Terug

Functioneringsgesprek voorbereiden: Concrete stappen en tips

door Danique Geskus | mrt 20, 2024

Het functioneringsgesprek voorbereiden is een cruciaal onderdeel van het beoordelingsproces binnen veel organisaties. Het biedt zowel werknemers als werkgevers de mogelijkheid om de prestaties, doelstellingen en ontwikkelingsbehoeften van de werknemer te bespreken. Het voorbereiden op een functioneringsgesprek is essentieel om het meeste uit deze gelegenheid te halen en effectief te communiceren. In dit blog zullen we concrete stappen en tips bespreken om een functioneringsgesprek voor te bereiden en met vertrouwen te voeren.

Gelijk aan de slag met het functioneringsgesprek? Download hier onze gratis template ‘functioneringsgesprek nieuwe stijl’.

 

Het belang van het voorbereiden van het functioneringsgesprek

Een goed voorbereid functioneringsgesprek kan het verschil maken tussen een sterke dialoog die de groei en ontwikkeling van de werknemer bevordert en een oppervlakkige uitwisseling van feedback. Door voorafgaand aan het gesprek tijd te besteden aan zelfreflectie, het verzamelen van relevante informatie en het vaststellen van doelen, kun je ervoor zorgen dat het gesprek productief verloopt.

 

Concrete voorbereidingsstappen

Voor werkgevers

1. Beoordeling van prestaties: Neem de tijd om de prestaties van de werknemer objectief te beoordelen. Ga na of de werknemer de gestelde doelen heeft behaald en hoe zijn of haar prestaties zich verhouden tot de verwachtingen van het bedrijf.

2. Feedback verzamelen: Verzamel feedback van collega’s, andere leidinggevenden en eventueel klanten of cliënten over de prestaties van de werknemer. Dit helpt om een volledig beeld te krijgen van de sterke punten en ontwikkelingsbehoeften van de werknemer.

3. Ontwikkelingsmogelijkheden identificeren: Identificeer mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en groei van de werknemer binnen het bedrijf. Bespreek deze mogelijkheden tijdens het functioneringsgesprek en stel concrete actieplannen op om de ontwikkeling te ondersteunen.

4. Documentatie voorbereiden: Verzamel relevante documentatie, zoals prestatiebeoordelingen, trainingsschema’s en feedback van collega’s, om het functioneringsgesprek te ondersteunen. Zorg ervoor dat je deze documenten georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk hebt tijdens het gesprek.

5. Open communicatie bevorderen: Zorg ervoor dat het functioneringsgesprek een open en eerlijke dialoog faciliteert tussen jou en de werknemer. Moedig de werknemer aan om zijn of haar gedachten, zorgen en doelen te delen, en bied constructieve feedback en ondersteuning waar nodig.

Voor werknemers

1. Zelfevaluatie: Neem de tijd om je eigen prestaties eerlijk te evalueren. Identificeer je sterke punten, gebieden waar je verbeteringen kunt aanbrengen en eventuele obstakels die je hebt ondervonden. Denk na over specifieke voorbeelden die je evaluatie ondersteunen.

2. Doelstellingen stellen: Ga na of je de doelstellingen hebt behaald die zijn vastgesteld tijdens eerdere functioneringsgesprekken of jaarlijkse evaluaties. Formuleer nieuwe doelstellingen voor de komende periode en bedenk hoe je deze kunt bereiken.

3. Feedback verzamelen: Verzamel feedback van collega’s, leidinggevenden en eventueel klanten of cliënten. Dit kan helpen om een compleet beeld te krijgen van je prestaties en om eventuele blinde vlekken te identificeren.

4. Documentatie voorbereiden: Verzamel relevante documentatie, zoals projectverslagen, prestatiebeoordelingen, trainingscertificaten en andere documenten die je prestaties ondersteunen. Zorg ervoor dat je deze documenten georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk hebt voor het gesprek.

5. Vragen voorbereiden: Denk na over vragen die je aan je leidinggevende wilt stellen tijdens het gesprek. Dit kunnen vragen zijn over je ontwikkelingstraject, kansen binnen het bedrijf of feedback op specifieke projecten.

 

 

Tips voor het functioneringsgesprek voorbereiden

1.  Begin op tijd: Geef jezelf voldoende tijd om je voor te bereiden op het functioneringsgesprek. Wacht niet tot het laatste moment, maar plan tijdig zodat je rustig kunt reflecteren en alle benodigde documentatie kunt verzamelen.

2. Wees eerlijk en open: Zowel werkgevers als werknemers moeten eerlijk en open zijn tijdens het functioneringsgesprek. Wees bereid om zowel successen als uitdagingen te bespreken en sta open voor constructieve feedback.

3. Luister actief: Luister aandachtig naar de standpunten en feedback van de andere partij. Stel verduidelijkende vragen en toon oprechte interesse in elkaars perspectief.

4. Focus op oplossingen: In plaats van alleen te wijzen op problemen, richt je op het vinden van oplossingen en het stellen van concrete actieplannen om eventuele uitdagingen aan te pakken en doelstellingen te bereiken.

5. Stel realistische doelen: Zowel werkgevers als werknemers moeten realistische doelen stellen die haalbaar zijn binnen een bepaalde periode. Wees specifiek en meetbaar bij het formuleren van doelstellingen om de voortgang effectief te kunnen volgen.

 

Door deze concrete stappen en tips te volgen, kunnen zowel werkgevers als werknemers effectief het functioneringsgesprek voorbereiden en een sterke dialoog over prestaties, doelstellingen en ontwikkelingsbehoeften faciliteren.

Hoe Learned kan helpen bij het functioneringsgesprek voorbereiden

Vanuit Learned adviseren wij onze klanten ook om te streven naar een continue dialoog. Door als manager doorlopend met je medewerkers in gesprek te gaan zien wij dat medewerkers beter weten hoe zij kunnen bijdragen aan de organisatie en actiever aan de slag gaan met hun ontwikkeling. Learned kan je hierbij helpen door de transitie van onderbuikgevoel naar data driven evaluaties te ondersteunen. Hierdoor krijg je realtime inzicht in de prestaties van je medewerkers en voorkom je verloop. Probeer Learned nu 14 dagen gratis.Een medewerker die een 7 krijgt als score voor performance review cycle in het Learned UI

Gratis downloads

Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties

Additional Resource

All resources >

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen