Terug

Beoordelingsformulier: de belangrijkste tips voor het opstellen en toepassen op een rijtje

door Danique Geskus | nov 8, 2023

Een beoordelingsformulier, gebruikt tijdens beoordelingsgesprekken, helpt bij het objectief en gestructureerd evalueren van werknemersprestaties. Het heeft verschillende toepassingen, waaronder prestatiebeoordeling, feedback, doelstellingen stellen, ontwikkeling en groei, beloning en erkenning, en documentatie. Best practices bij het maken en gebruik ervan omvatten specifieke en relevante prestatiecriteria, eerlijke en objectieve beoordelingen, consistente schaal, regelmatige feedback, dialoog stimuleren, ontwikkelingsmogelijkheden bieden, en het documenteren van het gesprek. Liever meteen aan de slag met het voorbeeld beoordelingsgesprekformulier? Download dan hier ons gratis beoordelingsgesprek template en begin gelijk met voorbereiden!

 

Wat is een beoordelingsformulier?

Een beoordelingsformulier dat bedrijven vaak gebruiken tijdens functioneringsgesprekken is een gestructureerd document dat helpt bij het evalueren van de prestaties en het gedrag van werknemers. Het formulier bevat typisch secties waarin specifieke doelen en competenties worden beoordeeld. Dit kan onder meer betrekking hebben op productiviteit, kwaliteit van werk, samenwerking, communicatie en professionele ontwikkeling. Daarnaast biedt het formulier ook ruimte voor opmerkingen en feedback van zowel de leidinggevende als de werknemer. Door gebruik te maken van een beoordelingsformulier kunnen bedrijven objectief en gestructureerd de prestaties van werknemers beoordelen, sterke punten identificeren en gebieden voor verbetering aanpakken.

 

Toepassingen van een beoordelingsformulier

Een beoordelingsformulier heeft verschillende belangrijke toepassingen. We hebben de belangrijkste voor je op een rijtje gezet:

1. Prestatiebeoordeling

Het beoordelingsformulier wordt gebruikt om de prestaties van medewerkers te beoordelen. Het stelt leidinggevenden in staat om objectief de sterke punten en ontwikkelingsbehoeften van werknemers te evalueren op basis van vooraf bepaalde criteria en doelstellingen.

 

2. Feedback

Het beoordelingsformulier biedt een gestructureerd kader voor het geven van feedback aan medewerkers. Het stelt leidinggevenden in staat om specifieke voorbeelden van prestaties te geven en constructieve opmerkingen te maken over gebieden waar verbetering nodig is.

 

3. Doelstellingen stellen

Het beoordelingsformulier wordt vaak gebruikt om doelstellingen voor de toekomstige periode vast te stellen. Het stelt leidinggevenden en medewerkers in staat om samen doelen te formuleren die relevant zijn voor de rol en bijdragen aan de bredere doelstellingen van de organisatie.

 

4. Ontwikkeling en groei

Het beoordelingsformulier kan ook worden gebruikt als basis voor het identificeren van ontwikkelingsbehoeften van medewerkers. Door sterke punten en zwakke punten te identificeren, kunnen leidinggevenden gerichte ontwikkelingsplannen opstellen om de vaardigheden en capaciteiten van medewerkers te verbeteren.

 

5. Beloning en erkenning

Beoordelingsformulieren worden soms ook gebruikt als basis voor het bepalen van beloningen en erkenning, zoals salarisverhogingen, bonussen of promoties. De prestatiebeoordelingen op het formulier kunnen een rol spelen bij het nemen van beslissingen over beloningen en het erkennen van de bijdragen van werknemers.

 

6. Documentatie

Het beoordelingsformulier fungeert als een belangrijk document in de personeelsadministratie. Het biedt een schriftelijke registratie van de beoordeling en kan worden gebruikt als referentiepunt voor toekomstige evaluaties, promoties of arbeidsrechtelijke kwesties.

Over het algemeen is het gebruik van een beoordelingsformulier bij beoordelingsgesprekken een gestructureerde en systematische benadering van het evalueren en ontwikkelen van medewerkers in een organisatie. Het helpt bij het bevorderen van eerlijke beoordelingen, het geven van waardevolle feedback en het stimuleren van groei en prestaties van werknemers.

 

Onderdelen van een beoordelingsformulier

Hoewel de specifieke structuur en inhoud van beoordelingsformulieren kunnen variëren tussen organisaties, zijn er enkele gemeenschappelijke elementen die vaak worden opgenomen. Hier is een algemene uitleg van de opbouw van beoordelingsformulieren:

    • Persoonlijke gegevens: Het formulier begint meestal met de persoonlijke gegevens van de medewerker, zoals naam, functie, afdeling en beoordelingsperiode. Dit zorgt voor een duidelijke identificatie van de beoordeelde medewerker en de tijd waarin de beoordeling plaatsvindt.
    • Beoordelingscriteria: Het formulier bevat meestal een lijst van beoordelingscriteria of competenties waarop de medewerker wordt beoordeeld. Deze criteria worden vaak bepaald op basis van de functiebeschrijving en de doelstellingen van de organisatie. Voorbeelden van beoordelingscriteria zijn communicatieve vaardigheden, probleemoplossend vermogen, teamwork, resultaatgerichtheid, enz.
    • Beoordelingsschalen: Beoordelingsformulieren bevatten vaak een schaal of een reeks beoordelingsopties om de prestaties van de medewerker te beoordelen op elk criterium. Dit kan bijvoorbeeld een numerieke schaal zijn (bijv. 1-5) waarbij 1 staat voor onvoldoende, 3 voor voldoende en 5 voor uitstekend. Andere schalen kunnen gebruikmaken van woorden zoals “ondermaats”, “matig”, “goed” en “uitstekend” om prestatieniveaus aan te geven.
    • Algemene Beoordeling: Dit is een samenvatting van de algehele prestaties van de werknemer, meestal gegeven als een algehele score.
    • Handtekeningen: Het formulier wordt meestal ondertekend door zowel de beoordelaar (meestal de leidinggevende) als de werknemer om aan te tonen dat het gesprek heeft plaatsgevonden en dat de inhoud ervan is besproken.

 

Best practices voor het opstellen en gebruiken van een beoordelingsformulier

Bij het opstellen en gebruiken van dit soort formulieren zijn er een aantal belangrijke zaken om rekening mee te houden. Je wilt natuurlijk voorkomen dat de nadruk ligt op enkel het invullen van het formulier. Uiteindelijk gaat het om het gesprek wat tot stand komt. Wij geven je graag de volgende best practices mee.

1. Wees specifiek

De prestatiecriteria moeten specifiek en meetbaar zijn. Probeer duidelijke, kwantificeerbare doelen te stellen zodat er geen verwarring is over wat er mensen kunnen verwachten.

 

2. Maak het relevant

Zorg ervoor dat de prestatiecriteria relevant zijn voor de rol van de werknemer. Dit betekent dat ze betrekking moeten hebben op de taken die de werknemer daadwerkelijk uitvoert en de doelen van de afdeling of organisatie.

 

3. Wees eerlijk en objectief

Beoordelingen moeten gebaseerd zijn op feiten en observaties, niet op persoonlijke gevoelens of vooroordelen. Probeer specifieke voorbeelden te geven van prestaties of gedrag om je punten te onderbouwen.

4. Gebruik een consistente schaal

Je moet alle beoordelingen uitvoeren met dezelfde schaal om te zorgen voor eerlijkheid en consistentie. Dit betekent dat als je een beoordelingsschaal van 1 tot 5 gebruikt, je duidelijk moet maken wat elke score betekent.

 

5. Zorg voor regelmatige feedback

Beoordelingen moeten niet de enige keer zijn dat werknemers feedback krijgen. Regelmatige, constructieve feedback kan werknemers helpen om zich voortdurend te verbeteren en te weten waar ze staan.

Een medewerker die een 7 krijgt als score voor performance review cycle in het Learned UI

Learned faciliteert objectieve evaluaties. Door meerdere meetmomenten per jaar te creëren op basis van verschillende thema’s – bijvoorbeeld: de fit met je cultuur en het behalen van de doelen, krijg je objectief inzicht in je low- en high performers. Probeer Learned nu 14 dagen gratis!

Toelichting: In iedere evaluatie wordt inzichtelijk hoe de medewerker scoort op de verschillende thema’s

 

6. Stel een dialoog op prijs

Het beoordelingsgesprek moet een dialoog zijn, geen monoloog. Hierbij is het belangrijk om werknemers de kans te geven om vragen te stellen, hun prestaties te bespreken en hun eigen doelen en ambities aan te geven.

 

7. Bied ontwikkelingsmogelijkheden aan

Gebruik de beoordeling als een kans om te praten over professionele ontwikkeling en groei. Dit kan trainingen omvatten, nieuwe verantwoordelijkheden of projecten, of andere mogelijkheden om te leren en te groeien.

8. Documenteer het gesprek in het formulier

Zorg ervoor dat je het beoordelingsgesprek documenteert, hierdoor kun je later verwijzen naar de besproken punten, maar dit kan ook nuttig zijn bij eventuele geschillen of misverstanden.

Het opvolgen van deze best practices kan helpen om ervoor te zorgen dat je beoordelingsproces eerlijk, effectief en nuttig is voor zowel de organisatie als de werknemers.

 

Maak beoordelingen eerlijk en objectief met de beoordelingsformulieren van Learned

Met de standaard templates van Learned kun je beoordelingen baseren op objectieve criteria die de prestaties en competenties van je medewerkers meten. We werken met wetenschappelijk onderbouwde vraagstellingen en beoordelingsschalen. De formulieren bieden verder ruimte voor 90°,180° en 360° feedback om inzichten vanuit meerdere invalshoeken te faciliteren. Benieuwd naar de templates voor beoordelingsformulieren van Learned? Klik hier!

Gratis downloads

Breng low en high performers in kaart met objectieve evaluaties

Additional Resource

All resources >

Maandelijkse nieuwsbrief

Aanmelding voor nieuwsbrief voordelen