Voor Proxsys implementeerden wij een nieuwe HR-cyclus in het Learned-platform. Hoe hebben zij dat ervaren? Wij spraken met Sophie Akse, de HR-manager van Proxsys, die hieronder haar ervaring met Learned deelt. (12 april 2023)
Proxsys
Proxsys is een IT-bedrijf opgericht in 2001 om ICT-services en consultancy te bieden aan het MKB. Inmiddels hebben zij twee vestigingen met in totaal 93 medewerkers en zetten zij zich ook in voor non-profitorganisaties, semi-overheidsinstanties en geavanceerde connectivity.
De focus van Proxsys ligt op het leveren van, zoals ze dat zelf mooi verwoorden, een Alles-of-Niets IT-dienstverlening. Dat betekent dat zij het hele ICT-landschap van hun klanten overnemen en beheren, van A tot Z.
De organisatie groeide in de afgelopen jaren hard. Om meer te weten te komen over hoe zij hun medewerkers aantrekken, behouden en ontwikkelen, spraken wij met Sophie Akse, de HR-manager van Proxsys. Zij werkt al bijna zes jaar in het bedrijf en ze heeft de veranderingen van dichtbij meegemaakt.
“Proxsys werd steeds naar een nieuw niveau getild”, zegt Sophie, “dat vereiste niet alleen kundigheid in de technische specialismen, maar er ontstond ook behoefte aan een vakkundige HR-oplossing.”
De start
Door een sterke groei in de organisatie ontstond in 2017 een behoefte aan een duidelijk werkwijze om de ontwikkeling en de doelen van medewerkers in kaart te brengen en dit onderdeel te maken van een gestructureerde gesprekscyclus. Voor dit vraagstuk werd Sophie aangetrokken.
De oplossing
In 2019 begon de zoektocht naar een softwareoplossing en Sophie kwam al snel bij Learned uit. Waarom?
“Learned heeft de beste visie, is het meest toegankelijke systeem en het heeft een hoge mate van doorontwikkeling. Learned onderscheidt zich van de rest door de sterke focus op ontwikkeling van medewerkers en die filosofie sprak ons heel erg aan,” zegt Sophie.
“Learned heeft de beste visie en is het meest toegankelijke systeem”
“We wilden eerst de nieuwe werkwijze voor het voeren van gesprekken goed uitrollen, en daarna zijn er diverse andere opties in het platform in gebruik genomen” geeft Sophie aan.
De gesprekscyclus veranderden we met Learned naar drie gesprekken per jaar en we stelden functieprofielen op die we voorheen nog niet hadden. Ook maakten we zakelijke doelen en studiedoelen voor de medewerkers. Deze functieprofielen en doelen maken nu ook echt onderdeel uit van onze beoordelingen en vormen objectieve criteria die we gebruiken we voor ons beloningsbeleid. Dat geeft structuur voor de medewerkers. We kunnen nu gemakkelijk terugvallen op gesprekken die al gevoerd zijn en we staan niet meer voor verrassingen aan het einde van het jaar.
“We staan niet meer voor verrassingen aan het einde van het jaar”
Learned heeft ook een positieve invloed gehad op het verloop van medewerkers. Proxsys over de afgelopen jaren een structurele stijging in de eNPS. Learned draagt bij aan deze positieve trends door medewerkers in hun loopbaan en hun ambities te ondersteunen als tool. De spidergrafiek van Learned maakt de voortgang en resultaten inzichtelijk. Volgens Sophie zijn er duidelijke gaps zichtbaar als iemand nog veel moet doen om in een rol te groeien. “Dat geeft de medewerkers de mogelijkheid om weer nieuwe doelen op te stellen.”
Next steps
“Nu we Learned hebben, geeft dat een professionele invulling aan onze HR-cyclus en het vastleggen van doelen,” zegt Sophie.
Het HR-team van Proxsys heeft ook al nieuwe doelen voor dit jaar bedacht: ze willen verder met hun loopbaan framework. Sophie legt uit: “we werken samen met een consultant om de rollen in een loopbaanframework uit te werken.
Samenwerking
Ook is ze tevreden over de service van Learned:
“het Customer Success Team van Learned is altijd super toegankelijk en makkelijk bereikbaar. Als ik ondersteuning nodig heb, bijvoorbeeld met een authenticator app op een nieuwe telefoon van een collega, helpen ze mij gelijk.”
En dat is niet het enige waar ze tevreden over is:
“ze luisteren ook altijd, want ze nemen mijn suggesties mee in de roadmap en verwerken die in hun software.”
Sophie zou Learned ook aanraden bij alle andere bedrijven. Ze geeft aan:
“Learned is een fijne tool! Zeker als je ook naar vernieuwing zoekt voor de thema’s: gesprekscyclus, doelen en medewerkersontwikkeling. We hebben meerdere keren per jaar contact en ze bieden ons extra ondersteuning rond het einde van het jaar, als de eindejaarsgesprekken plaatsvinden.”
“Ze nemen mijn suggesties mee in de roadmap en verwerken die in hun software.”
Advies
Als wij vragen naar het advies van Sophie aan andere HR-managers, reageert zij met:
“Probeer niet zelf het wiel uit te vinden, maar vind de juiste tool. Er zijn gewoon specialisten op de markt die je goed kunnen helpen. Bepaal je doelen, weet wat je wilt bereiken en zoek de tool die het beste aansluit. Maak het niet te groot en begin gewoon.”
