fbpx

Het planningsgesprek voorbereiden: tips en voorbeelden

Elise Groenendaal

– 8 minuten leestijd
Focus op groei en ontwikkeling in het beoordelingsgesprek met Het Nieuwe Beoordelen

Het planningsgesprek, ook wel het doelstellingengesprek genoemd, vindt plaats aan de start van de traditionele HR-cyclus. In het planningsgesprek wordt bepaald wat de doelen voor de aankomende periode worden. Toch heeft een kwart van de medewerkers geen idee hoe zij kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Hoe zorg je ervoor dat de doelstellingen op elkaar aansluiten?

In deze blog lees je wat het planningsgesprek inhoudt, wat de voor-en nadelen zijn van het planningsgesprek en hoe je concrete doelen kunt stellen. We geven je praktische tips voor zowel de leidinggevende als de medewerker om het planningsgesprek goed voor te bereiden en om de medewerker meer verantwoordelijkheid te geven. Leer o.a. hoe je het planningsgesprek kunt vernieuwen en bestendig kunt maken voor de snel veranderende markt met de voorbeeldvragen voor het planningsgesprek. ingsgesprek te vernieuwen, waarbij de focus ligt op groei en ontwikkeling van de medewerker.

Wat is het planningsgesprek?

Het planningsgesprek is het eerste officiële gesprek in de traditionele HR-cyclus, welke bestaat uit het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Het gesprek wordt ook wel het ‘doelstellingengesprek’ genoemd, omdat de leidinggevende samen met de medewerker in dit gesprek bepaalt wat de doelstellingen voor de aankomende periode worden. Beide partijen spreken hierbij hun verwachtingen uit en daarna worden de doelen vastgelegd. Op een ander moment, zoals later in het functionerings- of beoordelingsgesprek, wordt hier op teruggeblikt. Het type organisatie is bepalend voor de soort doelen die opgesteld worden, maar de meest besproken onderwerpen tijdens het planningsgesprek zijn: ontwikkeldoelen voor de medewerker en doelen die bedrijfsresultaten opleveren. Er bijvoorbeeld vragen met de medewerker besproken in het planningsgesprek zoals: welke kernwaarden, competenties of skills zou je willen ontwikkelen? Of hoe kun je bijdragen aan de organisatie- en teamdoelen?

Download gratis: "Het planningsgesprek formulier"

Best practices & voorbeelden

Planningsgesprek

    Trends in de markt

    Het planningsgesprek wordt gezien als het startpunt van de traditionele HR-cyclus. En hoewel 95% van de managers aangeeft niet tevreden te zijn met de traditionele gesprekscyclus (CEB, 2015), toch hoeft dat niet te betekenen dat je als HR-professional het planningsgesprek uit deze cyclus volledig moet afschaffen. Zodra er namelijk gesprekken uit de HR-cyclus afgeschaft worden, verdwijnt de structuur waar veel managers baat bij hebben. Dit resulteert in tot wel 14% lagere kwaliteit van de overige gesprekken. Medewerkers worden hiermee aan hun lot overgelaten en de productiviteit wordt verlaagd met 10% (Gartner, 2018).

    Ruimte voor groei in het planningsgesprek

    Toch zijn er nog een hoop groeimogelijkheden. Zowel het bedrijf als de medewerker hebben concrete doelen nodig om na te kunnen streven. Dit zorgt voor een gezamenlijke focus en een juiste verwachting.  

    Vier redenen om de doelen van je bedrijf te communiceren met je medewerker vóór het planningsgesprek: 

    • Een kwart van de medewerkers (25%) heeft geen idee wat de bedrijfsdoelen zijn en hoe zij hieraan kunnen bijdragen (Protime);

    • Slechts 13% van de medewerkers vindt dat het leiderschap van hun organisatie effectief communiceert met de rest van de organisatie (Gallup, 2017);

    • Millennials hechten veel waarde aan het werken voor een bedrijf met een visie en zij willen inzien hoe zij hieraan kunnen bijdragen (Gallup, 2016);

    • Als werknemers hun doelen kunnen koppelen aan de doelen van de organisatie hebben 3,5 keer meer kans om betrokken te zijn met de organisatie (Gallup, 2019).

    Snel veranderende markt en het planningsgesprek

    De markt verandert snel. Bedrijfsdoelen kunnen daarom voortdurend aangepast worden en hierdoor kan het moeilijk zijn om jaardoelen voor de medewerker op te stellen tijdens het planningsgesprek. Toch is het wel belangrijk om de ontwikkeling van zowel de organisatie als de medewerker in de gaten te houden, want 85% van de bedrijven verwacht binnen 3 jaar een skills tekort te hebben (WEF, 2020). Door de frequentie van de gesprekken te verhogen, kunnen er realistischere doelen gesteld worden voor een kortere periode en kan er ook eerder resultaat behaald worden. Dit zie je ook terug in de trend van de agile* methode waar veel bedrijven nu mee werken. Een uitstekende manier om bedrijfsdoelen door te vertalen naar medewerkers doelen zijn OKR’s.

    *Agile = wendbaar en flexibel organiseren. De organisatie is ervan bewust dat omstandigheden snel veranderen. 

    Een kwart van de medewerkers heeft geen idee hoe ze aan de bedrijfsdoelen kunnen bijdragen

    Voorbeeld: vernieuwd planningsgesprek

    Het planningsgesprek zou je kunnen combineren met het eindejaarsgesprek, zodat je alvast doelen opstelt voor de aankomende periode. Maar door een vervolggesprek in te plannen, kun je met elkaar de verwachtingen voor de komende periode afstemmen. Nog beter: ga vaker in gesprek om de doelen in de gaten te houden of om ze bij te stellen. De gespreksmethode van Het Goede Gesprek is hiervoor zeer geschikt. Deze vindt normaliter vier keer per jaar plaats, waardoor doelen voortdurend geëvalueerd en bijgesteld kunnen worden. Dit maakt dat, samen met de veranderingen in de markt en het bedrijf, de doelen voor de medewerker realistisch blijven. Omdat het gesprek meerdere keren per jaar gevoerd wordt, is er ook ruimte om de ontwikkeling en groei van de medewerker te bespreken. Bij Learned maken we bijvoorbeeld onderscheid tussen leerdoelen (van de medewerker) en zakelijke doelen (die gericht zijn op bedrijfsresultaten). De gestelde doelstellingen kunnen op de korte termijn met tussentijdse gesprekken gemonitord worden.

    Inspiratie nodig voor het planningsgesprek? Download het voorbeeldformulier met voorbeeldvragen en tips voor de manager en medewerker.

    Download gratis: "Het planningsgesprek formulier"

    Best practices & voorbeelden

    Planningsgesprek

      Hoe maak je concrete doelen in het planningsgesprek?

      Voordat je doelstellingen gaat opstellen in het planningsgesprek, is het verstandig om allereerst te achterhalen wat de medewerker leuk vindt, goed kan of waar hij of zij energie van krijgt. De kans dat de doelen dan behaald worden, is veel groter. Werknemers die namelijk in de afgelopen zes maanden met hun manager spraken over hun doelen en successen hebben 2,8 keer een grotere kans om betrokken te zijn dan andere werknemers (Gallup, 2020).

      De doelstellingen voor het planningsgesprek kun je het beste volgens het SMART-model of door middel van de OKR-methode opstellen. Want door het doel zo concreet mogelijk te maken, wordt er goed duidelijk wat de verwachte resultaten zijn die in latere gesprekken, zoals bijvoorbeeld het voortgangs-, functionerings- of Het Goede Gesprek, worden besproken.

      SMART-model

      SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Een doel die voldoet aan alle SMART-punten is concreet genoeg om mee aan het werk te gaan en heeft een duidelijk eindpunt. Dat betekent dat deze doelen voldoende structuur geven om te evalueren in alle volgende gesprekken. Bijvoorbeeld in het eindejaarsgesprek waarin de skills en competenties van de medewerker besproken worden.

      Voorbeeld SMART-doel: “Ik wil minimaal 3 afspraken per week via LinkedIn voor eind maart.”

      Tip 1: evalueer tijdens het eindejaarsgesprek het gestelde SMART-doel uit het planningsgesprek met de skills en competenties. Door hierop terug te kijken, kan dit nieuwe input en inspiratie geven. 

      Tip 2: stel de medewerker subtiele vragen alvorens het planningsgesprek om het gedachteproces van de medewerker alvast op gang te brengen.

      OKR-methode 

      OKR staat voor de Engelse termen: Objective and Key Results. De methode wordt bepaald door twee belangrijke factoren: doelstellingen en de belangrijkste resultaten. De doelstellingen zijn bedoeld om de organisatie te motiveren en te inspireren en ze moeten herkenbaar, realistisch en kort zijn. Simpelweg iedereen in de organisatie moet ze kunnen begrijpen. De belangrijkste resultaten vertellen wat er gedaan is om tot de doelstellingen te komen en wat er nog moet gebeuren. Net als de doelstellingen moeten de resultaten ook kort en krachtig zijn. Een goede maatstaaf om te hebben, zijn ongeveer twee tot vijf meetbare en transparante belangrijke resultaten voor elke doelstelling. Zelfs een minimaal gebruik van OKR’s leidt tot hogere prestatieniveaus. Dat bleek bijvoorbeeld uit de verkoop van Sears Holdings. Toen zij OKR’s gebruikten, verkochten ze per uur tot wel 8,5% meer! 

      Toen Sears Holdings OKR’s gebruikten, verkochten ze tot wel 8,5% meer

      Cascading goals

      Cascading goals staat voor ‘trapsgewijze doelen’. Dit zijn doelen die worden vertaald van het ene niveau van de organisatie naar het volgende niveau. Bijvoorbeeld organisatiedoelen die worden doorvertaald naar teamdoelen en medewerkers doelen. Het doel van deze methode is om alle doelen op één lijn te krijgen en ervoor te zorgen dat de doelen aansluiten op de strategie van de organisatie. Op die manier weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht en kunnen de resultaten duidelijk worden gecommuniceerd. Dit voorkomt verwarring over wie er verantwoordelijk is voor het doel, wanneer deze bereikt moet worden en hoe deze wordt bereikt. Wij adviseren managers om duidelijk voor ogen te hebben wat de belangrijkste prioriteiten zijn van je team en organisatie, zodat je zakelijke doelen van de medewerkers hierop af kunt stemmen. 

      Vastleggen van doelstellingen in het planningsgesprek

      Het is belangrijk om de uitkomsten van het planningsgesprek schriftelijk vast te leggen met daarin de doelstellingen en actiepunten, zodat er in een volgend gesprek op geëvalueerd kan worden. Het is ook denkbaar om het verslag van het gesprek te laten ondertekenen door de medewerker en de leidinggevende.

      Leermiddelen na het planningsgesprek

      Uit het planningsgesprek kan naar voren komen dat de medewerker zich verder mag ontwikkelen, bijvoorbeeld d.m.v. training of scholing. Waar vind je dan de goede leermiddelen? En welke mogelijkheden zijn er allemaal?

      Online leerplatforms

      We geven je een aantal voorbeelden van online leerplatforms: Hoodhabitz, SkillsTown, Studytube, Newheroes en Lepaya. Bij Lepaya is er ook een vorm van hybride leren mogelijk. 

      Bij Learned bieden wij de online Academy aan in onze Learned software. Gebruikers kunnen hun eigen leeromgeving maken en deze linken naar externe trainingen (bijv. Studytube) of eigen materialen toevoegen (bijv. video presentaties). Hierin zijn leermodules toe te voegen met een add-on.

      Gebruiksonderzoek Learned HR-software - (Q3) 2021.
      • 8 op de 10 gebruikers vond het makkelijker om gesprekken voor te bereiden en te voeren;
      • 6 op de 10 gebruikers voert meer gesprekken;
      • 8 op de 10 gebruikers vindt de gesprekken waardevoller.

      6 tips om het planningsgesprek een boost te geven

      Hieronder volgen praktische oplossingen voor de meest voorkomende situaties waar  HR-afdelingen mee te maken krijgen: 

      1. Lang bezig om het planningsdocument (ondertekend) terug te krijgen?

      Maak gebruik van slimme software! Zonder software kunnen HR-teams soms maanden bezig om het proces tijdig af te maken. 

      2. Vinden managers het moeilijk om een goed planningsgesprek te voeren?

      Ondersteun managers bij het voeren van een goed gesprek d.m.v. training of een gestructureerd gespreksformulier. Zeker voor onervaren managers kan het lastig zijn om kwalitatieve en gestructureerde gesprekken te voeren zonder een duidelijk gespreksformulier. Met een formulier als leidraad kan het gemakkelijker zijn om SMART-doelen of OKR-doelen op te stellen.

      3. Zijn de opgestelde doelen van de medewerker niet in lijn met de organisatie?

      Zorg ervoor dat de organisatiedoelen duidelijk zijn alvorens de medewerkers doelen op te stellen. Maak deze doelen zichtbaar voor de medewerkers in de organisatie en stel daarna teamdoelen op die ervoor zorgen dat het organisatiedoel bereikt wordt. Zo is het voor de medewerker makkelijker om doelen te bedenken en is de impact van het werk inzichtelijker. Tip: laat de medewerker zelf ook doelen opstellen. 

      Het kan zijn dat er uit het gesprek komt dat de medewerker nog ergens in moet ontwikkelen. Learned biedt bijv. een carrièrepad aan waar competenties aan gelinkt zijn. De medewerkers doelen, of ook wel OKR’s genoemd, dragen bij aan de team- en organisatiedoelen.

      4. Wordt er geen opvolging gegeven aan de doelen?

      Gebruik software met automatische reminders. Voorkom dat PDF-verslagen worden opgeborgen en niet meer gebruikt worden. 

      5. Worden medewerkers onvoldoende uitgedaagd om zelf hun doelstellingen te definiëren?

      Plaats de medewerkers in de lead. Er heerst te vaak nog een top-down methodiek. Maar door de medewerker voorafgaand de onderstaande vragen te stellen, kun je meer focussen op de sterke punten van de medewerker.

      • Wat kan je goed? 
      • Wat geeft mij het grootste werkplezier? Wat doe ik het liefst in mijn werk? 
      • Wat wil je verder ontwikkelen? 

      Download voor meer vragen het voorbeeldformulier: vernieuwd planningsgesprek.

      6. Wordt er nauwelijks op de talenten en groei van de medewerkers gefocust?

      Zorg voor een gepersonaliseerd gespreksformulier. Door een uniek formulier te gebruiken, kunnen specifieke doelen, competenties en skills van de medewerker besproken worden. 

      Voorbeeld van een vernieuwd planningsgesprek

      Wil je het planningsgesprek meer structuur geven? Wij schreven voorbeeldvragen voor je uit in het voorbeeldformulier voor het planningsgesprek. In het formulier staan de best practices voor zakelijke doelen, leerdoelen en tips om doelen meetbaar en concreet te formuleren. 

      Ga aan de slag! Download het voorbeeldformulier voor een planningsgesprek in nieuwe stijl. 

      Het formulier bevat: 

      • 10+ voorbeeldvragen; 
      • best practices voor zakelijke- en leerdoelen;
      • tips voor de leidinggevende/manager;
      • tips voor de medewerker.

      Download gratis: "Het planningsgesprek formulier"

      Best practices & voorbeelden

      Planningsgesprek

        Learned

        Learned ontwikkelt sinds 2018 een Talent Management tool die bedrijven helpt een continue gesprekscyclus te implementeren. Uniek aan de Talent Management software van Learned zijn de ontwikkelgesprekken. Met behulp van Artificial Intelligence faciliteert het Talent Management systeem ontwikkelgesprekken op basis van de relevante skills & competenties voor de medewerker. Learned heeft al ruim 100.000 ontwikkelgesprekken eenvoudiger en effectiever gemaakt.

        Probeer Learned 14 dagen gratis

        Ontdek waarom Young Capital, Wortell en Mapiq Learned gebruiken om een continue gesprekscyclus te creëeren van moderne ontwikkelgesprekken, 1:1's, feedbackmomenten, en doelen check-ins.

        Great places to work trust Learned
        Learned performance management