De moderne HR-cyclus: dit is het en zo richt je het in

Steeds meer organisaties maken de overstap van een traditionele naar een moderne HR-cyclus. De gesprekscyclus van plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek is inmiddels verouderd, want je kunt je afvragen of je die gesprekken nog aansluiten op de moderne bedrijfsvoering. 

Misschien is het tijd om ook jouw HR-cyclus te moderniseren. Hier lees je hoe je dat doet: ontdek waar de moderne gesprekscyclus precies uit bestaat, waarom je die wilt vernieuwen, en hoe je jouw HR-cyclus op de moderne wijze inricht.

 

Ga je liever meteen aan de slag? 👉 Download onze gratis e-guide ‘Ontwerp zelf een moderne HR-cyclus in 5 stappen’.

 

Wat is een moderne HR cyclus?

 

Een HR-cyclus is de verzameling van alle formele en informele gespreksmomenten tussen medewerkers en hun leidinggevende over hun professionele doelen, ontwikkeling en carrière. Het bestaat dus uit alle gesprekken die voor HR de Performance Management vormen, en wordt ook wel de gesprekscyclus of POP-cyclus genoemd.

 

De traditionele HR-cyclus

Traditioneel gezien bestaat een HR-cyclus uit 3 onderdelen: een planningsgesprek, het functionerings- of voortgangsgesprek, en het beoordelingsgesprek. Het zijn allemaal formele gesprekken:

• • Planningsgesprek (meestal aan het begin van het jaar): doorvertalen van doelstellingen van de organisatie naar doelen voor afdelingen, teams en vervolgens voor de medewerker;
  • Functioneringsgesprek (halverwege het kalenderjaar): bespreken van de voortgang en de mate waarin de doelstellingen op dat moment zijn behaald;
  • Beoordelingsgesprek (aan het einde van het jaar): toetsen van de prestaties van een medewerker, en evalueren in welke mate de doelen zijn behaald. Vaak wordt ook gesproken over de beloning, zoals wel/geen salarisverhoging.

Sommige organisaties voegen daar een vierde gesprek aan toe:

• • Loopbaan- of ontwikkelgesprek (meestal één keer per jaar): het bespreken van de persoonlijke ontwikkeling en carrièredoelen van de medewerker, op de toekomst gericht

Je zou het belangrijkste doel van de traditionele gesprekscyclus kunnen zien als het bepalen van professionele doelen en prestaties.

En daarin zit ook meteen de reden dat de oude HR-cyclus aan vernieuwing toe is.

 

De moderne HR-cyclus

De 3 traditionele of formele gesprekken gaan uit van het perspectief van een organisatie en zijn eigenlijk eenrichtingsverkeer: de bedrijfsdoelen worden vertaald naar doelen voor een medewerker, en dan beoordeelt de manager of diegene genoeg vooruitgang heeft geboekt op die doelen. 

Kortom: er is weinig tot geen ruimte voor de persoonlijke ontwikkeling of feedback van medewerkers zelf. Daarom hebben veel bedrijven de afgelopen jaren hun HR-cyclus vernieuwd en een aantal gesprekken voor de input van de medewerker toegevoegd.

 

De moderne gesprekscyclus bestaat in elk geval uit deze 6 onderdelen:

1. Combineert de formele gesprekken (het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek) + het ontwikkelgesprek tot één gespreksvorm, het ‘Goede Gesprek’
2. Deze formele ‘Goede Gesprekken’ vinden 4 keer per jaar plaats
   
3. Daarnaast is er een continue dialoog met regelmatige 1:1 gesprekken tussen manager en medewerker (bijv. elke 2 of 4 weken)
   
4. Het is tweerichtingsverkeer: de medewerker geeft input
   
5. Toekomstgericht: alle gesprekken hebben tot doel evalueren én vooruitkijken
   
6. Ontwikkelgericht: er worden persoonlijke ontwikkeldoelen voor medewerkers opgesteld, die wel altijd een directe link hebben met de bedrijfsdoelen

Elke organisatie kan de gesprekken zo structureren als ze zelf het meest effectief vinden, en extra gespreksmomenten toevoegen waar nodig – zoals een tussentijds 1:1 gesprek, ontwikkelgesprek of extra feedbackmoment.

 

Een doorlopende dialoog als basis voor moderne gesprekken

Het grootste verschil tussen de moderne gesprekscyclus en de 3 traditionele gesprekken is dus: niet prestatiegericht is, maar gericht op ontwikkeling; en niet op basis van eenrichtingsverkeer, maar uitgaand van ‘dienend leiderschap’ waarbij medewerkers ook verantwoordelijkheid nemen voor hun ontwikkeling.

Dat komt door de uitgangspunten waarop de moderne gesprekscyclus gebaseerd is: 

• • Een continue dialoog
  • Het nieuwe beoordelen

De gesprekken in de vernieuwde HR-cyclus zijn niet meer slechts 3 of 4 vaste ‘meetmomenten’ per jaar, maar bestaan uit een continue dialoog: ze worden tussentijds aangevuld met informele 1:1 gesprekken. Daarin bespreken medewerkers hun voortgang op de doelen, successen en eventuele blokkades met hun leidinggevende.

En daarnaast wordt het doel van de 3-4 formelere gesprekken (zoals een voortgangs- of ontwikkelgesprek) niet alleen om stil te staan bij de groei, prestaties en verbeterpunten van een afgelopen periode, maar ook om vooruit te kijken – op basis van de principes van het Goede Gesprek:

– Welke bijdrage kan iemand de komende periode leveren aan de team- en organisatiedoelen?

– Welke competenties (zachte en harde skills) wil een medewerker verder ontwikkelen? En welke concrete initiatieven kan diegene daarvoor nemen?

 

Een tweede uitgangspunt voor de gesprekken in de moderne HR-cyclus is het Nieuwe Beoordelen. Dit model voor evalueren gaat uit van het ontwikkelen van talenten, vanuit de positieve psychologie. Ook hier staat een doorlopende dialoog centraal, en ligt de verantwoordelijkheid voor hun ontwikkeling en het behalen van doelen bij de medewerker zelf.

 

Waarom het nodig is om je gesprekscyclus te vernieuwen

Het belangrijkste onderdeel van de traditionele HR-cyclus, het beoordelingsgesprek, bestaat al sinds 1920 en werd ontwikkeld in het Amerikaanse leger. De opzet daarvoor stamt nog uit een tijd waarin één leidinggevende een groep werknemers moest ‘managen’ die ongeveer hetzelfde werk uitvoerden.

Maar inmiddels zijn de aard van ons werk en de arbeidsmarkt onomkeerbaar veranderd.

Er zijn niet voor niets veel organisaties die overwegen om het functioneringsgesprek af te schaffen: in de moderne wereld werkt de traditionele gesprekscyclus niet meer.

Dat zien we ook terug in de cijfers: meerdere onderzoeken laten zien dat medewerkers én managers niet meer tevreden zijn met de resultaten van het traditionele functioneringsgesprek. Slechts 1 op de 5 werknemers in de VS vindt hun functioneringsgesprek transparant en aanzetten tot beter presteren (Gallup 2024). En in 2015 gaf 95% van de managers in Nederland aan ontevreden te zijn met een jaarlijkse HR-cyclus (CEB).

 

De voordelen van een moderne gesprekscyclus:

• • Je bent flexibeler als organisatie: met een doorlopend gesprek en veel contactmomenten blijven doelen van werknemers relevant, omdat leidinggevenden die snel kunnen aanpassen als de organisatiedoelstellingen veranderen. Bovendien kun je meer sturen op digitale skills, innovatie en leren werken met nieuwe technologieën.

 

• • Werknemers worden meer betrokken bij hun doelen en ontwikkeling, wat ook goed is voor hun motivatie: 73% van de werknemers ervaart dankzij groeimogelijkheden meer tevredenheid over hun werk – blijkt uit onderzoek van Gallup.

 

• • Met mogelijkheden voor ontwikkeling behoud je ook meer mensen. Meer kans op professionele groei is de 3e reden waarom werknemers overwegen om hun baan op te zeggen (bron: Betterworks 2023). En volgens onderzoek van Linkedin verminder je dankzij een moderne gesprekscyclus het vertrek van medewerkers met 41%.

 

• • Zeker de jongere generaties behoud je makkelijker met moderne ontwikkelgesprekken: leren en ontwikkelen is één van de top 3 prioriteiten van millennials en Gen Z (bron: Deloitte 2024).

 

💡 Meer weten? Lees verder over de nadelen van het traditionele functioneringsgesprek

 

Ben je ook overtuigd van de voordelen van een moderne HR-cyclus?

Dan is de volgende stap het inrichten van een HR-cyclus precies voor jouw organisatie. Hoe je dat aanpakt, leggen we hieronder uit. 👇

 

5 tips om een moderne HR-cyclus in te richten

We delen de belangrijkste tips die wij zelf hanteren bij Learned om onze gesprekken modern in te richten. Deze structuur helpt ons om op de talenten van onze collega’s te focussen.

 

1. Bepaal de frequentie van je gesprekken in de HR-cyclus

Ga na hoe vaak een gesprek met je medewerkers nodig is.

Veranderen je organisatiedoelen vaak en snel? Dan is het slim om vier keer per jaar het Goede Gesprek te houden – met wekelijkse of maandelijkse 1-op-1 gesprekken voor opvolging. Zo kun je de medewerker tijdig bijsturen en de medewerkersdoelen aanpassen als dat nodig is:

 

Op vaste momenten: ‘Goede Gesprekken’ – stilstaan bij doelen, ontwikkeling en carrièremogelijkheden

• • tot 4 keer per jaar
  • combinatie van plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek
  • tussen medewerker en manager
  • beiden bereiden het gesprek goed voor
  • leidraad = bijbehorend (online) gespreksformulier met vragen en onderwerpen

 

Doorlopend: 1-op-1 gesprek – bespreken van vragen, feedback en vervolgstappen

• • continu, bijv. maandelijks of wekelijks
  • opvolging van het Goede Gesprek
  • tussen medewerker en manager/coach
  • doel = gericht op ontwikkeling: voortgang, prestaties tot dan toe, obstakels, verbeterpunten, tips en feedback

 

2. Geef managers een duidelijke structuur voor goede gesprekken

Wij adviseren om managers doorlopend in gesprek te laten gaan met medewerkers – en dan samen de huidige functie, het carrièreperspectief en de skills gap van de medewerker binnen de organisatie te bespreken.

Je kunt dat doen aan de hand van een standaard gespreksformulier, zoals voor een planningsgesprek, een 1-op-1 gesprek of een formulier voor een functioneringsgesprek. 

 

Tip! 💡 In het Learned-platform staan meer dan 10 gespreksformulieren die wij zelf ook gebruiken voor de gesprekken met onze medewerkers. Deze formulieren baseerden we op de best practices van Het Nieuwe Beoordelen en ze zijn gratis beschikbaar voor iedere gebruiker die als ‘coach’ staat aangemeld.

 

Voor de structuur van je formele gesprekken kun je deze volgorde aanhouden:

 

Gespreksstructuur deel 1: evalueren

Sta regelmatig stil bij de prestaties en ontwikkelingen van de medewerker in de afgelopen periode. Managers bespreken (1) successen en verbeterpunten tot dan toe; en (2) kijken vooruit naar competenties om verder te ontwikkelen.

 

1. Betrokkenheid

Doel: weten hoe iemand in de wedstrijd staat.

We starten het gesprek altijd met de zachte kant, want we willen weten of de medewerker met plezier naar het werk gaat, wat daar de redenen van zijn en wat we kunnen verbeteren.

 

2. Prestaties

Doel: waardering uitspreken of (mogelijke) problemen vroegtijdig oplossen, doelen scherp houden en successen vieren.

Nu we weten hoe iemand zich voelt, kijken we terug op de afgelopen periode. We evalueren doelen, resultaatafspraken of verantwoordelijkheden die voortkomen uit het functieprofiel van de medewerker.

 

3. Ontwikkeling, competenties en skills

Doel: talent ontdekken (d.m.v. analyse) en inzet op ontwikkeling bespreken.

We evalueren persoonlijke leerdoelen en ontwikkelafspraken. Deze zijn door de medewerker aan het begin van het kwartaal vastgelegd. Door hier vaker bij stil te staan, voeren we de geleerde punten door in de dagelijkse werkzaamheden.

We kijken naar het (gewenste) gedrag en het kennisniveau van de medewerker. Hiervoor gebruiken wij de benodigde competenties en skills uit het functieprofiel van deze medewerker. Zien wij bijvoorbeeld een verbetering van de skills door de leerdoelen waar hij/zij aan werkt? We willen niet alleen stilstaan bij waar iemand goed is, maar we kijken ook hoe we van een ‘7’ een ‘9’ kunnen maken.

 

Gespreksstructuur deel 2: vooruitkijken

Volgens de uitgangspunten van een moderne HR-cyclus bespreek je vervolgens de plannen en verwachtingen voor de toekomst. 

 

4. Doelen

Doel: zakelijke doelen bepalen

We kijken naar wat de medewerker in het aankomende kwartaal wilt bijdragen aan de groei van ons bedrijf. Denk aan bijvoorbeeld (nieuwe) verantwoordelijkheden die nodig zijn voor nieuwe projecten of KPI’s.

Deze vragen kunnen daarbij helpen:

• Welke bijdrage kan de medewerker in de komende periode leveren aan de team- en organisatiedoelen?
• Wat zou de medewerker nog willen ontwikkelen?
• Wat kan de medewerker doen om een stap dichterbij zijn of haar carrièrestap te komen?

 

5. Carrièrepad

Doel: achterhalen waar de medewerker naar toe wilt in zijn/haar carrière.

We vragen naar de ambitie van de medewerker. Wil de medewerker zich doorontwikkelen in de huidige rol met bijvoorbeeld extra verantwoordelijkheden of is men (op termijn) geïnteresseerd in een andere rol binnen Learned?

 

6. Ontwikkelafspraken

Doel: samen bepalen met welke nieuwe ontwikkeldoelen de medewerker aan de slag gaat.

We bekijken welke competenties en skills de medewerker nog verder kan ontwikkelen, zodat hij/zij nog beter kan presteren in de huidige rol of door kan groeien naar de toekomstige ambitie.

 

7. Feedback van medewerkers

Doel: gehoor geven aan feedback en verbeterpunten over de organisatie en functioneren van leidinggevende/manager.

Als laatste gaan we in gesprek over de feedback die de medewerker heeft voor de leidinggevende en wat hij/zij graag verbeterd ziet binnen ons bedrijf. Want ontwikkeling komt van twee kanten!

 

3. Bespreek (nog) geen arbeidsvoorwaarden

De gesprekken binnen een vernieuwde HR-cyclus gaan bewust niet in op de arbeidsvoorwaarden. In onze werkwijze staan de beoordelingen en de beloning namelijk los van elkaar. Uiteraard gebruik je de beoordelingen uit het Goede Gesprek als input voor het bepalen van de beloningen, maar deze zetten we niet in lijn met elkaar. 

Bij Learned betekent dit dat we onze HR-cyclus gebruiken voor de focus op ontwikkeling en niet direct inzetten om arbeidsvoorwaarden te bespreken. Daarvoor plannen we een apart gesprek in – namelijk aan het begin van een nieuw jaar (in januari), of een maand vóór een contractverlenging.

 

4. Gebruik 360°-graden feedback voor meer inzicht

Laat medewerkers voor het ontwikkelgesprek een vragenlijst invullen. Je kunt er ook voor kiezen om via 360 graden-feedback de input te vragen van collega’s of klanten. Op die manier krijgt de manager een rijker beeld van de prestaties en is het voor de medewerker een eerlijk proces. 

Deze feedback-formulieren integreerden wij in ons Learned-platform. Zo kunnen we met één formulier de antwoorden van de medewerker, de meningen van collega’s en de feedback van de manager opslaan.

 

5. Geef de gesprekken in de HR-cyclus opvolging

Bij Learned willen we meer feedbackmomenten creëren voor onze collega’s in de HR-cyclus, zodat we kunnen voortbouwen op de onderwerpen die besproken zijn in de ‘Goede Gesprekken’ – en zo onze doelen sneller halen. 

Hiervoor zetten we 1-op-1 gesprekken in die we wekelijks (of maandelijks) met elkaar voeren. We bespreken dan:

1. korte evaluatie van afgelopen periode
2. voortgang op de doelen (die we in het Goede Gesprek opgesteld hadden)
3. mogelijke blokkades in dagelijkse werkzaamheden

 

Zelf aan de slag: vernieuw je HR-cyclus in 5 stappen

 

Ben je overtuigd? Is het tijd om je (traditionele) HR-cyclus een update te geven? Ga dan aan de slag met onze e-guide ‘Ontwerp zelf een moderne HR-cyclus in 5 stappen’.

We geven je aanwijzingen, tips en allerlei voorbeeldvragen die je kunt gebruiken om een nieuwe cyclus te ontwerpen of te verbeteren.