wordt ‘goal alignment’ bereikt. Dit draagt bij aan de motivatie en prestaties van medewerkers.

 

3. Hoe kunnen doelstellingen het beste geformuleerd worden voor een planningsgesprek?

Doelstellingen kunnen het beste worden geformuleerd volgens de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) of het OKR-principe (Objectives and Key Results). SMART-doelstellingen zijn duidelijk en concreet, terwijl OKR zorgt voor koppeling van doelstellingen aan meetbare resultaten en inspirerende langetermijndoelen.

Gratis downloads

Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties

Additional Resource

All resources >

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen