Ein Funktionshaus erstellen: So geht es in 8 Schritten (mit und ohne KI)

Ein Funktionshaus kann als Blaupause Ihrer Organisation betrachtet werden. Es ist ein strukturiertes System, das einen Überblick über alle Stellenprofile und Rollen in der Organisation bietet.

So schaffen Sie Einblick in die Organisationsstruktur und verdeutlichen:

• wie Verantwortlichkeiten verteilt sind
• zu welcher Abteilung eine Funktion gehört
• wie verschiedene Funktionen miteinander verbunden sind

Jede Organisation hat andere Funktionen, und daher sieht jedes Funktionshaus anders aus. Dies ist ein Beispiel:

Sie sehen darin verschiedene Komponenten wie Niveaus und Funktionsfamilien: diese erklären wir jetzt weiter.

In einem klaren, vollständigen Funktionshaus finden Sie folgende Bestandteile:

• Die Funktionen oder Funktionsprofile: der Name und die Beschreibung jeder einzelnen Funktion.
• Funktionsfamilien oder die verschiedenen Abteilungen innerhalb Ihrer Organisation: Sie gruppieren Funktionen in Familien, wie z. B. 'Personalwesen', 'Produktion', 'Marketing' oder 'Debitorenverwaltung'. Das erleichtert den Vergleich von Funktionen innerhalb desselben Fachgebiets.
• Funktionsebenen: Basierend auf der Komplexität, Seniorität und den Verantwortlichkeiten einer Funktion können Sie eine Rangfolge verschiedener Ebenen erstellen.

Sie können wählen, die Senioritätsebenen zu systematisieren, indem Sie alle Funktionen in Ihrem Funktionshaus in dieselbe Anzahl von Ebenen unterteilen, z. B. 3, 4 oder 5. Dann können Sie diesen Ebenen auch Standardbezeichnungen zuweisen, wie z. B. vom Anfänger bis zum Experten oder aufsteigend 'Junior – Medior – Senior'.

Das Funktionshaus hilft auch bei der Bestimmung der Gehaltsstruktur Ihrer Organisation. Funktionsebenen und Funktionsfamilien werden nämlich oft mit Gehaltsstufen verknüpft, um Konsistenz und Transparenz bei der Festlegung von Gehaltsniveaus zu gewährleisten.

👉 Suchen Sie eine Übersicht über alle Fähigkeiten und Kompetenzen in Ihrer Organisation? Diese erstellen Sie in einer Skills- oder Kompetenzmatrix

Wie die übersichtliche Struktur zeigt: Ein Funktionshaus schafft Klarheit. Das gilt nicht nur für Sie als HR, sondern bei guter Einrichtung für alle in der Organisation.

Ein gut aufgebautes Funktionshaus können Sie für folgende Zwecke nutzen:

• Sie schaffen Klarheit über die Erwartungen an Mitarbeiter in einer bestimmten Funktion.
• Recruiting: Mit den Stellenprofilen kartieren Sie benötigte Kenntnisse und Fähigkeiten.
• Transparenz bei der Vergütung durch Verknüpfung von Gehaltsbändern mit Funktionsniveaus.
• Beurteilung der Leistung: Ein Stellenprofil bildet die Basis für die Leistungsbewertung.
• Entwicklung und Aufstiegsmöglichkeiten durch Karrierewege.

So erhalten Sie auch Einblick in Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber möglicherweise noch nicht im richtigen Stellenprofil enthalten sind.

Dann beginnen Sie mit dem Clustern von Funktionen zu einem Funktionshaus: Sie gruppieren Funktionen in Familien oder Gruppen.

Normalerweise entsprechen diese Funktionsfamilien den Abteilungen in Ihrer Organisation.

Anschließend legen Sie die Niveaus fest, auf denen Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter messen möchten.

Bei Learned verwenden wir die 4 Niveaus der TMA-Methode:

1. Generisch: Grundfähigkeiten, die jeder in der Organisation beherrschen muss.
2. Operationell: Fähigkeiten für die erfolgreiche Ausführung täglicher Aufgaben.
3. Taktisches Niveau: Fähigkeiten zur Koordination und Führung von Teams oder Projekten.
4. Strategisch: Fähigkeiten zur Bestimmung des Organisationskurses.

Dies ist der erste Schritt zur Erstellung von Stellenprofilen: Wir empfehlen immer, die 'Passung' mit Ihren Kernwerten in ein Stellenprofil aufzunehmen.

Sie erfassen nun alle benötigten Kompetenzen, eine Kombination aus Soft Skills und technischen Fähigkeiten:

• Die benötigten Kompetenzen (Soft Skills)
• Die technischen Fähigkeiten (Hard Skills)
• Das gewünschte Niveau, ausgedrückt in Verhaltensbeschreibungen

Dann ist es Zeit, die Ziele oder KPIs (Key Performance Indicators) festzulegen.

In einem modernen Stellenprofil erfassen Sie mehr als nur eine Aufgabenbeschreibung, sondern betrachten auch die konkret messbaren Kriterien.

Die eigentliche Arbeit: Jetzt kombinieren Sie alle Informationen über Stellenprofile – Werte, Skills, Kompetenzen und KPIs – mit den Informationen über Funktionsfamilien und -niveaus.

• Stellenprofile einfach mit Managern und Mitarbeitern teilen
• Funktionshaus leicht anpassen und aktuell halten
• Anforderungen vergleichbarer Funktionen einfach vergleichen
• Einfach Karrierewege erstellen

Natürlich ist HR an der Erstellung von Stellenprofilen beteiligt, aber stellen Sie sicher, dass Sie auch Feedback von den Mitarbeitern sammeln, die die Funktionen ausführen.

• Erkennen sich Mitarbeiter in den Skills und Kompetenzen ihres Stellenprofils wieder?
• Welche Ziele und KPIs sind für Manager für den Teamerfolg wichtig?
• Stimmen die Niveaus, oder fehlen vielleicht Funktionen?

Nutzen Sie Ihr Funktionshaus für Performance Management – oder: um internes Wachstum und Entwicklung zu fördern.

Damit steigern Sie die Motivation der Mitarbeiter, halten alle engagiert und verhindern Abwanderung! Denn für den modernen Arbeitnehmer ist das Wissen, wie man sich im Job entwickeln kann, einer der wichtigsten Gründe, in einem Unternehmen zu bleiben.

👉 Entdecken Sie hier mehr Vorteile des Performance Managements zur Mitarbeiterbindung

Das Wichtigste zum Merken? Wenn Sie wirklich Mehrwert in Ihren HR-Prozessen schaffen wollen, integrieren Sie ein Funktionshaus in Ihren HR-Zyklus.

Das tun Sie, indem Sie die Skills, Kompetenzen und KPIs aus Stellenprofilen als Basis für Ihren Gesprächszyklus und Bewertungsprozess nutzen.

• Indem Sie in jedem Gespräch zwischen Manager und Mitarbeiter die Kompetenzen und KPIs aus dem Stellenprofil zurückkommen lassen, basieren Sie Feedback und Bewertungen auf messbaren Ergebnissen.
• Sie machen Ihren Performance Management-Zyklus objektiv.