So gehst du Performance Management clever und fair an: der Leitfaden

Leistungsmanagement umfasst den kontinuierlichen Prozess und alle Gespräche, um die Leistungen der Mitarbeiter zu bewerten und sie zu coachen, um ihre Arbeit weiter zu verbessern. Dabei werden Leistungsziele festgelegt, die auf die strategischen Ziele Ihrer Organisation, aber auch auf die persönlichen Entwicklungsziele der Mitarbeiter abgestimmt sind.

Es wird auch als Human oder People Performance Management (PPM) bezeichnet – auf Deutsch Leistungsmanagement oder Performance Management.

In der Praxis besteht Leistungsmanagement aus diesen Prozessen:

1. Ziele definieren
2. Leistungen messen
3. Feedback geben
4. Fähigkeiten entwickeln
5. Verhalten anpassen

Kurz gesagt wird Leistungsmanagement also durch die Gespräche Ihres HR-Zyklus gebildet, aber es ist mehr als das.

Es besteht auch aus dem fortlaufenden, datengesteuerten Prozess zur Messung und Verbesserung der Ergebnisse Ihrer Organisation auf der Grundlage der Gespräche zwischen Mitarbeitern und Managern. Ein weiterer unverzichtbarer Bestandteil ist die Begleitung von Managern, die ihre Teammitglieder coachen, um ihre Leistungen zu verbessern.

So sorgt ein Leistungsmanagementprozess für die kontinuierliche Verbesserung der Ergebnisse einer Organisation, hilft aber auch, Talente zu entwickeln und das Engagement zu steigern.

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Performance Management ist also mehr als die Festlegung von Zielen anhand von Leistungsindikatoren oder KPIs und die anschließende Bewertung, ob die Mitarbeiter diese erreicht haben.

Im modernen HR-Gesprächszyklus wird Leistungsmanagement als ein kontinuierlicher Prozess verstanden, in dem Führungskräfte ihr Team coachen, um bestmögliche Leistungen zu erbringen. Du trägst damit zum Wachstum und zur Entwicklung einzelner Mitarbeiter bei, so dass dies Hand in Hand mit dem Wachstum der Organisation geht.

Um jedoch die Leistung der Mitarbeiter zu messen und sie bei ihrer Entwicklung gut zu begleiten, benötigt man eine gewisse Objektivität bei den Kriterien.

Deshalb sehen wir bei Learned ein modernes Performance-Management-Prozess vor, der auf Kompetenzen basiert. Bei einer kompetenzorientierten oder objektiven Art des Talentmanagements misst man die Leistung und Entwicklung einer Person anhand von:

• Konkreten Leistungen, Ergebnissen oder KPIs
• Kompetenzen ('harte' Fähigkeiten oder Wissen)
• Verhalten (Soft Skills)

Darüber hinaus kann man die Leistung und Entwicklung von Mitarbeitern daran messen, inwieweit jemand zur Organisation passt: In unserer Software für Performance Management tun wir dies auf der Grundlage von (1) Arbeitsmoral, (2) Passung zur Arbeitskultur und (3) Lerngeschwindigkeit oder Lernagilität.

Diese objektiven 'Messinstrumente' lässt du dann in alle Teile deines HR-Zyklus einfließen:

1. Dein Stellenplan: Anstelle von Aufgabenbeschreibungen erstellst du kompetenzbasierte Stellenprofile
2. Die Kriterien, die bestimmen, wann Mitarbeiter gut funktionieren (die Norm)
3. Die Bewertungs- und Entwicklungsgespräche, so dass diese für eine gleiche Funktion auch die gleiche objektive Struktur haben

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Der offensichtlichste Vorteil, der bereits in der Definition von „Performance Management“ enthalten ist: Sie helfen Mitarbeitern, sich weiterzuentwickeln – vertikal innerhalb ihrer Position oder horizontal in der Organisation.

Da Führungskräfte fortlaufend mit Mitarbeitern im Gespräch über deren Leistungen, aber auch über deren Ambitionen sind, wird deutlich:

• Welche Karriereschritte Mitarbeiter machen möchten
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten es gibt
• Was von Mitarbeitern erwartet wird, um sich weiterzuentwickeln

Darüber hinaus wird Performance Management auf einem angespannten Arbeitsmarkt immer relevanter. Im Jahr 2020 hatten 45 % der Unternehmen laut einem Deloitte-Bericht interne Mobilität auf der HR-Agenda stehen.

Tipp 💡 Sie können die interne Mobilität durch Performance Management-Software weiter fördern, die die Ambitionen der Mitarbeiter erfasst und ihnen klare Einblicke in Karrierewege sowie in die spezifischen Fähigkeiten und Soft Skills gibt, die sie verbessern können.

Arbeitnehmer legen zunehmend Wert auf die Möglichkeit zu wachsen – auch bei der Wahl ihres Arbeitgebers. Laut verschiedenen Studien ist Wachstum für die meisten Menschen sogar einer der wichtigsten Aspekte ihrer Arbeit.

Aus dem Deloitte Human Capital Trends Report geht hervor, dass 25% der Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Weiterentwicklung als wichtigsten Aspekt ihrer Arbeit betrachten.

Mit anderen Worten: Wenn Ihre Organisation in Performance Management mit Fokus auf persönliche Entwicklung investiert, haben Sie einen Vorsprung bei der Gewinnung von Talenten.

Mit Performance Management schaffen Sie mehr interne Wachstumsmöglichkeiten, und das ist eine hervorragende Methode, um Mitarbeiter zufrieden und motiviert in ihrer Arbeit zu halten.

Mehrere Studien zeigen, dass Menschen, die die Möglichkeit haben, sich innerhalb einer Organisation weiterzuentwickeln, oft länger bleiben und weniger schnell nach einer anderen Position suchen.

Laut einer Betterworks-Studie ist „internes Wachstum" der zweithäufigste Grund, warum Mitarbeiter bei einem Unternehmen bleiben – das gilt für 41% der Befragten. Berufliches Wachstum ist der dritthäufigste Kündigungsgrund (nach einem höheren Gehalt und einer besseren Position).

Darüber hinaus zeigt eine LinkedIn-Studie, dass 94% der Arbeitnehmer bereit sind, länger bei einem Arbeitgeber zu bleiben, der in ihre Entwicklung investiert. Organisationen, die interne Mobilität stark fördern, halten Mitarbeiter durchschnittlich 5,4 Jahre in Folge.

Alles Gründe, warum 90% der Organisationen Lernen und Entwicklung als Strategie Nummer 1 in ihrer Retentionspolitik einsetzen (LinkedIn Workplace Learning Report 2024).

Die Bedeutung von Entwicklungsmöglichkeiten gilt besonders für die jüngeren Generationen: Lernen und Entwicklung ist einer der wichtigsten Aspekte der Arbeit für Millennials und Generation Z (Deloitte 2024).

Und Gen Z schätzt die Möglichkeit, in ihrem Job zu lernen, noch mehr. Eine LinkedIn-Studie zeigt, dass 53% der Gen Z zustimmen, dass Learning & Development ihnen hilft, sich in ihrer Karriere weiterzuentwickeln – im Vergleich zu 37% der vorherigen Generationen (geboren vor 1996).

Der moderne Performance-Management-Zyklus besteht aus regelmäßigen Gesprächen, Updates und Feedback zwischen Mitarbeitern und ihren Führungskräften. Dieser kontinuierliche Zyklus trägt zu einer stärkeren Arbeitsbeziehung bei, weil mehr Raum für offene Kommunikation entsteht.

Laut Gallup sind Mitarbeiter, die regelmäßige Check-ins mit ihrer Führungskraft haben, 3-mal häufiger engagiert bei der Arbeit. Und Mitarbeiter, die täglich Feedback von ihrer Führungskraft erhalten, sind 3,6-mal eher motiviert, herausragende Arbeit zu leisten (Gallup 2024).

Mit einem gut gestalteten PM-Prozess stärken Sie also die Bindung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, was zu höherer Zufriedenheit, besserer Leistung und geringerer Fluktuation führt.

In einem modernen Performance Management-Zyklus legen Sie klare Ziele für die Entwicklung und Leistung der Mitarbeiter fest, die mit den strategischen Zielen der gesamten Organisation in Einklang stehen.

Gerade die Transparenz von Zielen und Erwartungen erhöht die Mitarbeiterbindung an ihre Arbeit. Mitarbeiter, die ihre eigenen Ziele oder Teamziele mit denen der Organisation verknüpfen können, sind 3,5-mal stärker in die Organisation eingebunden (Gallup). Sie verstehen, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt und welchen Einfluss sie haben – eine wichtige Triebfeder.

Und darüber hinaus hat allein die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung einen positiven Einfluss auf die Arbeitsmotivation: 73 % der Mitarbeiter empfinden dank Wachstumschancen eine größere Zufriedenheit mit ihrer Arbeit, wie eine weitere Gallup-Studie zeigt.

Tipp 💡 Es gibt eine Methode, um die individuellen Ziele der Mitarbeiter bestmöglich auf die Unternehmensziele abzustimmen: Cascading. Lesen Sie mehr in unserem Blog 'Das Jahresgespräch vorbereiten: Tipps und Beispiele'.

Only 2 in 10 employees strongly agree that their performance is managed in a way that motivates them to do outstanding work. – Gallup, 'Re-engineering performance', 2018

In den letzten Jahren gab es viele Diskussionen über die Abschaffung des Leistungsbeurteilungsgesprächs und die Einstellung der Mitarbeiterbewertung.

Die Gründe dafür sind:

• Das Leistungsbeurteilungsgespräch trägt wenig zur Leistungsverbesserung bei, da es auf einer retrospektiven Bewertung basiert. Mit anderen Worten – es ist nicht zukunftsorientiert und entwicklungsorientiert.
• Viele Mitarbeiter (und Manager) sind mit dem traditionellen Leistungsbeurteilungsgespräch unzufrieden: nur 14 % der Beschäftigten sind der Meinung, dass ihr aktueller Bewertungsprozess sie dazu anregt, in ihrer Arbeit besser zu werden.
• Einige Organisationen verzichten sogar vollständig auf Bewertungen, da das klassische Beurteilungsgespräch oft aus einem jährlichen Gespräch basierend auf einer Fünf-Punkte-Skala bestand. Dies kann als subjektiv angesehen werden, da es eine Momentaufnahme ist, die oft auf dem Input eines einzigen Managers basiert.

Wir sehen bei Learned viele Unternehmen, die ihre Messungen im November und Dezember durchführen. Dabei wird aber meist nur die Leistung zu diesem Zeitpunkt betrachtet. Die Ergebnisse, die Mitarbeiter früher im Jahr erzielt haben, werden kaum erwähnt. Wenn Sie Tools haben, um die Leistung des Mitarbeiters über das Jahr hinweg zu verfolgen, wird die Bewertung viel fairer.

💡 Mehr erfahren? Lesen Sie auch 'Warum Sie das Leistungsbeurteilungsgespräch (doch) nicht abschaffen wollen'

Doch trotz der Subjektivität traditioneller Leistungsbeurteilungsgespräche und Bewertungen ist die Abschaffung nicht die einzige Alternative.

Wenn Sie die Mitarbeiterentwicklung fördern möchten, bietet die Beibehaltung einer gewissen Struktur in Ihrem HR-Gesprächszyklus viele Vorteile.

Sie können dann Ihre Performance-Management-Strategie modernisieren, indem Sie die Anzahl der Messungen erhöhen und die Subjektivität so weit wie möglich reduzieren. Wie Sie das angehen, lesen Sie unten 👇

Die Modernisierung Ihres HR-Zyklus und Bewertungssystems ist eine bessere Wahl, als Bewertungen vollständig abzuschaffen.

Der beste Ansatz ist, sicherzustellen, dass Ihr Performance Management Subjektivität entgegenwirkt – mit mehreren Messpunkten und einer einheitlichen Bewertungsmethode, die auf Kompetenzen basiert. So sammeln Sie die objektiven Daten, um Bewertungen, Beförderungen und Vergütungen zu untermauern.

Aber welche konkreten Schritte können Sie unternehmen, um einen erneuerten, objektiven Performance-Management-Zyklus einzurichten?

Ein minimaler HR-Zyklus ist eine vereinfachte Version des traditionellen HR-Prozesses, bei der die Anzahl der formellen Gespräche reduziert wird. Ziel ist es, den Fokus auf kontinuierliches Feedback und Entwicklung zu legen, ergänzt durch eine minimale Anzahl formeller Bewertungsrunden.

Ein minimaler Gesprächszyklus besteht aus:

• Klara Ziele und Erwartungen für jeden Mitarbeiter
• Eine minimale Anzahl formeller Bewertungsgespräche, in der Regel 3-4 pro Jahr
• Dazwischen kontinuierliches Feedback und Coaching zwischen Manager und Mitarbeiter

Durch regelmäßiges Coaching verbessern Manager ihre Führungsqualitäten, aber vor allem können sie ihre Teammitglieder besser in ihrer Entwicklung begleiten. Da das ganze Jahr über 1:1-Gespräche stattfinden, können Hindernisse, Herausforderungen oder Entwicklungspunkte schnell besprochen und angegangen werden.

Darüber hinaus kosten die Zwischenbewertungsmomente oft weniger Zeit als formelle Leistungsbeurteilungen. Und da viele Gespräche stattfinden (z.B. alle 2 oder 4 Wochen), sammeln Sie immer genügend Daten über die Leistung und Entwicklung der Mitarbeiter.

👉 Mehr erfahren? Lesen Sie auch: Der moderne HR-Zyklus: So gestalten Sie ihn auf Basis eines kontinuierlichen Dialogs

Ein Performance-Management-System mit fairer Beurteilung ist wichtig für die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter.

Um Beurteilungen objektiv zu gestalten, sind zwei Dinge wichtig:

(1) Erhöhen Sie die Anzahl der Messpunkte;

(2) Verbessern Sie die Begründung von Beurteilungen – indem Sie sie auf konkret messbare Kompetenzen stützen.

Durch das Einlegen regelmäßiger Feedback- und Messpunkte stellen Sie sicher, dass Führungskräfte das ganze Jahr über stets über die Leistung der Mitarbeiter informiert sind.

So vermeiden Sie subjektive Beurteilungen, die nur auf einer Momentaufnahme kurz vor dem Mitarbeitergespräch basieren.

Der zweite Schritt besteht darin, die Kriterien zu definieren, auf deren Grundlage Sie beurteilen, ob Mitarbeiter gute Leistungen erbringen. Diese machen Sie objektiv, basierend auf:

• Leistungen oder konkrete Ergebnisse: Hat jemand bestimmte SMART-Ziele erreicht?
• Kompetenzen und Verhalten (‚harte‘ Fähigkeiten und Soft Skills)
• Grundwerte: Passt die Arbeitsweise einer Person zur Unternehmenskultur?

Die Idee ist, dass diese objektiven Kriterien auch in den Zwischengesprächen (1-zu-1-Entwicklungsgesprächen) zwischen Managern und ihren Teammitgliedern als Gesprächsthemen auftauchen. Dann können sie Ziele oder Kompetenzen, die nicht mehr relevant sind, sofort anpassen.

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Wenn Sie Mitarbeiter bestmöglich bei ihrer beruflichen Entwicklung begleiten möchten, darf die Beurteilung nicht von nur einem Messpunkt und einem Kriterium abhängig sein. Um eine Beurteilung relevant und objektiv zu halten, empfehlen wir eine Mischung aus Kriterien in Bezug auf Leistung, Entwicklung und Cultural Fit.

Immer mehr Organisationen entscheiden sich für eine gleiche Entlohnung für alle, da dies zu einer gerechteren und integrativeren Arbeitskultur beiträgt.

Bei einem System der gleichen Entlohnung erhalten alle Mitarbeiter die gleiche Vergütung für gleichwertige Leistungen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Ethnizität oder anderen persönlichen Merkmalen. Dies kann dazu beitragen, Ungleichheit und Diskriminierung am Arbeitsplatz zu reduzieren und ein faires, gerechtes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Ein weiterer Vorteil der gleichen Entlohnung ist, dass sie zu motivierteren und stärker engagierten Mitarbeitern führt. Wenn alle die gleiche Bezahlung für gleichwertige Leistungen erhalten, entsteht ein stärkeres Gruppengefühl – ein Gefühl von „Wir tun das gemeinsam“ – was wiederum zu einer besseren Zusammenarbeit und einer höheren Produktivität in den Teams führen kann.

Sie können sich jederzeit dafür entscheiden, ein System der gleichen Entlohnung mit anderen Vergütungsformen wie leistungsbezogener Bezahlung oder individuellen Boni zu kombinieren. Auf diese Weise werden Mitarbeiter, die überdurchschnittliche Leistungen erbringen, weiterhin individuell belohnt.

Die Vergütung wird nur dann erklärbar, wenn Ihr Performance-Prozess stimmt. Mit der Checkliste zum Entgelttransparenzgesetz überprüfen Sie Vergütung und Performance in einem Schritt!

In einigen Organisationen steht Performance Management getrennt von der Weiterbildung und Schulung der Mitarbeiter.

Wie können Sie das Wachstum und die Entwicklung durch Ihren Performance-Management-Prozess verbessern?

• Erfassen Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen, die Mitarbeiter weiterentwickeln möchten, vorzugsweise mit Fokus auf ihre Stärken
• Helfen Sie Führungskräften, relevante Schulungen und Kurse anzubieten, mit denen Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und Kompetenzen entwickeln können
• Fragen Sie in Entwicklungsgesprächen nach den Ambitionen der Mitarbeiter und dokumentieren Sie deren Wachstumsmöglichkeiten in einem persönlichen Karrierepfad

Tipp 💡 Entwicklungsplan und Karrierepfad mit Learned: Wir nutzen Entwicklungsgespräche zur Bestimmung der Kompetenzen und Fähigkeiten des Mitarbeiters. Diese Messungen dienen als Input für den Entwicklungsplan und Karrierepfad des Mitarbeiters.

Wenn es darum geht, Fluktuation zu verhindern, wollen Sie vor allem den Verlust Ihrer leistungsstärksten Mitarbeiter vermeiden. Denn wenn High-Performer ausscheiden, kann dies zu einem Verlust von Fachwissen und Kenntnissen, Verzögerungen und Produktivitätsverlusten führen.

Es ist daher sehr wichtig, im Rahmen des Performance Managements zu ermitteln, wer Ihre High-Performer sind.

Dort hört es jedoch nicht auf. Verbinden Sie Ihr Performance-Management-Prozess auch mit der kontinuierlichen Messung des Mitarbeiterengagements. Denn engagierte Mitarbeiter sind der wichtigste Gradmesser für die Mitarbeiterbindung.

Diese kontinuierliche Messung der Zufriedenheit (eNPS) und des Engagements können Sie durch regelmäßige, kurze Puls-Umfragen durchführen. Damit:

• verstehen Sie die Gründe für höheres oder niedrigeres Engagement besser
• entdecken Sie systematische Muster und Verbesserungspunkte für Ihre Organisation
• können Sie schnell proaktive Lösungen zur Verbesserung des Engagements finden

💡 Mehr erfahren? Laden Sie unseren E-Guide herunter: „High- und Low-Performer mit objektiven Evaluierungen identifizieren“

Mit dem Performance-Modul von Learned messen Sie ganz einfach die Leistung von Mitarbeitern in allen Funktionen und Abteilungen. So können Sie Bewertungen auf objektiven Daten und gut fundiertem Feedback basieren.

In unserer HR-Plattform erhalten Sie die Insights, die Sie wirklich benötigen. Zum Beispiel, mit welchen gut performenden Mitarbeitern Sie das Gespräch suchen können, um sie in Ihrer Organisation zu halten.

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