Kompetenzmatrix und Skill Matrix: So nutzt du sie [+ Beispiel]

Eine Kompetenzmatrix (auch Skills Matrix) ist eine visuelle Übersicht über die Fähigkeiten, Kompetenzen und Kenntnisse der Mitarbeitenden in einer Organisation – oder innerhalb eines Teams.

Die Übersicht hilft HR und Führungskräften, gezielter auf Entwicklung, Wachstum und Effizienz zu steuern.

Eine Kompetenzmatrix ist eine Tabelle, in der Sie Folgendes auflisten:

• (Entlang einer Achse) Die verschiedenen Funktionen und Rollen in einem Team, einer Abteilung oder einer Organisation
• (Entlang der anderen Achse) Die entsprechenden Fähigkeiten
• (In der Tabelle) Das Niveau jedes Mitarbeiters in Bezug auf diese Fähigkeiten

Sie können sich auch auf die Fähigkeiten einer einzelnen Funktion konzentrieren, aber dann sprechen Sie von einem Stellenprofil oder einem Kompetenzprofil.

Die Fähigkeiten, die Sie auflisten, können eine Mischung aus technischen Fähigkeiten, Soft Skills, Kenntnissen, Zertifizierungen und anderen relevanten Qualifikationen für eine Position sein. 👇

Dies ist ein Beispiel einer Skills Matrix für die Rolle des Marketing Managers:

Die Matrix zeigt entlang einer Achse die erforderlichen Fähigkeiten und entlang der anderen die verschiedenen Mitarbeitenden mit deren Kompetenzgrad.

So siehst du leicht:

• wer am besten in einer bestimmten Rolle abschneidet
• welche Fähigkeiten noch entwickelt werden können

Die Matrix enthält entlang einer Achse die Fähigkeiten, die für die Ausführung dieser Rolle erforderlich sind (horizontal, in den Zeilen), und entlang der anderen Achse die verschiedenen Mitarbeiter mit der Funktion Marketing Manager und inwieweit sie über die benötigten Skills verfügen (vertikal, in den Spalten).

So können Sie leicht erkennen:

• wer in einer bestimmten Funktion am besten abschneidet
• welche Fähigkeiten bestimmte Mitarbeiter noch weiterentwickeln können

Kompetenzen oder Skills werden oft als allgemeine Begriffe verwendet. Genau genommen sind Kompetenzen eine Kombination aus Wissen, Fähigkeiten, Erfahrung und persönlichen Eigenschaften. Zusammen bilden sie alles, was du weißt, bist, kennst und kannst.

Kompetenzen kann man auch als Soft Skills sehen: zwischenmenschliche und verhaltensbezogene Fähigkeiten.

Soft Skills werden auch als 'übertragbare' Skills bezeichnet.

🧠 Beispiele: Kommunikationsfähigkeiten / Problemlösungsvermögen / Projektmanagement / Führungskompetenzen

Professionelle Skills sind funktionsspezifisch und reichen von technischem Wissen bis zu Erfahrung mit bestimmten Methoden.

Sie werden auch als Hard Skills bezeichnet.

🧠 Beispiele: Finanzanalyse / Backend-Softwareentwicklung / Arbeit mit spezifischen Tools / Marketingstrategien

Innerhalb der professionellen oder 'Hard Skills' kann man noch eine Unterkategorie technischer Fähigkeiten bilden. Das sind die praktischen, oft softwarebezogenen Skills.

🧠 Beispiele:

• Kenntnis einer Programmiersprache wie Node.js
• Umgang mit Design-Tools wie Adobe Illustrator

Eine Kompetenzmatrix hat viele Vorteile – nicht nur für HR, sondern auch für Mitarbeitende, Teammanager und die Geschäftsführung.

Laut Deloitte binden Organisationen mit erfolgreicher Kompetenzmatrix bis zu 30% mehr Mitarbeitende.

Durch den Einsatz der Matrix für Funktionsprofile und Bewertungen sehen sowohl Mitarbeiter als auch Manager genau, welche Fähigkeiten erwartet werden und auf welchem Niveau. Dies vermeidet Unklarheiten und stellt sicher, dass alle die gleichen Ziele verfolgen.

Eine Kompetenzmatrix zeigt Ihnen einfach, welche Fähigkeiten Mitarbeiter weiterentwickeln können.

Verwenden Sie diese Fertigkeiten und Kompetenzen als Grundlage für Stellenprofile und lassen Sie diese anschließend konsequent in Bewertungen und 1-zu-1-Gesprächen wiederkehren. Denn so stellen Sie sicher, dass:

• Manager wissen, auf welchen objektiven Kriterien sie die Leistung ihrer Mitarbeiter basieren können
• Mitarbeiter in derselben Position konsistent auf der Grundlage derselben Fertigkeiten und Kompetenzen bewertet werden
• Mitarbeiter selbst Kontrolle über die Kompetenzen erhalten, die sie entwickeln können, und Einblick in ihren Fortschritt haben

Wenn Sie dabei auch 360-Grad-Feedback nutzen, arbeiten Sie auf größtmögliche Objektivität bei Bewertungen hin.

In einer Matrix kannst du das aktuelle Niveau der Mitarbeitenden leicht mit den Anforderungen ihrer Rolle vergleichen.

So kannst du auch eine Skill Gap identifizieren und einen Entwicklungsplan erstellen.

Wenn du Skill Gaps und Entwicklungsbedürfnisse erfasst hast, kannst du für jeden Mitarbeitenden einen Karrierepfad oder Wachstumspfad erstellen. Das machst du auf der Grundlage einer Funktionsmatrix mit Funktionsstufen.

Das wirkt sehr motivierend und trägt zur Talentbindung bei, da die Mitarbeitenden wissen, wie sie sich innerhalb der Organisation weiterentwickeln können – und deutlich sehen, welche Schritte sie dafür unternehmen müssen.

In einer Kompetenzmatrix hast du einen klaren Überblick über die Stärken jedes Mitarbeiters.

Deshalb bietet eine Matrix auch große Vorteile für die strategische Personalplanung:

• Du kannst die Niveaus verschiedener Mitarbeiter für eine bestimmte Kompetenz (z. B. Führung oder eine berufliche Fähigkeit wie Finanzanalyse) leicht vergleichen
• Du siehst einfach, wer in einer bestimmten Position am besten abschneidet

So kannst du feststellen, wer für eine Beförderung bereit ist, wer Coaching benötigt, um sich auf einen vertikalen Karriereschritt vorzubereiten, aber auch, wer in einer anderen Position (horizontaler Wechsel) besser aufgehoben ist.

Du kannst eine Matrix auch für die Nachfolgeplanung nutzen, damit du immer auf zukünftige Bedürfnisse innerhalb der Organisation vorbereitet bist.

Eine effektive Kompetenzmatrix beginnt mit einer guten Grundlage: kompetenzbasierte Stellenprofile. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter konsequent und objektiv beurteilen und entwickeln können.

Das Erste, was du tun musst, ist ein Funktionshaus erstellen, das auf Skills und Kompetenzen basiert.

Ein solches Funktionshaus enthält für jede Rolle innerhalb der Organisation eine detaillierte Übersicht über:

• Die benötigten Kompetenzen (Soft Skills)
• Die technischen Fähigkeiten (Hard Skills)
• Das gewünschte Niveau, ausgedrückt in Verhalten

Jede dieser Kompetenzen verknüpfst du dann mit dem Niveau: Welche spezifischen Kompetenzen und Verhaltensweisen sind notwendig, um in einer Rolle erfolgreich zu sein? Du legst das gewünschte Niveau der Kompetenzen und Skills für eine Funktion fest, und dieses Niveau drückst du in konkretem Verhalten aus.

Die nächste Schritt ist die Festlegung der Niveaus, auf denen Sie Fähigkeiten und Kompetenzen messen möchten. Es gibt 2 Optionen.

4 Niveaus

Diese stammen aus der sogenannten TMA-Methode:

1. Generisches Niveau: Grundkenntnisse, die jeder innerhalb der Organisation beherrschen muss.
2. Operativ: Fähigkeiten, die zur erfolgreichen Ausführung täglicher Aufgaben erforderlich sind.
3. Taktisch: Fähigkeiten, die für die Koordination und das Management von Teams oder Projekten wichtig sind.
4. Strategisch: Fähigkeiten, die für die Gestaltung der Unternehmensausrichtung und das Treffen langfristiger Entscheidungen unerlässlich sind.

Bei Learned verwenden wir diese Niveaus spezifisch für Kompetenzen (Soft Skills wie Führung, Kommunikation oder Problemlösungsfähigkeiten).

5 Niveaus von Anfänger bis Experte:

• Anfänger: Grundkenntnisse und begrenzte Erfahrung.
• Kompetent: Kann einfache Aufgaben unter Anleitung ausführen.
• Professionell: Kann eigenständig arbeiten und hat ein gutes Verständnis der Materie.
• Fortgeschritten: Verfügt über tiefgehende Kenntnisse und kann andere anleiten.
• Experte: Besitzt umfassende Expertise und gilt als Autorität in diesem Fachgebiet.

Mit diesen fünf Niveaus können Sie technische Fähigkeiten oder berufliches Wissen (wie Softwareentwicklung, Finanzanalyse oder Marketingstrategien) bewerten.

Wenn das Funktionshaus und die Niveaus festgelegt sind, kannst du die Skills Matrix mit dem Niveau jedes Mitarbeitenden ausfüllen.

Nutze dafür 360-Grad-Feedback. So erhältst du eine fundierte Einschätzung der Fähigkeiten in deinem Team.

Das machst du, indem du die Kompetenzen in deinen Gesprächszyklus für Performance Management integrierst. Stelle sicher, dass die Kompetenzen und Niveaus der Mitarbeiter in den Entwicklungsgesprächen mit Managern durchgängig evaluiert werden.

So bleibst du am Ball und kannst schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren. Damit hältst du die Matrix nicht nur aktuell, sondern stärkst auch die kontinuierliche Entwicklung deiner Mitarbeiter.

Welche Skills und Kompetenzen gibt es für verschiedene Funktionsprofile?

Wenn du eine Skills- oder Kompetenzmatrix für deine Organisation erstellen möchtest, helfen wir dir gerne!

👉 Lade unsere Vorlage mit 38 Soft Skills herunter, ausgedrückt in 5 Niveaus mit konkreten Verhaltensbeispielen