Het functioneringsgesprek afschaffen, ja of nee: dat was de afgelopen jaren een belangrijk onderwerp van discussie in de HR-wereld. Wat zijn de redenen van kritiek op het traditionele functioneringsgesprek? En zijn er alleen maar nadelen? (Spoiler: nee). Lees hier waarom het beter is om je functioneringsgesprek te vernieuwen, in plaats van het volledig af te schaffen.
👉 Wil je meteen aan de slag? Zo moderniseer je jouw HR-gesprekscyclus
Waarom afschaffen? De nadelen van het traditionele functioneringsgesprek
Het traditionele functioneringsgesprek heeft de laatste tijd veel kritiek gekregen. Er gingen stemmen op om het af te schaffen of zelfs helemaal te stoppen met het beoordelen van werknemers.
Zowel medewerkers, managers als HR gaven aan dat het jaarlijkse functioneringsgesprek een ‘moetje’ was. Omdat het maar eens per jaar plaatsvond, kwam het volgens de critici niet overeen met daadwerkelijke prestaties gedurende het jaar, was het subjectief en was er te weinig ruimte voor de ontwikkeling van werknemers.
En als één functioneringsgesprek per jaar het enige gesprek is waaruit je HR-cyclus bestaat, dan is het inderdaad tijd om daar eens kritisch naar te kijken.
De redenen voor kritiek en de nadelen van het traditionele functioneringsgesprek zijn:
- Het functioneringsgesprek is maar beperkt effectief bij het verbeteren van de prestaties van medewerkers, omdat het bestaat uit een beoordeling achteraf. Met andere woorden – het is niet gericht op de toekomst en ontwikkeling.
- Veel medewerkers en managers vinden dat het traditionele functioneringsgesprek niet goed werkt: slechts 1 op de 5 medewerkers is het ermee eens dat hun beoordelingsgesprekken transparant en eerlijk zijn (Gallup 2024)
- Sommige organisaties stappen zelfs volledig af van beoordelen, omdat het klassieke beoordelingsgesprek vaak bestond uit één gesprek per jaar op basis van een vijfpuntsschaal. Dat kan als subjectief worden gezien, omdat het een momentopname is, vaak gebaseerd op de input van één manager.
💡 Benieuwd hoe je beoordelingen eerlijker én duidelijker kunt maken? Lees ook: Zo pak je objectieve Performance Management aan
Dat veel medewerkers ervaren hun beoordelingsgesprek als oneerlijk, blijkt ook uit onderzoek van organisatiepsycholoog Kilian Wawoe. De criteria en het proces op basis waarvan hun beoordeling tot stand kwam, waren niet duidelijk, niet objectief, en maar voor een klein deel te herleiden naar hun daadwerkelijke prestaties.
Zo’n subjectieve beoordeling kan een negatieve invloed hebben op de motivatie en betrokkenheid van medewerkers:
- Oneerlijkheid: medewerkers kunnen het gevoel hebben dat ze niet eerlijk worden beoordeeld, wat tot minder betrokkenheid kan leiden, lagere productiviteit en zelfs meer verloop.
- Onzekerheid en onduidelijkheid: als niet duidelijk is waarop een beoordeling is gebaseerd, kunnen medewerkers onzeker worden over de verwachtingen van hun rol en prestaties, en over hun eigen functioneren.
- Gebrek van controle: subjectieve beoordelingen kunnen medewerkers het gevoel geven dat ze geen controle hebben over hun prestaties en ontwikkeling, wat slecht is voor de motivatie en betrokkenheid.
- Minder gericht op ontwikkeling: een beoordeling die vooral gericht is op het verleden – en niet kijkt naar iemands groei gedurende een langere periode – kan minder motiverend zijn dan een beoordeling die gericht is op ontwikkeling en groei in de toekomst. Een subjectieve beoordeling kan de focus op ontwikkeling verminderen.
Al met al heeft het veel negatieve gevolgen voor je organisatie als medewerkers het beoordelingsproces subjectief, oneerlijk en demotiverend vinden.
Vergeleken met medewerkers die het beoordelingsproces wel als eerlijk zien, hebben ze zelfs een 2,5 keer hogere kans om op zoek te gaan naar een andere functie, volgens Betterworks.
Only 2 in 10 employees strongly agree that their performance is managed in a way that motivates them to do outstanding work.
– Gallup, ‘Re-engineering performance’ (2018)
Waarom vernieuwen beter is dan je functioneringsgesprek afschaffen
En toch zijn er – ondanks de kritiek op het traditionele functioneringsgesprek – wel veel voordelen aan het behouden van een minimum aantal gesprekken in je HR-cyclus. Als je tenminste de groei en ontwikkeling van medewerkers wilt stimuleren.
Uit onderzoek van Gartner bleek dat bedrijven die het gehele beoordelings- of functioneringsgesprek hebben afgeschaft een terugval zien in de betrokkenheid van medewerkers van 6%.
Dat komt door de essentie van een evaluatiegesprek.
Want of je het nu een ontwikkelgesprek, evaluatie- of functioneringsgesprek noemt – een gesprek tussen manager en medewerker biedt managers de gelegenheid om te coachen, feedback te geven en doelen te stellen. Zonder zo’n gesprek verliezen leidinggevenden een belangrijk middel om hun teams te begeleiden.
Dit zijn alle redenen waarom het volledig afschaffen van functioneringsgesprekken en prestatiebeoordelingen niet de beste oplossing is:
1. Bij vrijblijvendheid vinden gesprekken niet plaats
Heel simpel: als je evaluatiegesprekken niet verplicht maakt, is er in de waan van de dag altijd een andere prioriteit.
Waar je aandacht en een structuur aan geeft, daar wordt tijd voor gemaakt. Oftewel: een minimum aantal vaste gesprekken zorgt ervoor dat er ook daadwerkelijk evaluatie- en ontwikkelgesprekken plaatsvinden tussen managers en hun teamleden.
2. Slechtere kwaliteit van gesprekken
Door gesprekken uit je HR-cyclus te schrappen, neem je vaak ook de visie en structuur voor de inhoud van die gesprekken weg. Zowel managers als medewerkers krijgen minder handvatten voor goede gespreksonderwerpen voor een ontwikkelgesprek, of nuttige vragen voor feedback.
Uit onderzoek blijkt dat van de gesprekken die nog wel plaatsvinden de kwaliteit van de interactie tussen manager en medewerker met 14% afneemt.
3. Minder betrokken medewerkers
Evaluatiegesprekken zijn een belangrijke manier om medewerkers te betrekken bij hun ontwikkeling en prestaties. Als je de HR-cyclus modern inricht, hebben medewerkers bovendien invloed op de ontwikkeldoelen die ze samen met een manager stellen.
Zonder een cyclus met een minimum aantal gesprekken kan de betrokkenheid van medewerkers bij hun werk afnemen. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat 73% van de werknemers dankzij groeimogelijkheden meer tevredenheid over hun werk ervaart.
4. Minder doorgroei en ontwikkeling van medewerkers, hoger verloop
Als je helemaal geen tijd reserveert voor gesprekken, missen medewerkers essentiële feedback op hun voortgang op doelen, prestaties en ontwikkeling.
Zonder formele beoordelingen kan de ontwikkeling van medewerkers stagneren, waardoor ze minder gemotiveerd zijn én sneller op zoek gaan naar een andere baan. Meer doorgroeimogelijkheden en meer kans op professionele groei zijn de 2e en 3e reden waarom werknemers overwegen om hun baan op te zeggen (Betterworks 2023).
💡 Lees meer over de voordelen van sturen op professionele en persoonlijke ontwikkeling met Performance Management
5. Meer subjectiviteit, minder transparante beoordelingen
Een minimale HR-gesprekscyclus biedt een niveau van transparantie en gelijkheid in de manier waarop prestaties worden beoordeeld.
Zonder een aantal formele beoordelingsgesprekken kan het vertrouwen van medewerkers in hun leidinggevende en de organisatie als geheel afnemen. En andersom is volgens Betterworks de betrokkenheid van mensen die hun functioneringsgesprekken eerlijk vinden 14% hoger, en hun productiviteit tot 23% hoger.
6. Je mist belangrijke HR-data
Houd je de prestaties, voortgang op doelen en de professionele groei van mensen niet bij met een gesprek, dan bouw je ook geen documentatie op.
Bovendien mis je niet alleen data over de individuele prestaties van medewerkers, maar krijg je – op een hoger niveau – ook geen inzicht in welke afdelingen en medewerkers goed presteren.
Een gebrek aan data kan problematisch zijn als er bijvoorbeeld sprake is van disfunctioneren, maar managers en HR geen data hebben om een contractverlenging op te baseren. Daarnaast leveren beoordelingen waardevolle data op voor strategische personeelsopbouw, om je toekomstige personeelsbehoeften te bepalen en daarop te anticiperen met je HR-strategie.
Tip 💡 Je kunt de doelen, prestaties en ontwikkeling van medewerkers makkelijk bijhouden in een tool voor Performance Management
7. Geen inzicht in de beste (en minder) presterende medewerkers
Zonder enige vorm van beoordeling en data over prestaties is het moeilijk om te bepalen welke medewerkers bovengemiddeld presteren, en wie onderpresteert.
Dit maakt het lastig om gericht te investeren in de ontwikkeling en motivatie van medewerkers, laat staan in hoe je ze eerlijk beloont voor hun werk.
“Het klassieke performance management is uit de tijd. Aan het begin van het jaar stel je doelen op om deze vervolgens aan het einde van het jaar te evalueren. Dat systeem komt al uit 1920 en was toen nog heel meetbaar. Maar steeds meer organisaties komen tot de conclusie dat dit systeem niet langer past bij hun organisatie en stoppen volledig met bijvoorbeeld het functioneringsgesprek.” – Joost Kuijf, co-founder van Learned
De oplossing: modern, objectief Performance Management
Hoe zorg je er nu voor dat je functioneringsgesprekken behoudt, maar op zo’n manier vernieuwt dat ze wél effectief, objectief en motiverend zijn voor medewerkers?
De oplossing is Performance Management:
- vernieuwde HR-cyclus met een minimaal aantal verplichte gesprekken, en tussendoor doorlopende 1-op-1 gesprekken voor feedback tussen manager en medewerkers
- modern Performance Management op basis van objectieve beoordelingscriteria
Een aantal grote bedrijven zoals Microsoft, Deloitte en Accenture heeft inmiddels laten zien dat de nieuwe aanpak van modern prestatiemanagement werkt. Zo heeft adviesbureau Accenture de overstap gemaakt van een puur prestatiegerichte beoordelingsmethode naar een beoordeling die ook gedrag en vertrouwen meeneemt. Zij voeren het functioneringsgesprek op basis van feedback van collega’s, gedragsvoorbeelden en functieprofielen.
In deze blogs lees je alles over wat een moderne, objectieve Performance Managementcyclus inhoudt, en hoe je het implementeert:
- De moderne HR-cyclus: dit is het en zo richt je het in
- Zo pak je Performance Management succesvol en eerlijk aan
Kortom, met de juiste tools en benaderingen kun je alle uitdagingen van het traditionele functioneringsgesprek overwinnen en een stimulerende, betrokken werkplek creëren.
Met Learned ontwerp je een volledig gepersonaliseerde HR cyclus met meerdere evaluaties en 90º, 180º of 360º feedback op verschillende thema’s.
