Veel bedrijven hanteren een beoordelingsmethode die uitgaat van één beoordelingsgesprek. Eens per jaar te horen krijgen hoe je het afgelopen jaar hebt gepresteerd draagt niet bij aan een goede onderlinge samenwerking en nog belangrijker zorgt dat medewerkers zich vaak niet (verder) ontwikkelen. Steeds meer bedrijven willen het aantal feedbackmomenten verhogen en streven naar een echte feedbackcultuur. Maar hoe creëer je eigenlijk een feedbackcultuur?

Wat is een feedbackcultuur?

Een feedbackcultuur is een werkomgeving waarin een medewerker zich veilig en prettig voelt om op frequente basis feedback te vragen en te geven. Feedback zorgt ervoor dat medewerkers de dialoog met elkaar aangaan en bepaalt grotendeels de sfeer op de werkvloer. Daarnaast worden doelen sneller bereikt wanneer medewerkers on the job blijven ontwikkelen en daardoor beter kunnen samenwerken met andere collega’s.

Feedback kun je verdelen in 2 categorieën. Feedback tijdens de beoordelings- en gespreksrondes en spontane feedback die tussen de gesprekken door gebruikt kan worden om on the job terugkoppeling te geven. Een constructieve manier om feedback in te zetten tijdens de gespreksronde is de 360 graden feedback methode. Door deze 360 graden feedback vragen medewerkers actief feedback aan collega’s, leidinggevende en zelfs externe (opdrachtgevers). De voordelen hiervan zijn veel hogere betrokkenheid vanuit de medewerkers en het laat medewerkers groeien en ontwikkelen zonder extra investeringen.

In een goede en transparante feedbackcultuur is het vragen van feedback een normale zaak.

Wat is de meerwaarde van een feedbackcultuur?

Door gedurende het jaar tijdens een van de ontwikkelgesprekken constructieve feedback te geven komt de beoordeling aan het eind van het jaar niet als verrassing. Wanneer medewerkers op een constructieve en positieve manier worden voorzien van feedback op gedrag en prestaties zorgt dat ervoor dat zij zich blijven ontwikkelen. Dat betekent weer dat medewerkers beter gaan presteren en dit is niet alleen goed voor de medewerker zelf maar ook voor de organisatie.

Uit een onderzoek van o.a. Gallup (How millennials want to work, 2016) en Deloitte (2018 Millennial Survey) blijkt dat nieuwe generaties veel meer waarde hechten aan doorlopende gesprekken, alignment met de bedrijfsstrategie en continue feedback.

Nieuwe generaties zoals Millennials willen vaker en meer feedback ontvangen. Zij zijn continu benieuwd naar of ze het goed doen of niet.  Deze generatie is gewend om directer te communiceren. Opgegroeid met vind-ik-leuks, dislikes, en reviews is het logisch dat zij ook op werk de behoefte voelen om feedback te geven, maar ook te ontvangen.

Feedback is niet langer synoniem voor negatieve kritiek maar stelt des te meer in staat om te werken aan persoonlijke ontwikkeling en groei.

Kwalitatieve feedback borgen

De inzet van verschillende modellen of templates kunnen helpen bij het borgen van kwalitatieve feedback. Zo kun je de ‘Start, stop en continue methode’ toepassen voor het geven van feedback op een positief opbouwende manier. Het doel is om een feedback cultuur te stimuleren en onderling feedback uit te wisselen door middel van een format waarin drie uitgangspunten staan die de focus houden op de positieve punten en de talenten van de medewerker. Waar moet de medewerker mee starten, mee stoppen en mee doorgaan?

Als je specifiek terugkoppeling wilt geven op bepaald gedrag en welk effect dat gedrag heeft gebruik je ‘de 4G feedback methode’ inzetten om een constructieve feedback cultuur te creëren.
Het 4G model feedback bestaat uit vier G’s:

• Gedrag: feitelijk specifiek gedrag van de ander
• Gevolg: het effect van iemand zijn gedrag op de omgeving
• Gevoel: gevoelsreflectie van wat de ander zijn gedrag bij jou teweeg brengt.
• Gewenst: Benoem het gedrag wat je graag zou zien.

Feedback geven is een krachtige methode om de prestatie en betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Tegelijkertijd is het ook een van de moeilijkste activiteiten op de werkvloer. Of dit nu als manager aan een teamlid is of aan een directe collega. Velen vinden feedback geven lastig en spannend. Learned heeft een 360 graden feedback formulier ontwikkeld dat richting geeft aan het geven van feedback door middel van de 4G methode. Dit ‘4G feedback template’ helpt je om feedback op te bouwen in stappen zodat je op een constructieve wijze feedback kunt geven.

Gebruik ondersteunende HR software om een succesvolle feedbackcultuur te creëeren

Een succesvolle feedbackcultuur valt of staat bij de continuïteit van het uitvragen van feedback. Het kost ontzettend veel tijd om een feedbackcultuur in de bedrijfscultuur te laten embedden. Het gebruik van ondersteunende HR software, zoals het platform van Learned, draagt bij aan het versnellen en vergemakkelijken van dit proces. Zet online tooling in om de ontwikkeling van medewerkers actief te stimuleren zodat ze actief om feedback kunnen vragen en hun eigen doelen kunnen opzetten. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap

De HR performance management tooling van Learned voor een continue dialoog over werkgeluk, prestaties en gedrag draagt bij aan een meer frequente uitwisseling van feedback. Uit het gebruikersonderzoek van Learned uit 2021 blijkt dat er tot wel 65% meer feedback wordt gegeven door het gebruik van de software van Learned. Ook geeft meer dan 80% van de ondervraagden aan meer inzicht te hebben in skills en vaardigheden door het gebruik van Learned. Dit betekent veel meer betrokken medewerkers, sneller anticiperen op mogelijke problemen en méér werkgeluk.

Ondersteunende HR software van Learned

Om dit te realiseren helpt Learned je bij het vernieuwen van je HR Cyclus en ontwerp jij eenvoudig zelf je ideale feedbackformulier met feedback op basis van doelen, open vragen of zelfs kernwaarden, competenties en skills. Per type vraag bepaal je welke vorm van feedback je wilt toepassen; 90°, 180° 360° feedback of zelfs feedback van externen (opdrachtgevers etc). Om ervoor te zorgen dat je als manager geen medewerkers meer hoeft na te jagen stel je automatische reminders in die dat werk van je overnemen en heb je alle feedback en gespreksnotities op één centrale plek.
Verder zorgt het digitaal ondertekenen van de formulieren in het Learned Platform ervoor dat je geen papieren printjes meer nodig hebt!

Daarnaast biedt Learned de mogelijkheid om medewerkers bijvoorbeeld iedere week te stimuleren een collega om spontane feedback te vragen. Zo werk je met z’n allen naar een echte feedbackcultuur.

Benieuwd op welke manier deze best practices in jouw organisatie inzetbaar zijn? Bekijk een video demo van het learned platform of maak hieronder een gratis proefaccount aan.