Wenn Sie als KMU-Organisation eine HR-Software kaufen wollen, um Ihren HR-Zyklus neu zu gestalten, müssen Sie eine Reihe von Dingen beachten. Bevor Sie sich nach einem neuen Anbieter von HR-Software umsehen können, ist es wichtig, die Probleme der derzeitigen Software oder beispielsweise Probleme in Ihrem derzeitigen Interviewzyklus genau zu ermitteln.
Wir geben Ihnen die wesentlichen Schritte innerhalb des Prozesses an die Hand, damit Sie das richtige Softwarepaket oder HR-System auswählen können, das am besten zu den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens und der Personalabteilung passt. Nutzen Sie dazu die praktische Checkliste, die Learned erstellt hat, damit Sie auf einen Blick wissen, worauf Sie beim Einsatz von Software zur Neugestaltung des HR-Zyklus achten müssen.
Vorbereitung
Bevor Sie sich auf die Suche nach einer neuen HR-Software machen, sollten Sie zunächst analysieren, wie die Dinge derzeit laufen und wie der ideale HR-Zyklus für Ihr Unternehmen aussieht.
Um die Probleme oder Unzulänglichkeiten des aktuellen Zyklus am besten zu erkennen, empfehlen wir Ihnen, einfach mit allen Beteiligten zu sprechen. Sammeln Sie Anregungen, z. B. durch eine Umfrage oder eine interaktive Sitzung mit den beteiligten Führungskräften und Mitarbeitern.
1. Bestandsaufnahme der Voraussetzungen für die neue HR-Cycle-Software
Sobald Sie wissen, was die größten Herausforderungen und Mängel des aktuellen Interviewzyklus sind, können Sie diese in Schlüsselbereiche für Verbesserungen umsetzen. Sie können diese Verbesserungsbereiche auch als Ihre Ziele für die neue Software betrachten. Diese Voraussetzungen bieten eine klare Orientierung und dienen als Leitfaden bei der Suche nach einem geeigneten Softwareanbieter. Dieser Prozess muss ordnungsgemäß und gründlich durchgeführt werden, da er die Grundlage für die Personalprozesse der gesamten Organisation bildet.
Wo wird zum Beispiel die Verantwortung für die Systemunterstützung liegen? Ist Software-as-a-Service der Ausgangspunkt oder wird die interne IT-Abteilung dies ermöglichen? Sind die Ziele für das gesamte Unternehmen gleich oder variieren sie je nach Prozess oder Abteilung? Sobald die Punkte des Spielfelds sichtbar sind, ist es an der Zeit, die Linien zu ziehen.
TIPP: Lassen Sie sich bereits in dieser Phase von den Anbietern der verschiedenen modernen HR-Softwarepakete inspirieren. Schließlich sehen sie täglich die HR-Zyklen verschiedener Unternehmen und können Ihnen in dieser Vorphase mit Best Practices helfen!
Sie sind dabei, den Personalzyklus Ihres Unternehmens zu überarbeiten und könnten Unterstützung bei der Identifizierung aktueller Probleme und der Gestaltung eines neuen Interviewzyklus gebrauchen? Laden Sie unseren E-Guide für die Gestaltung eines modernen HR-Gesprächszyklus herunter.
2. Umwandlung der Anforderungen in ein Anforderungsprogramm
Wenn die Voraussetzungen geschaffen sind, ist es daher an der Zeit, ein konkretes Anforderungsprogramm (PoR) zu erstellen. Der PoR enthält eine Gesamtübersicht über alle Anforderungen, die die Software erfüllen muss. Dies ist ein Überblick über das Ergebnis: was sollte es tun oder können. Je umfassender und konkreter diese Liste ist, desto besser wird die Software bald in die Organisation passen und tatsächlich einen Mehrwert für die Personalprozesse bringen.
Indem Sie die (künftigen) Nutzer der Software erneut einbeziehen, können Sie den Übergang von der derzeitigen Arbeit und den Prozessen zur neuen Software schaffen. Sie stellen die Übersicht über die Empfehlungen und Ideen der Organisation neben die Übersicht der Personalabteilung und des Managements. So erhalten Sie einen Gesamtüberblick über Voraussetzungen, funktionale Anforderungen, Benutzeranforderungen und Entwurfseinschränkungen. Dies bildet die Grundlage für die inhaltlichen Anforderungen an die neu zu beschaffende Software. Von hier aus wird zwischen „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ unterschieden.
3. Das Auswahlverfahren für neue HR-Software
Nachdem der EoI ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, ist es Zeit für das Thema, das der Personalabteilung das Leben sehr erleichtert: die unterstützende Technologie. In diesem Teil der Suche werden etwa drei verschiedene Anbieter ausgewählt, die den gestellten Anforderungen am nächsten kommen. Ein moderner Gesprächszyklus mit kontinuierlichem Dialog ist ohne technologische Unterstützung kaum denkbar. Die Software für das Leistungsmanagement sorgt nämlich dafür, dass Sie bei den Verwaltungsvorgängen Zeit sparen, die Sie in die Durchführung eines neuen Beurteilungszyklus investieren können. Daher ist es wichtig, diese 5 Schlüsselfaktoren bei der Auswahl von Softwareanbietern zu berücksichtigen:
1. Flexibilität
Kann die Plattform so eingerichtet werden, dass sie mit anderen wichtigen Tools und Systemen im Unternehmen kommunizieren und zusammenarbeiten kann? Wenn Sie dies im Voraus testen, vermeiden Sie unnötige und kostspielige Umgehungen.
2. Einarbeitung und Umsetzung
Gibt es einen Kundenerfolgsmanager, der die Interessengruppe unterstützen kann?
3. Inbetriebnahme
Nach der Inbetriebnahme der Software dauert es immer einige Zeit, bis sich alle (Mitarbeiter, Management und HR) an die neue Plattform oder das neue System gewöhnt haben. Eine gute Follow-up-Struktur besteht aus häufigen Kontakten zur weiteren Unterstützung und zum Erreichen der gesetzten Ziele.
4. Benutzerfreundlichkeit
Der Erfolg einer HR-Software hängt davon ab, dass sie von ihren Nutzern, den Mitarbeitern des Unternehmens, richtig angenommen wird. Der Grad der Benutzerfreundlichkeit ist hier von großer Bedeutung.
5. Voraussetzungen
Beim Einsatz eines Leistungsmanagementsystems wollen Sie sich keine Gedanken über die Verarbeitung von Datenschutzdaten nach dem AVG oder die durch die ISO-Zertifizierung garantierte Sicherheit machen müssen. Diese Aspekte sollten daher bei der Auswahl des richtigen Softwareanbieters berücksichtigt werden.
Neben der Durchführung eigener Recherchen ist es auch sehr wertvoll, sich von Personalberatungsunternehmen beraten zu lassen. Auf der Website von Incomme (HR- und Gehaltsabrechnungsexperten) finden Sie zum Beispiel eine schöne Übersicht über alle Funktionen und Vorteile der Software von Learned.
Wenn eine Reihe von Softwareanbietern ausgewählt wurde, ist es Zeit für den nächsten Schritt, eine endgültige Entscheidung zu treffen.
4. Wie wählt man einen endgültigen Anbieter von HR-Zyklus-Software aus?
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern von HR-Software auf dem Markt, und nicht jeder von ihnen ist geeignet, das neue HR-Zyklus-System für Ihr Unternehmen bereitzustellen.
Die Vorbereitung mehrerer Testfälle hilft dabei, festzustellen, inwieweit das ausgewählte Unternehmen die gestellten Anforderungen mit der von ihm angebotenen Software erfüllen kann.
Für jede Abteilung oder z.B. für jeden HR-Arbeitsbereich kann ein Testfall erstellt werden, der eine Summe der wichtigsten HR-Prozesse bildet. Wichtig ist, dass sie zumindest einen guten Eindruck von der Durchführbarkeit des Anforderungsprogramms vermittelt.
Wenn man allen ausgewählten Softwareanbietern den Testfall gibt, werden die gegenseitigen Unterschiede und Vorteile schnell deutlich. Daher ist dieser Abschnitt für die Auswahl eines endgültigen Lieferanten unerlässlich.
Zeit, das Geschäft abzuschließen
Nachdem die Wahl eines Softwareanbieters getroffen wurde, folgen die Vertragsverhandlungen. Es ist wichtig, dass Sie die 5 Tipps aus Schritt 3 in diesem letzten Teil der Suche nicht aus den Augen verlieren. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um konkrete Vereinbarungen zu treffen, z. B. über die Bereitstellung von Unterstützung. Bis wann nach der Implementierung gibt es einen Vollzeit-Support bzw. wie hoch ist der Servicelevel für die Beantwortung einer Frage oder die Lösung eines Problems innerhalb des Systems? Und welche Regelungen gibt es, um die Zahl der Nutzer der Plattform zu erhöhen oder zu verringern. Ist dies flexibel oder gilt dies für 10 Benutzer?
Was ist Learned?
Learned entwickelt seit 2018 ein Leistungsmanagement-Tool die Unternehmen bei der Umsetzung eines kontinuierlichen Dialogs unterstützt. Einzigartig an der Perfomance Management Software von Learned sind die Entwicklungsgespräche. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz erleichtert das Performance-Management-System Entwicklungsgespräche auf der Grundlage der relevanten Fähigkeiten und Kompetenzen des Mitarbeiters. Damit wird sichergestellt, dass die Führungskraft ohne zusätzlichen Zeitaufwand hochwertige Entwicklungsgespräche mit den Mitarbeitern führen kann.
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