Der moderne HR-Zyklus: was er ist und wie du ihn einrichtest

Immer mehr Unternehmen stellen von einem traditionellen auf einen modernen HR-Zyklus um. Der Gesprächszyklus aus Planungs-, Fortschritts- und Beurteilungsgesprächen ist mittlerweile veraltet, denn man kann sich fragen, ob diese Gespräche noch zu einer modernen Unternehmensführung passen.

Vielleicht ist es an der Zeit, auch Ihren HR-Zyklus zu modernisieren. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun: Entdecken Sie, woraus der moderne Gesprächszyklus genau besteht, warum Sie ihn erneuern möchten und wie Sie Ihren HR-Zyklus modern gestalten.

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Was ist ein moderner HR-Zyklus?

Ein HR-Zyklus ist die Gesamtheit aller formellen und informellen Gesprächsmomente zwischen Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten über deren berufliche Ziele, Entwicklung und Karriere. Er umfasst also alle Gespräche, die für HR das Performance Management bilden, und wird auch Gesprächszyklus oder PEP-Zyklus genannt.

Der traditionelle HR-Zyklus

Traditionell besteht ein HR-Zyklus aus 3 Teilen: einem Planungsgespräch, dem Leistungs- oder Fortschrittsgespräch und dem Beurteilungsgespräch. Es handelt sich allesamt um formelle Gespräche:

• Planungsgespräch (meist zu Beginn des Jahres): Übertragung der Unternehmensziele auf Abteilungs-, Team- und anschließend Mitarbeiterziele;
• Leistungsgespräch (Mitte des Kalenderjahres): Besprechung des Fortschritts und des Grades, in dem die Ziele zu diesem Zeitpunkt erreicht wurden;
• Beurteilungsgespräch (Ende des Jahres): Überprüfung der Mitarbeiterleistungen und Bewertung des Grades, in dem die Ziele erreicht wurden. Oft wird auch über die Vergütung gesprochen, wie z.B. eine Gehaltserhöhung oder nicht.

Einige Organisationen fügen ein viertes Gespräch hinzu:

• Karriere- oder Entwicklungsgespräch (meist einmal pro Jahr): Besprechung der persönlichen Entwicklung und Karriereziele des Mitarbeiters, zukunftsorientiert

Man könnte das Hauptziel des traditionellen Gesprächszyklus als die Festlegung beruflicher Ziele und Leistungen sehen.

Und darin liegt auch der Grund, warum der alte HR-Zyklus einer Erneuerung bedarf.

Beispiel, wie ein moderner Gesprächszyklus nach unserer Methode aussehen kann

Der moderne HR-Zyklus

Die 3 traditionellen oder formellen Gespräche basieren auf der Perspektive der Organisation und sind eigentlich Einbahnstraßen: Unternehmensziele werden in Ziele für einen Mitarbeiter übersetzt, und dann beurteilt der Manager, ob die Person genug Fortschritt bei diesen Zielen gemacht hat.

Kurz gesagt: Es gibt wenig bis keinen Raum für die persönliche Entwicklung oder Feedback der Mitarbeiter selbst. Deshalb haben viele Unternehmen in den letzten Jahren ihren HR-Zyklus erneuert und Gespräche für den Input der Mitarbeiter hinzugefügt.

Der moderne Gesprächszyklus besteht mindestens aus diesen 6 Komponenten:

1. Kombiniert die formellen Gespräche (Planungs-, Leistungs- und Beurteilungsgespräch) + das Entwicklungsgespräch zu einem Format, dem „Guten Gespräch"
2. Diese formellen „Guten Gespräche" finden 4-mal pro Jahr statt
3. Zusätzlich gibt es einen kontinuierlichen Dialog mit regelmäßigen 1:1-Gesprächen zwischen Manager und Mitarbeiter (z.B. alle 2 oder 4 Wochen)
4. Es ist Zweibahnverkehr: Der Mitarbeiter gibt Input
5. Zukunftsorientiert: Alle Gespräche zielen darauf ab, zu evaluieren und vorauszuschauen
6. Entwicklungsorientiert: Es werden persönliche Entwicklungsziele für Mitarbeiter aufgestellt, immer mit direktem Bezug zu den Unternehmenszielen

Jede Organisation kann die Gespräche so strukturieren, wie sie es am effektivsten findet, und bei Bedarf zusätzliche Momente hinzufügen – wie ein 1:1-Zwischengespräch, Entwicklungsgespräch oder zusätzliches Feedbackmoment.

Ein kontinuierlicher Dialog als Basis für moderne Gespräche

Der größte Unterschied zwischen dem modernen Gesprächszyklus und den 3 traditionellen Gesprächen ist also: nicht leistungsorientiert, sondern entwicklungsorientiert; und nicht auf der Grundlage von Einbahnstraßen, sondern basierend auf "dienender Führung", bei der die Mitarbeiter auch Verantwortung für ihre Entwicklung übernehmen.

Das liegt an den Prinzipien, auf denen der moderne Gesprächszyklus basiert:

• Ein kontinuierlicher Dialog
• Die neue Beurteilung

Die Gespräche im erneuerten HR-Zyklus sind nicht mehr nur 3 oder 4 feste "Messpunkte" pro Jahr, sondern bestehen aus einem kontinuierlichen Dialog: Sie werden zwischendurch mit informellen 1:1 Gesprächen ergänzt. Darin besprechen Mitarbeiter ihren Fortschritt bei Zielen, Erfolge und eventuelle Blockaden mit ihrer Führungskraft.

Und außerdem ist der Zweck der 3-4 formelleren Gespräche (wie ein Fortschritts- oder Entwicklungsgespräch) nicht nur, über das Wachstum, die Leistungen und Verbesserungsbereiche der vergangenen Periode nachzudenken, sondern auch, vorauszublicken – basierend auf den Prinzipien des guten Gesprächs:

– Welchen Beitrag kann jemand in der kommenden Periode zu den Team- und Organisationszielen leisten?

– Welche Kompetenzen (Soft und Hard Skills) möchte ein Mitarbeiter weiterentwickeln? Und welche konkreten Initiativen kann die Person dafür ergreifen?

Ein zweiter Ausgangspunkt für die Gespräche im modernen HR-Zyklus ist die Neue Beurteilung. Dieses Modell zur Bewertung geht von der Entwicklung von Talenten aus, basierend auf der positiven Psychologie. Auch hier steht ein kontinuierlicher Dialog im Mittelpunkt, und die Verantwortung für ihre Entwicklung und das Erreichen von Zielen liegt beim Mitarbeiter selbst.

Warum du deinen Gesprächszyklus erneuern musst

Der wichtigste Bestandteil des traditionellen HR-Zyklus, das Beurteilungsgespräch, existiert seit 1920 und wurde im amerikanischen Militär entwickelt. Das Konzept stammt aus einer Zeit, in der ein Vorgesetzter eine Gruppe von Arbeitnehmern „managen" musste, die ungefähr die gleiche Arbeit verrichteten.

Aber inzwischen haben sich die Art unserer Arbeit und der Arbeitsmarkt unwiderruflich verändert.

Es ist kein Zufall, dass viele Organisationen erwägen, das Mitarbeitergespräch abzuschaffen: In der modernen Welt funktioniert der traditionelle Gesprächszyklus nicht mehr.

Das spiegelt sich auch in den Zahlen wider: Mehrere Studien zeigen, dass Mitarbeiter und Manager nicht mehr zufrieden mit den Ergebnissen des traditionellen Beurteilungsgesprächs sind. Nur 1 von 5 Arbeitnehmern in den USA findet ihr Beurteilungsgespräch transparent und motivierend für bessere Leistungen (Gallup 2024). Aus einer Studie von Gallup (2024) geht hervor, dass nur 2% der HR-Führungskräfte überzeugt sind, dass ihr Performance-Management-System Mitarbeiter effektiv zu Verbesserungen inspiriert.

Die Vorteile eines modernen Gesprächszyklus

• Sie sind als Organisation flexibler: Mit einem kontinuierlichen Gespräch und vielen Kontaktmomenten bleiben die Ziele der Mitarbeiter relevant, da Führungskräfte diese bei sich ändernden Organisationszielen schnell anpassen können. Darüber hinaus können Sie sich stärker auf digitale Fähigkeiten, Innovation und das Erlernen des Umgangs mit neuen Technologien konzentrieren.

• Mitarbeiter fühlen sich stärker in ihre Ziele und Entwicklung eingebunden, was sich auch positiv auf ihre Motivation auswirkt: 73 % der Mitarbeiter empfinden dank Wachstumschancen eine größere Arbeitszufriedenheit – das zeigt eine Studie von Gallup.

• Mit Entwicklungsmöglichkeiten binden Sie auch mehr Mitarbeiter. Eine größere Chance auf berufliches Wachstum ist der drittwichtigste Grund, warum Mitarbeiter erwägen, ihren Job zu kündigen (Quelle: Betterworks 2023). Und laut LinkedIn-Umfrage reduzieren Sie dank eines modernen Gesprächszyklus die Mitarbeiterfluktuation um 41 %.

• Gerade jüngere Generationen binden Sie leichter mit modernen Entwicklungsgesprächen: Lernen und Entwicklung ist eine der Top-3-Prioritäten von Millennials und Gen Z (Quelle: Deloitte 2024).

💡 Mehr erfahren? Lesen Sie weiter über die Nachteile des traditionellen Mitarbeitergesprächs

Sind Sie auch von den Vorteilen eines modernen HR-Zyklus überzeugt?

Dann ist der nächste Schritt die Einrichtung eines HR-Zyklus, der genau auf Ihre Organisation zugeschnitten ist. Wie Sie dabei vorgehen, erklären wir Ihnen unten. 👇

5 Tipps für einen modernen HR-Zyklus

Wir teilen die wichtigsten Tipps, die wir bei Learned selbst anwenden.

1. Bestimme die Gesprächsfrequenz in deinem HR-Zyklus

Bestimmen Sie, wie oft ein Gespräch mit Ihren Mitarbeitern nötig ist.

Ändern sich Ihre Organisationsziele häufig und schnell? Dann ist es klug, das Gute Gespräch viermal pro Jahr zu führen – mit wöchentlichen oder monatlichen 1-zu-1-Gesprächen zur Nachverfolgung. So können Sie den Mitarbeiter zeitnah begleiten und die Mitarbeiterziele bei Bedarf anpassen:

Zu festen Zeitpunkten: „Gute Gespräche" – Reflexion über Ziele, Entwicklung und Karrieremöglichkeiten

• bis zu 4-mal pro Jahr
• Kombination aus Planungs-, Leistungs- und Beurteilungsgespräch
• zwischen Mitarbeiter und Manager
• beide bereiten das Gespräch gut vor
• Leitfaden = zugehöriges (Online-)Gesprächsformular mit Fragen und Themen

Fortlaufend: 1-zu-1-Gespräch – Besprechung von Fragen, Feedback und nächsten Schritten

• kontinuierlich, z.B. monatlich oder wöchentlich
• Nachverfolgung des Guten Gesprächs
• zwischen Mitarbeiter und Manager/Coach
• Ziel = entwicklungsorientiert: Fortschritt, bisherige Leistung, Hindernisse, Verbesserungsbereiche, Tipps und Feedback

2. Gib Managern eine klare Struktur für gute Gespräche

Wir empfehlen den Führungskräften, sich laufend mit den Mitarbeitern auszutauschen und dabei die aktuelle Position, die Karriereperspektiven und die Qualifikationslücke des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens gemeinsam zu besprechen.

Dies kann anhand eines standardisierten Gesprächsformulars geschehen, wie z.B. für ein Planungsgespräch, ein 1-zu-1-Gespräch oder ein Formular für ein Mitarbeitergespräch.

Tipp! 💡 In der Learned-Plattform gibt es mehr als 10 Gesprächsformulare, die wir selbst auch für die Gespräche mit unseren Mitarbeitern verwenden. Diese Formulare basieren auf den Best Practices von „Das Neue Beurteilen“ und stehen jedem Benutzer, der als „Coach“ angemeldet ist, kostenlos zur Verfügung.

Für die Struktur Ihrer formalen Gespräche können Sie diese Reihenfolge einhalten:

Gesprächsstruktur Teil 1: Evaluieren

Reflektieren Sie regelmäßig über die Leistungen und Entwicklungen des Mitarbeiters in der vergangenen Periode. Manager besprechen (1) bisherige Erfolge und Verbesserungspunkte; und (2) schauen voraus auf Kompetenzen, die weiterentwickelt werden sollen.

1. Engagement

Ziel: wissen, wie es jemandem geht.

Wir beginnen das Gespräch immer mit der weichen Seite, denn wir wollen wissen, ob der Mitarbeiter gerne zur Arbeit geht, was die Gründe dafür sind und was wir verbessern können.

2. Leistung

Ziel: Wertschätzung ausdrücken oder (mögliche) Probleme frühzeitig lösen, Ziele scharf halten und Erfolge feiern.

Jetzt, da wir wissen, wie sich jemand fühlt, blicken wir auf die vergangene Periode zurück. Wir evaluieren Ziele, Ergebnisvereinbarungen oder Verantwortlichkeiten, die sich aus dem Funktionsprofil des Mitarbeiters ergeben.

3. Entwicklung, Kompetenzen und Skills

Ziel: Talent entdecken (durch Analyse) und den Einsatz für Entwicklung besprechen.

Wir evaluieren persönliche Lernziele und Entwicklungsvereinbarungen. Diese wurden vom Mitarbeiter zu Beginn des Quartals festgelegt. Indem wir häufiger darauf zurückblicken, setzen wir die gelernten Punkte in der täglichen Arbeit um.

Wir betrachten das (gewünschte) Verhalten und das Wissensniveau des Mitarbeiters. Dafür nutzen wir die erforderlichen Kompetenzen und Skills aus dem Funktionsprofil dieses Mitarbeiters. Sehen wir z.B. eine Verbesserung der Skills durch die Lernziele, an denen er/sie arbeitet? Wir wollen nicht nur bei dem verweilen, worin jemand gut ist, sondern auch schauen, wie wir aus einer „7" eine „9" machen können.

Gesprächsstruktur Teil 2: Vorausschauen

Gemäß den Grundsätzen eines modernen HR-Zyklus besprechen Sie dann die Pläne und Erwartungen für die Zukunft.

4. Ziele

Ziel: geschäftliche Ziele bestimmen

Wir schauen, was der Mitarbeiter im kommenden Quartal zum Wachstum unseres Unternehmens beitragen möchte. Denken Sie an (neue) Verantwortlichkeiten, die für neue Projekte oder KPIs benötigt werden.

Diese Fragen können dabei helfen:

• Welchen Beitrag kann der Mitarbeiter in der kommenden Periode zu den Team- und Organisationszielen leisten?
• Was möchte der Mitarbeiter noch weiterentwickeln?
• Was kann der Mitarbeiter tun, um einen Schritt näher an seinen Karriereschritt zu kommen?

5. Karrierepfad

Ziel: herausfinden, wohin der Mitarbeiter in seiner Karriere möchte.

Wir fragen nach der Ambition des Mitarbeiters. Möchte sich der Mitarbeiter in der aktuellen Rolle weiterentwickeln, z.B. mit zusätzlichen Verantwortlichkeiten, oder ist er/sie (langfristig) an einer anderen Rolle innerhalb von Learned interessiert?

6. Entwicklungsvereinbarungen

Ziel: gemeinsam festlegen, an welchen neuen Entwicklungszielen der Mitarbeiter arbeiten wird.

Wir schauen, welche Kompetenzen und Skills der Mitarbeiter noch weiterentwickeln kann, damit er/sie in der aktuellen Rolle noch besser arbeiten oder in Richtung der zukünftigen Ambition wachsen kann.

7. Mitarbeiter-Feedback

Ziel: Feedback und Verbesserungsvorschläge über die Organisation und das Funktionieren des Vorgesetzten/Managers anhören.

Zum Schluss besprechen wir das Feedback, das der Mitarbeiter für den Vorgesetzten hat und was er/sie gerne innerhalb unseres Unternehmens verbessert sehen würde. Denn Entwicklung kommt von beiden Seiten!

3. Bespreche (noch) keine Arbeitsbedingungen

Die Gespräche innerhalb eines erneuerten HR-Zyklus gehen bewusst nicht auf die Arbeitsbedingungen ein. In unserem Ansatz stehen Beurteilungen und Vergütung getrennt voneinander. Natürlich nutzen Sie die Bewertungen aus dem Guten Gespräch als Input für die Vergütungsfestlegung, aber wir bringen sie nicht direkt in Einklang.

Bei Learned bedeutet dies, dass wir unseren HR-Zyklus für den Fokus auf Entwicklung nutzen und ihn nicht direkt einsetzen, um Arbeitsbedingungen zu besprechen. Dafür planen wir ein separates Gespräch – nämlich zu Beginn eines neuen Jahres (im Januar) oder einen Monat vor einer Vertragsverlängerung.

4. Nutze 360-Grad-Feedback für mehr Einblick

Lassen Sie die Mitarbeiter vor dem Entwicklungsgespräch einen Fragebogen ausfüllen. Sie können auch 360-Grad-Feedback nutzen, um Input von Kollegen oder Kunden einzuholen. Auf diese Weise erhält der Manager ein umfassenderes Bild der Leistungen und der Prozess ist fair für den Mitarbeiter.

Diese Feedback-Formulare haben wir in unsere Learned Plattform integriert. So können wir mit einem Formular die Antworten des Mitarbeiters, die Meinungen der Kollegen und das Feedback des Managers speichern.

5. Gib den Gesprächen im HR-Zyklus Nachverfolgung

Bei Learned wollen wir mehr Feedback-Momente schaffen. Dafür nutzen wir wöchentliche (oder monatliche) 1:1 Gespräche.

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