Terug

10 vragen voor een constructief en modern functioneringsgesprek

door Danique Geskus | sep 15, 2023

Inhalt
Inhoud
Contents

Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties

Traditioneel gezien bespreek je tijdens het functioneringsgesprek enkel de prestaties en voortgang van de medewerker van het afgelopen (half) jaar. Deze manier van beoordelen geeft inzicht vanuit één aspect en geeft daardoor geen volledig beeld. Het functioneren van een medewerker is namelijk van veel meer zaken afhankelijk. Wij raden dan aan ook om de HR-cyclus uit te breiden met het moderne functioneringsgesprek zodat er een volledige representatie ontstaat van (de prestaties van) de medewerker. We hebben 10 functioneringsgesprek vragen opgesteld.

Liever gelijk aan de slag met het functioneringsgesprek? Download dan onze gratis template!

 

Wat is een modern functioneringsgesprek?

Het uitgangspunt van het moderne functioneringsgesprek is dat er meerdere onderwerpen worden besproken. De medewerker krijgt de ruimte om niet alleen de eigen prestaties te evalueren maar ook feedback te geven op het functioneren van de leidinggevende en het team. Deze feedback methode noemen we 360 ⁰ feedback.

Door deze 360 graden feedback methode toe te passen komen alle belangrijke aspecten voor een constructief en opbouwend ontwikkelgesprek aan bod. Tijdens zo’n modern evaluatiegesprek kan het gaan over het werkgeluk, knelpunten voor het behalen van gestelde doelen, de mogelijke oplossingen hiervoor, de werkomstandigheden en bijvoorbeeld toekomst- en carrièreplannen.

Verschillende gesprekken

Het verschil tussen het ontwikkelgesprek, evaluatiegesprek, functioneringsgesprek en het voortgangsgesprek kan soms subtiel zijn, aangezien de terminologie in verschillende organisaties en contexten kan verschillen. Over het algemeen kunnen ze echter als volgt worden onderscheiden:

 

a) Ontwikkelgesprek:

Dit gesprek richt zich op de ontwikkeling van de medewerker, inclusief hun sterke punten, ontwikkelingsbehoeften, carrièredoelen en mogelijke opleidings- of trainingsbehoeften. Het doel is om een plan op te stellen om de vaardigheden en capaciteiten van de medewerker te verbeteren en hun loopbaanontwikkeling te ondersteunen.

 

b) Evaluatiegesprek:

In een evaluatiegesprek wordt het algehele functioneren van de medewerker beoordeeld, meestal over een bepaalde periode, zoals een jaar. Dit kan onder meer prestaties, doelstellingen, competenties, gedrag en bijdragen aan de organisatie omvatten. Het doel is om feedback te geven en eventuele beloningen of ontwikkelingsplannen te bespreken op basis van de beoordeling.

 

c) Functioneringsgesprek:

Dit type gesprek richt zich op het bespreken van het functioneren van de medewerker op de werkvloer, inclusief prestaties, samenwerking, werkgeluk en eventuele knelpunten of uitdagingen. Het doel is om een open dialoog te voeren tussen de medewerker en de leidinggevende om het functioneren te verbeteren en de werkomgeving te optimaliseren.

 

d) Voortgangsgesprek:

Dit gesprek is gericht op het volgen van de voortgang van projecten, taken of doelstellingen van de medewerker. Het kan regelmatig plaatsvinden om te controleren of de medewerker op schema ligt, eventuele problemen aan te pakken en aanpassingen aan te brengen indien nodig. Het doel is om de voortgang te bewaken en te waarborgen dat doelstellingen worden behaald.

 

De inhoud van het moderne functioneringsgesprek

Dit moderne functioneringsgesprek draait dus vooral om het geven en ontvangen van feedback. Tijdens het geven van feedback zijn een aantal zaken van belang:

  • Wees voorbereid
  • Zorg voor concrete voorbeelden
  • Een goede balans tussen positieve en negatieve feedback is key
  • Blijf zakelijk en houd emotie buiten het gesprek

Gebruik bijvoorbeeld de 4G feedback-methode om een constructieve feedback cultuur te creëren. Met deze methode zorg je voor een open gesprek waarin de medewerker ook feedback terug durft te geven. Door concrete vragen te stellen tijdens het functioneringsgesprek wordt de medewerker uitgedaagd om zijn of haar functioneren in het juiste perspectief te bekijken.

 

Learned faciliteert objectieve evaluaties. Door meerdere meetmomenten per jaar te creëren op basis van verschillende thema’s – bijvoorbeeld: de fit met je cultuur en het behalen van de doelen, krijg je objectief inzicht in je low- en high performers.

functioneringsgesprek vragen onderbouwen met learned software

Toelichting: In iedere evaluatie wordt inzichtelijk hoe de medewerker scoort op de verschillende thema’s.

 

10 concrete vragen om te stellen tijdens een modern functioneringsgesprek

Welke vragen zorgen er nu voor dat je een soepel en transparant ontwikkelgesprek creëert? Learned hanteert 5 thema’s die de leidraad vormen binnen het platform voor het verbeteren van de HR cyclus. Per thema zijn dit de beste functioneringsgesprek vragen om te stellen:

Werkplezier

1. Hoe heb je de werkdruk in de afgelopen periode ervaren?

2. Wat waren voor jou de meeste inspirerende projecten/werkzaamheden waar je het meeste energie van kreeg?

Prestatie

3. Wat zijn 3 voorbeelden van realisaties waar je trots op bent?

4. Wat waren de grootste belemmerende factoren voor je leerdoelen en hoe heb heb je deze opgelost?

Ontwikkeling

5. Welk talent wil je verder ontwikkelen in de komende periode?

6. Welke nieuwe vaardigheden wil je de komende periode leren?

Leerdoelen

7. Wat zijn je drie grootste leerdoelen van de afgelopen periode en heb je die behaald?

8. Blijven je leerdoelen voor de aankomende periode hetzelfde?

Continue verbetering

9. Wat zou je graag verbeterd zien binnen [naam bedrijf] en hoe?

10. Omschrijf de samenwerking met je leidinggevende/team/directe collega in 3 woorden en geef aan op welke vlakken de samenwerking verbeterd kan worden.

Deze voorbeeldvragen en nog méér praktische tips vind je in het template functioneringsgesprek dat Learned heeft ontwikkeld voor het verbeteren van de HR cyclus.

 

Een score geven of alleen een opmerking?

Hoe wordt zo’n modern functioneringsgesprek nu opbouwend beoordeeld? Door alleen een opmerking toe te voegen wordt er geen waarde aan het specifieke onderdeel toegekend. Zeker wanneer er ruimte is voor interpretatie binnen een opmerking. Het toevoegen van een score, in de vorm van een waardering (onvoldoende/matig/voldoende/goed/zeer goed) of cijfer (bijv 0-5), geeft richting aan de feedback.

Het voordeel van een concrete score is dat je aan het einde van het gesprek een totaal waardering kunt geven. Hiermee geef je aan op welke manier de medewerker functioneert volgens de gestelde doelen of het functieprofiel. Op die manier kun je resultaten meten over tijd. Na één jaar en meerdere ontwikkelgesprekken kun je dus het verloop van de resultaten zien. Zo heb je een overzicht aan het einde van het jaar dat bestaat uit zowel kwalitatieve als kwantitatieve data die je kunt gebruiken bij een mogelijke verhoging in het salaris.

 

Voorbeeld van een modern functioneringsgesprek bij PostNL

Uit een recent onderzoek, uitgevoerd door PostNL, over de toegevoegde waarde van moderne functioneringsgesprekken voor postbezorgers, geeft maar liefst 77% van de ondervraagden aan dat de werkmotivatie is gestegen door het voeren van functioneringsgesprekken. Bovendien, door hierbij te werken met software die handige tools aanbiedt voor het voeren van het moderne functioneringsgesprek, werd de workload van het voeren van deze gesprekken voor de teamleiders enorm verlaagd.

Martin Hendriks, adviseur HR informatie: “We zijn gaan analyseren waardoor dat kwam en kwamen tot drie draaiknoppen: het moderne functioneringsgesprek moest als zinvol worden ervaren, de postbezorgers moesten bruikbare tips krijgen van hun teamleiders en het gesprek moest overeenkomen met de verwachtingen die de postbezorgers vooraf hadden. De voornaamste variabele was met wie ze het gesprek hadden gehad. De rol van de teamleider was cruciaal.”

 

Het resultaat van een continue dialoog

Werkt dit ook echt? Uit het gebruikersonderzoek van klanten van Learned (Q3 2021) geeft 78% van de ondervraagden aan dat de gesprekken waardevoller zijn geworden door het gebruik van het platform van Learned. 82% van de gebruikers geeft aan meer inzicht te hebben gekregen in competenties en skills die verder doorontwikkeld konden worden. Dit zorgt op alle vlakken dus voor meer werkgeluk en betere prestaties.

Ben je benieuwd hoe je het werkgeluk en de prestaties van de medewerkers in jouw organisatie kunt verhogen? Bekijk de demo van het Learned-platform of maak een gratis proefaccount aan.

 

FAQ

Hoe verschilt een modern functioneringsgesprek van een traditioneel functioneringsgesprek?

Een modern functioneringsgesprek verschilt van een traditioneel functioneringsgesprek doordat het meerdere onderwerpen bespreekt, zoals de prestaties van de medewerker, feedback op het functioneren van de leidinggevende en het team, werkgeluk, knelpunten voor het behalen van doelen, oplossingen hiervoor, werkomstandigheden en toekomst- en carrièreplannen.

 

Hoe kan 360-graden feedback worden geïmplementeerd in een functioneringsgesprek en wat zijn de voordelen hiervan?

360-graden feedback kan worden geïmplementeerd door alle belangrijke aspecten van het functioneren van een medewerker aan bod te laten komen. Dit omvat feedback van verschillende bronnen, zoals collega’s, leidinggevenden en directe rapporten. De voordelen hiervan zijn dat het een vollediger beeld geeft van het functioneren van de medewerker en dat het de ontwikkeling en groei bevordert door verschillende perspectieven te integreren.

 

Welke rol spelen concrete scores of waarderingen tijdens een modern functioneringsgesprek en hoe worden deze toegekend?

Tijdens een modern functioneringsgesprek kun je concrete scores of waarderingen toekennen om richting te geven aan de feedback. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een waardering (onvoldoende/matig/voldoende/goed/zeer goed) of een cijfer (bijvoorbeeld 0-5). Het voordeel van deze scores is dat ze aan het einde van het gesprek een totaalwaardering geven, waarmee het functioneren van de medewerker volgens de doelen of het functieprofiel kan worden gemeten en gevolgd. Dit biedt een overzicht van zowel kwalitatieve als kwantitatieve data die kan worden gebruikt bij bijvoorbeeld salarisverhogingen.

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen